คุณต้องการอะไรจาก ระบบเพื่อจองห้องประชุม

ระบบเพื่อจองห้องประชุม การประชุมด้วยตนเอง (และระบบการจองห้องประชุมที่คุณใช้เพื่อตั้งค่า) อาจดูเหมือนเป็นความทรงจำที่ห่างไกล แต่หลังจากทำงานจากที่บ้านมาหลายเดือน พนักงานของคุณหลายคนกำลังประสบกับความเหนื่อยล้าจากการประชุมผ่านวิดีโอและตั้งหน้าตั้งตารอเวลาเผชิญหน้าที่จำเป็นมาก

ถึงกระนั้น นิสัยการประชุมก็เปลี่ยนไป และระบบการจองห้องประชุมของคุณก็ควรเปลี่ยนเช่นกัน

ต่อไปนี้เป็นภาพรวมว่าการประชุมและการจองห้องประชุมจะแตกต่างกันอย่างไร และคุณต้องการอะไรจากเทคโนโลยีของคุณในอนาคต

การทำงานจากที่บ้านจะส่งผลต่อนิสัยการประชุมอย่างไร ระบบจองห้องประชุมตอนนี้

การประชุมจะสั้นลงและมีสมาธิมากขึ้น

ข้อดีอย่างหนึ่งของการทำงานจากระยะไกลในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมาคือ พวกเราหลายคนมีประสิทธิภาพมากขึ้น เราได้ค้นพบว่าการสนทนาอย่างรวดเร็วผ่านเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์สามารถแทนที่การประชุมสถานะประจำสัปดาห์ได้ในบางครั้ง หรือเราตระหนักว่ากิจกรรมการประชุมบางอย่างสามารถทำได้ในอีเมล

Katherine Mangu-Ward, Editor-in-Chief of Reason, กล่าวใน บทความของ Politicoว่า“เมื่อบริษัทต่างๆ จัดการขั้นตอนการเต้นสำหรับการทำงานจากระยะไกลได้แล้ว ก็จะยากขึ้น—และแพงขึ้น—ที่จะปฏิเสธตัวเลือกเหล่านั้นของพนักงาน” “อีกนัยหนึ่ง ปรากฎว่าการประชุมจำนวนมาก (และการนัดหมายและชั้นเรียนของแพทย์) อาจเป็นอีเมลจริงๆ และตอนนี้พวกเขาจะเป็น”

นิสัยการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเหล่านี้น่าจะติดตามเราเมื่อเรากลับไปที่สำนักงาน

แต่สิ่งที่ตรงกันข้ามก็เป็นจริงเช่นกัน ในบางกรณี เราพบว่าการสนทนาบางอย่างไม่มีประสิทธิภาพเท่าการแชทหรืออีเมล การประชุมบางอย่างจำเป็นต้องเกิดขึ้นแบบเห็นหน้ากัน และบางครั้งจำเป็นต้องเกิดขึ้นโดยไม่มีการวางแผนเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย เมื่อสำนักงานเปิดทำการอีกครั้ง เราคาดว่าจะเห็นการเพิ่มขึ้นในการประชุมแบบครั้งเดียวที่เกิดขึ้นเอง

ความจุห้องประชุมจะถูกจำกัดมากขึ้น ระบบจองห้องประชุมตอนนี้

ในสหรัฐอเมริกาหลักเกณฑ์ของ CDCแนะนำให้สถานที่ทำงานรักษาระยะห่างระหว่างพนักงานอย่างน้อยหกฟุตต่อไปในอนาคตอันใกล้

นั่นหมายความว่าห้องประชุมจำนวนมากจะต้องใช้ความจุครึ่งหนึ่ง ห้องประชุมที่ออกแบบมาเพื่อรองรับ 12 คนในขณะนี้อาจปลอดภัยสำหรับหกคนเท่านั้น

พื้นที่ประชุมบางแห่งอาจต้องกำหนดค่าใหม่เป็นสำนักงานแต่ละแห่ง หากพื้นที่ดังกล่าวมีขนาดเล็กเกินไปที่จะจุคนได้มากกว่าหนึ่งหรือสองคน

ดูว่าคุณลักษณะการเว้นระยะห่างที่ปลอดภัยใหม่ของเราช่วยให้คุณระบุและกำหนดค่าพื้นที่ที่ไม่ปลอดภัยใหม่ได้อย่างไร

ห้องประชุมจะต้องได้รับการทำความสะอาดบ่อยขึ้น

นอกจากการจำกัดความจุของห้องประชุมแล้ว ผู้นำในที่ทำงานยังต้องวางแผนรักษาความสะอาดระหว่างการใช้งานอีกด้วย ซึ่งรวมถึงการฆ่าเชื้อโต๊ะและเก้าอี้ ในการทำเช่นนี้อย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่า คุณจะต้องมีข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับการใช้ห้องประชุม

น่าเสียดายที่คุณจะไม่สามารถทำได้หากคุณใช้ปฏิทินธรรมดาเป็นระบบจองห้องประชุมหลัก

สิ่งที่คุณต้องการจากระบบจองห้องประชุม ระบบจองห้องประชุมตอนนี้

ระบบการจองห้องประชุมของคุณต้องตามให้ทันพฤติกรรมที่เปลี่ยนไปของพนักงานของคุณ ควรทำให้พนักงานจองห้องได้ง่ายทุกที่ทุกเวลา

หากคุณยังไม่มีระบบหรือคุณตระหนักว่าถึงเวลาที่จะต้องอัปเกรดแล้ว ต่อไปนี้เป็นคุณลักษณะที่สำคัญที่สุด 3 ประการที่ควรพิจารณา

1. ข้อมูลการใช้ห้องประชุม

ในฐานะผู้นำในที่ทำงาน จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องมีข้อมูลเชิงลึก ว่าผู้คนใช้ห้องประชุมของคุณอย่างไร เพื่อที่คุณจะได้วางแผนได้อย่างเหมาะสม ซอฟต์แวร์การจองห้องใด ๆ ที่ คุณใช้ควรทำให้ง่ายต่อการดูว่าห้องใดถูกใช้งานเป็นรายสัปดาห์ รายวัน และรายชั่วโมง

ควรรวมเข้ากับเซ็นเซอร์เพื่อ ให้คุณสามารถบันทึก ข้อมูลตามเวลาจริงและรู้ว่าห้องใด ต้องทำความสะอาด ดูการใช้งานโดยเฉลี่ย และทำการปรับเปลี่ยนตามต้องการ

2. การผสานรวมกับซอฟต์แวร์ Wayfinding และ Digital Signage ระบบจองห้องประชุมตอนนี้

เมื่อมีพนักงานจำนวนมากขึ้น ที่วางแผนจะทำงานนอกเวลาอย่างน้อยนอกเวลา และองค์กรต่างๆ จำนวนมากก็เปลี่ยนจากที่นั่ งที่ได้รับมอบหมาย ผู้คนจะต้องการใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุดเมื่อ อยู่ในสำนักงาน พวกเขาอาจพบว่าการหาเพื่อนร่วมงานทำได้ยากขึ้นเมื่อต้องกำหนด เวลาการประชุมด่วน นอกจากนี้ยังอาจยากขึ้นสำหรับพวกเขา ในการหาห้องว่างเมื่อ ห้องมีจำนวนจำกัด 

โปรดทราบว่าสภาพแวดล้อมในสำนักงานของคุณ จะดูแตกต่างออกไปเล็กน้อยเมื่อคุณกลับไปทำงาน นอกจากความ สามารถในการจองพื้นที่เงียบสงบ เพื่อทำงานหรือจองห้องประชุมแล้ว พนักงานยังอาจจำเป็นต้องทราบด้วยว่าพวกเขา สามารถหาเจลทำความสะอาดมือ ได้ที่ไหนหรือพื้นที่ส่วนกลางใดที่อาจปิดให้บริการในแต่ละวัน ระบบเพื่อจองห้องประชุม

ระบบจองห้องประชุมที่ผสาน รวมกับซอฟต์แวร์ ค้นหาเส้นทาง และป้ายดิจิทัลช่วยให้พนักงานค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

3. แอพมือถือพร้อมความสามารถในการจองห้องประชุม

ทุกวันนี้ เราทุกคนค่อนข้างระวัง เรื่องการใช้พื้นที่ร่วมกัน หลังจากสัมผัสระบบ ณ จุดขายที่ร้านขายของชำ คุณอาจรู้สึกว่าจำเป็น ต้องทำความสะอาดมือ และเมื่อผู้คนกลับมายังที่ทำงาน พวกเขาอาจรู้สึกกังวลกับหน้าจอสัมผัสมากขึ้น

การมีซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ผู้คนสามารถ จองพื้นที่การประชุมจาก แอพ มือถือ ได้ ช่วยลดความจำเป็นในการใช้จอแสดงผลในห้องเป็นหน้าจอสัมผัส หากพวกเขาต้องการ นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาสามารถจองห้องพักได้ทุกที่ แม้ว่าพวกเขาจะทำงานจากระยะไกล และวางแผนที่จะเข้ามา ที่สำนักงานในภายหลัง

พนักงานคนอื่นๆ อาจยังคงต้องการความสะดวก ในการจองห้องที่มีหน้าจอ ดิจิทัลขณะที่พวกเขาเดินผ่าน จอแสดงผลเหล่านี้ยังสามารถช่วย ให้พนักงานจำชื่อห้องประชุม และดูความจุของห้องแต่ละห้องได้

พร้อมที่จะเปิดรับวิธีการทำงานใหม่ๆ

วิธีการทำงานของเรามีการเปลี่ยนแปลง มานานหลายปี และการแพร่ระบาด ได้เร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว

หลังจากทำงานที่ บ้านมาหลายเดือน พนักงานจะคาดหวังจากที่ทำงาน มากกว่าที่นั่งแปดชั่วโมงต่อวัน ห้าวันต่อสัปดาห์

สุขภาพและความปลอดภัยของพวกเข าจะเป็นความกังวลหลักของพวกเขา แต่พวกเขาก็ต้องการการเชื่อมต่อกับผู้อื่นด้วย พวกเขาต้องการมีบทสนทนา แบบสบายๆ ที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติ ในที่ทำงานในขณะที่ยังมีประสิทธิผล พวกเขาต้องสามารถ ค้นหาคนที่ไม่ได้เจอมาสักพักแล้ว ซึ่งอาจจะไม่ได้นั่งอยู่ที่เดิมทุกวัน

และด้วยการลงทุนในเทคโนโลยี ที่เหมาะสม คุณสามารถ ทำให้เรื่องนั้นเป็นเรื่องง่าย สำหรับพวกเขา คุณยังสามารถรับข้อมูลเชิงลึก เกี่ยวกับวิธีที่พวกเขา ใช้สถานที่ทำงาน เพื่อให้คุณสามารถ ปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ—และเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469