ไฮบริดสร้างความเป็นไปได้ที่ไร้ขอบเขตสำหรับ อีเว้นท์แบบตัวต่อตัว ได้อย่างไร

อีเว้นท์แบบตัวต่อตัว ในขณะที่กิจกรรมแบบตัวต่อตัวยังคงกลับมาอย่างต่อเนื่องหลังการแพร่ระบาด แต่ก็ไม่เป็นความลับที่อุตสาหกรรมได้พัฒนาไปพร้อมกับการเกิดขึ้นของกิจกรรมแบบผสมผสาน นักวางแผนหลายคนพบว่ากิจกรรมแบบตัวต่อตัวที่ได้รับการปรับปรุงด้วยเทคโนโลยีขั้นสูงเพื่ออำนวยความสะดวกในการเข้าร่วมของผู้เข้าร่วมทางไกลกำลังกลายเป็นกลยุทธ์ไปสู่เป้าหมายอย่างรวดเร็วเพื่อช่วยขยายการเข้าถึงเหตุการณ์และความครอบคลุม

การวิจัยยังสนับสนุนความสำคัญและความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับโซลูชันแบบไฮบริด แบบสำรวจ Planner Pulse ของเราเพิ่งเปิดเผยว่านักวางแผนเชื่อว่าอย่างน้อย 25 เปอร์เซ็นต์ของกิจกรรมที่กำลังจะมาถึงจะใช้รูปแบบไฮบริด กิจกรรมแบบผสมผสานทลายอุปสรรคในการเข้าร่วมและตั้งเวทีสำหรับผู้ชมที่กว้างขึ้น การทำงานร่วมกันที่มากขึ้น นวัตกรรมการจัดงาน และการสนทนาที่หลากหลาย

แต่องค์ประกอบแบบไฮบริดไม่ได้มีไว้สำหรับกิจกรรมขนาดใหญ่เท่านั้น เป็นเรื่องปกติอย่างไม่น่าเชื่อสำหรับการประชุมขนาดเล็ก การรวมเครื่องมือเทคโนโลยีที่เหมาะสมและการสนับสนุนในสถานที่ ช่วยให้คุณจัดการการประชุมขนาดเล็กได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ด้วยโซลูชันต่างๆ เช่น อินเทอร์เน็ตแบบใช้สาย แล็ปท็อปให้เช่า กล้อง จอแสดงผลขนาดใหญ่ขึ้น เสียงที่ได้รับการปรับปรุง และแพลตฟอร์มที่เหมาะสม การประชุมขนาดเล็กสามารถมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมมากขึ้นสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน

การเชื่อมต่อแทบจะเริ่มต้นขึ้นจากความจำเป็นในช่วงการแพร่ระบาด แต่ปัจจุบันเป็นทางเลือกที่คาดหวังโดยผู้เข้าร่วมการประชุม Encore ได้สร้างและผลิตกิจกรรมแบบผสมผสานมากว่า 70 ปี โดยนำผู้เข้าร่วมแบบตัวต่อตัวและทางไกลมารวมกัน ตลอดจนสร้างประสบการณ์ในห้องที่เปิดใช้งานเทคโนโลยี เพื่อสานต่อเป้าหมายของเราในการสร้างกิจกรรมที่เปลี่ยนแปลงระหว่างการแพร่ระบาด Encore สนับสนุนการประชุมแบบผสมผสานเกือบ 9,500 ครั้งในสหรัฐฯ ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา แม้ว่าความปรารถนาที่จะกลับมาเข้าร่วมการประชุมแบบตัวต่อตัวทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็กนั้นยังคงมีอยู่มาก แต่การประชุมแบบผสมผสานจะให้ประโยชน์ต่อการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมในอนาคตอันใกล้

คุณควรเปลี่ยนจากกิจกรรมจริงเป็นกิจกรรมเสมือนจริงหรือไม่

เมื่อมองย้อนกลับไป คำถามนี้ค่อนข้างงี่เง่าเล็กน้อย เนื่องจากไม่มีตัวเลือกอื่น

เราได้เห็นการกลับมาจัดกิจกรรมแบบตัวต่อตัวในบางสถานที่อย่างค่อยเป็นค่อยไป แต่พวกเขาถูกรบกวนด้วยข้อจำกัด

เราคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงชั่วคราวเป็นเหตุการณ์เสมือนจริง และชั่วคราวก็สัมพันธ์กัน อย่างไรก็ตาม เราไม่แน่ใจว่ามีใครทำนายว่ามันจะคงอยู่ตราบเท่าที่มี และเป็นการยากที่จะคาดเดาได้แน่นอนว่าคนๆ นั้นจะกลับมาเร็วแค่ไหน

ตอนนี้เรากำลังถามคุณว่า…

คุณควรเก็บกิจกรรมเสมือนจริงไว้เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การจัดงานโดยรวมของคุณหรือไม่?

ในขณะที่เขียน ตัวเลือกเสมือนยังคงเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ บางท่านอาจมีตัวเลือกแบบไฮบริด แต่ตัวอย่างล่าสุดของเรายังคงมีองค์ประกอบเสมือนจริงอยู่มาก

กิจกรรมเสมือนจริงยังคงมีประสิทธิภาพพอๆ กับกิจกรรมที่จับต้องได้ ดังนั้นอย่านับรวมเมื่อกลับมาด้วยตนเอง! คุณยังสามารถ:

• มุ่งเน้นไปที่พื้นที่และความรู้ที่สำคัญที่สุด
• อำนวยความสะดวกในการเชื่อมต่อกับพันธมิตรที่มีค่าและลูกค้าที่มีศักยภาพ
• สร้างรายได้และเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณ

นี่คือวิธีการอัปเดตสำหรับปี 2022!

วิธีสร้างเหตุการณ์เสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบเหตุการณ์และเป้าหมายของคุณ

ขั้นแรก ทบทวนแนวคิดการจัดงานของคุณ ถามคำถามตัวเองเช่น:

• มีโครงสร้างอย่างไร? คุณวางแผนที่จะใช้เนื้อหาประเภทใด
• ใครคือกลุ่มเป้าหมายของคุณ?
• เป้าหมายหลักของงานของคุณคืออะไร? เช่น การสร้างโอกาสในการขาย การขายตรง เป็นต้น

เป้าหมายคือการเข้าใจรากฐานของกิจกรรมของคุณ และเหตุผลที่แท้จริงว่าทำไมผู้เข้าร่วมจึงเข้าร่วม

หากคุณเคยจัดกิจกรรมที่คล้ายกันมาก่อน หรือสามารถรับข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมอื่นๆ ที่คล้ายกันได้ ให้พยายามทำความเข้าใจ:

• เนื้อหาประเภทใดที่ผู้เข้าร่วมของคุณตอบสนองได้ดี
• โปรแกรมใดที่ได้รับความนิยมจากผู้เข้าร่วมมากที่สุด?
• โปรแกรมใดให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

เป็นการยากที่จะรวมทุกโปรแกรมเข้ากับกิจกรรมเสมือนจริงของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว

ดังนั้น ให้มุ่งเน้นไปที่โปรแกรมที่ผู้เข้าร่วมของคุณตอบสนองได้ดีที่สุด ดีกว่ามากที่จะมุ่งเน้นไปที่ประเภทเนื้อหาที่ยอดเยี่ยมมากกว่าโปรแกรมที่ดำเนินการไม่ดี 5 รายการ

ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมปกติของคุณอาจมางานของคุณเพราะพวกเขาชอบงานแสดงสินค้าที่มีสินค้าหลากหลาย คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อสร้างงานแสดงสินค้าความจริงเสริม (AR) ซึ่งพวกเขาสามารถดูและโต้ตอบกับผลิตภัณฑ์ทางออนไลน์ได้

ในทางกลับกัน ผู้เข้าร่วมของคุณอาจชอบการอภิปรายแบบกลุ่ม สตรีมแบบสดเพื่อมอบเนื้อหาที่พวกเขาสนใจ และพื้นที่เสมือนจริงสำหรับพวกเขาในการแชท จะทำงานได้ดีที่สุด

และหลังจากหนึ่งปีของกิจกรรมเสมือนจริง เราพบว่า  ยิ่งสั้นยิ่งดี การใช้เวลาทั้งวันที่สถานที่นั้นมีส่วนร่วม สนุกสนาน และพึงพอใจ การนั่งหน้าจอคอมพิวเตอร์ทั้งวันนั้นไม่ใช่

หากปกติแล้วคุณมีเนื้อหาในหนึ่งวัน เราขอแนะนำให้กระจายเนื้อหาออกไปหลายๆ วัน หรือลดเนื้อหาให้สั้นลง

กลุ่มเป้าหมายของคุณก็มีความสำคัญอย่างไม่น่าเชื่อเช่นกัน เนื่องจากเป็นหนึ่งในสิ่งที่ดึงดูดผู้สนับสนุนได้มากที่สุด ณ จุดนี้ คุณควรคิดถึงผู้สนับสนุนของคุณ เพราะการได้รับพวกเขาเข้าร่วมเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุด พิจารณา:

• คุณจะให้คุณค่าแก่ผู้สนับสนุนของคุณทั้งก่อน ระหว่าง และหลังกิจกรรมเสมือนจริงได้อย่างไร
• คุณสามารถสร้างรายได้จากเนื้อหาที่มีอยู่เพื่อเพิ่ม ROI ของสปอนเซอร์ได้หรือไม่?
• คุณสามารถให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับกลุ่มผู้ชมของคุณเพื่อแบ่งกลุ่มรายการที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ได้หรือไม่

หากคุณกังวลเกี่ยวกับการนำสปอนเซอร์มาร่วมงาน เพื่อนร่วมทีมคนหนึ่งของเราได้รวบรวมรายการเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมสำหรับการขายสปอนเซอร์แบบเสมือนจริง

ต๊าย! มีหลายสิ่งที่ต้องพิจารณา อย่างไรก็ตาม คำตอบสำหรับคำถามหลายข้อของคุณอยู่ในขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 2: เลือกแพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนจริง

หากคุณเคยจัดกิจกรรมเสมือนจริงมาก่อน คุณจะรู้ถึงคุณค่าของแพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือน จริงที่ดี

มันเป็นสถานที่ออนไลน์ของคุณค่อนข้างง่าย

มันอยู่บนแพลตฟอร์มเหล่านี้ที่ผู้เข้าร่วมของคุณใช้เนื้อหากิจกรรมของคุณ มีส่วนร่วมและโต้ตอบซึ่งกันและกัน และดำเนินธุรกิจกับผู้สนับสนุน

แพลตฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่การทำให้กิจกรรมเสมือนจริงของคุณประสบความสำเร็จมากกว่ากิจกรรมจริง ลืมการดิ้นรนกับอุปสรรคทางเทคโนโลยี

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้แพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนจริงอย่างBrellaเพื่อโฮสต์:

• สตรีมสดของกิจกรรม
• เครือข่ายเสมือน 1:1
• ตลาดดิจิทัลสำหรับผู้สนับสนุน
• กำหนดการและวาระการประชุม
• เซสชันกลุ่มย่อย

ขั้นตอนที่ 3: แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบอยู่เสมอ

ผู้เข้าร่วมจะไม่แปลกใจเกี่ยวกับเหตุการณ์เสมือนจริง แต่การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและสม่ำเสมอยังคงเป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับการมีส่วนร่วมสูงสุด

แพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนจริงสามารถช่วยให้ผู้เข้าร่วมรับทราบข้อมูลด้วยการประกาศ การแจ้งเตือนแบบพุช และกำหนดการแบบหลายแทร็ก แต่ก่อนอื่นพวกเขาจำเป็นต้องเข้าร่วมเพื่อรับข่าวสารล่าสุด

นั่นเป็นเหตุผลที่แผนการสื่อสารที่มั่นคงเป็นสิ่งสำคัญ การลืมเข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริงนั้นง่ายกว่าการเข้าร่วมกิจกรรมจริง ดังนั้นอย่าลืมติดต่อสื่อสารที่ดีกับผู้เข้าร่วม

ใช้อีเมล โซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ของคุณ และอื่นๆ เพื่อให้พวกเขาทราบถึงโอกาสใหม่ๆ และพวกเขายังสามารถคาดหวังการเชื่อมต่อและเนื้อหาที่มีคุณภาพ

ประสบการณ์ของลูกค้าควรมีความสำคัญเป็นอันดับแรก และเริ่มต้นด้วยการแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบถึงเนื้อหาที่น่าทึ่งทั้งหมดที่งานของคุณมีให้พวกเขา

และจากประสบการณ์ของเราเอง เราได้เห็นการลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริงส่วนใหญ่ในช่วง 24-48 ชั่วโมงก่อนที่กิจกรรมจะเริ่มต้นขึ้น ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณวางแผนการส่งข้อความจำนวนมากในช่วงเวลานั้นเพื่อเพิ่มการลงทะเบียนและการมีส่วนร่วมให้ได้สูงสุด!

ขั้นตอนที่ 4: เลือกประเภทเนื้อหาที่เหมาะสมสำหรับกิจกรรมเสมือนจริงของคุณ

โดยปกติ เหตุการณ์เสมือนจริงจะอาศัยเนื้อหาเช่น:

• การประชุมทางวิดีโอ
• สตรีมสด
• แชทสด
• การสัมมนาผ่านเว็บ

คุณจะไม่พลาดกับการสตรีมแบบสด เนื่องจากเป็นประเภทเนื้อหาที่หลากหลาย

วิทยากรคนสำคัญของคุณสามารถพูดกับผู้เข้าร่วม นำเสนอกรณีศึกษา จัดเซสชันระดมความคิด และอื่นๆ อีกมากมาย

เช่นกัน หากคุณซิงค์สตรีมสดเข้ากับแพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนจริง ผู้เข้าร่วมสามารถ:

• ปรับตารางเวลาของพวกเขาตามเขตเวลาของพวกเขา
• ดูสตรีมสดหลักในแพลตฟอร์ม
• สนทนาและมีส่วนร่วมกับผู้อื่นระหว่างการสตรีม

ผู้เข้าร่วมของคุณจะเพลิดเพลินกับการอภิปรายอันมีค่า ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในพื้นที่ใดหรือแต่ละวาระการประชุม เช่นเดียวกับที่พวกเขาจะเพลิดเพลินถ้าพวกเขาอยู่ในห้อง

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องเป็นมืออาชีพ

แม้ว่าผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ของคุณ และบางทีแม้แต่ผู้บรรยายหลักของคุณจะทำงานจากที่บ้าน คุณก็ยังควรกำหนดจรรยาบรรณและระเบียบการแต่งกาย

คำแนะนำบางประการสำหรับการนำเสนอเสมือนจริงที่มีประสิทธิภาพ:

• สวมหูฟังเพื่อป้องกันเสียงสะท้อน หากคุณใช้ไมโครโฟนและลำโพงของแล็ปท็อปร่วมกัน ผู้ฟังของคุณจะได้ยินสิ่งที่คุณได้ยิน ซึ่งเป็นเหตุการณ์
• มีพื้นหลังเรียบๆ ข้างหลังคุณที่มืด ไม่ใช่หน้าต่าง เพื่อให้คุณดูโดดเด่น การจัดแสงบนใบหน้าที่เหมาะสมจะช่วยดึงจุดเด่นที่ดีที่สุดของคุณออกมา
• วางตำแหน่งกล้องเหนือดวงตาเล็กน้อยและเอียงลงเล็กน้อย สิ่งนี้นำเสนอรูปลักษณ์ที่ประจบสอพลอที่สุดสำหรับผู้ชม
• ปิดการแจ้งเตือนและปิดเสียงโทรศัพท์ของคุณ ไม่มีอะไรจะเสียสมาธิไปกว่าการได้ยินการแจ้งเตือน Slack หรือโทรศัพท์ที่สั่นบนโต๊ะระหว่างการนำเสนอ!

รายงานEncore Spring 2022 Planner Pulse Reportสำรวจผู้วางแผนกิจกรรมประมาณ 1,000 คน และแสดงให้เห็นว่า 50 เปอร์เซ็นต์ได้นำวิธีการแบบผสมผสานมาใช้ และ 73 เปอร์เซ็นต์จะรวมหรืออาจรวมผู้เข้าร่วมเสมือนจริงไว้ในกิจกรรมแบบตัวต่อตัวต่อไป นอกจากนี้ยังระบุว่าสามในสี่กิจกรรมจะรวมผู้ชมด้วยตนเอง สิ่งนี้พร้อมกับการเพิ่มขึ้นของการเดินทางเพื่อธุรกิจในปีนี้ตามที่คาดการณ์ไว้ในรายงาน AHLA State of the Industry เป็นข้อบ่งชี้เพิ่มเติมถึงแนวโน้มที่เป็นบวกมากขึ้นสำหรับกิจกรรมทั้งแบบตัวต่อตัวและแบบผสม อีเว้นท์แบบตัวต่อตัว

มีสัญญาณเชิงบวกหลายประการสำหรับการกลับมาของกิจกรรมแบบตัวต่อตัวและการเติบโตอย่างต่อเนื่องสำหรับกิจกรรมแบบผสมผสาน และ Encore มีความเชี่ยวชาญ เทคโนโลยี และผู้คนที่จะร่วมมือกับคุณเพื่อทำให้วิสัยทัศน์ของงานของคุณเป็นจริง เราเชื่อในความเป็นไปได้ที่ไร้ขอบเขตเมื่อผู้คนเชื่อมต่อกันด้วยตนเองหรือผ่านแพลตฟอร์มแบบไฮบริด ค้นพบวิธีนับไม่ถ้วนที่คุณสามารถสร้างกิจกรรมที่มีส่วนร่วมและเข้าถึงได้ด้วยโซลูชันแบบผสมผสานในห้องและแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดในตลาด ต้องการความช่วยเหลือในการหาทางออกที่เหมาะสมสำหรับกิจกรรมของคุณหรือไม่? ติดต่อผู้เชี่ยวชาญของ Encore เพื่อพิจารณาว่าอะไรที่เหมาะกับคุณ

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469