วิธีวางแผนงานเลี้ยงขององค์กร มีบทความและบล็อกออนไลน์หลายร้อยรายการที่บอกคุณว่าการจัดงานปาร์ตี้ของบริษัทนั้นยากและท่วมท้นเพียงใด ไม่ใช่เรา
การแบ่งขั้นตอนการวางแผนงานออกเป็นงานที่ทำได้ ช่วยให้คุณมีสมาธิและบรรลุภารกิจในการจัดปาร์ตี้ที่ยอดเยี่ยมทีละงาน ใช่ มันเป็นงานใหญ่ ใช่ มีเรื่องให้คิดมากมาย แต่ด้วยการวางแผนที่เหมาะสมและรายการตรวจสอบที่มีประโยชน์ของเรา การจัดปาร์ตี้ของบริษัทในลอนดอนก็สนุกและคุ้มค่าเช่นกัน
ไม่ว่าคุณจะมีประสบการณ์ในระดับใด รายการตรวจสอบนี้ควรให้กรอบพื้นฐานและความมั่นใจในการวางแผนงานเลี้ยงของบริษัทที่สมบูรณ์แบบ
กิจกรรมขององค์กรคืออะไร?
งานกิจกรรมของบริษัทจัดอยู่ในประเภทโอกาสทางการ งานสังคม หรืองานธุรกิจที่จัดขึ้นและได้รับทุนสนับสนุนจากธุรกิจ กิจกรรมขององค์กรสามารถครอบคลุมกิจกรรมหลายประเภท เป้าหมายหลักสองประการของกิจกรรมขององค์กรคือเพื่อส่งเสริมหรือทำการตลาดให้กับบริษัทที่จัดงาน หรือเพื่อสร้างความผูกพันและพนักงาน ตัวอย่างของกิจกรรมขององค์กรอาจรวมถึง:
- ปาร์ตี้ฤดูร้อน
- ปาร์ตี้คริสต์มาส
- วันกีฬาสี
- พิธีมอบรางวัล
- งานแสดงสินค้า
- งานแสดงสินค้า
- กิจกรรมการสร้างทีม
เริ่มวางแผนงานเลี้ยงบริษัทของคุณโดยเร็วที่สุด
การวางแผนงานเลี้ยงของบริษัทเกี่ยวข้องกับการรอคำตอบและการยืนยันจากผู้อื่นเป็นอย่างมาก เพื่อเริ่มต้นกับกระบวนการวางแผนโดยเร็วที่สุด
- คุณกำลังแข่งขันกับบริษัทอื่นเพื่อสถานที่และความบันเทิงที่ดีที่สุด
- รับคำเชิญที่ส่งก่อนที่พนักงานจะเริ่มให้คำมั่นสัญญา
- ให้เวลากับตัวเองมากขึ้นในการรีดรายละเอียดปลีกย่อย
- การวางแผนแต่เนิ่นๆ หมายถึงโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง
- ความเครียดน้อยลง
ทำรายการ
รายการเป็นสิ่งที่ดีที่สุดในโลกสำหรับการวางแผนงานเลี้ยงของบริษัท สิ่งเหล่านี้ไม่เพียงช่วยให้คุณแบ่งขั้นตอนการวางแผนงานเลี้ยงของบริษัทออกเป็นงานที่จัดการได้เท่านั้น พวกเขายังช่วยให้คุณติดตามว่าคุณประสบความสำเร็จไปมากเพียงใดแล้วและยังเหลืออะไรให้ทำอีกมาก
ทำให้รายการของคุณฉลาดโดยกำหนดเส้นตายและใช้ในแต่ละงาน:
- ไม่เร่งด่วน แต่มีความสำคัญ
- เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
- เร่งด่วนและสำคัญ
- ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ
Eisenhower Matrix จะช่วยให้คุณตัดสินใจลำดับในการจัดการกับงานแต่ละอย่างของคุณ
สร้างทีมกิจกรรม
หากบริษัทของคุณยังไม่มีทีมกิจกรรม ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่จะสร้างทีมขึ้นมา เลือกบุคคลที่มีทักษะหลากหลายจากทั่วทั้งบริษัท ทีมของคุณสามารถช่วยเหลือคุณได้ทุกอย่างตั้งแต่การจัดสรรงบประมาณไปจนถึงการเชิญและแม้แต่การสะสางในภายหลัง หลายมือทำให้งานเบาและการมีทีมจัดงานที่ดีสามารถช่วยให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้นมาก
มองไปที่จัตุรัสแห่งอนาคตตรงหน้า หายใจลึกๆ แล้วเริ่มกันเลย…
วิธีวางแผนงานเลี้ยงบริษัททีละขั้นตอน
กำหนดงบประมาณ
ที่ด้านบนของรายการเร่งด่วนและสำคัญของคุณควรตั้งงบประมาณ การค้นหาว่าคุณต้องใช้เงินเท่าไหร่ให้เร็วที่สุดเป็นสิ่งสำคัญจริงๆ และจะมีผลกระทบมากที่สุดต่อประเภทของงานเลี้ยงบริษัทที่คุณจัด
หากเงินที่มีอยู่สำหรับการจัดงานสามารถต่อรองได้ มันอาจจะคุ้มค่าที่จะเตือนกระเป๋าเงินว่ามีค่าลดหย่อนภาษีสำหรับการเลี้ยงรับรองพนักงาน 150 ปอนด์ + ภาษีมูลค่าเพิ่มต่อปี
จัดสรรงบประมาณ
เมื่อต้องตัดสินใจว่าจะจัดสรรงบประมาณอย่างไร ให้เลือกสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับบริษัทของคุณ วัฒนธรรม และความคาดหวังของเพื่อนร่วมงานของคุณ
ตั้งวันที่
สถานที่ในลอนดอนเต็มอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะในช่วงเทศกาลปาร์ตี้ ดังนั้นการยืนยันวันที่ควรเป็นสิ่งต่อไปที่คุณต้องทำ ตามธรรมเนียมแล้ว วันพฤหัสบดีเป็นวันที่ได้รับความนิยมสูงสุดสำหรับงานปาร์ตี้ของบริษัทในลอนดอน เนื่องจากไม่ต้องใช้เวลาส่วนตัว วันศุกร์ใกล้เข้ามาทุกที อย่างไรก็ตาม อย่ามองข้ามวันต้นสัปดาห์ เพราะมักจะมีราคาถูกกว่าและให้ความยืดหยุ่นในการเลือกสถานที่มากกว่า ทุกอย่างขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรของคุณ (และคุณคิดว่าเด็บส์จากการทำบัญชีจะมีความสุขในการจัดเรียงเงินเดือนด้วยอาการเมาค้างหรือไม่!)
วิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการกำหนดวันที่คือการสร้างแบบสำรวจ Doodle (เปิดในหน้าต่างใหม่)โดยมีวันที่เริ่มต้นให้ทุกคนได้เลือก ส่งลิงก์ไปยังแบบสำรวจในอีเมลเพื่อให้คุณทราบวันที่ที่ต้องการและรับตัวเลข อย่าลืมระบุวันที่ ในอีเมลของคุณ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องรอการตอบกลับ และอย่าลืมติดตามผลด้วยอีเมลบันทึกวันที่เมื่อคุณเลือกวันที่แล้ว
ตัดสินใจว่าจะเป็นปาร์ตี้ประเภทไหน
เมื่อต้องตัดสินใจว่าคุณจะจัดปาร์ตี้แบบไหน นี่คือสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณา…
- ผลกระทบสูงหรือต่ำ?
- กลางวัน กลางคืน หรือทั้งสองอย่าง?
- สั่งทำหรือแพ็คเกจ?
- มื้ออาหาร การเต้นรำ หรือทั้งสองอย่าง?
- ใช้ร่วมกันหรือพิเศษ?
- +1 วินาที?
- ตั๋วหรือฟรี?
วิธีการหาสถานที่สำหรับงานเลี้ยงของบริษัทของคุณ
จองนัดหมายเพื่อดูผู้ประสานงานกิจกรรมในสถานที่ที่คุณต้องการ
สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกสถานที่:
การเลือกสถานที่ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ ไม่สำคัญว่าคุณจะจัดเป็นระเบียบแค่ไหนหรือจองความบันเทิงที่น่าทึ่งไว้แค่ไหน หากสถานที่นั้นไม่ตอบสนองความต้องการบางอย่าง ก็จะทำให้งานนั้นยุ่งเหยิง ต่อไปนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่จะใช้เมื่อเริ่มการค้นหาของคุณ:
- ความจุ – สถานที่มีขนาดเหมาะสมกับรายชื่อแขกของคุณหรือไม่?
- ที่ตั้ง — สามารถเข้าถึงได้ ดีสำหรับแท็กซี่และขนส่งสาธารณะหรือไม่ ถ้าไม่ คุณอาจต้องพิจารณาจ้างรถโดยสารหรือแม้แต่ที่พักค้างคืน
- สิ่งอำนวยความสะดวก — ระบบ PA ทันสมัยและใช้งานได้จริงหรือไม่? คุณอาจต้องการอุปกรณ์สำหรับการกล่าวสุนทรพจน์ การนำเสนอ และการแสดงสดเพื่อความบันเทิง
- ความยืดหยุ่น – สถานที่จะปรับแต่งแพ็คเกจให้เหมาะกับความต้องการของคุณหรือไม่?
คำถามที่ถามผู้วางแผนงาน:
- สถานที่จัดงานจะเคลียร์ไหม?
- คุณสามารถเลือกอาหารอะไรได้บ้าง?
- คุณสามารถเลือกเครื่องดื่มอะไรได้บ้างที่บาร์?
- ราคานี้รวมอุปกรณ์อะไรบ้าง?
- ข้อกำหนดและเงื่อนไขการยกเลิกคืออะไร?
- คุณมีทางเลือกอื่นในร่มหรือไม่? (ถ้าอยู่กลางแจ้ง)
- ใบเสนอราคารวมทุกสิ่งที่คุณต้องการหรือไม่?
เลือกธีม
การจัดปาร์ตี้ตามธีมของบริษัทไม่ได้หมายถึงการแต่งตัวแฟนซีเท่านั้น ธีมกำหนดบรรยากาศของปาร์ตี้ของคุณและควรนำไปใช้กับคำเชิญ อาหาร ดนตรี และของประดับตกแต่ง ที่ Senate House ธีมโปรดของเราจะเป็นปี 1920 เสมอ(เปิดในหน้าต่างใหม่)แต่มีแนวคิดมากมายที่คุณสามารถทำได้ เมื่อคุณเลือกแล้ว ให้สร้างรายการทุกอย่างที่คุณจะเชื่อมโยงกับธีมที่เลือกนั้น และลองนำไปใช้กับปาร์ตี้ของคุณ
ของตกแต่ง
วิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มงบประมาณของคุณเมื่อต้องตกแต่งคือการเน้นที่จุดโฟกัสของสถานที่ เช่น ทางเข้า บาร์ และโต๊ะกลาง
อาหาร
ขึ้นอยู่กับประเภทของสถานที่ที่คุณเลือก คุณจะต้องตัดสินใจระหว่างใช้บริการจัดเลี้ยงภายใน (ซึ่งจะถูกกว่ามาก) หรือการจ้างผู้จัดเลี้ยงภายนอก หากสถานที่ของคุณมีชื่อเสียงในด้านการให้บริการอาหารที่ดี เราขอแนะนำให้คุณใช้สถานที่ดังกล่าว ซึ่งจะเป็นวิธีที่ง่ายและได้ผลดีที่สุดในการจัดการกับการจัดเลี้ยง
เมื่อเลือกอาหารสำหรับงานของคุณ อย่าลืมนึกถึง:
- จะเป็นเซ็ตเมนูหรือแขกต้องเลือกก่อนคะ?
- การจัดเลี้ยงสำหรับความต้องการอาหารพิเศษ
- คุณต้องการให้เสิร์ฟอาหารอย่างไร พนักงานเสิร์ฟจะวางหรือหยิบอาหารแทะให้หรือไม่? มันเป็นอาหารแบบนั่งลงหรือบุฟเฟ่ต์?
ดื่ม
เมื่อพูดถึงการจัดเครื่องดื่มสำหรับงานเลี้ยงของบริษัท สิ่งแรกที่ต้องทำคือตัดสินใจว่าคุณจะสั่งเครื่องดื่มล่วงหน้าหรือชำระเงินสำหรับปริมาณที่ดื่มไปในคืนนั้น การสั่งซื้อล่วงหน้าช่วยให้คุณควบคุมงบประมาณได้มากขึ้น แต่คุณอาจเสี่ยงที่จะสั่งซื้อไม่เพียงพอสำหรับทุกคน หากคุณกำลังเสนอบาร์แบบเปิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมนูอาหารนั้นเพียงพอและมีคาร์โบไฮเดรตมาก
จำหน่ายเครื่องดื่ม
มีสามวิธีหลักในการรับประกันการแจกจ่ายเครื่องดื่มที่ยุติธรรมยิ่งขึ้นในงานเลี้ยงของบริษัทของคุณ:
- จัดระเบียบแท็บเครื่องดื่มเป็นบัตรกำนัลเพื่อมอบให้แก่แขกล่วงหน้า
- มีชุดประมาณขวดต่อโต๊ะ
- มีพนักงานคอยเสิร์ฟเครื่องดื่มเติมเมื่อต้องการ
ดนตรี
เมื่อพูดถึงเรื่องดนตรี คุณมีตัวเลือกไม่กี่อย่าง: จ้างดีเจหรือวงดนตรีสด หรือจัดเพลย์ลิสต์ ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจทำอะไร ให้แน่ใจว่าคุณได้ประสานงานกับสถานที่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมด
ความบันเทิง
เลือกความบันเทิงที่เหมาะกับธีมปาร์ตี้และสถานที่ของคุณ มีตัวเลือกมากมายให้คุณเลือก ตั้งแต่บริกรร้องเพลงและโต๊ะคาสิโน ไปจนถึงการทำค็อกเทลและบูธถ่ายรูป
สุนทรพจน์และรางวัล
หากคุณกำลังกล่าวสุนทรพจน์และมอบรางวัล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มีการวางแผนไว้ล่วงหน้า ทั้งสองอย่างนี้ควรทำในช่วงเช้าตรู่เสมอเพื่อไม่ให้วุ่นวายเกินไป
คุณจะต้องจัดระเบียบ:
- ลำโพงและสุนทรพจน์ของพวกเขา
- ไมโครโฟนสำหรับลำโพง
- รางวัล/รางวัล – ตรวจสอบให้แน่ใจว่ายังมีที่ปลอดภัยที่จะทิ้งมันไว้!
- การซ้อม
เพิ่มสิ่งพิเศษเล็กน้อยนั้น
นึกภาพงานปาร์ตี้ของคุณจากมุมมองของแขกจนถึงตอนนี้ มีอะไรพิเศษที่คุณสามารถทำได้เพื่อทำให้งานพิเศษขึ้นเล็กน้อยหรือไม่? สิ่งง่ายๆ ที่คุณสามารถพิจารณาเพิ่มในกิจกรรมคือ…
- ห้องรับฝากของฟรี
- เครื่องดื่มพิเศษเมื่อมาถึง (การรอคิวห้องรับฝากของสนุกกว่ามากกับ mojito!)
- อัพเกรดสิ่งอำนวยความสะดวกในห้องน้ำให้มากที่สุด (ดอกไม้สด กระดาษเช็ดมือสวยๆ ฯลฯ)
หากคุณคาดว่าจะมีแขกจำนวนมาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคนคอยจัดการเมื่อพวกเขามาถึงและออกไป คุณสามารถจัดระเบียบเวลามาถึงที่เหลื่อมกันเพื่อไม่ให้มีคนเข้าคิวหรือรอคิวมากเกินไป
การถ่ายภาพ
ใช่ เราทุกคนสามารถเข้าถึง Instagram ได้ แต่การมีช่างภาพมืออาชีพในงานจะรับประกันได้ว่าจะมีภาพที่มีคุณภาพสำหรับบันทึกค่ำคืนนี้
ความปลอดภัย
หากคุณต้องการความปลอดภัยในงานเลี้ยงของบริษัท ให้จองพนักงานที่เป็นมิตรซึ่งจะทำให้แขกของคุณรู้สึกเป็นที่ต้อนรับ
ขนส่ง
ตัดสินใจว่าคุณต้องการจัดระเบียบการเดินทางไปและกลับจากงานของคุณหรือไม่ หากคุณกำลังจัดโค้ช ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการจองในช่วงเวลาที่เหมาะสม เพื่อที่เพื่อนร่วมงานของคุณจะไม่ถูกบังคับให้ออกไปก่อนเวลาหรือปล่อยทิ้งไว้เฉยๆ
แม้ว่าเราจะอยู่ในยุค Über แต่สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงการเดินทางกลับบ้านของทุกคน โดยเฉพาะในลอนดอน เป็นความคิดที่ดีที่จะรวบรวมหมายเลขรถแท็กซี่ท้องถิ่นและข้อมูลรถไฟและรถบัสเที่ยวสุดท้ายเพื่อหมุนเวียนก่อนงาน
สร้างแผนการเดินทาง
กำหนดการเดินทางของคุณจะช่วยให้สิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่นในตอนกลางคืน ควรมีรายละเอียดทั้งหมดของเหตุการณ์ รวมถึงชื่อผู้ติดต่อและข้อมูลสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง สร้างเวลาสำหรับการมาถึงล่าช้าและวางแผนเวลามากมายสำหรับอาหารที่จะเสิร์ฟ
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469