ทะเบียนออนไลน์และการชำระเงิน การสร้างกำหนดการของกิจกรรมอาจเป็นงานที่น่ากลัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้ครั้งแรกที่ไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหน
อย่างไรก็ตาม การมีระเบียบวาระการประชุมที่เขียนไว้อย่างดีเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ทำให้งานประสบความสำเร็จ โดยเฉพาะอย่างยิ่งจะช่วยในการขนส่งเหตุการณ์เพื่อให้การใช้ทรัพยากรของคุณเป็นไปตามแผน ในทางกลับกัน มันยังสามารถช่วยผู้วางแผนงานในการรับประกันประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมที่ดีที่สุด
แล้วคุณจะทำอย่างไร?
ในบทความนี้ เราจะพูดถึงทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับวิธีสร้างวาระการประชุมที่น่าสนใจ
วาระการประชุม: สิ่งที่จะรวม
กุญแจสำคัญในการสร้างวาระการประชุมที่สมบูรณ์แบบคือการหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการให้ข้อมูลและการมีส่วนร่วม ไม่ควรทำให้ผู้เข้าร่วมและสมาชิกในทีมมีรายละเอียดที่ไม่จำเป็นมากเกินไป
โดยรวมแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ ใส่ เฉพาะข้อมูลที่จะเพิ่มคุณค่าให้กับประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมเท่านั้น และไม่มากกว่านั้น
โปรดจำไว้ว่าหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม พวกเขาสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์หรือโปรไฟล์โซเชียลของคุณได้ คุณจึงไม่ต้องใส่ข้อมูลมากเกินไปในกำหนดการและทำให้รกเกินไป
เมื่อวางแผนกำหนดการกิจกรรม สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาความหลากหลายระหว่างกิจกรรมต่างๆ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมตลอดทั้งกำหนดการ ดังนั้นวาระการประชุมควรประกอบด้วยกิจกรรมประเภทต่าง ๆ ได้แก่ :
- เซสชันความรู้:เช่น เซสชันการพูดประเด็นสำคัญ การสัมมนา การสัมมนาผ่านเว็บ และอื่นๆ
- พลวัตเครือ ข่าย: โอกาสในการสร้างเครือข่าย เช่น งานกาล่าดินเนอร์ งานเลี้ยงค็อกเทล เซสชันเครือข่ายแบบ 1 ต่อ 1 ในกิจกรรมเสมือนจริง และอื่นๆ
- ช่วง พัก: ค่อนข้างอธิบายได้ง่าย รวมถึงช่วงพักระหว่างกิจกรรมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีโอกาสเติมพลัง
- กิจกรรมทางสังคม:เกมกระดาน ถามตอบแบบโต้ตอบ แบบทดสอบ ทัวร์ชมบ้านในระหว่างกิจกรรมเสมือนจริง ฯลฯ
- เวิร์กช็อป:เซสชันกิจกรรมที่ค่อนข้างยาวและมีการโต้ตอบ
- ความบันเทิง:วงดนตรี นักร้อง การแสดงตลก ฯลฯ
กำหนดการของกิจกรรมจริงอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความแตกต่างเฉพาะรอบๆ กิจกรรมของคุณ อย่างไรก็ตาม วาระการประชุมในอุดมคติควรรวมถึง:
1. รายละเอียดกิจกรรมระดับสูง: ชื่อ วันที่ สถานที่
ค่อนข้างอธิบายตนเองได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อและวันที่ของกิจกรรมของคุณสังเกตเห็นได้ง่ายในโปรแกรมกิจกรรม
- หากเป็นกิจกรรมที่จัดด้วยตนเอง ให้ระบุชื่อและที่อยู่ของสถานที่
- หากเป็นกิจกรรมเสมือนจริง ให้สื่อสารข้อเท็จจริงนี้อย่างชัดเจนในโปรแกรมกิจกรรม รวมรหัส QR หรือวิธีการอื่นที่ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมแพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือนจริง
โดยทั่วไป ข้อมูลเหล่านี้ควรมีแบบอักษรที่ใหญ่ที่สุดและควรเน้นที่หน้าแรก (หากโปรแกรมมีหลายหน้า)
2. ข้อมูลบริษัท
อย่างน้อยที่สุด คุณควรแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบบริษัท/ผู้จัดงานที่อยู่เบื้องหลังงาน และระบุเว็บไซต์ของบริษัทและโปรไฟล์โซเชียลของคุณ คุณสามารถเพิ่มวิสัยทัศน์ของบริษัทเกี่ยวกับกิจกรรม วัตถุประสงค์ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของกิจกรรมที่คุณจัดและพื้นที่ว่างในโปรแกรม
3. ภาพถ่ายและรูปภาพ
ไม่มีความลับใดที่ภาพจะสื่อสารได้ดังกว่าคำพูด และด้วยพื้นที่จำกัดที่คุณมีในโปรแกรมกิจกรรม คุณจะต้องเลือกภาพถ่ายและรูปภาพที่คุณต้องการรวมอย่างระมัดระวัง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาพถ่าย รูปภาพ และอินโฟกราฟิกที่คุณใส่มีคุณภาพสูง น่าสนใจ และสอดคล้องกับธีมของงานและความสวยงามโดยรวม ด้วยข้อเท็จจริงที่ว่าภาพถ่ายและรูปภาพจะมีบทบาทอย่างมากในการกำหนดโทนโดยรวมของงานของคุณ คุณควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับแผนกภาพนี้
4. ตารางกิจกรรม
ขึ้นอยู่กับจำนวนพื้นที่ว่างในโปรแกรมกิจกรรม คุณอาจจำกัดกำหนดการทั้งหมดของกิจกรรมหรือเพียงแค่ย่อให้สั้นลงก็ได้
ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากำหนดการของกิจกรรมได้รับการขัดเกลาและน่าสนใจ และจัดโครงสร้างให้ดีตามวัน (หากเป็นกิจกรรมหลายวัน) เซสชัน และเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันเข้าใจง่ายและมีส่วนร่วมสำหรับผู้ชมของคุณ
นี่ควรเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในโปรแกรมกิจกรรมของคุณ ดังนั้นควรแน่ใจว่าคุณใช้เวลาและทรัพยากรเพียงพอเพื่อขัดเกลาส่วนนี้
5. คำอธิบายเซสชันและกิจกรรมต่างๆ
ขึ้นอยู่กับพื้นที่ว่าง คุณสามารถเพิ่มคำอธิบายสั้นๆ ของแต่ละกิจกรรม/เซสชันในเหตุการณ์ รวมถึงเซสชันกลุ่มย่อย จุดประสงค์ของส่วนนี้คือเพื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมของคุณเลือกกิจกรรมที่จะเข้าร่วมและกำหนดความคาดหวังสำหรับแต่ละกิจกรรมที่พวกเขาจะเข้าร่วม
6. แผนที่สถานที่ของคุณ
นี่ไม่ใช่รายการที่ต้องมีในโปรแกรมกิจกรรมของคุณ และหากโปรแกรมของคุณมีพื้นที่จำกัดสำหรับแผนที่หรือหากคุณกำลังจัดกิจกรรมเสมือนจริง คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ไปได้
อย่างไรก็ตาม หากงานของคุณมีห้องหลายห้องในสถานที่นั้น การเพิ่มแผนที่ในโปรแกรมงานของคุณอาจเป็นส่วนเสริมที่ดี แน่นอน คุณยังคงต้องฉาบแผนที่ที่พิมพ์ไว้ในส่วนต่าง ๆ ของสถานที่ แต่แผนที่นี้ในโปรแกรมงานสามารถให้ความสะดวกมากขึ้นสำหรับผู้เข้าร่วมของคุณ โดยรู้ว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงแผนที่ได้ตลอดเวลา
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนที่นั้นเข้าใจง่ายและออกแบบมาอย่างดี และคุณสามารถติดป้ายกำกับหรือรหัสสีสำหรับห้องต่างๆ ได้ตามต้องการ
7. ผู้สนับสนุน วีไอพี และพันธมิตรรายสำคัญ
หากคุณมีพื้นที่ว่างในเค้าโครงของโปรแกรม คุณสามารถเพิ่มโลโก้ของผู้สนับสนุนและพันธมิตรของคุณ รวมทั้งกล่าวถึง VIP ที่จะเข้าร่วมงาน
8. ข้อมูลการติดต่อ
เพิ่มหมายเลขโทรศัพท์ฉุกเฉินในโปรแกรมกิจกรรม รวมถึงข้อมูลติดต่ออื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ด้วยวิธีนี้ ผู้เข้าร่วมของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลติดต่อนี้ได้อย่างง่ายดายเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาอยู่ในเหตุฉุกเฉิน รวมถึงอุบัติเหตุที่ไม่คาดคิดและเหตุฉุกเฉินทางการแพทย์ในระหว่างงาน
9. คำถามที่พบบ่อย
อีกส่วนเสริมที่คุณสามารถเพิ่มได้หากคุณยังมีพื้นที่ว่างและสามารถช่วยแบ่งเบาภาระของเจ้าหน้าที่จัดงานของคุณได้ การรวมส่วนคำถามที่พบบ่อยช่วยให้พวกเขาไม่ต้องเสียเวลาอันมีค่าในการตอบคำถามซ้ำๆ
ลองเพิ่มส่วนคำถามที่พบบ่อยหากกิจกรรมของคุณค่อนข้างซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณได้รับคำถามมากมายระหว่างการลงทะเบียน หากคุณตัดสินใจที่จะเพิ่มส่วนคำถามที่พบบ่อย ให้ รวม เฉพาะคำถามที่จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมของคุณในระหว่างการเข้าร่วมเพื่อให้แน่ใจว่าส่วนนี้มีความเกี่ยวข้อง
วิธีทำให้วาระการประชุมของคุณน่าสนใจ
1. คำนึงถึงกรอบเวลาของคุณ
ท้ายที่สุดแล้ว กำหนดการของกิจกรรมจะเกี่ยวกับวิธีการจัดกิจกรรมและเซสชันทั้งหมดของกิจกรรมของคุณให้อยู่ในกรอบเวลาที่มีอยู่ในขณะเดียวกันก็รับประกันประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมที่ดีที่สุด
ท้ายที่สุดแล้ว กำหนดการของกิจกรรมจะเกี่ยวกับวิธีการจัดกิจกรรมและเซสชันทั้งหมดของกิจกรรมของคุณให้อยู่ในกรอบเวลาที่มีอยู่ในขณะเดียวกันก็รับประกันประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมที่ดีที่สุด
ตัวอย่างเช่น หากเป็นกิจกรรมหลายวันและคุณจัดปาร์ตี้เครือข่ายจนถึง 23.00 น. ในวันแรกอย่าจัดกำหนดการที่เข้มข้นเกินไปในเวลา 7.00 น. ของวันถัดไป
เมื่อวางแผนกิจกรรมใดๆ ให้คำนึงถึงการหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการใช้เวลาที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดและการสร้างประสบการณ์ที่ดีที่สุดสำหรับแขกของคุณ
2. ทำให้มันเรียบง่าย
โดยทั่วไป ให้รวมเฉพาะกิจกรรมที่:
- จำเป็นอย่างยิ่งในการบรรลุวัตถุประสงค์ของงาน (สำหรับผู้จัดงาน ผู้สนับสนุน คู่ค้า ฯลฯ) หรือ
- เพิ่มมูลค่าให้กับผู้เข้าร่วมประชุมของคุณ
หลีกเลี่ยงการบรรจุกิจกรรมมากเกินไปและเน้นที่คุณภาพมากกว่าปริมาณ
แม้ว่าการเชิญวิทยากรที่มีชื่อเสียงและมีความสามารถมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้อาจทำให้งานนั้นเต็มไปด้วยเซสชันที่น่าสนใจ แต่ก็อาจก่อให้เกิดผลเสียได้
การจัดตารางเวลาให้ยุ่งเกินไปอาจทำให้ผู้ชมเครียดและอาจทำให้พวกเขามองว่างานของคุณยุ่งเหยิงและไม่เป็นระเบียบ (แม้ว่าจะไม่ใช่ในกรณีนี้ก็ตาม)
การรักษากำหนดการให้เรียบง่ายและเรียบง่ายนั้นสำคัญยิ่งกว่าเมื่อสร้างวาระกิจกรรมเสมือนจริง ซึ่งผู้เข้าร่วมของคุณจะติดอยู่แต่ในบ้าน เป็นการดีกว่าที่จะรวมกิจกรรมที่มีส่วนร่วมเพียงไม่กี่อย่างและช่วงพักเยอะๆ แทนที่จะมีกิจกรรมที่น่าเบื่อมากเกินไป ทะเบียนออนไลน์และการชำระเงิน
3. สลับและให้สิ่งที่น่าสนใจ
แม้ว่าจะเป็นการดีที่สุดที่จะไม่มีกิจกรรมมากเกินไปในวาระการประชุมของคุณ แต่ยังคงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องออกแบบไดนามิกของกิจกรรมประเภทต่างๆ และทำให้สิ่งต่าง ๆ มีความหลากหลาย
ตัวอย่างเช่น อย่ากำหนดเวลาเซสชันการพูดประเด็นสำคัญติดต่อกัน 2 เซสชัน แต่ให้สลับด้วยการนำเสนอแบบ TED หรือการแชทข้างกองไฟเพื่อให้สิ่งต่างๆ น่าสนใจ โดยทั่วไป คุณควรเปลี่ยนสิ่งต่างๆ ทุกๆ 30 ถึง 50 นาทีเพื่อให้สิ่งต่างๆ น่าสนใจและป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกเบื่อหรือเสียสมาธิ
จัดตารางเวลาของคุณให้เป็นระเบียบและเรียบง่าย ในขณะเดียวกันก็เปลี่ยนรูปแบบเซสชั่นให้หลากหลาย เมื่อสร้างวาระกิจกรรมเสมือนจริง ให้คำนึงถึงสิ่งรบกวนที่อาจเกิดขึ้นเมื่อวางแผนกิจกรรมของคุณ เช่น เพิ่มกิจกรรมที่ต้องใช้สิ่งของที่บ้าน
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigital
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
สอบถามได้ทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA ให้คำปรึกษาด้านวางระบบ