Category: เกี่ยวกับงานอีเว้นท์

กลไกระบบจองห้องประชุม ในแต่ละวัน มีการตัดสินใจทางธุรกิจ ที่สำคัญในห้องประชุม ทั่วประเทศ ในความเป็นจริงผู้เชี่ยวชาญประเมินว่า บริษัท ต่างๆถือเวลาอย่างน้อยหนึ่งวัน ด้วยจำนวนการประชุม ที่เพิ่มขึ้นทุกปีตั้งแต่ปี 2000 บริษัทต่างๆ จึงมองหาวิธีที่ชาญฉลาด และง่ายกว่าในการกำหนด เวลาการประชุมที่สำคัญทั้งหมดนี้

ด้วยการแนะนำระบบการจองห้อง การกำหนดเวลาสถานที่จัดประชุม และการแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมสามารถทำได้ ด้วยการแตะหรือคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง

หากคุณสงสัยว่าเครื่องมือ เหล่านี้ทำงานอย่างไร นี่คือภาพรวมโดยย่อ:

ระบบจองห้องพัก101

บทบาทของระบบ การจองห้องนั้นเรียบง่าย: เพื่อให้วิธีการจองห้อง ประชุมที่มีโครงสร้างแบบ รวมศูนย์ในองค์กรใดๆ เนื่องจากทุกคนสามารถ ดูข้อมูลการจองห้องประชุมที่เปลี่ยนแปลง ตลอดเวลาได้ทันที ผู้คนจึงทราบได้อย่างชัดเจนว่าห้องใดว่างในช่วงเวลาใดของวัน ทำให้กระบวนการทั้งหมด ราบรื่น ปราศจากข้อผิดพลาด และมีประสิทธิภาพสูง

นอกจากนี้ยังแสดงคุณ ลักษณะของแต่ละห้อง เช่น ความจุผู้เข้าร่วมสูงสุด และอุปกรณ์ที่มี ซึ่งจะช่วยขจัดการคาดเดาและ ป้องกันปัญหาทั่วไป เช่น การจองสถานที่ซ้ำซ้อน

วิธีการทำงานของผู้จัดการห้อง ประชุมขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์ม เป็นส่วนใหญ่ แต่โซลูชันส่วนใหญ่ จัดอยู่ในหมวดหมู่เหล่านี้:

•  ตามแอพ ระบบการจองสามารถเข้าถึงได้ผ่านสมาร์ท โฟนทุกเครื่อง พนักงานจึงสามารถจัดการประชุมได้แม้ว่าจะอยู่ระหว่างเดินทางก็ตาม
  
•  ตู้ตาม ระบบนี้มักจะใช้แท็บเล็ต เป็นคีออสซึ่งผู้คนสามารถจอง ห้องประชุมได้
  
•  ใช้เบราว์เซอร์ โซลูชันส่วนใหญ่ยังให้ ผู้ใช้ทำงานเดียวกันโดยใช้เว็บเบราว์เซอร์

มองใกล้

เมื่อคุณมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยว กับระบบการจองห้องพักแล้ว ก็ถึงเวลาหารือเกี่ยวกับวิธีการใช้ แม้ว่าชุดโปรแกรมต่างๆ จะมีคุณสมบัติที่แตกต่างกัน แต่กระบวนการมักจะ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• โซลูชันการจัดการห้องประชุม รวมอยู่ในระบบไอที ของสำนักงาน มีการจัดทำบัญชี สำหรับพนักงานและให้รายละเอียดการเข้าสู่ระบบ โซลูชันนี้อาจรวมเข้า กับแพลตฟอร์มอื่นๆ เช่น ไคลเอ็นต์อีเมล Outlook เพื่อให้ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการประชุมได้โดยตรงจากกล่องจดหมาย กลไกระบบจองห้องประชุม
  
• พนักงานที่ต้องการจองห้องพัก จะต้องเข้าสู่ระบบก่อน โดยใช้ข้อมูลรับรอง พวกเขาเรียกดู ห้องว่างและช่วงเวลาที่ว่างเพื่อดูว่าสถานที่ใดเหมาะสมที่สุด สำหรับการประชุมที่พวกเขาวางแผน จะจัดขึ้น เมื่อพวกเขายืนยันกำหนดการแล้ว ห้องจะถูกปิดกั้นไม่ให้ผู้อื่นจองได้
  
• เช็คอิน พนักงานต้องเช็คอินเมื่อเข้าห้องเพื่อยืนยันการจอง หากพวกเขาไม่ดำเนินการภายในระยะเวลาผ่อนผัน การจองของพวกเขาจะถูกยกเลิก และห้องจะถูกทำเครื่องหมายว่าว่างในระบบ สิ่งนี้ให้ประโยชน์สองประการ ประการแรก ผู้เข้าร่วมประชุมจะใส่ใจกับตารางการประชุมมากขึ้น ประการที่สองทำให้ผู้อื่นมีโอกาสจองห้องเดียวกัน
  
• เช็คเอาท์. ในทำนองเดียวกัน พวกเขาต้องเช็คเอาต์ออกจากห้องหลังจากเสร็จสิ้นการประชุม เพื่อให้คนอื่นสามารถจองได้ในภายหลัง อย่างไรก็ตาม ระบบส่วนใหญ่จะมีวิธีขยายเวลาการจองให้ หากห้องนั้นไม่มีการจองตามมา

ด้วยระบบการจองห้องประชุมที่เหมาะสม การกำหนดเวลาการประชุมอาจเป็นประสบการณ์ที่ไม่ยุ่งยากและราบรื่น ยิ่งไปกว่านั้น ตัวเลือกต่างๆ เช่น ยังมอบชุดโปรแกรมแบบผสานรวมซึ่งการจองที่ทำในแอปหรือคีออสก์จะแสดงบนจอทีวีเพื่อให้พนักงานทุกคนเห็น

สัญญาณที่ชัดเจนว่าคุณต้องการระบบจองห้องประชุม

ไม่มีความลับที่พนักงานจะเข้าร่วมการประชุม จำนวนมากทุกสัปดาห์ แต่คุณรู้หรือไม่ว่ามีการประชุมกี่ครั้ง การสำรวจโดย Atlassianพบว่าพนักงานโดยเฉลี่ยเข้าร่วมการประชุมประมาณ 62 ครั้งต่อเดือน! ด้วยตัวเลขที่สูงลิ่วนี้ จึงไม่น่าแปลกใจเลยที่การจองห้องประชุมอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับหลายๆ ทีม ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง

นี่คือที่ มา ของระบบจองห้องประชุมช่วยให้พนักงานค้นหาและจองห้องประชุมได้อย่างรวดเร็วด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้ง ระบบอาจมาพร้อมกับแอปพิเศษสำหรับสมาร์ทโฟนเพื่อนำฟังก์ชันนี้ไปใช้ในโทรศัพท์ของพนักงาน ทำให้พวกเขาใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีได้ในขณะเดินทาง

สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้เพิ่มระบบดังกล่าวในโซลูชันทางธุรกิจที่ต้องมี ต่อไปนี้เป็นสัญญาณบ่งบอกว่าถึงเวลาติดตั้งระบบในที่ทำงานแล้ว

สัญญาณว่าคุณควรติดตั้งระบบจองห้องประชุมในที่ทำงาน

• การจองซ้ำซ้อนเป็นเรื่องปกติในสำนักงาน

มีไม่กี่อย่างที่รู้สึกแย่ไปกว่าการเดินไปที่ห้องประชุมที่คุณจองไว้ล่วงหน้าหลายวัน แล้วพบว่ามีคนอื่นจองห้องเดียวกันในช่วงเวลาเดียวกัน น่าเสียดายที่สิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำการจองด้วยตนเองโดยมีผู้คนหลายคน

การใช้ประโยชน์จากลักษณะอัตโนมัติของระบบการจองการประชุมทำให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างจะทันสมัยแบบเรียลไทม์ สิ่งนี้ช่วยลดการจองซ้ำซ้อนและช่วยให้ทุกคนไม่ต้องปวดหัวกับการเจรจาว่าใครจะได้ห้องไหน

• มีการจองล่วงหน้ามากเกินไปโดยไม่มีกำหนดการที่ชัดเจน

เมื่อห้องว่างในสำนักงานเป็นที่รู้กันว่าหายาก บางคนพยายามจองห้องล่วงหน้าให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แม้ว่าสิ่งนี้มักจะไม่เป็นปัญหาเมื่อทำการจัดกำหนดการประชุมจัดตำแหน่งรายสัปดาห์ แต่ไม่สามารถพูดเช่นเดียวกันกับการจองห้องพักหลายห้อง “เผื่อไว้” กลไกระบบจองห้องประชุม

บ่อยกว่านั้น สิ่งนี้ทำให้ห้องที่จองไว้ว่างเปล่าแต่ยังไม่สามารถใช้งานได้ การปฏิบัตินี้เป็นเรื่องที่ขมวดคิ้วอย่างมาก แต่นั่นไม่ได้หยุดปัญหานี้ไม่ให้เกิดขึ้น

ด้วยระบบการจัดการห้อง พนักงานสามารถรักษาจำนวนห้องที่ต้องการได้ตามต้องการ นอกจากนี้ การจองห้องที่จัดอยู่ในประเภทไม่เข้าเช็คอินสามารถปล่อยให้ทีมอื่นใช้ได้อย่างรวดเร็ว

• ความตึงเครียดกำลังเพิ่มขึ้นในทีมเนื่องจากการขโมยห้อง

สัญญาณหนึ่งที่บ่งบอกว่าสำนักงานของคุณต้องการระบบการจองคือเมื่อมีการขโมยห้องพักเกิดขึ้น แม้ว่าจะสามารถเข้าใจได้เมื่อมีข้อกังวลด้านการปฏิบัติงานเร่งด่วนที่ต้องพูดคุย แต่นั่นไม่ได้ทำให้การปฏิบัตินั้นน่าผิดหวังน้อยลงสำหรับผู้ที่ผ่านขั้นตอนการจองที่เหมาะสม

ระบบการจัดการห้องที่ครอบคลุมมักจะมาพร้อมกับจอแสดงผลที่ใช้งานง่ายซึ่งวางอยู่นอกห้องประชุม จอแสดงผลเหล่านี้ไม่เพียงแต่แจ้งว่าเป็นห้องใด แต่จอแสดงผลที่ทันสมัยกว่าสามารถเชื่อมโยงกับระบบทั้งหมดเพื่อแสดงตารางเวลาของห้องสำหรับวันหรือสัปดาห์นั้น เมื่อใช้เครื่องมือดังกล่าว พนักงานจะสังเกตเห็นได้ง่ายว่ามีช่องว่างในช่วงเวลาใดบ้างที่พวกเขาสามารถเบียดเสียดกันในการประชุมด่วนได้ และมีเวลาจริงมากน้อยเพียงใดก่อนที่จะต้องสละห้อง

แม้ว่าโลกจะหันมาใช้การประชุมผ่านวิดีโอเนื่องจากการแพร่ระบาดของโควิด-19 แต่ผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจหลายคนเชื่อว่าการประชุมแบบเห็นหน้ากันจะยังคงมีความสำคัญต่อการดำเนินงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อโรคระบาดอยู่ภายใต้การควบคุม

งานวิจัยที่จัดทำโดยรองศาสตราจารย์จากมหาวิทยาลัย Cornell แสดงให้เห็นว่าการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันนั้นประสบความสำเร็จมากกว่าวิธีดิจิทัลถึง 34 เท่า นั่นทำให้ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่สุดในการลงทุนกับระบบจองห้องประชุมใหม่

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469

เครื่องมือจัดการห้องประชุม ไม่มีสภาพแวดล้อม การทำงานขององค์กร สองแห่งที่เหมือนกัน แต่ทุกสภาพแวดล้อม กำลังมองหาวิธีปรับปรุงกระบวนการของตน แง่มุมหนึ่งที่ควรปรับปรุง คือการประชุม ซึ่งอาจใช้เวลาถึง50% ของชั่วโมงทำงานประจำวันของพนักงาน

มีการเขียนมากมายเกี่ยวกับวิธีทำให้การประชุม มีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่การปรับปรุง จะเริ่มต้นด้วยการเปลี่ยนวิธีจองการประชุมตั้งแต่แรก โชคดีที่เครื่องมือการจัดการห้องประชุม ทำให้กระบวนการง่ายขึ้น โดยการจัดเตรียมคำสั่ง ส่วนกลางสำหรับการจองห้องประชุม

ถึงกระนั้นก็ตาม บริษัทต่างๆ ก็มีความต้องการที่แตกต่างกัน ดังนั้นการเลือกระบบการจัดการ ห้องประชุมจึงควรเป็นโครงการที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย เข้ามาเกี่ยวข้อง เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจ ได้ถูกต้อง ให้เราดูคู่มือนี้ที่เราเตรียมไว้:

คิดบูรณาการ

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือ การเริ่มใช้งานเครื่องมือที่ไม่เหมาะกับระบบหรือเวิร์กโฟลว์ ปัจจุบันของคุณ พนักงานเป็นสิ่งมีชีวิตที่มีนิสัยซึ่งมีแนวโน้ม ที่จะนำเครื่องมือใหม่ๆ มาใช้หากพวกเขา รวมเข้ากับเครื่องมือที่พวกเขาใช้อยู่แล้ว

สะดวกในการใช้

จุดรวมของการมีระบบ การจัดการห้องประชุม คือการปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่ ดังนั้นการใช้งานง่ายควรได้รับการพิจารณาเป็นอันดับแรก อินเทอร์เฟซสามารถเข้าใจได้ง่าย และใช้งานโดยทั้งพนักงาน ที่อายุน้อยกว่าและ ผู้อาวุโสกว่าหรือไม่?

กล่าวอีกนัยหนึ่ง เครื่องมือที่คุณเลือก ต้องมีการอุทธรณ์ข้ามรุ่นเพื่อให้แน่ใจ ว่ามีการนำไปใช้ทั่วทั้งกระดาน ตามหลักการแล้ว เครื่องมือควรมีแอปเพื่อให้พนักงาน สามารถจองและยอมรับ การประชุมได้ แม้ว่าพวกเขาจะอยู่ระหว่าง การเดินทางหรือ ไม่อยู่ที่คอมพิวเตอร์ก็ตาม

การสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

ไม่ว่าคุณจะมีคำถามเกี่ยวกับ คุณสมบัติของผลิตภัณฑ์ หรือรายละเอียดการเรียกเก็บเงิน การมีตัวแทนฝ่ายสนับสนุนลูกค้าที่มีความรู้เพื่อช่วยเหลือ คุณเป็นสิ่งสำคัญ นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในช่วงแรกของการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม เมื่อเกิดอาการสะอึก

เมื่อเลือกระบบผู้จัดการห้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกผู้ให้บริการ ที่มีประวัติการสนับสนุน ลูกค้าที่ยอดเยี่ยมและรวดเร็ว

ความสามารถในการปรับขนาด

เป้าหมายของธุรกิจ ทั้งหมดคือการเพิ่มขนาด และบรรลุการเติบโต เป็นประวัติการณ์ แน่นอน ยิ่งบริษัทใหญ่ขึ้น ก็ยิ่งมีการประชุมมากขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ระบบการจัดการห้องประชุม ที่ดีควรสนับสนุน บริษัทของคุณไม่ว่าคุณจะมีพนักงาน 50 คนหรือ 500 คนก็ตาม เริ่มกระบวนการประเมิน ตอนนี้และคุณจะเริ่มต้นได้ดี

ระบบแบบครบวงจร

การมองเห็นห้องว่าง และห้องที่จองทั้งหมดเป็นหนึ่ง ในประโยชน์หลักของการ มีระบบกำหนดเวลาห้องประชุม แต่โซลูชันที่ดีที่สุด มักไม่ได้เป็นเพียง แอปหรือเครื่องมือแบบ สแตนด์อโลนเท่านั้น แต่เป็นชุดโปรแกรมที่ผสานรวมเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น พนักงานสามารถกำหนดเวลา การประชุมผ่านแอป Meetio หรือ แท็บเล็ต Meetio Room และการจองเหล่านี้จะปรากฏบน จอแสดงผล Meetio Viewเพื่อให้ทุกคนเห็น เครื่องมือจัดการห้องประชุม

การประชุมแบบตัวต่อตัวไม่ได้เกิดขึ้นภายหลัง แต่เพิ่งพัฒนาเป็นรูปแบบที่สร้างสรรค์มากขึ้นซึ่งใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีการประชุมที่เป็นนวัตกรรมใหม่ เช่นระบบการจัดการห้องประชุม ระบบเหล่านี้สามารถเป็นหนึ่งในการลงทุนที่ดีที่สุดที่บริษัทจะทำได้ในยุคปกติใหม่

ดังนั้น เรามาเจาะลึกกัน

การประชุม – สำคัญกว่าที่เคย?

การกำหนดเวลาการประชุมแทนที่จะใช้โหมดการสื่อสารแบบเดิม เช่น อีเมลและการสนทนาทางโทรศัพท์ทำให้สถานที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากข้อมูลของตลาด การประชุมแบบตัวต่อตัวสามารถสร้างไอเดียได้มากกว่า 13 ไอเดียในขณะที่การประชุมเสมือนจริงสามารถนำเสนอไอเดียได้มากถึง 10.43 ไอเดียต่อเซสชั่น

นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่ามากถึง93% ของสิ่งที่เราสื่อสารนั้นถูกถ่ายทอดผ่านสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดเช่น การแสดงออกทางสีหน้าและท่าทาง ในทำนองเดียวกัน การประชุม—ไม่ว่าจะเผชิญหน้ากันหรือเสมือนจริง—ช่วยให้ผู้คนรู้สึกเชื่อมโยงถึงกัน ซึ่งการแพร่ระบาดได้เน้นย้ำว่าเป็นความต้องการทางอารมณ์ที่สำคัญสำหรับมนุษย์ทุกคน

อะไรทำให้ระบบการจัดการห้องประชุมยอดเยี่ยม

เมื่อเลือกระหว่างผู้จัดการห้องประชุมหรือระบบการจองห้อง โปรดสังเกตคุณสมบัติเหล่านี้

ใช้งานง่ายและการเข้าถึง

โซลูชันการจองห้องที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณคือโซลูชันที่ทุกคนในทีมของคุณสามารถใช้ได้ ระบบการจัดการห้องประชุมของคุณควรมาพร้อมกับฟังก์ชันที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ ซึ่งเข้าใจได้ไม่ยาก และไม่ควรมีช่วงการเรียนรู้ที่ยุ่งยากสำหรับการนำไปใช้

นอกจากนี้ยังควรเข้าถึงได้ง่ายจากแพลตฟอร์มต่างๆ รวมถึงมือถือ หากการเข้าถึงถูกจำกัดไว้ที่เดสก์ท็อป ก็อาจสร้างสิ่งกีดขวางสำหรับการจัดกำหนดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสมาชิกในทีมกำลังเดินทางและจำเป็นต้องจองห้องสำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นเอง การเข้าถึงทุกที่ทุกเวลามีความสำคัญต่อการเพิ่มประสิทธิภาพในสถานที่ทำงาน ตลอดจนส่งผลเชิงบวกต่อความสำเร็จของธุรกิจ

การซิงโครไนซ์ตามเวลาจริง

ผู้จองห้องประชุมของคุณควรมีฐานข้อมูลส่วนกลางที่สะท้อนข้อมูลตามเวลาจริง เช่น สถานะห้องว่าง ช่วงเวลา การเช็คอิน และรายละเอียดที่จำเป็นอื่นๆ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากระบบมีแอปที่แสดงห้องที่จะเปิดให้บริการในเร็วๆ นี้ เพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถวางแผนการประชุมได้อย่างเหมาะสม แอพบางตัวแสดงเฉพาะห้องฟรี และคุณต้องการบางอย่างที่ให้คุณดูตัวเลือกทั้งหมดของคุณเพื่อให้คุณเลือกได้ดีที่สุด

การผสานรวมข้ามแพลตฟอร์มและความสามารถในการขยายขนาด

ทีมของคุณไม่จำเป็นต้องเรียนรู้ระบบซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ใหม่ทั้งหมดซึ่งทำงานได้เฉพาะในระบบนิเวศของตนเองเท่านั้น การทำงานร่วมกันข้ามแพลตฟอร์มเป็นคุณสมบัติที่สำคัญสำหรับประสิทธิภาพการดำเนินงาน และการลงทุนด้านซอฟต์แวร์ของคุณจะต้องให้การสนับสนุนที่ครอบคลุมในแพลตฟอร์มต่างๆ สิ่งนี้จะทำให้การนำระบบใหม่มาใช้ง่ายขึ้นมากในขณะเดียวกันก็ช่วยเพิ่มผลผลิตในการดำเนินงานด้วย ดังนั้น เลือกระบบการจองที่ใช้งานได้กับโปรแกรมปฏิทินต่างๆ เช่น Office 365, Exchange และ G Suite

ระบบนี้จำเป็นต้องรวมเข้ากับแพลตฟอร์มของบุคคลที่สามอื่นๆ^{อย่าง}ง่ายดายผ่าน API แบบเปิด ให้ความสามารถในการปรับขนาดและฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติมสำหรับอนาคต ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ธุรกิจของคุณใช้ห้องประชุม ผู้จัดการการจองของคุณควรมีความสามารถในการรายงานในตัวสำหรับวัตถุประสงค์นั้น และข้อมูลเชิงลึกนี้ควรสามารถแลกเปลี่ยนระหว่างกันได้กับแพลตฟอร์มการรายงานอื่นๆ

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469

ประโยชน์การจัดการห้องประชุม ดังคำกล่าวที่ว่า “No man is an island”. ในที่ทำงานก็เช่นเดียวกัน—ในการหาทางออกที่ดีที่สุดสำหรับความท้าทาย ทางธุรกิจใดๆ จำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกันของพนักงาน 

การประชุมเป็นวิธีที่ใช้กันมากที่สุดในการทำงานร่วมกัน แม้ว่าบางคนจะคิดว่าการประชุมเป็นเหมือนนรกบนดินก็ตาม อย่างไรก็ตาม การสำรวจชิ้นหนึ่ง พบว่า86% ของผู้ตอบแบบสอบถามเชื่อว่าการประชุมมีความสำคัญต่อการบรรลุผล และนั่นก็บอกอะไรบางอย่างได้!

ในระหว่างการจัดการประชุม มักจะมีความท้าทาย ด้านการจัดการในการจองสถานที่ โชคดีที่ระบบการจองการจัดการห้องพักปรากฏขึ้นในที่เกิดเหตุ พวกเขาสามารถปรับปรุงกระบวนการนี้ซึ่งมักน่าหงุดหงิดและเกิดข้อผิดพลาดได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสำนักงานที่มีการสัญจรไปมาอย่างหนักซึ่งมีห้องประชุมจำกัด

ระบบการจองการจัดการห้องช่วยให้การทำงานของพนักงานง่ายขึ้นได้อย่างไร

พนักงานมีงานมากมายอยู่แล้ว และการจองห้องประชุม ก็เป็นอีกหนึ่งงานที่น่าเบื่อที่พวก เขาต้องเผชิญ นั่นเป็นเหตุผลที่การมีระบบ การจัดการห้องประชุมสามารถ เพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรได้มากมาย

นี่เป็นเพียงบางวิธีที่ เป็นประโยชน์ต่อพนักงานของคุณ:

• การเพิ่มขีดความสามารถของพนักงาน

เหตุใดพนักงานจึงต้อง ตรวจสอบกับพนักงานต้อนรับหรือ ผู้จัดการสำนักงานเสมอว่า มีห้องว่างหรือไม่ ระบบการจองห้องประชุมส่วนใหญ่ เป็นโซลูชันแบบบริการตนเองที่ช่วย ให้ทุกคนสามารถจองห้องได้ ตราบเท่าที่ยังว่าง เนื่องจากการจองทั้งหมดจะเข้าสู่ระบบ ฐานข้อมูลส่วนกลางที่ทุกคน สามารถเข้าถึงได้ การจองซ้ำซ้อนจะกลายเป็นอดีตไปแล้ว

• จองได้หลายช่องทาง

ต่างคนต่างมีวิธีทำต่างกัน—และนั่นก็ไม่เป็นไร! ตัวอย่างเช่น พนักงานที่อายุน้อยกว่าและเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีอาจต้องการจองสถานที่โดยใช้แอป ผู้จัดการห้องบนสมาร์ทโฟนของตน ในขณะที่พนักงานที่มีอายุมากกว่าอาจต้องการจองห้องพักผ่านกล่องจดหมาย Outlook แทน เครื่องมือการจัดการห้องประชุมที่ดีสามารถรองรับรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันได้อย่างง่ายดายโดยไม่ยุ่งยาก

• ปรับปรุงผลผลิต

เมื่อจองห้องด้วยการ แตะหรือคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง พนักงานสามารถมุ่งเน้นที่การ เตรียมตัวสำหรับการประชุมมากกว่าการจองสถานที่ ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาสามารถเพิ่ม ผู้เข้าร่วมประชุมไปยังห้องประชุมที่จองไว้ได้อย่างง่ายดาย ผู้เข้าร่วมเหล่านี้จะได้รับการแจ้งเตือนหรืออีเมล โดยอัตโนมัติ ด้วยการตั้งค่านี้ พนักงานสามารถใช้เวลามากขึ้น สำหรับงานที่สำคัญอย่างแท้จริง

• ใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

แน่นอน ไม่ใช่แค่พนักงานที่มียศ และไฟล์เท่านั้นที่ได้รับประโยชน์ จากระบบการจัดตาราง ห้องประชุม แต่พนักงานระดับปฏิบัติการของคุณก็เช่นกัน ด้วยเครื่องมือดังกล่าว พวกเขาสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลว่าจะใช้สถานที่จัดประชุมของบริษัทอย่างไรให้ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น หากอุปสงค์มากกว่าอุปทาน พวกเขาสามารถกำหนดพื้นที่เพิ่มเติมเป็นพื้นที่ประชุมได้ หากตรงกันข้าม พวกเขาสามารถเปลี่ยนห้องประชุมที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์ให้เป็นพื้นที่ โต๊ะทำงานแทนได้ ประโยชน์การจัดการห้องประชุม

การประชุมจะเป็นเรื่องจริงของชีวิตในสำนักงาน ท้ายที่สุดแล้ว ความคิดสร้างสรรค์ที่ยิ่งใหญ่และสร้างสรรค์ที่สุดจำนวนมากเกิดจากการรวมตัว กันของผู้คนที่หลากหลายซึ่งมีแนวคิด ที่ไม่เหมือนใคร ดังนั้น ด้วยความช่วยเหลือ จากผู้จองห้องประชุม เช่น Meetio คุณสามารถสร้างการทำงาน ร่วมกันในที่ทำงานได้อย่างไร้กังวลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

การแพร่ระบาดยังอีกยาวไกล แต่ท้ายที่สุดแล้ว ก็ยังมีจุดสิ้นสุดในการมองเห็น จากข้อมูลที่ได้รับจากศูนย์ควบคุมและป้องกันโรค (CDC) ผู้ใหญ่กว่า129 ล้านคนในประเทศได้รับวัคซีนป้องกันโควิด-19 อย่างน้อยหนึ่งครั้ง นั่นหมายถึงมากกว่าครึ่งหนึ่งของผู้ที่มีอายุ 18 ปีขึ้นไป

เมื่อผู้คนได้รับวัคซีนมากขึ้นเรื่อยๆ หลายคนกำลังครุ่นคิดถึงคำถาม: “เราจะกลับไปที่สำนักงานเร็ว ๆ นี้หรือไม่” อันที่จริง บทความนี้จาก ระบุว่าสถานการณ์นี้ อาจเกิดขึ้นเร็วกว่าที่คาดไว้ ในขณะที่ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีอย่าง Google ได้เริ่มต้อนรับพนักงานที่กลับเข้ามาทำงานแล้ว

แน่นอนว่าพนักงานยังคงลังเลใจที่จะกลับไปที่สำนักงาน โชคดีที่แอปจองห้องประชุมสามารถทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ราบรื่นขึ้นโดยเสริมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านสุขภาพและความปลอดภัย

ระบบการจองห้องประชุมมีบทบาทในวิถีใหม่

หากบริษัทของคุณยัง ไม่ได้ลงทุนในระบบการจอง ห้องประชุมตอนนี้เป็นเวลาที่ดี ที่จะทำเช่นนั้น เมื่อมีผู้คนแห่กันกลับเข้ามาในสำนักงานมากขึ้น คุณก็คาดหวังได้ว่าการเรียกประชุม จะพุ่งสูงขึ้นเช่นกัน และเมื่อคนมารวมกัน ความเสี่ยงในการระบาด ก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน การจัดการการจองห้องพักอย่าง เหมาะสมสามารถมีบทบาทสำคัญในการรักษา ความปลอดภัยของพนักงาน

ตัวอย่างเช่น Meetio เป็นระบบจองห้องประชุม ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจองสถานที่ได้ด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้งบนสมาร์ทโฟน เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศของเครื่องมือซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่กว้างขึ้น ทุกคนจึงสามารถมองเห็นการจองทั้งหมดได้ ดังนั้นจึงป้องกันการจองซ้ำซ้อน

วิธีง่ายๆ แต่มีประโยชน์นี้สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ในหลายๆ ด้าน:

•  ค้นหาจุดที่สมบูรณ์แบบสำหรับการประชุมของคุณ – เมื่อเรากลับไป สิ่งสำคัญคือการรักษาระยะห่างทางสังคม การประชุมมักเป็นปัจจัยเสี่ยงเนื่องจากเราบีบผู้คนจำนวนมากให้อยู่ในพื้นที่เล็กๆ อย่างไรก็ตาม ด้วยผู้จัดการห้องประชุม คุณสามารถควบคุมจำนวนคนที่สามารถใช้ห้องพร้อมกันได้

•  อำนวยความสะดวกด้านสุขอนามัยที่เหมาะสม — ไม่เคยมีช่วงเวลาใดที่การฆ่าเชื้อพื้นที่สำนักงานมีความสำคัญมากไปกว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน สิ่งนี้ยิ่งเป็นจริงมากขึ้นหลังจากการประชุม ซึ่งโต๊ะหรือเก้าอี้แต่ละตัวจะต้องได้รับการฆ่าเชื้อเพื่อป้องกันกลุ่มถัดไปที่ใช้ห้อง อย่างไรก็ตาม ด้วยแอปจองห้องประชุม คุณสามารถทำเครื่องหมายห้องว่ามีคนอยู่ในขณะที่กำลังทำความสะอาด ด้วยวิธีนี้ จะไม่มีใครจองห้องได้จนกว่าจะได้รับการฆ่าเชื้ออย่างสมบูรณ์และปลอดภัยที่จะใช้อีกครั้ง
  
•  ติดตามว่าใครอยู่ในสำนักงาน — เมื่อคุณจองสถานที่ประชุมโดยใช้ระบบจองห้อง คุณจะมีรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมจากส่วนกลางอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณ หากมีคนตรวจพบว่าติดเชื้อ COVID-19 เป็นเรื่องง่ายที่จะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทราบ เพื่อให้พวกเขาปฏิบัติตามระเบียบการกักกันที่เหมาะสม การเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วสามารถช่วยหยุดการแพร่กระจายของ COVID-19 และโรคอื่นๆ ในสำนักงานของคุณได้

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469

ต้องการระบบจองห้องประชุม การแพร่ระบาดยังอีกยาวไกล แต่ท้ายที่สุดแล้ว ก็ยังมีจุดสิ้นสุดในการมองเห็น จากข้อมูลที่ได้รับจากศูนย์ควบคุมและป้องกันโรค (CDC) ผู้ใหญ่กว่า129 ล้านคนในประเทศได้รับวัคซีนป้องกันโควิด-19 อย่างน้อยหนึ่งครั้ง นั่นหมายถึงมากกว่าครึ่งหนึ่งของผู้ที่มีอายุ 18 ปีขึ้นไป

เมื่อผู้คนได้รับวัคซีนมากขึ้นเรื่อยๆ หลายคนกำลังครุ่นคิดถึงคำถาม: “เราจะกลับไปที่สำนักงานเร็ว ๆ นี้หรือไม่” อันที่จริง บทความนี้จากระบุว่าสถานการณ์นี้ อาจเกิดขึ้นเร็วกว่าที่คาดไว้ ในขณะที่ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีอย่าง Google ได้เริ่มต้อนรับพนักงานที่กลับเข้ามาทำงานแล้ว

แน่นอนว่าพนักงานยังคงลังเลใจ ที่จะกลับไปที่สำนักงาน โชคดีที่แอปจองห้องประชุมสามารถทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ราบรื่นขึ้นโดยเสริมแนวทางปฏิบัติ ที่ดีที่สุดด้านสุขภาพและความปลอดภัย

ระบบการจองห้องประชุมมีบทบาทในวิถีใหม่

หากบริษัทของคุณยังไม่ได้ลงทุน ในระบบการจองห้องประชุมตอนนี้เป็นเวลาที่ดี ที่จะทำเช่นนั้น เมื่อมีผู้คนแห่กันกลับเข้ามาในสำนักงานมากขึ้น คุณก็คาดหวังได้ว่าการเรียก ประชุมจะพุ่งสูงขึ้นเช่นกัน และเมื่อคนมารวมกัน ความเสี่ยงในการระบาดก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน การจัดการการจองห้องพัก อย่างเหมาะสม สามารถมีบทบาทสำคัญ ในการรักษาความปลอดภัยของพนักงาน

ตัวอย่างเช่น Meet เป็นระบบจองห้องประชุม ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจองสถานที่ ได้ด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้งบนสมาร์ทโฟน เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่ง ของระบบนิเวศของเครื่องมือ ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่กว้างขึ้น ทุกคนจึงสามารถมองเห็น การจองทั้งหมดได้ ดังนั้นจึงป้องกันการจองซ้ำซ้อน

วิธีง่ายๆ แต่มีประโยชน์นี้สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ในหลายๆ ด้าน:

•  ค้นหาจุดที่สมบูรณ์แบบสำหรับการประชุมของคุณ – เมื่อเรากลับไป สิ่งสำคัญคือการรักษา ระยะห่างทางสังคม การประชุมมักเป็นปัจจัยเสี่ยง เนื่องจากเราบีบผู้คนจำนวนมากให้อยู่ในพื้นที่เล็กๆ อย่างไรก็ตาม ด้วยผู้จัดการห้องประชุม คุณสามารถควบคุม จำนวนคนที่สามารถใช้ห้องพร้อมกันได้

•  อำนวยความสะดวกด้านสุขอนามัยที่เหมาะสม — ไม่เคยมีช่วงเวลาใดที่การฆ่าเชื้อพื้นที่สำนักงานมีความสำคัญมากไปกว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน สิ่งนี้ยิ่งเป็นจริงมากขึ้นหลังจากการประชุม ซึ่งโต๊ะหรือเก้าอี้แต่ละตัวจะต้องได้รับการฆ่าเชื้อ เพื่อป้องกันกลุ่มถัดไปที่ใช้ห้อง อย่างไรก็ตาม ด้วยแอปจองห้องประชุม คุณสามารถทำเครื่องหมายห้องว่ามีคนอยู่ในขณะที่ กำลังทำความสะอาด ด้วยวิธีนี้ จะไม่มีใครจองห้องได้จนกว่าจะได้รับการฆ่าเชื้อ อย่างสมบูรณ์และปลอดภัยที่จะใช้อีกครั้ง
  
•  ติดตามว่าใครอยู่ในสำนักงาน — เมื่อคุณจองสถานที่ประชุมโดยใช้ ระบบจองห้อง คุณจะมีรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมจากส่วนกลางอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณ หากมีคนตรวจพบว่าติดเชื้อ COVID-19 เป็นเรื่องง่ายที่จะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุม ทุกคนทราบ เพื่อให้พวกเขาปฏิบัติตามระเบียบการกักกันที่เหมาะสม การเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วสามารถช่วยหยุดการแพร่กระจายของ COVID-19 และโรคอื่นๆ ในสำนักงานของคุณได้ ต้องการระบบจองห้องประชุม

การประชุมแบบตัวต่อตัวไม่ได้เกิดขึ้นภายหลัง แต่เพิ่งพัฒนาเป็น รูปแบบที่สร้างสรรค์มากขึ้นซึ่งใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีการประชุมที่เป็นนวัตกรรมใหม่ เช่นระบบการจัดการห้องประชุม ระบบเหล่านี้สามารถเป็นหนึ่งในการลงทุนที่ดีที่สุดที่บริษัทจะทำได้ในยุคปกติใหม่

ดังนั้น เรามาเจาะลึกกัน

การประชุม – สำคัญกว่าที่เคย?

การกำหนดเวลาการประชุมแทนที่จะใช้โหมดการสื่อสารแบบเดิม เช่น อีเมลและการสนทนาทางโทรศัพท์ทำให้สถานที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากข้อมูลของตลาด การประชุมแบบตัวต่อตัวสามารถสร้างไอเดียได้มากกว่า 13 ไอเดียในขณะที่การประชุมเสมือนจริงสามารถนำเสนอไอเดียได้มากถึง 10.43 ไอเดียต่อเซสชั่น

นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่ามากถึง93% ของสิ่งที่เราสื่อสารนั้นถูกถ่ายทอดผ่านสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดเช่น การแสดงออกทางสีหน้าและท่าทาง ในทำนองเดียวกัน การประชุม—ไม่ว่าจะเผชิญหน้ากันหรือเสมือนจริง—ช่วยให้ผู้คนรู้สึกเชื่อมโยงถึงกัน ซึ่งการแพร่ระบาดได้เน้นย้ำว่าเป็นความต้องการทางอารมณ์ที่สำคัญสำหรับมนุษย์ทุกคน

อะไรทำให้ระบบการจัดการห้องประชุมยอดเยี่ยม

เมื่อเลือกระหว่างผู้จัดการห้องประชุมหรือระบบการจองห้อง โปรดสังเกตคุณสมบัติเหล่านี้

ใช้งานง่ายและการเข้าถึง

โซลูชันการจองห้องที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณคือโซลูชันที่ทุกคนในทีมของคุณสามารถใช้ได้ ระบบการจัดการห้องประชุมของคุณควรมาพร้อมกับฟังก์ชันที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ ซึ่งเข้าใจได้ไม่ยาก และไม่ควรมีช่วงการเรียนรู้ที่ยุ่งยากสำหรับการนำไปใช้

นอกจากนี้ยังควรเข้าถึงได้ง่ายจากแพลตฟอร์มต่างๆ รวมถึงมือถือ หากการเข้าถึงถูกจำกัดไว้ที่เดสก์ท็อป ก็อาจสร้างสิ่งกีดขวางสำหรับการจัดกำหนดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสมาชิกในทีมกำลังเดินทางและจำเป็นต้องจองห้องสำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นเอง การเข้าถึงทุกที่ทุกเวลามีความสำคัญต่อการเพิ่มประสิทธิภาพในสถานที่ทำงาน ตลอดจนส่งผลเชิงบวกต่อความสำเร็จของธุรกิจ

การซิงโครไนซ์ตามเวลาจริง

ผู้จองห้องประชุมของคุณควรมีฐานข้อมูลส่วนกลางที่สะท้อนข้อมูลตามเวลาจริง เช่น สถานะห้องว่าง ช่วงเวลา การเช็คอิน และรายละเอียดที่จำเป็นอื่นๆ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากระบบมีแอปที่แสดงห้องที่จะเปิดให้บริการในเร็วๆ นี้ เพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถวางแผนการประชุมได้อย่างเหมาะสม แอพบางตัวแสดงเฉพาะห้องฟรี และคุณต้องการบางอย่างที่ให้คุณดูตัวเลือกทั้งหมดของคุณเพื่อให้คุณเลือกได้ดีที่สุด

การผสานรวมข้ามแพลตฟอร์มและความสามารถในการขยายขนาด

ทีมของคุณไม่จำเป็นต้องเรียนรู้ระบบซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ ใหม่ทั้งหมดซึ่งทำงานได้เฉพาะในระบบนิเวศของตนเองเท่านั้น การทำงานร่วมกันข้ามแพลตฟอร์ม เป็นคุณสมบัติที่สำคัญสำหรับประสิทธิภาพการดำเนินงาน และการลงทุนด้านซอฟต์แวร์ของคุณ จะต้องให้การสนับสนุนที่ครอบคลุม ในแพลตฟอร์มต่างๆ สิ่งนี้จะทำให้การนำระบบ ใหม่มาใช้ง่ายขึ้นมากในขณะเดียวกันก็ช่วยเพิ่มผลผลิตในการดำเนินงานด้วย ดังนั้น เลือกระบบการจองที่ใช้งานได้กับโปรแกรมปฏิทินต่างๆ เช่น Office 365, Exchange และ G Suite

ระบบนี้จำเป็นต้องรวมเข้ากับแพลตฟอร์ม ของบุคคลที่สามอื่นๆ^{อย่าง}ง่ายดายผ่าน API แบบเปิด ให้ความสามารถในการปรับขนาดและฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติมสำหรับอนาคต ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ธุรกิจของคุณใช้ห้องประชุม ผู้จัดการการจองของคุณควรมีความสามารถในการรายงานในตัวสำหรับวัตถุประสงค์นั้น และข้อมูลเชิงลึกนี้ควรสามารถแลกเปลี่ยนระหว่างกันได้กับแพลตฟอร์มการรายงานอื่นๆ

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469

เทคโนโลยีการจองห้องพัก สำหรับชั่วโมงทั้งหมด ที่ผู้คนใช้ในการทำงาน สถิติจริงแสดงให้เห็นว่า เรามีประสิทธิผลน้อยลง และไม่มากขึ้น วิธีที่แน่นอน ในการเพิ่มเวลาอันมีค่าให้กับพนักงานทั่วโลก คือการปรับปรุงกระบวนการ จองสถานที่จัดประชุม โดยทั่วไปแล้ว องค์กรทุกขนาดสามารถ ได้รับประโยชน์จากระบบการจัดการสินทรัพย์ ที่เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน เช่นเดียวกับที่ได้รับจาก ระบบจองห้องประชุม

ในบทความนี้ เราเน้นเฉพาะบางอุตสาหกรรม ที่จะได้รับประโยชน์เป็นพิเศษจากการปรับใช้เทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมดังกล่าว 

บริษัทเอาท์ซอร์สกระบวนการทางธุรกิจ (BPO)

ภาค BPO ที่เติบโตอย่างรวดเร็วในอเมริกา ได้กลายเป็นอุตสาหกรรมมูลค่า 6.8 หมื่นล้านดอลลาร์ซึ่งเป็นผลมาจากการประหยัดต้นทุน ที่มีให้ โดยทั่วไป บริษัท BPO ส่วนใหญ่จะติดต่อ กับลูกค้าข้ามชาติ ดังนั้น การประสานงานห้องประชุม — โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาถึง การเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาใน BPOs — อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายมากทีเดียว! อย่างไรก็ตาม ระบบการจัดการห้องประชุม ที่ดีสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการที่ยากลำบากนี้ได้ การจัดทรัพยากรห้องประชุม และผู้เข้าร่วมประชุมทั่วโลกให้สอดคล้องกัน 

หน่วยงานสร้างสรรค์

เอเจนซี่โฆษณา มักจะต้องเปลี่ยนความคิด ที่น่าสนใจอย่างรวดเร็ว การระดมความคิดครั้งใหญ่ เป็นสิ่งจำเป็นเมื่อต้องเปิดตัวแคมเปญ ที่กำหนดหมวดหมู่ ทีมที่กระจายอยู่ทั่วโลก สามารถค้นหาทรัพยากร ห้องประชุมที่ประสานงานกันได้ยาก ในสภาพแวดล้อมการทำงาน ที่รวดเร็วเช่นนี้ นี่คือเหตุผลว่า ทำไมระบบการจองห้องพัก ที่ดี จึงเป็นสิ่งที่ต้องมีในพื้นที่นี้ 

บริษัทกฎหมาย

หลักปฏิบัติทางกฎหมาย เกี่ยวข้องกับการสนทนาที่เป็นความลับเสมอ การแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ดังกล่าว โดยไม่ได้ตั้งใจอาจส่งผลกระทบ อย่างมากต่อการพิจารณาคดี เห็นได้ชัดว่าการอภิปราย เหล่านี้ควรจัดขึ้นในห้องประชุมส่วนตัว การมีระบบการจองห้องพัก ที่ดี ทำให้การจองสถานที่ ง่ายขึ้นอย่างมาก โดยที่ข้อมูลพิเศษดังกล่าว ยังคงอยู่ระหว่างทนายความ และลูกค้า เทคโนโลยีการจองห้องพัก

บริษัทสถาปัตยกรรม

สถาปัตยกรรมที่ดี เกี่ยวข้องกับการนำแนวคิด การออกแบบที่เป็นนวัตกรรมมาสู่ชีวิต โดยใช้เหล็ก คอนกรีต และวัสดุอื่นๆ ตั้งแต่ต้นจนจบ การตัดสินใจ ทางสถาปัตยกรรมที่สำคัญ ที่สุดมักจะเกิดขึ้น ในห้องประชุม ด้วยเหตุนี้ ความต้องการ ผู้จัดการห้องประชุม จึงช่วยลดความไร้ประสิทธิภาพ ที่เกี่ยวข้องกับ การจัดการประชุมจริง เช่น ข้อขัดแย้งในการจองห้อง การแจ้งเตือนกิจกรรมไม่ถูกต้อง อุปกรณ์ห้องประชุมไม่ถูกต้อง เป็นต้น ปัญหาเหล่านี้ส่วนใหญ่ สามารถกำจัดได้โดยใช้ระบบที่คล้ายคลึงกันจาก  Meetio

ธนาคารและสถาบันการเงินอื่นๆ

สถาบันการธนาคาร และสินเชื่อกำหนดให้ลูกค้าแบ่งปันรายละเอียด ที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับการเงินของตน กฎหมายมีการคุ้มครองอย่างเข้มงวด ต่อข้อมูลส่วนตัวดังกล่าว ดังนั้น การประชุมเหล่านี้ ควรจัดในห้องส่วนตัวจริงๆ แนวทางนโยบายที่เคร่งครัด แบบเดียวกันนี้ใช้กับการประชุม ภายในธนาคารขององค์กร การประสานงาน กับคำขอห้องประชุมจำนวนมาก ในระดับองค์กรทำได้ดีที่สุดผ่านระบบจองห้องประชุมส่วนกลาง 

บริษัทจัดหางาน

บริษัทที่ประสบความสำเร็จ ต้องการพนักงาน ที่มีความสามารถสูง อย่างไรก็ตาม การดึงดูดผู้มีความสามารถที่ดีที่สุดนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย นี่คือที่มาของผู้สรรหา พวกเขาใช้เครือข่าย ที่กว้างขวางเพื่อเติมตำแหน่งงานว่างให้เร็วขึ้น อย่างไรก็ตาม การค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสม จะต้องมีการสัมภาษณ์หลายครั้ง ในพื้นที่ประชุมส่วนตัว จะมีวิธีใดที่มีประสิทธิภาพมาก ไปกว่าการใช้เทคโนโลยี การจองห้องประชุม 

บริษัทผลิตสินค้า

บริษัทผู้ผลิตทั้งหมด ต้องการความร่วมมืออย่างใกล้ชิด ระหว่างแผนกต่างๆ เพื่อนำผลิตภัณฑ์ใหม่ออกสู่ตลาด เวิร์กโฟลว์วงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ทั่วไป ประกอบด้วยการออกแบบสถาปัตยกรรม การสร้างต้นแบบทางวิศวกรรม การจัดหาชิ้นส่วน และการผลิตในขั้นสุดท้าย กิจกรรมทั้งหมดนี้จำเป็นต้องมีการจัดประชุมทางกายภาพบ่อยครั้ง บางครั้งมีทีมงาน กระจายอยู่ทั่วโลก ผ่านระบบการจัดการห้องประชุมแบบรวมศูนย์ พนักงานจากทุกที่สามารถจัดระเบียบ พื้นที่การประชุมทั่วโลกได้อย่างง่ายดาย ผู้เปลี่ยนเกมสำหรับทุกบริษัทในพื้นที่นี้ 

การเลือกทางออกที่ดีที่สุด

มีระบบการจองห้องพักมากมาย ในท้องตลาด แล้วคุณจะรู้ได้อย่างไร ว่าควรเลือกระบบใด? เช่นเดียวกับผลิตภัณฑ์ส่วนใหญ่ ทุกอย่าง ขึ้น  อยู่กับคุณสมบัติ

ตามหลักการแล้ว ระบบที่คุณเลือกควรเป็นระบบแบบครบวงจร ตัวอย่างเช่น Meetio เป็นชุดซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ มีแอพที่ช่วยให้ ผู้คนจองห้องประชุมได้ทุกที่ทุกเวลา จากนั้นการ จองจะแสดงโดยอัตโนมัติบนแท็บเล็ตนอกสถานที่ หรือแม้แต่ทีวี จอแบนเพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าห้องนั้นถูกจองที่ไหนและเมื่อไหร่ 

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469

วิธีเลือกระบบจองห้องประชุม มืออาชีพใช้เวลาโดยเฉลี่ย 50 เปอร์เซ็นต์ของสัปดาห์ในการประชุม เมื่อการค้นหาห้องประชุมอาจใช้เวลานานถึง 30 นาที นั่นเป็นเวลาที่ควรใช้ให้ดีกว่านี้ ซอฟต์แวร์การจองห้องช่วยให้พนักงานสามารถวางแผนการประชุมล่วงหน้า โดยทราบว่ามีพื้นที่และอุปกรณ์ที่ต้องการพร้อมและรออยู่ มาดูกันว่าการใช้ระบบจองห้องประชุมมีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอย่างไร และวิธีการเลือกระบบที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

ระบบจองห้องประชุมคืออะไร?

ระบบการจองห้องประชุมเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์แบบโต้ตอบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูและจองห้องว่างในสำนักงานได้ ผู้ใช้สามารถทำการจองโดยใช้คอมพิวเตอร์ ขณะเดินทางจากสมาร์ทโฟน หรือแม้แต่บนจอแสดงผลอัจฉริยะนอกห้องประชุม ด้วยการให้ผู้ใช้สามารถดูห้องว่างได้อย่างรวดเร็ว พวกเขาสามารถวางแผนกำหนดการได้ดีขึ้นตามเวลาที่ว่างที่พวกเขาต้องการ

จากนั้นผู้ใช้สามารถกลับเข้ามาและแก้ไขการจองหรือปล่อยห้องเมื่อไม่ต้องการอีกต่อไป ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องเดินเข้าไปในสำนักงาน สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจมั่นใจได้ว่าพวกเขาใช้พื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพและอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานโดยไม่ต้องเครียดกับการหาห้อง

ระบบจองห้องประชุมสามารถช่วย:

• ป้องกันการจองซ้ำซ้อน — ไม่มีระบบการจองที่ไม่ชัดเจนและล้าสมัยอีกต่อไปที่อนุญาตให้มีการจองซ้ำซ้อนหรือไม่แจ้งเตือนคุณเมื่อไม่ต้องการห้องอีกต่อไป แต่ระบบจองห้องประชุมจะแสดงห้องว่างตามเวลาจริงแทน
• เพิ่มการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาเข้าออฟฟิศเพื่อพบปะเพื่อนร่วมงานเป็นหลัก ผู้จัดการประชุมสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาจองห้องพร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกทั้งหมดที่ต้องการไว้ล่วงหน้า
• ลดค่าใช้จ่ายของห้องประชุมที่ไม่ได้ใช้งานโดยปรับปรุงการใช้ งาน — ลดค่าใช้จ่ายและความยุ่งยากของห้องประชุมที่จองไว้และไม่ได้ใช้งาน ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกสามารถพึ่งพาระบบการจองห้องประชุมเพื่อปล่อยห้องที่ไม่ได้ใช้ แจ้งให้ผู้ใช้ที่กำลังดูพื้นที่ว่างอีกครั้ง และอื่นๆ เพื่อช่วยปรับปรุงการใช้งานสถานที่ทำงาน
• ทำให้ห้องว่างโดยอัตโนมัติ ระบบการจองห้องประชุมที่ดีจะจองและปล่อยห้องทันทีที่ผู้จัดการประชุมทำการจองหรือยกเลิกการจอง
• ให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับกำหนดการและการเปลี่ยนแปลงการประชุม — ส่งการแจ้งเตือนและอีเมลถึงทุกคนที่อยู่ในการจองห้อง หากเวลา วันที่ ผู้เข้าร่วมประชุม หรือห้องมีการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย

วิธีเลือกระบบจองห้องประชุมสำหรับสำนักงานของคุณ

รู้ว่าปัญหาใดที่คุณต้องการแก้ไข

คุณไม่สามารถเลือกระบบห้องประชุมที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณได้ หากคุณไม่รู้ว่าความต้องการเหล่านั้นคืออะไร ดังนั้น ขั้นตอนแรกคือการกำหนดสิ่งที่คุณต้องการให้ระบบห้องประชุมของคุณสามารถทำได้ และจุดบกพร่องใด ๆ ที่คุณมีอยู่และต้องการแก้ไข

ในขั้นตอนนี้ เป็นการดีที่สุดที่จะให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักทั้งหมด รวมถึงผู้วางแผนพื้นที่ ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวก และผู้บริหารระดับสูง เพื่อเริ่มต้นการค้นหา แต่อย่าลืมสำรวจพนักงานเกี่ยวกับสิ่งที่ใช้การได้และสิ่งที่ไม่ได้อยู่ในระบบปัจจุบันของคุณและปัญหาใด ๆ ที่พวกเขาเผชิญอยู่เป็นประจำ นอกจากนี้ คุณควรย้อนกลับไปดูข้อร้องเรียนล่าสุดของพนักงานเกี่ยวกับปัญหาในห้องประชุมเพื่อดูปัญหาที่เกิดซ้ำโดยทั่วไป

ต่อไปนี้เป็นคำถามที่จะช่วยให้คุณเริ่มจำกัดความต้องการของคุณให้แคบลง:

• ผู้คนไม่จองห้องพักล่วงหน้าและตะเกียกตะกายหาที่ว่างในนาทีสุดท้ายใช่หรือไม่?
• คุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้พื้นที่การประชุมจริงหรือไม่
• คุณต้องการยกเลิกการจองซ้ำซ้อนหรือไม่มาปรากฏตัวหรือไม่?
• คุณต้องการป้ายดิจิตอลสำหรับห้องประชุมของคุณหรือไม่?

เมื่อคุณทราบแล้วว่าซอฟต์แวร์จองห้องประชุมของคุณต้องแก้ปัญหาอะไร ให้สร้างรายการสิ่งที่ต้องมีและสิ่งที่คุณต้องการจะประนีประนอม วิธีเลือกระบบจองห้องประชุม

ในขั้นตอนนี้ การกำหนดงบประมาณของคุณก็มีความสำคัญเช่นกัน หากคุณตกหลุมรักระบบระหว่างช่วงทดลองใช้งาน แต่ระบบมีราคาแพงเกินกว่าที่บริษัทของคุณสามารถจ่ายได้ คุณจะต้องผิดหวัง

ทำวิจัยของคุณ

มีระบบมากมายที่สามารถช่วยเปลี่ยนแปลงกระบวนการประชุมของคุณได้ ถึงเวลาเจาะลึกโซลูชันที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่มีและจับคู่คุณสมบัติและข้อเสนอกับรายการที่คุณต้องมี

กำจัดสิ่งที่ไม่ตอบสนองความต้องการของคุณหรือไม่สามารถรองรับธุรกิจที่มีขนาดของคุณ เก็บรายการ “อาจจะ” ของซอฟต์แวร์ที่อาจใช้งานได้ แต่คุณไม่แน่ใจ และสำหรับโซลูชันที่มีแนวโน้มสูง ให้เพิ่มไว้ที่ด้านบนสุดของรายการสำหรับขั้นตอนถัดไป

การทดลองและการสาธิตคือเพื่อนของคุณ

เมื่อนำเครื่องมือใหม่เข้ามา สิ่งสำคัญคือต้องลองทำสิ่งต่างๆ การสาธิตและช่วงทดลองเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำความเข้าใจว่าระบบการจองห้องประชุมสามารถทำงานในองค์กรของคุณได้อย่างไร การสาธิตจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อผู้สาธิตทราบปัญหาที่คุณต้องการแก้ไขและคุณลักษณะที่คุณต้องการอย่างยิ่ง ดังนั้นอย่าลืมแบ่งปันรายการของคุณก่อนการสาธิตใดๆ

หากคุณชอบรูปลักษณ์ของการสาธิต ให้ไปยังช่วงทดลองใช้งาน เริ่มต้นเล็ก ๆ โดยให้คนไม่กี่คนทดสอบสิ่งต่างๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคนกลุ่มนี้เป็นผู้ใช้ห้องประชุมจำนวนมาก — พวกเขาจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดเพื่อดูว่าซอฟต์แวร์แต่ละตัวตอบสนองความต้องการของคุณได้ดีเพียงใด นอกจากนี้ พึงระลึกไว้เสมอว่าคุณคิดว่าระบบจะปรับขนาดทั่วทั้งบริษัทของคุณได้ดีเพียงใด หากคุณพบปัญหา ข้อบกพร่อง หรือคุณไม่ชอบประสบการณ์ของผู้ใช้ ปัญหาเหล่านั้นมีแนวโน้มที่จะขยายใหญ่ขึ้นเมื่อคุณเปิดตัวในวงกว้างขึ้น

ทำความรู้จักกับบริษัทที่อยู่เบื้องหลังซอฟต์แวร์

คุณคงพอจะทราบแล้วว่าระบบใดที่คุณชอบมากที่สุดในตอนนี้ ที่นี่ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเจาะลึกลงไปในบริษัทที่ให้บริการซอฟต์แวร์ห้องประชุมที่คุณต้องการ

ต่อไปนี้เป็นคำถามสองสามข้อที่ควรพิจารณา:

• พวกเขามีการเริ่มต้นใช้งานแบบใดสำหรับลูกค้าใหม่
• พวกเขาให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องหรือไม่?
• จะใช้เวลานานแค่ไหนในการติดตั้งระบบใหม่?
• เงื่อนไขการชำระเงิน ค่าธรรมเนียมใบอนุญาต และค่าใช้จ่ายในการดำเนินการเป็นอย่างไร
• มีช่องว่างใด ๆ ในการกำหนดราคาโดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับหรือไม่?

เมื่อคุณพอใจแล้วว่าระบบที่คุณเลือกจะได้รับการรองรับอย่างดีและตรงกับความต้องการและงบประมาณของคุณ ก็ถึงเวลาตัดสินใจขั้นสุดท้าย!

6 คุณสมบัติระบบการจองห้องประชุมยอดนิยม

ไม่แน่ใจว่าคุณควรมองหาคุณลักษณะใดระหว่างการค้นหาใช่หรือไม่ นี่คือบางส่วนที่สำคัญที่สุด:

1. การบูรณาการ

การมีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณใช้ในธุรกิจของคุณ “พูดคุยกัน” ทำให้พวกเขามีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์การจองของคุณควรซิงค์กับโปรแกรมอีเมลและปฏิทินของพนักงานได้

การผสานรวมที่ยอดเยี่ยมช่วยให้ผู้ประสานงานการประชุมจัดเวลาที่เหมาะสมกับผู้เข้าร่วมมากที่สุด และส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลและคำเชิญในปฏิทินไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมแต่ละคนโดยอัตโนมัติ

2. แอพมือถือ

ด้วยการทำงานแบบผสมผสาน ผู้คนมักจะทำงานระหว่างเดินทางและพึ่งพาเครื่องมือการทำงานเวอร์ชันมือถือเพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบการจองห้องประชุมที่ดีควรใช้งานง่ายจากสมาร์ทโฟน และไม่ควรทำให้ผู้ใช้มือถือมีฟังก์ชันน้อยกว่าผู้ใช้เดสก์ท็อป

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจอง ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่มีแอพมือถือและตัวเลือกในการส่งการแจ้งเตือนไปยังอุปกรณ์ของคุณ

3. การแสดงห้องอัจฉริยะ

แผงแสดงผลอัจฉริยะนอกห้องประชุมแต่ละห้องช่วยให้คุณใช้ประโยชน์ได้สูงสุด

โดยจะอัปเดตอย่างรวดเร็วหากไม่มีใคร “เช็คอิน” เพื่อแจ้งว่ากำลังใช้ห้องอยู่ โดยปล่อยให้พนักงานหรือทีมอื่นใช้ห้อง คุณยังสามารถใช้ Smart Display เพื่ออัปเดตอย่างรวดเร็ว เช่น แจ้งให้ผู้สัญจรผ่านไปมาทราบว่าการประชุมกำลังดำเนินไปหรือเสร็จสิ้นก่อนกำหนด

นอกจากนี้ มาดูกันเลยพวกมันน่าดึงดูดยิ่งกว่ารายการกระดาษที่ติดไว้ที่ประตูเสียอีก

4. การวิเคราะห์

ความสำเร็จของระบบการจองห้องประชุมขึ้นอยู่กับการรู้ว่าผู้คนใช้มันอย่างไร

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจของคุณ คุณต้องการให้ซอฟต์แวร์ลดความซับซ้อนของข้อมูลจำนวนมากและให้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีที่พนักงานใช้ห้องประชุมของคุณ

ข้อมูลอันมีค่านี้ช่วยแจ้งการวางแผนพื้นที่ของคุณและปรับเปลี่ยนตามที่คุณสร้างพื้นที่สำนักงานที่ยืดหยุ่นเพื่อให้เหมาะกับความต้องการส่วนบุคคลของคุณและพนักงานของคุณ

5. การกู้คืนพื้นที่อัตโนมัติ

เราทุกคนรู้ว่ามันน่าหงุดหงิดแค่ไหนเมื่อคุณต้องการห้องประชุมและหาห้องประชุมไม่เจอ ในขณะที่คุณสามารถเห็นห้องที่ “จองแล้ว” ว่างเปล่า

ระบบการจองห้องประชุมที่ยอดเยี่ยมจะปล่อยพื้นที่ว่างหากผู้คนไม่มาหลังจากเวลาที่กำหนด วิธีการจองแบบอัตโนมัตินี้ช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์และทำให้การประชุมและพื้นที่ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

6. การจัดการผู้เข้าร่วม

ซอฟต์แวร์การจองห้องสามารถช่วยคุณในการบริหารงานและดูแลบ้านในการวางแผนการประชุม นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อจัดเตรียมบางสิ่งที่ต้องมีการติดตามการเข้าร่วมการประชุมขนาดใหญ่

ระบบการจองห้องประชุมที่ดีที่สุดจะช่วยให้คุณกำหนดระดับความจุและจำกัดเวลาได้ — ไม่มีการประชุมที่แน่นเกินไปและดำเนินไปจนสายอีกต่อไป

นอกจากนี้ คุณควรมองหาระบบที่ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้เข้าร่วมเพื่อเตือนพวกเขาเกี่ยวกับการประชุมที่กำลังจะมาถึง และสามารถบันทึกผู้เข้าร่วมที่ “อาจจะ” หรือ “ปฏิเสธ” ได้

Smartway2 ช่วยให้ธุรกิจและพนักงานทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น

เราไม่สามารถจัดทำคำแนะนำทั้งหมดเกี่ยวกับการเลือกระบบการจองห้องประชุมได้โดยไม่สวมหมวกของเราเอง! ที่Smartway2ซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมของเราช่วยให้การทำงานร่วมกันประสบความสำเร็จโดยช่วยให้พนักงานจัดกำหนดการประชุมได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายจากทุกที่ การวิเคราะห์และการรายงานการใช้งานที่มีประสิทธิภาพของเราทำให้ง่ายต่อการดูว่าสิ่งใดใช้การได้และสิ่งใดที่ต้องเปลี่ยนแปลง และเรารวมเข้ากับเครื่องมือที่ธุรกิจของคุณใช้อยู่แล้วอย่างราบรื่น ทำให้การนำไปใช้และการใช้งานเป็นเรื่องง่ายและไม่เจ็บปวด

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469

การจองห้องประชุมง่ายๆ เรียนรู้วิธีเลือกและนำระบบการจองห้องประชุมไปใช้ในที่ทำงานของคุณ ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่คล่องตัวไม่มีสองวัน —ห่า ไม่มีสองชั่วโมง—ดูเหมือนเดิม พนักงานควรมีสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรในที่ทำงานที่จำเป็นต่อการทำงาน บางครั้งนั่นหมายถึงการทำงานที่มีสมาธิในพื้นที่เงียบสงบ หรืออาจเป็นการระดมความคิดระหว่างกลุ่มเพื่อรับประทานอาหารกลางวันในครัว จากนั้นจึงรวมตัวกันเพื่อประชุมทีมในช่วงบ่าย

หนึ่งในทรัพยากรที่สำคัญที่สุดในที่ทำงานคือห้องประชุม ระบบการจองห้องประชุมที่ราบรื่นช่วยให้พนักงานจองห้องสำหรับการประชุมล่วงหน้าได้ สิ่งนี้จะเพิ่มโครงสร้างให้กับ สถานที่ทำงาน ที่ยืดหยุ่น คุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากสถานที่ทำงานและเวลาของพนักงานของคุณ ด้วยระบบจองห้องประชุม อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเลือกและนำไปใช้ในที่ทำงานของคุณ

ระบบจองห้องประชุมคืออะไร?

ระบบจองห้องประชุมเป็นเครื่องมือส่วนกลางสำหรับจองห้องประชุมและห้องประชุม ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการจองห้องพักและช่วยให้พนักงานหลีกเลี่ยงความยุ่งยากที่เกิดขึ้นเมื่อกลุ่มมากกว่าหนึ่งกลุ่มต้องการห้องในเวลาเดียวกัน ผลลัพธ์? สถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพและพนักงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

ในทางปฏิบัติซอฟต์แวร์การจัดตารางห้อง ของคุณ ควรซิงค์กับเทคโนโลยีที่ทำงานอื่นๆ ได้อย่างราบรื่น ห้องประชุมแต่ละห้องควรมีหน้าจอแสดงผลภายนอกห้องที่เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ โดยแสดงปฏิทินว่าใครจองไว้และเมื่อใด ระบบการจองห้องประชุมที่ดีไม่เพียงแต่ช่วยให้พนักงานสามารถจองห้องได้จากหน้าจอการจัดตารางเวลาเท่านั้น แต่ยังสามารถจองจากคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้อีกด้วย

ประโยชน์ของระบบจองห้องประชุม

ระบบจองห้องประชุมทำให้ขั้นตอนการจองง่ายขึ้น ในการสำรวจที่จัดทำโดยซีบีอาร์อี 85% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าพวกเขาใช้ระบบการจองเพื่อจองห้องประชุม การจองห้องประชุมง่ายๆ

การมีระบบจองห้องประชุมให้ประโยชน์หลายประการ ตัวอย่างเช่น สามารถช่วยคุณ:

ติดตามการใช้ห้องและห้องว่างตามเวลาจริง

ผู้คนสามารถดูห้องที่เปิดให้ใช้งานและวางแผนตามนั้น ระบบการจองห้องสามารถช่วยนายจ้างหลีกเลี่ยงการจองพื้นที่สำนักงานซ้ำซ้อนและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาห้องเมื่อพวกเขามั่นใจว่าได้จองพื้นที่ที่ต้องการในระบบการจองห้องแล้ว

ผู้คนสามารถใช้ระบบการจองห้องประชุมเพื่อจัดกำหนดการและเชิญผู้อื่นเข้าร่วมการประชุมระดมสมอง การขายทางโทรศัพท์ เซสชันการฝึกอบรมพนักงานรายสัปดาห์ และการประชุมที่จำเป็นอื่นๆ การจองห้องทำให้คุณไม่ต้องคาดเดาว่าจะจัดการประชุมของทีมที่ไหน

ใช้ประโยชน์สูงสุดจากพื้นที่สำนักงานของคุณ

แม้ในขณะที่ผู้คนจองห้องสำหรับการประชุม แผนสามารถเปลี่ยนแปลงได้ อาจมีผู้เข้าร่วมบางคนตัดสินใจทำงานจากสถานที่อื่นในวันนั้น หรือมีการกำหนดตารางการประชุมใหม่ ระบบจองห้องที่เตือนให้ผู้คนเช็คอินช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานกำลังใช้พื้นที่ที่พวกเขาจองไว้จริงๆ และถ้าพวกเขาลืมหรือไม่ต้องการพื้นที่นั้นแล้ว คนอื่นๆ ในสำนักงานก็น่าจะใช้พื้นที่นั้นแทนได้ ระบบการจองห้องประชุมสามารถช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างในห้องที่ไม่ได้ใช้โดยปล่อยการจองหากยังไม่มีใครเช็คอินหลังจากเริ่มการประชุมแล้ว

วางแผนสำหรับความต้องการในปัจจุบันและอนาคต

ติดตามเวลาและวิธีที่พนักงานใช้พื้นที่สำนักงานด้วยการวิเคราะห์สถานที่ทำงานจากระบบการจองห้องประชุมของคุณ ซึ่งดีกว่าการพยายามติดตามข้อมูลด้วยตนเองในสเปรดชีตหรือการไม่มีข้อมูลเลย เมื่อคุณรู้ว่าห้องใดถูกใช้งานและเมื่อใด คุณก็สามารถวางแผนสำหรับความต้องการด้านอสังหาริมทรัพย์ของคุณได้

คุณลักษณะที่ต้องระวังในระบบการจองห้องประชุมที่ดีที่สุด

ขั้นตอนการสำรองห้องประชุมของคุณควรมีความยืดหยุ่นพอๆ กับที่ทำงานของคุณ เมื่อคุณกำลังเลือกซื้อระบบที่เหมาะสม คุณควรพิจารณาฟีเจอร์ที่ช่วยให้จอง จัดกำหนดการใหม่ และยกเลิกการประชุมได้ง่าย

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบของคุณใช้งานง่ายสำหรับพนักงาน สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือเพิ่มงานพิเศษให้กับพนักงานของคุณซึ่งเต็มจานแล้ว! นึกถึงความต้องการของพนักงานเป็นอันดับต้นๆ ในขณะที่คุณประเมินคุณลักษณะทั้งหกนี้:

1. การวิเคราะห์การใช้พื้นที่ – โดยทั่วไปแล้วพนักงานของคุณจองการประชุมล่วงหน้าหรือเรียกประชุมเฉพาะกิจหรือไม่ มีกี่คนในการประชุมทั่วไป? การประชุมถูกเก็บหรือยกเลิกบ่อยแค่ไหน? ข้อมูลนี้สามารถแจ้งนโยบายการทำงานและการตัดสินใจในสำนักงานของคุณได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าห้องของคุณมีการใช้งานน้อยเกินไป คุณอาจต้องการเปลี่ยนห้องประชุมบางส่วนให้เป็นพื้นที่เปิดโล่ง หากห้องของคุณถูกจองเกิน คุณอาจต้องการเปลี่ยนพื้นที่อื่นเป็นห้องประชุม หรือส่งเสริมการทำงานแบบผสมผสาน มาก ขึ้น
2. ฟังก์ชันที่ใช้งานง่าย – คุณต้องการให้ระบบของคุณใช้งานง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ควรปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานไม่ใช่เพิ่มความเครียดให้กับมัน สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นด้วยฟีเจอร์ที่ช่วยให้พนักงานเช็คอินในห้องเพื่อเริ่มการประชุม จบก่อนกำหนดเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในการจอง และจองหรือเปลี่ยนการประชุมจากอุปกรณ์ของพวกเขาได้ทุกที่ การจองห้องประชุมง่ายๆ
3. กำหนดการแสดงผล – ดูความสามารถในการแสดงผลของระบบของคุณ หน้าจอห้องประชุมควรอ่านง่ายและเข้าใจง่าย ตัวอย่างเช่น หน้าจอห้องประชุมอาจมีตัวบ่งชี้สีเพื่อระบุสถานะ: สีแดงสำหรับใช้งาน สีเขียวสำหรับพร้อมใช้งาน นอกจากนี้ยังควรแสดงกำหนดการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น เพื่อให้ผู้จองสามารถหาพื้นที่เปิดสำหรับการประชุมในอนาคต
4. การควบคุมความเป็นส่วนตัว – แน่นอน การประชุมบางอย่างเป็นความลับ และคุณอาจไม่ต้องการให้รายละเอียดทั้งหมดของคุณแสดงบนหน้าจอให้ทุกคนได้เห็น มองหาระบบที่มีการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่ปรับแต่งได้ เพื่อให้พนักงานสามารถจองการประชุมแบบส่วนตัวได้หากจำเป็น
5. การ แจ้งเตือนที่สะดวก – ระบบการจองห้องประชุมของคุณควรซิงค์กับแพลตฟอร์มการสื่อสารในที่ทำงานของคุณด้วย เพื่อให้การแจ้งเตือนทั้งหมดอยู่ในที่เดียวและอัปเดตตามเวลาจริง มองหาการผสานรวมกับ Slack, Microsoft, Skype—ไม่ว่าทีมของคุณจะใช้ในการจัดระเบียบและจัดตำแหน่ง—เพื่อรับการแจ้งเตือนการเช็คอิน การยกเลิก และการจอง
6. การ แจ้งเตือนผู้ดูแลระบบ – หากห้องใดเคยออฟไลน์ คุณจะต้องการทราบ มองหาคุณลักษณะการแจ้งเตือนของผู้ดูแลระบบ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถรับรู้ข่าวสารเกี่ยวกับห้องประชุมของตน และหลีกเลี่ยงความสับสนในภายหลัง

คอยสังเกตคุณสมบัติที่ใช้ได้กับที่ทำงานของคุณ ในตอนท้ายของวัน ระบบการจองห้องประชุมที่ดีที่สุดคือระบบที่คุณไม่สังเกตเห็นด้วยซ้ำ เพราะระบบนี้ทำงานได้อย่างราบรื่นกับการดำเนินงานประจำวัน

ติดตั้งระบบจองห้องประชุม

การตั้งค่าระบบการจองห้องประชุมของคุณควรตรงไปตรงมา เมื่อคุณเลือกเครื่องมือซอฟต์แวร์การจองห้องแล้ว ให้เชื่อมต่อกับปฏิทินที่ทำงานของคุณ ห้องประชุมทุกห้องควรมีปฏิทินบนคลาวด์ของตนเองอยู่แล้ว เช่น Google ปฏิทินหรือ Microsoft Office 365 ซึ่งพนักงานใช้ในการจองห้อง แต่ด้วยระบบการจองห้องเช่นEnvoy Roomsพนักงานจะมีวิธีต่างๆ ในการจองห้องมากขึ้น: ทางโทรศัพท์ ปฏิทินงาน แอพส่งข้อความอย่าง Slack หรือ MS Teams หรือผ่านหน้าจอที่ประตู

เมื่อพูดถึงจอแสดงผล คุณจะต้องการให้แต่ละห้องมีห้องของตัวเองเพื่อให้เห็นได้ชัดเจนว่าห้องว่างหรือว่างเมื่อใด และกำหนดการประชุมอื่นๆ อะไรบ้าง อย่าลืมเลือกระบบจองห้องประชุมที่ใช้ฮาร์ดแวร์ที่หาง่าย เช่น iPad หรือแท็บเล็ต Android เมื่อห้องของคุณแสดง เมื่อคุณเชื่อมต่อปฏิทินห้องของคุณกับระบบจองห้องประชุมแล้ว ให้จับคู่แท็บเล็ตแต่ละเครื่องกับทุกห้องเพื่อตั้งค่าการแสดงผลของคุณ

เมื่อคุณพร้อมให้พนักงานเริ่มใช้ระบบการจองห้องพักใหม่ อย่าลืมประกาศในหลายช่องทาง (อีเมล การประกาศผ่านช่องทาง ในการประชุมทั่วทั้งบริษัท ฯลฯ) คุณยังสามารถเตือนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดแก่พนักงานเมื่อจองห้องประชุม

อัปเกรดสถานที่ทำงานของคุณ

เนื่องจากพื้นที่ทำงานแบบไฮบริด คล่องตัว และยืดหยุ่นกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น การสร้างพื้นที่ที่รองรับตารางเวลาและสไตล์การทำงานอาจเป็นเรื่องยาก แต่ด้วยเทคโนโลยีสถานที่ทำงานที่เหมาะสม คุณสามารถจัดการพื้นที่ของคุณ ปรับเวลาของพนักงานให้เหมาะสม และสร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันที่แข็งแกร่ง ระบบการจองห้องประชุมที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้พนักงานของคุณค้นหาพื้นที่ที่พวกเขาต้องการได้ง่ายขึ้น เมื่อพวกเขาต้องการ ซึ่งช่วยให้พนักงานมีประสิทธิผลและมีส่วนร่วมมากขึ้น

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469

ปรับปรุงระบบจองห้องประชุม การระบาดใหญ่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในวิธีการทำงานของเรา หนึ่งในการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่สุด คือการยอมรับการทำงานแบบผสมผสาน

หลายบริษัทยอมรับการทำงานแบบผสมผสาน โดยปรับใช้แนวปฏิบัติ ในการทำงานที่ยืดหยุ่น ซึ่งช่วยให้ผู้คนสร้างสมดุล ระหว่างการทำงานจากที่บ้าน กับการทำงานในสำนักงาน

เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการ ทำงานแบบผสมผสาน คุณต้องมีระบบจองห้องประชุม ที่คล่องตัวซึ่งปรับพื้นที่และทรัพยากรห้อง ของคุณให้เหมาะสมที่สุด และตอบสนองต่อความต้อง การโต๊ะและห้องประชุมที่ผันผวนตามเวลาจริง

ที่ Clearrooms เราอยู่ที่นี่เพื่อทำให้การจอง ห้องพักเป็นเรื่องง่าย ระบบการจองที่ใช้งานง่ายสามารถปรับปรุงวิธีการจัดตาราง เวลาการจองห้องพักให้ทันสมัย ​​ทำให้กระบวนการจัดการพนักงานและห้องพักเป็นไปอย่างราบรื่น

ต่อไปนี้คือรายละเอียด คุณลักษณะที่สำคัญของระบบ การจองห้องประชุม

ลงทะเบียนง่าย

วิธีการทำงานของเรามีการพัฒนา ด้วยความต้องการพื้นที่การประชุม ที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และการจองห้องประชุมที่เพิ่มขึ้น เราจำเป็นต้องสามารถ จองห้องได้ทันที

ด้วยเหตุนี้ ระบบการจองห้องพัก จึงจำเป็นต้องทำให้ผู้ใช้ พร้อมใช้งานได้อย่างรวดเร็ว กระบวนการเริ่มต้นใช้ งานจะต้องง่ายดาย

เราทำให้การตั้งค่า Hot Desking เป็นเรื่องง่ายด้วยแอป Clearooms ด้วยขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน คุณก็พร้อมที่จะเริ่มจัดการการใช้โต๊ะทำงาน ในสำนักงานของคุณ

เพียงตั้งชื่อสำนักงานของคุณ อัปโหลดแผนผังชั้น เพิ่มโต๊ะที่สามารถจองได้ จากนั้นเชิญพนักงานของคุณ

แผนผังชั้นแบบโต้ตอบ

ซอฟต์แวร์การจองห้องพักจะมีประสิทธิภาพ ผู้ใช้ต้องสามารถเห็นห้องว่างได้ทันที

แผนผังชั้นแบบ อินเทอร์แอคทีฟของ Clearrooms พร้อมระบบสัญญาณไฟ จราจรที่เรียบง่าย ช่วยให้ผู้ชมทราบสถานะห้องและ โต๊ะทำงานแบบเรียลไทม์ ดูสิ่งที่จองและสิ่งที่ฟรี ด้วยการแตะหน้าจอเพียงไม่กี่ครั้ง

แผนผังชั้นเหล่านี้ยังมีประโยชน์ จากมุมมองเชิงวิเคราะห์อีกด้วย ระบบสามารถช่วยคุณ วิเคราะห์ข้อมูลการใช้สิ่งอำนวยความสะดวก ในห้องและโต๊ะทำงาน ตลอดจนดึงข้อมูลเกี่ยวกับ พฤติกรรมของผู้ใช้

ด้วยการรวมข้อมูลนี้เข้าด้วยกัน คุณสามารถส่งเสริม การใช้พื้นที่ห้องประชุมอันมีค่า ของคุณอย่างคุ้มค่ามากขึ้น

เมื่อเวลาผ่านไป สิ่งนี้จะช่วยคุณลดต้นทุน ค่าโสหุ้ยและส่งผลดีต่อผลกำไรของคุณ

เสร็จสิ้นการปรับแต่ง

ซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมของคุณควรปรับแต่งได้ เพื่อให้ผู้คนสามารถค้นหาห้อง ที่ตรงกับความต้องการเฉพาะของตนได้ง่าย

แอพของ Clearooms มีตัวเลือกสำหรับโหมดความ เป็นส่วนตัวและเป็นมิตร กับสิ่งแวดล้อมที่จะเปิดใช้งาน พร้อมกับความสามารถในการบล็อกโต๊ะ ทำงานสำหรับพนักงาน ที่ได้รับมอบหมายอย่างถาวร

แต่การปรับแต่งสามารถไปได้ไกลกว่านี้ ด้วย Clearooms เราได้เพิ่มฟังก์ชันการสร้างแบรนด์ เพื่อช่วยให้คุณสร้างแอปของคุณเอง

ซึ่งรวมถึงการสร้างแบรนด์ ของการประชุมรายบุคคล – เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุม ได้รับการต้อนรับที่น่าประทับใจ – และการติดป้ายชื่อการประชุมแผนกซึ่งจะทำให้ชัดเจนว่าใครอยู่ในห้องประชุมและเมื่อใด

คุณยังสามารถเพิ่มชื่อห้อง ให้กับอุปกรณ์แต่ละเครื่อง เพื่อให้ผู้เยี่ยมชมหรือพนักงาน ใหม่รู้ว่าต้องไปที่ใด

โหมดความเป็นส่วนตัวทำให้คุณ สามารถทำเครื่องหมายการประชุมเป็นส่วนตัว และแสดงข้อมูลได้จำกัด

การรวมระบบดิจิทัลอย่างราบรื่น

การผสานรวมซอฟต์แวร์ผู้จัดการห้อง ประชุมของคุณแบบดิจิทัล ผ่านแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ทำให้ผู้คนเช็คอินและจองโต๊ะ ได้ง่ายเมื่ออยู่ข้างนอก ปรับปรุงระบบการจองห้องประชุม

คุณสามารถทำให้ระบบการจองห้อง ประชุมของคุณปลอดภัยได้โดยใช้ single sign บน SSO

การซิงโครไนซ์ข้ามแพลตฟอร์มกับ Google ปฏิทินและปฏิทิน Office 365/Outlook ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการจองห้องพักตั้งแต่ต้นจนจบ ปรับปรุงระบบจองห้องประชุม

Clearrooms ยังไม่เชื่อเรื่องพระเจ้าในอุปกรณ์อีกด้วย การทำงานบนหลายแพลตฟอร์ม รวมถึง G Suite และผลิตภัณฑ์ของ Microsoft ทำให้ไม่จำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์ใหม่

การจองแบบไม่สัมผัส

ในยุคหลังโควิดนี้ ระบบจองห้องประชุม แบบไม่ต้องสัมผัสช่วยให้ผู้ใช้สบายใจได้

ผู้คนสามารถใช้แอปแบบไร้สัมผัสของ Clearooms เพื่อค้นหาและจองห้องประชุม โดยไม่จำเป็นต้องแตะหน้าจอคอมพิวเตอร์สาธารณะหรือลงชื่อเข้าใช้งาน

สามารถใช้โทรศัพท์เพื่อยืนยัน เข้าร่วม และสิ้นสุดการประชุมจากระยะไกล ทั้งหมดนี้ทำได้โดยการสแกนรหัสการประชุม

นอกจากนี้ คุณยังสามารถคำนึงถึงกฎการเว้นระยะห่างทางสังคมที่ปรับแต่งได้ และแบบสอบถามด้านสุขภาพเพิ่มเติมสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมก่อนทำการจอง

การวิเคราะห์ประสิทธิภาพที่มีประโยชน์

ระบบการจองห้องพักที่มีความชำนาญ จะไม่เพียงแต่ให้ฟังก์ชันการจองห้องพัก ขั้นพื้นฐานแก่คุณเท่านั้น แต่ยังมีคุณลักษณะการวิเคราะห์ ที่ได้รับการปรับปรุง รวมถึงความสามารถในการเรียก ใช้รายงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพ และความต้องการ

ด้วยเหตุนี้ คุณจะสามารถรับ ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า เกี่ยวกับเขตเวลายอดนิยม และวิเคราะห์ความต้องการที่เพิ่มขึ้นและต่อเนื่องได้

ด้วยแอปของ Clearooms คุณยังสามารถเรียกใช้รายงานที่กำหนดเองโดยละเอียดเกี่ยวกับการใช้พื้นที่ของคุณ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างเลย์เอาต์ของห้องที่ไม่เพียงเป็นมิตรกับผู้ใช้ แต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ของคุณอย่างเต็มที่

ปิดความคิด

หากระบบการจองห้อง ประชุมของคุณมีองค์ประกอบ ที่จำเป็นเหล่านี้ ไม่เพียงแต่ช่วยเสริมประสิทธิภาพ การทำงานของพนักงานเท่านั้น แต่ยังช่วยลดของเสียโดยการใช้ทรัพยากร อย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อผลกำไรของคุณ

ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจองโต๊ะและห้องแบบ all-in-one ของ Clearooms และวิธีการที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบริษัทของคุณ

ลงทะเบียนเพื่อ ทดลองใช้ฟรี โดยไม่มีข้อผูกมัดวันนี้ คุณสามารถใช้คุณสมบัติทั้งหมดของ Clearooms ได้ฟรีเป็นเวลาหนึ่งเดือน นอกจากนี้ ไม่จำเป็นต้องชำระเงินล่วงหน้า และคุณไม่มีข้อผูกมัดในการสมัครสมาชิกในภายหลัง

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469

การทำงานแบบผสมผสาน การระบาดใหญ่ของโควิด-19 ทั่วโลกได้เปลี่ยนวิธีการทำงานของบริษัทและสำนักงานไปตลอดกาล มีเพียงเปอร์เซ็นต์เล็กน้อยเท่านั้นที่ก่อนหน้านี้ทำงานจากที่บ้าน ในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ เกือบทุกคนทำ

ผลผลิตโดยทั่วไปยังคงเท่าเดิมหรือเพิ่มขึ้น โดยคนงานจำนวนมากให้การตอบรับเชิงบวกเช่นกัน ปัจจุบัน หลายบริษัทกลับมาที่สำนักงานแล้ว บางบริษัทพยายามที่จะคงการทำงานแบบยืดหยุ่นหรือแบบผสมผสานไว้

คำจำกัดความของการทำงานแบบผสมผสานนั้นค่อนข้างจะลื่นไหล แต่ในระยะสั้น หมายความว่าพนักงานแบ่งเวลาระหว่างการทำงานจากระยะไกล (ปกติที่บ้าน) และในสำนักงาน ไม่มีกฎใดที่เหมาะกับทุกขนาด แต่ความยืดหยุ่นเป็นพื้นฐานของรุ่นไฮบริดใดๆ ขึ้นอยู่กับองค์กร อัตราส่วนสามารถคงที่หรือต่อรองได้ ไม่ใช่ 9 ต่อ 5 ห้าวันต่อสัปดาห์

เมื่อการทำงานแบบผสมผสานได้รับความนิยมมากขึ้น บทความนี้จะสำรวจประโยชน์สูงสุด (และความท้าทายบางประการ) ของรูปแบบการทำงานแบบผสมผสาน – นี่อาจเป็นรูปแบบการสร้างสรรค์ในศตวรรษที่ 21 ในอุดมคติได้หรือไม่

ความยืดหยุ่น

การทำงานที่ยืดหยุ่นสามารถช่วยดึงดูดและรักษาพนักงานไว้ได้ เพิ่มความพึงพอใจในการทำงาน คุณภาพชีวิตที่ดี และขวัญกำลังใจของพนักงาน

ผู้เริ่มต้นด้วยตนเองจำนวนมากชื่นชมข้อเสนอการทำงานแบบผสมผสานที่ยืดหยุ่น หลังจากทำงานจากที่บ้านเป็นเวลานาน บางคนให้ความสำคัญกับ ‘การสนทนาด้วยน้ำเย็น’ และพลังสร้างสรรค์ในสำนักงานมากยิ่งขึ้น แต่พวกเขาก็รักอิสระที่จะทำงานคนเดียวโดยไม่ถูกขัดจังหวะ ชั่วโมงการทำงานที่เหมาะสมกับชีวิตของพวกเขาคือโบนัสอีกประการหนึ่ง

บริษัทที่ตัดสินใจลดขนาดพื้นที่สำนักงานและปรับเป็นรูปแบบการทำงานแบบผสมผสานอาจกลายเป็นมาตรฐานทั่วสหราชอาณาจักร โต๊ะทำงานทั้งหมดจะ ‘ฟรี’ และพนักงานใช้ร่วมกันในวันต่างๆ เรียกว่า โต๊ะทำงานส่วนกลาง

แม้แต่ในสำนักงานที่มีการจัดสรรที่นั่ง เครื่องมือการจัดการสถานที่ทำงาน เช่น แอพของ Clearooms สามารถช่วยตรวจสอบความจุและตัดสินใจว่าควรทำงานวันไหนโดยการตรวจสอบห้องว่างและใครจองไว้ในสำนักงานแล้ว

เนื่องจากไม่มีที่นั่งที่แน่นอนและวันที่ยืดหยุ่น พนักงานหลายคนรายงานว่าพวกเขามีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานที่หลากหลายมากขึ้น ทำให้มีขอบเขตมากขึ้นสำหรับการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกด้วย

เพิ่มผลผลิตและความคิดสร้างสรรค์

พนักงานที่รู้สึกว่าได้รับความไว้วางใจให้จัดการสภาพแวดล้อม ปริมาณงาน และเวลา มักจะรู้สึกว่าได้รับอำนาจจากความพึงพอใจในงานที่เพิ่มขึ้นและการขาดงานลดลง เอาต์พุตควรสะท้อนถึงสิ่งนี้

หลายคนพบว่าเป็นการยากที่จะมีสมาธิในสภาพแวดล้อมสำนักงานแบบเดิมๆ เสียงรบกวนในพื้นหลังอาจทำให้เสียสมาธิ ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน สำหรับบางคน การสนทนาทางวิดีโอจากที่บ้านเป็นวิธีที่ง่ายกว่าในการ ‘ปรับแต่ง’ ไปที่สำนักงาน สำหรับคนอื่นๆ การไปที่สำนักงานในบางวันเพื่อประชุมตามเป้าหมายคือคำตอบ การทำงานแบบผสมผสาน

งานสร้างสรรค์และ/หรืองานกลุ่มอาจจัดการได้ดีกว่าในสำนักงาน ส่วนงานเขียนหรืองานที่มีสมาธิสูงทำที่บ้านในที่ที่ (และเมื่อ) เงียบ

ผู้จัดการสามารถโฟกัสน้อยลงว่าใครอยู่ที่โต๊ะทำงานและสนใจผลลัพธ์มากขึ้น เพียงเพราะมีคนอยู่ด้วยไม่ได้หมายความว่าพวกเขากำลังทำงานอย่างมีประสิทธิผล

เวลามากขึ้น

การแลกเปลี่ยนเวลาเดินทางกับสิ่งอื่นสามารถช่วยเพิ่มสุขภาวะทางร่างกายและจิตใจได้อย่างแท้จริง พนักงานจำนวนมากรายงานว่ามีเวลาให้ครอบครัวและดูแลตนเองมากขึ้นโดยไม่ต้องเดินทางทุกวัน

ผู้ดูแลระบบบ้านและชีวิตสามารถบีบก่อนและหลังเลิกงานหรือในมื้อกลางวันและไม่ปล่อยให้เมา สิ่งนี้ทำให้วันหยุดสุดสัปดาห์มีเวลาว่างมากขึ้นและช่วยเพิ่มปัจจัยด้านความรู้สึกที่ดี

เวลานั้นสามารถใช้เพื่อพัฒนาตนเอง เช่น การเพิ่มพูนทักษะหรือเข้าคลาสออกกำลังกาย และพวกเขามีแนวโน้มที่จะทำอย่างนั้นจริงๆ โดยปราศจากสิ่งรบกวนในที่ทำงาน

ความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือ

ด้วยการกลับมาที่สำนักงานช้า ความปลอดภัยยังคงเป็นข้อกังวลอย่างแท้จริงในโลกหลังการระบาดใหญ่ พนักงานบางคนแทบรอไม่ไหวที่จะกลับมา คนอื่นอาจเฉยเมยมากกว่า

จำเป็นต้องมีการจัดการอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติงานและสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย การเว้น ระยะห่างทางสังคมในที่ทำงานเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้บริษัทยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนดของ COVID และลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุด

แอพของ Clearooms สามารถอำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ได้ด้วยการทำให้ง่ายต่อการดูว่าจะมีพนักงานกี่คนในสำนักงาน ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง และจองโต๊ะหรือห้องประชุมที่มีระยะห่างอย่างระมัดระวัง

ประหยัดทรัพยากร

พนักงานสามารถประหยัดเงินที่พวกเขาจะต้องใช้ในการเดินทาง รวมทั้งของจิปาถะ เช่น กาแฟ อาหารกลางวัน หรือซื้อของ การเดินทางที่น้อยลงยังหมายถึงการใช้พลังงานและมลพิษที่น้อยลงด้วย

ในทำนองเดียวกัน หากสำนักงานมีระเบียบการแต่งกายที่เข้มงวดหรือสุภาพ พนักงานสามารถประหยัดเงิน – และทรัพยากร – โดยไม่จำเป็นต้องซื้อชุดทำงานแยกต่างหาก การทำงานแบบผสมผสาน

มีข้อดีสำหรับบริษัทที่นี่เช่นกัน เนื่องจากหลายบริษัทย้ายไปที่สำนักงานขนาดเล็ก ซึ่งตอนนี้พนักงานไม่ได้ทำงานทุกวัน ซึ่งหมายถึงค่าเช่าที่น้อยลงและค่าสาธารณูปโภคที่ลดลงและใช้ทรัพยากรน้อยลง การใช้ระบบการจองห้องหรือโต๊ะทำงาน เช่น Clearooms ทำให้การจัดการเวลาในสำนักงานเป็นเรื่องง่ายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานให้สูงสุด

ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน

สุขภาพจิตและความเป็นอยู่ที่ดีมีความสำคัญ เช่นเดียวกับสิ่งใดก็ตามที่สามารถปรับปรุงให้ดีขึ้น ลดความเครียด และป้องกันความเหนื่อยหน่าย บริษัทจำเป็นต้องให้ประสบการณ์ของพนักงานสูงสุด

ตัวเลือกสำนักงานสามารถช่วยให้พื้นที่ในบ้าน ‘ศักดิ์สิทธิ์’ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคนอายุน้อยหรือผู้ที่อาศัยอยู่ในเขตเมืองซึ่งพื้นที่น่าจะมีราคาสูง และพวกเขาอาจไม่มีห้องไว้สำหรับทำงานเพียงอย่างเดียว

การประชุมหรือการนำเสนอใดๆ ที่อาจมีแรงกดดันสูงหรือยากสามารถทำได้ในสำนักงานเพื่อให้เป็นมืออาชีพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ยังช่วยป้องกันไม่ให้บ้านกลายเป็นสถานที่แห่งความเครียดหรือความวิตกกังวลอีกด้วย

ความสามารถในการออกกำลังกายในเวลาพักเที่ยงหรือในช่วงเวลาก่อนหน้านี้สำหรับการเดินทางไป/กลับจากที่ทำงานอาจเป็นข้อดีอย่างมาก สามารถใช้เวลากับเพื่อนและครอบครัวได้มากขึ้น เช่น ลดการดูแลลูกหรือมีเวลาพักผ่อนมากขึ้นในช่วงสุดสัปดาห์ ทั้งหมดนี้สามารถช่วยจัดการกับความเครียดและเพิ่มคุณภาพชีวิตของพนักงาน

ข้อเสียของการทำงานแบบผสมผสาน

เนื่องจากรูปแบบการทำงานแบบผสมผสานนั้นค่อนข้างใหม่ จึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะเกิดการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมสำหรับองค์กรและบุคคลจำนวนมาก ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการที่เกิดขึ้นเอง ความท้าทายสามารถเอาชนะได้อย่างแน่นอนด้วยเวลา การฝึกอบรม การป้อนข้อมูลจากฝ่ายบริหาร และความร่วมมือ ปัญหาที่แตกต่างกันอาจส่งผลกระทบต่อบางกลุ่มและข้อมูลประชากรมากกว่ากลุ่มอื่นๆ

การแยกที่มีศักยภาพเป็นเรื่องใหญ่ คนที่มีคู่ชีวิต ลูกสามคน และสุนัขหนึ่งตัวอาจเพลิดเพลินกับความสงบและเงียบสงบของการทำงานในบ้านที่ว่างเปล่า แต่สำหรับคนอื่นๆ ที่อยู่คนเดียว สำนักงานให้เส้นชีวิตทางสังคมและความรู้สึกของชุมชนที่จำเป็นมาก

พนักงานบางคนพยายามสร้างวินัยให้กับตนเองในเรื่องเวลาทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ วิธีนี้ทำได้ทั้งสองทาง บางอย่างทำได้ไม่เพียงพอ ในขณะที่บางอย่างไม่สามารถขีดเส้นใต้วันทำงาน ไม่ดี

บริษัทต่างๆ อาจต้องทำงานร่วมกับพนักงานในประเด็นต่างๆ เช่น ทุกคนพยายามดิ้นรนเพื่อความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ยากจะเข้าใจ นี่อาจเป็นการประชุมเชิงปฏิบัติการหรือการห้ามใช้อีเมล/โทรศัพท์หลังเวลาทำการ

คนอื่นๆ ที่ทำงานจากที่บ้านอาจมีปัญหากับสิ่งต่างๆ เช่น เครื่องทำความร้อนในฤดูหนาว การจัดตำแหน่งให้ถูกหลักสรีรศาสตร์ การหลีกเลี่ยงความเมื่อยล้าทางดิจิทัลหรือความเหนื่อยหน่าย สิ่งเหล่านี้จำเป็นต้องถูกขจัดออกไปหากการทำงานแบบผสมผสานจะประสบความสำเร็จ

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469

ระบบจองห้องประชุมสำนักงาน เมื่อฉันนึกถึงการประชุมงาน ฉันนึกถึง “สำนักงาน” ทีม Dunder Mifflin Scranton ใช้เวลาส่วนใหญ่ในห้องประชุมในการประชุม 

ในรายงานการประชุมในอนาคตปี 2021 Fellow รายงานว่าผู้คนเข้าร่วมการประชุมเฉลี่ย 11-15 ครั้งต่อสัปดาห์ โดยสมาชิกในทีมระดับผู้อำนวยการมีจำนวนการประชุมสูงสุดต่อสัปดาห์ ดังนั้น บางทีคุณอาจไม่ได้นั่งอยู่ในห้องประชุมเพื่อร้องเพลง “Seasons of Love” เวอร์ชันอื่นให้ไมเคิล สก็อตต์ฟัง แต่คุณอาจใช้เวลาจำนวนมากไปกับการจัดตารางการประชุมในห้องประชุม

การวางแผนและการจัดประชุมเป็นงานที่ต้องทำมาก และในขณะที่พนักงานยังคงยอมรับการทำงานแบบผสมผสานสิ่งหนึ่งที่แน่นอนก็คือ การจองห้องประชุมนั้นซับซ้อนกว่าเมื่อก่อน ข่าวดีก็คือมีวิธีแก้ไขด่วนเพื่อให้ง่ายขึ้น ระบบจองห้องประชุมช่วยขจัดความยุ่งยากในการจัดตารางการประชุม (รวมถึงการจองโต๊ะส่วนตัว การจองพื้นที่จอดรถ และผู้ช่วยแผนกต้อนรับเสมือนเพื่อทักทายผู้มาเยี่ยมชม) 

ระบบการจองห้องประชุมคืออะไร?

ระบบจองห้องประชุมเป็นเหมือนระบบ — เครื่องมือสำหรับการจองห้องประชุมและพื้นที่ส่วนกลางอื่นๆ ภายในสำนักงานหรือ coworking space ระบบเหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าผู้จัดการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมสามารถรักษาพื้นที่การประชุมและอุปกรณ์เสริมหรือที่พักที่จำเป็นสำหรับการประชุมได้ ผู้ใช้จำนวนมากใช้ระบบการจองห้องประชุมเพื่อวางแผนและกำหนดเวลาการประชุม แบบตัวต่อตัว การระดมสมองร่วมกัน การประชุมที่เป็นความลับ และการประกาศที่สำคัญอื่นๆ ระบบการจองบางระบบมีคุณสมบัติป้ายดิจิตอลเพื่อแสดงนอกห้องประชุม ผู้ดูแลระบบ เช่น ผู้จัดการสำนักงานหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหาร โดยทั่วไปสามารถแก้ไขสิทธิ์และรายละเอียดการประชุมได้

ระบบจองห้องประชุมหลายระบบผสานรวมกับซอฟต์แวร์ปฏิทินและซอฟต์แวร์อีเมลเพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น การผสานรวมเหล่านี้ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถดูเวลาและสถานที่ของการประชุมได้ในที่เดียว และส่งคำเชิญทางอิเล็กทรอนิกส์ทางอีเมล 

5 ข้อดีของระบบจองห้องประชุม

ไม่แน่ใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์จากระบบซอฟต์แวร์อื่นหรือไม่ การใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ห้องประชุมมีประโยชน์หลายประการ ด้านล่างนี้คือประโยชน์ 5 ประการที่ควรค่าแก่การสังเกต:

1. พวกเขากำจัดความผิดหวังในการจองซ้ำซ้อน

เราทุกคนทราบดีว่าการจองห้องสำหรับการประชุมเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดเพียงใด แล้วพบว่ามีคนอื่นวางแผนที่จะใช้ห้องเดียวกันในเวลาที่คุณกำหนดไว้ ประโยชน์หลักอย่างหนึ่งของการใช้ซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมคือการขจัดการจองซ้ำซ้อนและความขัดแย้ง โซลูชันการจองห้องประชุมจะขจัดข้อขัดแย้งโดยอัตโนมัติ เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้แสดงห้องว่างแบบเรียลไทม์ และไม่เสนอตัวเลือกในการจองห้องที่ไม่ว่าง (เว้นแต่คุณจะเป็นผู้ดูแลระบบ) สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมสามารถเริ่มการประชุมได้ตรงเวลา และจะไม่รู้สึกเสียสมาธิเพราะพื้นที่การประชุมเล็กน้อย 

2. สมาชิกในทีมสามารถจองห้องพักให้เหมาะกับความต้องการได้อย่างง่ายดาย

คุณเคยเป็นสมาชิกใหม่ของทีมและจองห้องประชุมสำหรับสองคนเท่านั้น แล้วพบว่าคุณจองห้องประชุมขนาดใหญ่โดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่? (อันนี้กูก็ผิดเหมือนกัน) ด้วยระบบจองห้องประชุม แอดมินสามารถแจ้งรายละเอียดขนาดห้องได้ เมื่อผู้ใช้จองการประชุม พวกเขาสามารถหาห้องที่เหมาะสมกับขนาดกลุ่มของตนได้ ไม่มีการประชุมสองคนในห้องประชุมขนาดใหญ่อีกต่อไป (เว้นแต่จะเหลือห้องประชุมเดียว!)

3. ระบบเหล่านี้ช่วยกระจายความรับผิดชอบในการจอง

ก่อนหน้านี้ หน้าที่จองห้องประชุมจะตกอยู่กับผู้จัดการสำนักงานและผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารที่มีหน้าที่ช่วยให้งานประจำวันดำเนินไปอย่างราบรื่น แม้ว่านี่อาจเป็นกลยุทธ์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจและสำนักงานขนาดเล็ก ในขณะที่ทีมและพื้นที่ทำงานเติบโตขึ้น การจัดการหน้าที่การจัดกำหนดการทั้งหมดอาจเป็นงานจำนวนมากสำหรับคนๆ เดียว เครื่องมือห้องประชุมแบบบริการตนเองช่วยลดภาระที่คนคนเดียวต้องทำทั้งหมด นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานควบคุมได้มากขึ้นและเข้าถึงการอัปเดตการประชุมได้ง่ายโดยไม่ต้องพึ่งคนอื่น ระบบจองห้องประชุมสำนักงาน

4. ทำให้ง่ายต่อการวางแผนสำหรับรายการเพิ่มเติม

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะต้องใช้หน้าจอ เครื่องมือการประชุมผ่านวิดีโอ และอุปกรณ์การประชุมอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมทีมขนาดใหญ่หรือการระดมสมองร่วมกัน สิ่งที่ดีเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมคือผู้จัดการประชุมสามารถขออุปกรณ์เสริมและที่พักสำหรับการประชุมได้เมื่อจองห้องพัก การทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นเป็นขั้นตอนเดียวจะช่วยประหยัดเวลาสำหรับผู้จัดการประชุมและผู้ที่รับผิดชอบในการรวบรวมรายการที่สั่งซื้อสำหรับการประชุม

5. คุณจะเข้าใจได้ดีขึ้นว่าผู้คนใช้พื้นที่อย่างไร

เมื่อใช้เครื่องมือจองห้องประชุม คุณจะสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกและข้อมูลว่าบุคคลใดใช้พื้นที่ใดและบ่อยเพียงใด อาจมีห้องประชุมห้องหนึ่งที่พนักงานชื่นชอบและอีกห้องที่สมาชิกในทีมไม่ค่อยได้ใช้ การทำความเข้าใจว่าสมาชิกในทีมใช้พื้นที่อย่างไรจึงเป็นประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากอสังหาริมทรัพย์ที่คุณจ่ายไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกของการทำงานแบบผสมผสาน การให้พื้นที่ทำงานร่วมกันสำหรับพนักงานเพื่อใช้ประโยชน์จากการทำให้เวลาในสำนักงานมีความหมายเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

8 โซลูชันซอฟต์แวร์การจองห้องประชุม

หากคุณพร้อมที่จะสำรวจโซลูชั่นการจองห้องประชุม ไม่ต้องมองหาที่ไหนอีกแล้ว! มีตัวเลือกมากมายในตลาด เราได้รวบรวมโซลูชันทั้งหมด 8 รายการตามลำดับตัวอักษรเพื่อช่วยคุณเริ่มต้นการค้นหา คุณจะไม่พบข้อมูลราคาด้านล่าง เนื่องจากโซลูชันเหล่านี้ส่วนใหญ่จำเป็นต้องติดต่อทีมขายเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมและตัวเลือกการกำหนดราคาที่กำหนดเอง สำรวจเครื่องมือด้วยตัวคุณเองโดยกำหนดเวลาการสาธิตหรือลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรี

แต่ก่อนอื่น เรามาพูดถึงคำศัพท์สองสามคำที่อาจปรากฏในฟีเจอร์สำหรับแพลตฟอร์มเหล่านี้ ประการแรกคือการใช้โต๊ะแบบตั้งโต๊ะหรือผู้ที่มาก่อนได้สิทธิ์ใช้ที่นั่งแบบโต๊ะก่อน ประการที่สองคือการโรงแรมซึ่งหมายถึงการจองที่นั่งที่ไม่ได้กำหนดล่วงหน้า คล้ายกับการจองห้องพักในโรงแรมสำหรับการเดินทาง ตอนนี้มาขุดกัน!

1. ถามรหัส

โทรหาผู้ใช้ Microsoft Outlook ทุกคน คนนี้เหมาะสำหรับคุณ! AskCody เป็นแพลตฟอร์มการจัดการการประชุมที่สร้างขึ้นสำหรับ Microsoft โดยเฉพาะ ซึ่งรวมถึงฟังก์ชันการจัดตารางการทำงานและการจองห้อง บริการการประชุม การจัดการผู้มาติดต่อ การจองโต๊ะ และข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการจัดการสถานที่ทำงาน เป็นมิตรกับผู้ใช้ ได้รับการรับรองจาก ISAE 3000 และสอดคล้องกับ GDPR

2. นับ

Condeco นำเสนอเครื่องมือจัดตารางเวลาดิจิทัลที่เปิดใช้งานการทำงานร่วมกัน ปรับความจุให้เหมาะสม และสร้างประสบการณ์ในสำนักงานที่ดี ผู้ใช้สามารถจองโต๊ะทำงาน พื้นที่ทำงาน และห้องประชุมได้ ผลิตภัณฑ์นี้ยังรวมถึงการจัดการผู้เยี่ยมชม ซึ่งเน้นคุณลักษณะต่างๆ เช่น สมุดบันทึก การรักษาความปลอดภัยในที่ทำงาน การจัดการข้อมูลประจำตัว การตรวจสุขภาพ ป้ายรับรองแขก และอื่นๆ Condeco ผสานรวมกับ Okta อย่างราบรื่นสำหรับการจัดการข้อมูลประจำตัว, Microsoft Outlook สำหรับการซิงค์ปฏิทิน, Microsoft Teams และ Zoom สำหรับการประชุมเสมือนจริง และ Microsoft Power BI สำหรับข้อมูลเชิงลึก ใช้แอปมือถือ แพลตฟอร์มบนเว็บของ Condeco หรือโดยตรงผ่านการรวมปฏิทิน Microsoft Outlook เพื่อความสะดวกในการใช้งาน 

3. จังหวะ

ด้วย Kadence ทีมสามารถจองโต๊ะและห้อง รับข้อมูลเชิงลึกเมื่อผู้อื่นวางแผนที่จะมาที่สำนักงาน และจัดการผู้เยี่ยมชมได้อย่างง่ายดายด้วยการจองผู้เยี่ยมชมที่ง่ายดาย ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมความจุและการเข้าถึงสำนักงาน ตรวจสอบข้อมูลการเข้าใช้ และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่ด้วยข้อมูลเชิงลึกจากเครื่องมือ Kadence ผสานรวมกับแอพมากมายเพื่อมอบการซิงค์ปฏิทินและไดเร็กทอรี และความสามารถในการลงชื่อเพียงครั้งเดียว (SSO) ผู้ใช้แพลตฟอร์มอธิบาย Kadence ว่า “เรียบง่าย ใช้งานง่าย และมีคุณค่า” และ “มีประสิทธิผล จำเป็น ง่าย” 

4. มีทีโอ 

Meetio เป็นโซลูชันแบบครบวงจรสำหรับสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ ด้วย Meetio ผู้ใช้สามารถแสดงภาพและกำหนดเวลาห้องประชุม ดูการแสดงห้องแบบโต้ตอบของสำนักงาน เข้าถึงห้องประชุมและทรัพยากรต่างๆ บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ และทำให้การจัดโต๊ะส่วนกลางเป็นเรื่องง่าย คุณยังสามารถใช้แอพมือถือเพื่อค้นหาเส้นทางระหว่างเดินทางเมื่อคุณมาถึงสำนักงาน การจองห้องประชุมเป็นเรื่องง่ายด้วย Meetio เพราะใช้ระบบสัญญาณไฟจราจรแบบสากล (สีเขียวหมายถึงห้องว่าง สีเหลืองสำหรับห้องว่างเร็วๆ นี้ และสีแดงสำหรับห้องว่าง) เพื่อสื่อถึงความพร้อมของห้อง ระบบสามารถยกเลิกการจองห้องพักโดยอัตโนมัติหากผู้เข้าร่วมประชุมไม่ปรากฏตัว (ผู้ดูแลระบบสามารถปรับแต่งการตั้งค่าเหล่านี้ได้) เครื่องมือนี้รวมเข้ากับโปรแกรมโปรดในสำนักงานทั่วไป เช่น Office 365, Exchange และ G Suite

5. โรบิน

ธุรกิจต่างๆ ใช้ Robin เพื่อจัดการงานแบบผสมผสานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการจัดการโต๊ะทำงานและห้อง ความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน การจัดการพื้นที่และการทำแผนที่ และข้อมูลเชิงลึกของพื้นที่ทำงาน ผู้ใช้สามารถจองห้องประชุมได้ในไม่กี่คลิก และผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดระยะเวลาการประชุมสูงสุด จำกัดการเข้าถึงพื้นที่จำกัด และบังคับใช้การเช็คอินในห้องได้ตามต้องการ ทีมงานที่ Toyota, Mailchimp และ Peloton (และอีกไม่กี่ชื่อ) ใช้ Robin เพื่อจัดการพื้นที่สำนักงานของพวกเขา ข้อดีอย่างหนึ่งของ Robin คือมอบประสบการณ์เต็มรูปแบบสำหรับการต้อนรับทั้งเพื่อนร่วมทีมและแขกในสำนักงาน 

6. ช้อน

Skedda เป็นผู้ชนะ รางวัล Capterra และ G2 ที่เพิ่งได้รับป้าย G2 เจ็ดป้ายสำหรับฤดูใบไม้ผลิปี 2022 รวมถึงป้าย Momentum Leader คุณสมบัติรวมถึงการจองปฏิทิน ระบบอัตโนมัติของแพลตฟอร์มเพื่อประหยัดเวลา ข้อมูลเชิงลึกและการวิเคราะห์เพื่อการจัดการพื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพ แผนที่แบบโต้ตอบ การปรับแต่งการจัดการผู้ใช้ และตัวเลือกการชำระเงิน ผู้ใช้สามารถเลือกจากมุมมอง ปฏิทินที่หลากหลาย สำหรับการจองปฏิทิน รวมถึงมุมมองวัน มุมมองเดือน มุมมองตาราง และมุมมองรายการ เครื่องมือนี้รวมเข้ากับรายการโปรดในสำนักงาน เช่น Google, Outlook, iCloud และอื่นๆ เพื่อดูกิจกรรมในปฏิทินทั้งหมดของคุณในที่เดียว คุณยังสามารถเชื่อมต่อ Skedda กับเครื่องมือสื่อสาร เช่น Slack, Trello, Basecamp และ Mailchimp เพื่อการผสานรวมที่ราบรื่นยิ่งขึ้น ระบบจองห้องประชุมสำนักงาน

7. เวิร์คอินซิงค์

WorkInSync เป็นแพลตฟอร์ม SaaS ที่รวมทุกอย่างไว้ในหนึ่งเดียวสำหรับการจัดการพื้นที่ทำงานแบบไฮบริด รวมถึงการจองห้องประชุม การจองโต๊ะ และการจัดการที่จอดรถ พนักงานสามารถระบุความต้องการในการทำงาน (ดังนั้นหากวันพุธในสำนักงานเป็นวันที่วุ่นวาย เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถวางแผนที่จะมาในวันพุธได้) จองโต๊ะและห้องประชุม และลงชื่อเข้าใช้สำนักงานด้วย Digipass แบบ QR ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าพื้นที่ทำงานด้วยแผนผังชั้นแบบโต้ตอบ แทนที่การจองที่มีอยู่เมื่อจำเป็น และตรวจสอบการเข้าถึงของพนักงานและผู้เยี่ยมชมในที่เดียว WorkInSync ทำงานร่วมกับเทคโนโลยีในที่ทำงานที่ชื่นชอบอื่นๆ เช่น Microsoft Teams, Slack, Google Assistant, Microsoft Outlook, Google Calendar และอื่นๆ 

8. ยารูมส์

YAROOMS เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้สมาชิกในทีมจองโต๊ะ ห้องประชุม และจุดจอดรถได้อย่างรวดเร็ว โซลูชันซอฟต์แวร์ช่วยให้สถานที่ทำงานแบบผสมผสานมีประสิทธิภาพโดยการรวมศูนย์กระบวนการจอง เสนอโต๊ะทำงานด่วน ส่งเสริมความปลอดภัยและสุขภาพที่ดีในสถานที่ทำงาน และแจ้งข้อมูลการตัดสินใจผ่านการวิเคราะห์สถานที่ทำงาน ผู้ช่วย แผนกต้อนรับส่วนหน้าแบบดิจิทัลของ YAROOMS เป็นคุณสมบัติที่ช่วยจัดการผู้มาเยือนและให้การเช็คอินที่ไม่ยุ่งยาก คุณยังสามารถปรับแต่ง UI การรับสัญญาณดิจิทัลด้วยแบรนด์ขององค์กรของคุณ YAROOMS Mobileพร้อมใช้งานสำหรับ Android และ iOS

ออกไปและจองห้องประชุมของคุณ

อนาคตของการทำงานจะต้องรวมถึงการประชุมแบบตัวต่อตัวอย่างแน่นอน จัดกำหนดการการประชุมให้ง่ายดายยิ่งขึ้นในโลกการทำงานแบบผสมผสานด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์การจองห้องประชุม เครื่องมือจองห้องประชุมเป็นโซลูชันสำหรับจองห้องประชุมและพื้นที่ส่วนกลางอื่นๆ ในสำนักงานและพื้นที่ทำงานร่วมกัน พวกเขากำจัดการจองซ้ำซ้อน กระจายความรับผิดชอบในการประสานงานระหว่างสำนักงาน และนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่สามารถช่วยขับเคลื่อนการตัดสินใจในอนาคตเกี่ยวกับพื้นที่ มีแพลตฟอร์มหลายประเภทให้เลือก ดังนั้นอย่าลืมขอเดโมหรือลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรีเพื่อค้นหาแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469