จัดงานอีเว้นท์ ทำอย่างไรให้ให้ปังเและชี้วัดสำหรับการจัดงาน

แนวคิด จัดงานอีเว้นท์ ให้ปังเป็นตัวชี้วัดสำหรับการจัดงานถึงประสิทธิภาพในงานนั้นๆ การจะจัดงานอีเวนต์ขึ้นซักงานนั้นจำเป็นที่จะต้องผ่านขั้นตอน การคิดต่างๆมากไม่น้อยเลยทีเดียว ซึ่งกระบวนการเหล่านี้ บางทีอาจสามารถเป็นตัวชี้วัดสำหรับการจัดงานถึงประสิทธิภาพในงานนั้นๆ

คอนเซ็ปต์ งบประมาณและบุคลากร

การจัดงานอีเวนต์นั้น ควรต้องมีการคิด และ วางแผนถึงหนทางสำหรับการจัดงาน รวมถึงคอนเซ็ปต์งาน เพื่อผู้ที่มาออกบูธ มีแนวความคิดไปในทำนองเดียวกัน นอกจากนั้นยังมีอีกสิ่งที่จำเป็นไม่แพ้กัน ซึ่งก็คือ การคิดและการคำนวณงบประมาณที่จะจำเป็นต้องใช้ในงานนั้นๆรวมถึงการจัดหาบุคลากร จะต้องใช้ในงาน พร้อมทั้งการแจกแจงหน้าในจุดต่างๆอย่างชัดเจนอีกด้วย

ผู้เข้าร่วมและเข้าชมงาน

อีกหนึ่งสิ่งที่ผู้จัดงานอีเวนต์จำเป็นที่จะต้องเตรียมพร้อมก็คือ การหากลุ่มเป้าหมายของงาน ไม่ใช่แต่ว่าเฉพาะการหาว่าผู้ที่จะมาเข้าชมงานเป็นใครบ้าง แต่ว่ายังต้องพิจารณาถึงคนที่จะมาร่วมแสดงในงานอีเวนต์นั้นๆด้วย ซึ่งเหตุผลของการที่จะจะต้องนึกถึงสิ่งพวกนี้ก็เพราะ ถ้าเราไม่อาจจะระบุขอบเขตของผู้เข้าร่วมแสดงในงานและผู้เข้าชมงาน ก็จะไม่สามารถที่จะประเมินพื้นที่ที่ใช้จัดงาน งบประมาณ บุคลากรที่จะจำเป็นต้องใช้ รวมถึงการเตรียมการที่แตกต่างกันไปตามจำนวนผู้เข้าร่วมแสดงและผู้เข้าชมงานนั่นเอง

การออกแบบพื้นที่จัดแสดง พิธีเปิด และไฮไลท์ภายในงาน

เมื่อคอนเซ็ปต์ของงานเสร็จเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก็มาถึงกระบวนสำหรับเพื่อการคิด ออกแบบส่วนพื้นที่จัดแสดง เนื้อหาพิธีการเปิดรวมทั้งกิจกรรมบนเวที รวมถึงการคิดจุดไฮไลท์ในงานที่จะเป็นตัวดึงดูดผู้เข้าชมงานให้มากเพิ่มขึ้นนั่นเอง จัดงานอีเว้นท์

การโปรโมทงาน

ไม่ว่าจะเป็นงานเอ็กซ์โป งานสัมมนา หรืองานการประชุมใดๆก็ตามย่อมจะต้องมีการประชาสัมพันธ์ให้กลุ่มเป้าหมายรับทราบถึงงานที่จะเกิดขึ้น รวมถึงการบอกคอนเซ็ปต์และไฮไลท์ของงานให้แก่คนที่สนใจ เช่น เข้าร่วมงานและ เพื่อเป็นการดึงดูดให้มีจำนวนผู้เข้าร่วมงานให้ได้ตรงตามความต้องการของผู้จัดงาน

คือต้องบอกก่อนเลยว่างานอีเว้นท์นั้นมันเป็นงานที่รวบรวมผู้คนไว้เยอะแยะมากมายเลยทีเดียว ซึ่งถ้าเราได้เคยไปเลื่อน Event มาบ้างซึ่ง Event นั้นมันมีหลากหลายมากๆไม่ว่าจะเป็นงานโปรโมทการขายสินค้าการทำให้จดจำแบรนด์ง่ายๆขึ้นที่สำคัญมันยังทำให้ลูกค้านั้น สามารถเข้ามาดูได้อย่างใกล้ชิด และ ได้สอบถามความต้องการหรือสิ่งต่างๆ เดี๋ยวเรามาดูประโยชน์ของงานอีเว้นท์กันเลยดีกว่า

ทำให้เข้าถึงลูกค้า

ต้องบอกเลยว่ามันจะเป็นสิ่งที่ช่วยทำให้คุณสามารถเข้าถึงลูกค้าได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม เพราะโดยส่วนใหญ่แล้วลูกค้าที่มันเดินงาน Event ต่างๆนั้นก็มักจะเข้ามา เพราะว่าให้ความสนใจเกี่ยวกับงานและจะได้เดินรู้สิ่งต่างๆ ดังนั้นต้องบอกเลยว่าลูกค้าจะสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายเลยทีเดียว และคุณสามารถที่จะนำสิ่งดีๆที่คุณมีนำไปเสนอให้กับเขาได้

เพื่อโปรโมท

ทุกวันนี้ที่เราเห็นมีการจัดงาน Event ขึ้นมาสิ่งสำคัญสำหรับงาน Event เลยก็คือเพื่อโปรโมทสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ต่างๆ ที่เป็นของแต่ละร้านแต่ละแบรนด์นั่นเอง และโดยส่วนใหญ่แล้วมีการจัดงาน Event ขึ้นมักจะเป็นงานใหญ่ และ มีมากหน้าหลายตาเลยทีเดียวที่มาตั้งเพื่อต้องการที่จะให้ลูกค้าได้รู้จักมาโปรโมทสินค้า

ได้ทำให้ลูกค้ารู้จักธุรกิจของเรา

ในจุดนี้ต้องบอกเลยว่ามันจะเป็นสิ่งที่ช่วยทำให้ลูกค้านั้น สามารถเข้าใจในสิ่งที่เราซื้อได้ดีมากยิ่งขึ้นกว่าเดิมเอาง่ายๆว่า มันจะเป็นการพรีเซ้นสินค้าของตัวเองหรือผลิตภัณฑ์อย่างเช่นครีมที่ใช้แล้วดี ใช้แล้วขาวมีส่วนผสมมาจากอะไรทำไมมันจึงกลายมาเป็นทีมที่น่าสนใจ ทำไมลูกค้าจึงจะต้องซื้อและใช้มันซึ่งสามารถใส่ความน่าสนใจไปได้อย่างเต็มที่เพื่อให้ลูกค้าได้รู้จัก

ทำไมExhibitors (ผู้จัดแสดง) ถึงให้คุณค่ากับงาน นั้นให้คุณค่ากับ Exhibition เพราะมันมีผลต่อการบรรลุเป้าหมายของการทำยอดขายและวัตถุประสงค์ทางการตลาด สาเหตุหลักๆที่มาออกงานExhibitionสินค้าหรือบริการนั้นก็เพื่อเพิ่มการรับรู้ถึงตัวตนของบริษัทหรือแบรนด์ จับกลุ่มที่น่าจะเป็นลูกค้าจากผู้ซื้อรายใหม่หรือกลุ่มเป้าหมาย และสร้างหรือเพิ่มความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับกลุ่มคู่ค้า ยังให้เหตุผลอื่นๆอีกว่าทำไมพวกเขาจึงให้คุณค่ากับงานExhibition:

63%ของ Exhibitors บ่งชี้ว่าองกรค์ของพวกเขามักให้คุณค่ากับงาน Exhibition หรืองานอีเวนท์ว่า “สำคัญมาก” หรือ “จำเป็นอย่างยิ่ง”

91%ของ Exhibitors บอกว่างาน Exhibition หรือ งานอีเวนท์นั้นจะมีผลต่อยอดขายประมาณ 5 ปี

ทำไมผู้มาร่วมงานถึงให้คุณค่าแก่งานExhibition หากปราศจากผู้มาร่วมงานก็ย่อมจะไม่มีงานExhibition นับว่าเป็นโชคดีสำหรับผู้จัดงานที่ผู้มาร่วมงานนั้นให้ความสำคัญกับงานExhibitionที่ไปร่วมอย่างมาก การจัดงานอีเว้นท์

90%ของผู้มาร่วมงานบอกว่าธุรกิจในงานนั้นจะมีผลต่อการจัดหาผลิตภัณฑ์และการซื้อของเขาไปประมาณ 5 ปี

57%ของผู้มาร่วมงานบอกว่าองกรค์ของพวกเขาทำการจัดซื้อ จำนวนมากหรือได้ทำข้อตกลงสำคัญหลังจากมาร่วมงานภายในเวลา 3 เดือน

สำหรับ Exhibitor หรือ คนออกบูธ เนื่องด้วยบางงานจำนวนผู้มาออกบูธ มีจำนวนมากและพื้นที่กว้างและเวลาจำกัด ทำให้ผู้เยี่ยมชมงานไม่สามารถเดินได้ทั่วทั้งบริเวณงาน แต่จะเข้าเฉพาะบูธที่เค้าสนใจจริงๆเป็นอันดับแรกก่อน แต่จะทำยังไงละให้ผู้ร่วมงานสนใจบูธเราอย่างมาก ทางเรามีคำตอบครับ

ข้อ1 ตำแหน่งที่ตั้งของบูธ

ตำแหน่งของบูธมักมีความสำคัญต่อจำนวนผู้เข้าชมบูธเป็นอย่างแรก ทำเลที่ตั้งอยู่ใกล้คนเดินผ่านเยอะ หรือ ใกล้สถานที่สำคัญเช่น ประตูทางเข้า ห้องน้ำ โรงอาหาร หรือจุดบริการกาแฟ มักจะทำให้บูธนั้น เป็นที่สนใจอย่างมากครับตำแหน่งดี มีชัยไปกว่าครึ่ง เวลาจองพื้นที่ออกบูธ เราควรคำนึงถึงเรื่องนี้เป็นหลักครับ

ข้อ2 ความน่าสนใจ

การออกบูธในแต่ละครั้ง ทำอย่างไรให้บูธของเรานั้นน่าสนใจจนผู้เข้าร่วมงานต้องแวะเวียนเข้ามา พูดคุยและเดินชมบูธของเรานั้นสามารถทำได้โดย การตกแต่งบูธให้สวยงาม การใช้รูปแบบ การใช้สี การใช้ตัวอักษร และ การจัดไฟแสงสว่าง ให้ดึงดูด บูธที่นำมาออกควรจัดให้เรียบง่ายเรียงลำดับความสำคัญภายในบูธให้ดี อย่าเน้นการนำเสนอทุกอย่างจนแน่นบูธดูรกและยัดเยียดสินค้าหรือบริการมากเกินไป ผู้เข้าชมจะอึดอัด

ข้อ3 สต๊าฟ หรือ คนประจำบูธ

ต่อให้บูธเราสวยงามแค่ไหนสิ่งที่จะขาดไม่ได้เลยคือคนประจำบูธ เป็นผู้ให้ข้อมูลและโต้ตอบกับผู้เข้าชมบูธได้ดีกว่าสื่อด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นพนักงานขาย พนักงานให้ข้อมูลเชิงลึก หรือแม้แต่พนักงานให้ความบันเทิง บางบูธมักใช้ ดารา นักร้อง พริตตี้ หรือพิธีกรมา เพิ่มความน่าสนใจให้กับบูธตนเอง

ข้อ4 ของที่ระลึก

เป็นปกติสำหรับการออกบูธแต่ละบูธนั้นมักมีของที่ระลึกแจกให้ผู้ร่วมงานเสมอเช่น ถุงผ้า ปากกา ของเล็กๆน้อยๆ และ สามารถให้ผู้รับของแจก รู้จัก และ จดจำแบรนด์ได้มากขึ้นหรือแจกโดยมีเงื่อนไข เช่น ลงทะเบียน กด like กด Share ทางสื่อออนไลน์ ล้วนมีผลต่อการตลาดของแบรนด์ทั้งสิ้น

ข้อ5 การเล่นเกมหรือกิจกรรมร่วมสนุก

การจัดให้มีการเล่นเกมเพื่อได้ของรางวัล เป็นกิจกรรมอย่างหนึ่งที่ดึงดูดความสนใจจากผู้เข้าร่วมงานมาที่บูธเราได้ และยังทำให้เกิดความประทับใจและจดจำแบรนด์ได้อีกด้วย

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigital และสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469