เคล็ดลับการวางแผนกิจกรรม ต้องมีการวางแผน มันไม่สามารถต่อรองได้ มีผู้ขายให้เล่นกล ชำระเงิน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ตอบ ด้วยตารางเวลาที่ไม่หยุดนิ่ง เป็นเรื่องง่ายที่จะสูญเสียการควบคุมองค์กรและทำสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้ทุกอย่างสำเร็จลุล่วง ไม่มีเวลาไหนเหมาะไปกว่าการกดปุ่มรีเซ็ตและจัดระเบียบ แต่คุณจะจัดระเบียบได้อย่างไร? มีเคล็ดลับและเครื่องมือที่น่าทึ่งบางอย่างที่สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดระเบียบได้
ใส่ทุกอย่างลงในปฏิทินและช่วงเวลาทำงานของคุณ
ปฏิทินของคุณคือเส้นชีวิตของคุณ ไม่เพียงบอกคุณเมื่อคุณไม่ว่าง แต่ยังบอกคนอื่นๆ ในสำนักงานด้วย ใส่ทุกอย่างลงในปฏิทินของคุณ การประชุมรหัสสีตามเหตุการณ์หรือหัวข้อสามารถช่วยได้ ถ้าเป็นเรื่องปกติที่คุณจะอยู่ในการประชุมทั้งวัน ทุกวัน ให้บล็อกเวลาว่างในปฏิทินของคุณเพื่อทำงานให้เสร็จ แม้แต่การเว้นเวลาไว้ 30 นาทีเพื่อส่งอีเมลก็สามารถช่วยให้คุณอยู่ในรายการงานได้
จดบันทึกทั้งหมดในที่เดียว
เป็นเรื่องง่ายที่จะเด้งจากคอมพิวเตอร์ไปยังโน้ตบุ๊กไปยังโทรศัพท์ แต่ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทำโน้ตหาย ให้จดไว้ในที่เดียว สถานที่ที่ดีที่สุดสำหรับบันทึกคือที่ที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ หากเป็นไฟล์โน้ตในโทรศัพท์หรือเอกสารที่อยู่ในระบบคลาวด์ ให้เลือกสถานที่และยึดตามนั้น หากคุณรักการจดบันทึกด้วยลายมือ ให้พกสมุดบันทึกติดตัวไปทุกที่
จัดระเบียบโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ – อีเมลและไฟล์
เมื่อคุณจัดกิจกรรมหลายรายการตลอดทั้งปี การจัดระเบียบไฟล์คือกุญแจสำคัญ ตั้งค่าโฟลเดอร์เมื่อเริ่มต้นทุกกิจกรรม การสละเวลาเพื่อตั้งค่าโครงสร้างไฟล์ คุณจะสามารถค้นหาเอกสารได้เร็วขึ้นในภายหลัง เมื่อเหตุการณ์คลี่คลายอย่านิ่งนอนใจ จัดเรียงทุกอย่างลงในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องเสมอ
ตั้งการเตือนให้เช็คอินและเริ่มโครงการ
อีเมลเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยม ยิ่งกว่านั้นเพราะสามารถติดตามได้ แต่การติดตามการสนทนาเป็นเรื่องง่ายเมื่อมีคนไม่ตอบกลับ เมื่อคุณส่งอีเมล ให้กำหนดเส้นตายสำหรับการตอบกลับเสมอ จากนั้นตั้งเตือนตัวเองให้เช็คอินในวันที่ ด้วยวิธีนี้ ถ้าคนที่คุณติดต่อไปลืมตอบ คุณจะไม่ทันรู้ตัวว่าคุณไม่ได้รับคำตอบเลย
1. อะไรวัตถุประสงค์ของงานที่แท้ทรู
มันแน่นอนอยู่แล้วที่ก่อนจะเริ่มคิดงานอีเว้นท์1 งาน เราก็ควรจะรู้วัตถุประสงค์ในการจัดงาน ซึ่งลูกค้าก็เป็นคนบอกตั้งแต่ต้น แต่ลองนึกทบทวนกันอีกนิดว่า วัตถุประสงค์เหล่านั้น คือวัตถุประสงค์ของการจัดงานที่แท้จริงหรือไม่ เพราะนั้นอาจจะทำให้หลงทางตั้งแต่เริ่มต้น ดังนั้น ก่อนเริ่มคิด เริ่มลงมือทำ ควรตีโจทย์ให้แตกว่า อะไรคือวัตถุประสงค์ที่แท้จริงและ อะไรคือผลลัพธ์ที่ลูกค้าต้องการจากงานนี้…จริง…จริง
2. ให้ความสำคัญ(อยากมาก)กับการวางแผน
นักจัดงานทุกคน ก็คือนักวางแผนอยู่แล้ว ทุกคนรู้อยู่แล้วว่าการวางแผนล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญ ส่วนใหญ่จะใช้สมองตนเองเป็นตัววางแผนและช่วยจำ แต่มีไม่กี่คนที่เขียนมันออกมาเป็นแผนงาน นักจัดงานที่ดีควรวางแผนและเขียนออกมา เพื่อเป็นการย้ำเตือน ทบทวนสิ่งที่ตกหล่น และที่สำคัญทีมงานคนอื่นๆจะได้สามารถสานต่อได้จากแผนงานนั้นๆ
3. ตั้งงบประมาณที่มีการเผื่อเหลือเผื่อขาดสำหรับค่าใช้จ่ายที่มองไม่เห็น
การวางงบประมาณสำหรับการจัดงานทุกครั้ง ควรมีเงิน 1 ก้อนไว้สำหรับค่าใช้จ่ายที่ยังมองไม่เห็น เพื่อป้องกันเหตุเฉพาะหน้าที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น ในวันที่จัดงานฝนทำท่าจะตก เป็นเหตุให้ต้องย้ายสถานที่จัดงานโดยด่วน ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนมีค่าใช้จ่ายทั้งนั้น
4. ลงลึกทุกรายละเอียดงาน
คนทำอีเว้นท์ที่ดี ต้องสามารถหลับตาและจิตนาการถึงเหตุการณ์ทุกอย่างภายในงานได้อย่างชัดเจน ตั้งแต่ก้าวแรกที่เดินเข้างานจนกระทั้งก้าวสุดท้ายที่เดินออกจากงาน ทุกๆรายละเอียดที่ผู้ร่วมงานจะได้สัมผัส ล้วนเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความประทับใจ ซึ่งก่อให้เกิดการจดจำเกี่ยวกับงานนั้นๆ
5. ศึกษาเรื่องสถานที่และมีแผนสำรอง
สถานที่จัดงานคือหัวใจหลัก ในฐานะคนทำงานควรต้องไปดูสถานที่ด้วยตัวเองก่อนหน้าการตัดสินใจเลือกสถานที่ เพราะบางสถานที่อาจจะดูสวยในรูปภาพ แต่สถานที่จริงอาจจะไม่พร้อม ด้วยจำนวนของห้องน้ำสำหรับแขก การโหลดของเข้า-ออกระหว่างการติดตั้งงาน หรือบางทีแอร์ไม่เย็น
6. กระจายหน้าที่ความรับผิดชอบ
หลังจากที่วางแผนงานเรียบร้อย นักจัดงานที่ดีควรกระจายหน้าที่ให้แต่ละส่วนรับผิดชอบและมีการรายงานความคืบหน้าเป็นระยะๆ เพราะถ้าคุณเก็บงานไว้ทำคนเดียวทั้งหมด คุณก็จะทำอะไรไม่เสร็จสักอย่าง แถมยังมีโอกาสสูงในการที่คุณจะลืมทำบางอย่างด้วย
7. รู้กลุ่มเป้าหมายที่แน่ชัด
หากคุณรู้ว่าใครคือกลุ่มเป้าหมายของคุณที่แน่ชัด คุณก็สามารถศึกษาได้ว่าอะไรคือสิ่งที่กลุ่มนี้ชอบหรือไม่ชอบ สื่อไหนที่คนกลุ่มนี้เสพเป็นประจำ ภาษาหรือวิธีการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับคนกลุ่มนี้ เพราะถ้าคุณเข้าถึงคนกลุ่มนี้ได้ถูกทางแล้วละก็ ความสำเร็จอยู่แค่ปลายนิ้ว
8. ให้ความสำคัญกับงานบริการ
ถึงแม้ว่าคุณและทีมงานจะเหนื่อยล้าเพียงใด การบริการยังคงต้องคงอยู่ตลอดเวลา ทั้งกับลูกค้า กับแขกที่มาร่วมงาน กับศิลปิน และกับทุกๆคน พยายามช่วยเหลือ แก้ไขปัญหาในทุกสถานการณ์หากมีการร้องขอ เพราะท้ายที่สุดแล้วสิ่งที่ทุกคนจะจดจำคือความประทับใจในการให้บริการของคุณและทีมงาน
9. เช็คความเรียบร้อยทุกอย่างก่อนหน้างาน 24 ชม.
การRecheck ทุกอย่างเป็นสิ่งที่ควรกระทำก่อนหน้างานอย่างน้อย 24ชม. หรือ 1วัน เพราะหากมีความผิดพลาด หรือต้องแก้ไข อย่างน้อยคุณยังมีเวลาอีก 24 ชม. ให้คุณและทีมงานได้รีบดำเนินการปรับแก้ เพื่อให้งานออกมาสมบูรณ์แบบ
10. มีการประเมินผลทุกครั้ง
คนจัดงานส่วนใหญ่หลังจบงานก็จะรู้สึกเหนื่อยล้าพร้อมกับความรู้สึก “Happy”ซึ่งเป็นการยากที่คุณเองจะมองเห็นหรือรับรู้ความรู้สึกของแขกที่มาร่วมงานว่าเค้าเหล่านั้นรู้สึกอย่างไร ดังนั้นการทำแบบสอบถามเพื่อวัดประเมินผลจึงเป็นประโยชน์อย่างมากในการนำกลับมาเพื่อพัฒนาการจัดงานครั่งต่อไปให้ดียิ่งขึ้น
ใช้เครื่องมือสนุกๆ
บางครั้งการจัดองค์กรก็เป็นเรื่องสนุกและมีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยได้ ขั้นแรก ทำการค้นคว้าเล็กน้อยและค้นหาเครื่องมือที่ช่วยให้คุณเป็นคุณได้อย่างดีที่สุด มีเครื่องมือสำหรับผู้ที่เน้นภาพ เน้นรายละเอียด เน้นปฏิทิน และอื่นๆ
เก็บสต็อกทุกต้นสัปดาห์
สิ่งแรกในวันจันทร์หรือวันใดก็ตามที่เป็นวันแรกของสัปดาห์ ให้จดบันทึกสิ่งที่จะเกิดขึ้น จากนั้นสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวัน สัปดาห์ เดือน หรือแม้แต่ปี ประเมินรายการของคุณใหม่ทุกต้นสัปดาห์ ผลก็คือ คุณจะมีสมาธิมากขึ้น
เรียนรู้ที่จะรักกระบวนการ
การทำงานด้วยตัวคุณเอง มันง่ายที่จะทำสิ่งต่างๆ ในแบบของคุณ แต่เมื่อทีมของคุณเติบโตขึ้น กระบวนการนี้จะเป็นผู้ช่วยชีวิตคุณ หากมีวิธีเดียวในการทำบางอย่าง คุณจะมั่นใจได้ว่าทำเสร็จแล้วและรู้ว่าทำเสร็จด้วยวิธีที่ถูกต้อง เมื่อกระบวนการพัง ระบบก็พัง ด้วยเหตุผลดังกล่าว ให้อัปเดตกระบวนการตามความจำเป็นและฝึกอบรมผู้อื่นเกี่ยวกับกระบวนการของคุณ เคล็ดลับการวางแผนกิจกรรม
สรุปโครงการเมื่อสิ้นสุด
การพุชครั้งสุดท้ายเมื่อสิ้นสุดโปรเจ็กต์อาจทำให้เอกสารของคุณบันทึกไว้บนเดสก์ท็อป อีเมลที่กระจายไปทั่ว และการอัปเดตที่ทำขึ้นแต่ไม่ได้บันทึกลงในไฟล์ที่แชร์ ใช้เวลาในตอนท้ายของแต่ละโครงการเพื่อสรุป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างอยู่ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง และคุณมีบันทึกย่อที่อาจต้องใช้หากคุณทำโครงการอีกครั้งในปีหน้า
ทุกอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่เหมาะกับคุณ
องค์กรเป็นเรื่องส่วนบุคคล คุณไม่ได้คิดแบบเดียวกับที่เพื่อนร่วมงานคิด และนั่นเป็นสิ่งที่ดี! ลองนึกถึงวิธีที่คุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลและสร้างระบบที่เหมาะกับคุณ ในทำนองเดียวกัน อย่ากลัวที่จะทิ้งระบบหากระบบไม่ทำงานและเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง ทุกวันคือการเริ่มต้นใหม่
มีวิธีอื่นๆ ในการจัดระเบียบเมื่อวางแผนการประชุมและกิจกรรมต่างๆ ตรวจสอบ eBook ของเราสำหรับข้อมูล เพิ่มเติม คุณยังสามารถอ่านคู่มือการวางแผนงาน ของเรา สำหรับเคล็ดลับการวางแผนงานที่ดีที่สุด
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469