การประชุมนอกสถานที่ : วิธีวางแผนการประชุม นอกสถานที่

วิธีวางแผนการประชุม ถึงเวลารวบรวมทีมและคิดการใหญ่ มองให้ไกลกว่าธุรกิจทั่วไปและชี้แจงกลยุทธ์ระยะยาวของคุณ คุณต้องการที่จะจ้องมองไปที่ขอบฟ้า ของบริษัทและประเมินทุกอย่างตั้งแต่เป้าหมายของธุรกิจไปจนถึงโครงการที่จะกำหนดอนาคต

อย่างไรก็ตาม สำหรับงานขนาดนี้ ห้องประชุมปกติจะไม่ตัดมันออกไป คุณต้องการประชุมที่อื่นนอกสำนักงานแทน กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณต้องการจัดการประชุมนอกสถานที่

แต่คุณจะวางแผน การประชุมนอกสถาน ที่ที่มีประสิทธิภาพซึ่งคุ้มค่ากับการลงทุนทั้งเวลา พลังงาน และเงินที่เกี่ยวข้องกับการจัดการประชุมได้อย่างไร วันนี้เราจะไปหา อ่านคำแนะนำที่ครอบคลุมเพื่อวางแผนการประชุมนอกสถานที่อย่างมีประสิทธิภาพ (และวิธีที่ธุรกิจของคุณจะได้มา)
‍

การประชุมนอกสถานที่คืออะไร? วิธีวางแผนการประชุม

โดยพื้นฐานแล้ว การประชุมนอกสถานที่เป็นสิ่งที่ดูเหมือนว่า: การประชุมที่จัดนอกสถานที่ทำงานทั่วไป

สถานที่ตั้งไม่ใช่ความแตกต่างเพียงอย่างเดียว ในความเป็นจริง ความแตกต่างหลักเกี่ยวข้องกับจุดประสงค์ แทนที่จะเป็นการเช็คอินง่ายๆ การประกาศ หรือการประชุมด้วยตนเองทั้งหมด การประชุมนอกสถานที่จัดการกับวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับทีมผู้นำที่ทำงานร่วมกันเพื่อแก้ไขปัญหาเชิงกลยุทธ์และการคิดภาพใหญ่ แต่อาจรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การแฮ็กกาธอน เซสชันการระดมความคิด และ/หรือการสร้างแผนงานผลิตภัณฑ์

นอกจากนี้ ยังเป็นที่น่าสังเกตว่าการ ประชุมนอกสถานที่นั้นไม่เหมือนกับการพักผ่อนแบบสร้างทีม การเชื่อมโยงกันในทีมเป็นองค์ประกอบที่แน่นอน แต่เป็นเรื่องรองจากการประชุม สิ่งสำคัญในการประชุมนอกสถานที่คือการทำให้งานสำเร็จลุล่วง!
‍

วิธีวางแผนและจัดการประชุมนอกสถานที่ที่มีประสิทธิภาพ

ตอนนี้เรารู้แล้วว่ามีอะไรบ้าง มาดูกิจกรรมหลักกัน: วิธีวางแผนและจัดการประชุมนอกสถานที่อย่างมีประสิทธิภาพ เน้นประสิทธิภาพ . ท้ายที่สุด การจัดการประชุมก็เป็นเรื่องหนึ่งและอีกเรื่องหนึ่งคือการได้อะไรจากมัน! บ่อยครั้งที่ผ่านไปหนึ่งปีหรือมากกว่านั้นและมันไม่ชัดเจนว่าพวกเขาประสบความสำเร็จอะไร

ดังนั้น ด้วยงานที่ต้องทำ เป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จ และทรัพยากรอันมีค่าในสายงาน สิ่งสำคัญคือต้องระมัดระวังและเอาใจใส่เป็นพิเศษเมื่อดำเนินกิจกรรมเหล่านี้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและแนวคิดยอดนิยมที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ วิธีวางแผนการประชุม
‍

การวางแผน

ความสำเร็จของการประชุมนอกสถานที่มักขึ้นอยู่กับว่าคุณเตรียมตัวอย่างไร ตั้งแต่การจัดสถานที่ไปจนถึงการตัดสินใจกำหนดการ มีเรื่องให้คิดมากมาย ในส่วนนี้ เราจะร่างวิธีการวางแผนบริษัทของคุณนอกสถานที่อย่างเหมาะสม:

1. อย่ารอช้า

กฎข้อที่หนึ่ง: อย่ารอจนถึงนาทีสุดท้ายเพื่อเริ่มวางแผนการประชุมนอกสถานที่! ยิ่งคุณสามารถกลิ้งลูกบอลได้เร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น เราขอแนะนำกรอบเวลาคร่าวๆ 2 เดือนระหว่างการเตรียมการเบื้องต้นและวันสำคัญ

ขั้นตอนแรกที่สำคัญคือการกำหนดผลลัพธ์หลักที่คุณต้องการจากการประชุม ตัวอย่างเช่น นี่เป็นภาพรวมขนาดใหญ่ของผู้บริหารที่คุณจะตัดสินใจเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปของธุรกิจหรือไม่ หรือคุณกำลังพยายามจัดงาน codefest/hackathon?

เมื่อคุณทราบจุดประสงค์นี้แล้ว คุณก็สามารถดำดิ่งลงไปในวัชพืชได้ – ค้นหาว่าใครจะเป็นผู้ดำเนินการประชุม ใครควรเข้าร่วม นานแค่ไหนที่ควรทำ และอื่นๆ จากตรงนั้น คุณสามารถปรับแต่งวัตถุประสงค์ รวบรวมข้อมูลภายในที่คุณอาจต้องการ และเชิญผู้เชี่ยวชาญภายนอกที่คุณคิดว่าควรจะอยู่ที่นั่น

2. จำกัดขอบเขต

กฎข้อที่ 2: อย่าพยายามทำให้สำเร็จมากเกินไป ดึงดูดให้ตั้งเป้าหมายที่สูงส่งและจัดการกับปัญหาที่ไม่รู้จบ อย่างน้อยก็ให้มากขึ้นเสมอ

ทำตัวให้ผอมเกินไปและคุณเสี่ยงที่จะไม่ได้อะไรจากการประชุม คุณอาจรู้สึกดีกับรายการขั้นตอนการดำเนินการยาวเหยียดที่คุณวาดขึ้น แต่ขาดกลยุทธ์ที่ชัดเจนในการบรรลุสิ่งใดสิ่งหนึ่ง

วิธีที่ดีกว่าคือการจำกัดขอบเขตของการอภิปรายและสื่อสารกับผู้เข้าร่วม สิ่งนี้ควรนำไปสู่ชุดความคิดริเริ่มที่มุ่งเน้นซึ่งออกแบบมาเพื่อจัดการกับปัญหาเฉพาะในธุรกิจ

3. กำหนดงบประมาณ

ปัจจัยหนึ่งที่จะส่งผลกระทบต่อการประชุมนอกสถานที่ของคุณเกือบทุกด้านคือจำนวนเงินที่คุณต้องใช้จ่าย ท้ายที่สุดแล้ว งบประมาณอาจต้องครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การเดินทาง ที่พัก อาหาร และสถานที่จัดงาน (รายละเอียดเพิ่มเติมจะตามมาในภายหลัง) นอกจากนี้ยังกำหนดระยะเวลาที่คุณสามารถอยู่ สถานที่ที่คุณสามารถไป และจำนวนคนที่สามารถเข้าร่วมได้อย่างสบายๆ

ที่นี่ไม่มีถูกหรือผิด ขอบเขตของงบประมาณของคุณจะขึ้นอยู่กับประเภทและระยะเวลาของการประชุมที่คุณต้องการเป็นเจ้าภาพ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการตั้งค่า! อย่าทำ และคุณเสี่ยงที่จะใช้จ่ายเกินตัวในการประชุมที่ไม่เป็นไปตามศักยภาพ

4. จดจำการปฏิบัติจริง

หลังจากพิจารณาองค์ประกอบพื้นฐานของการประชุมและผู้ที่จะเข้าร่วมแล้ว คุณสามารถเริ่มจัดการกับการปฏิบัติจริงได้ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่น:

• จองสถานที่
• การจัดระเบียบการขนส่งและที่จอดรถ
• จ้างคนจัดเลี้ยงหรือจัดแหล่งอาหาร/เครื่องดื่มอื่น

ในแง่ของสถานที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า a) ใหญ่พอ b) เข้าถึงได้ และ c) สามารถรองรับเทคโนโลยีใดก็ตามที่คุณจะใช้ แน่นอนว่าจะต้องพร้อมใช้งานตลอดระยะเวลาการประชุมด้วย แล้วอาหารล่ะ? ปริมาณมีความสำคัญ แต่สิ่งสำคัญยิ่งกว่าคือต้องคำนึงถึงข้อจำกัดด้านอาหารของผู้คนด้วย

อย่าปล่อยไว้จนนาทีสุดท้าย! การจองล่วงหน้าจะช่วยให้คุณมีพื้นที่และการตั้งค่าที่เหมาะสมที่สุดสำหรับนอกสถานที่ วิธีวางแผนการประชุม

5. กำหนดวาระการประชุม

การจัดการประชุมนอกสถานที่โดยไม่มีวาระการประชุมก็เหมือนกับการพยายามต้อนฝูงแมว มันเป็นสูตรสำหรับความสับสน การรักษาเวลาที่ไม่มีประสิทธิภาพ และท้ายที่สุดก็คือการขาดผลลัพธ์ ดังนั้นจงทำสิ่งที่ชอบและสร้างมันให้เร็วกว่านี้! ตั้งเป้าหมายในแต่ละวัน จัดลำดับเหตุการณ์ และกำหนดเวลาคร่าวๆ สำหรับทุกส่วนของการประชุม

โปรดทราบว่าโครงสร้างก็มีความสำคัญเช่นกัน คุณอาจชอบแนวคิดในการอุทิศเวลาให้กับหัวข้อต่างๆ และเปิดโอกาสให้มีการอภิปราย อนิจจา วิธีการที่ไหลลื่นนี้สามารถยับยั้งความคิดสร้างสรรค์แทนที่จะสนับสนุน

เพื่อให้การสนทนาดำเนินต่อไป เราขอแนะนำกำหนดการที่มีช่วงเวลาที่กำหนดไว้สำหรับหัวข้อเฉพาะควบคู่ไปกับวัตถุประสงค์สำหรับแต่ละหัวข้อ คุณยังสามารถมีคำถามสำคัญหนึ่งหรือสองข้อเพื่อถามและกระตุ้นการสนทนาด้วยสื่อและ/หรือกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง

6. กำหนดบทบาทและส่งวาระการประชุม

คุณต้องการมากกว่าหนึ่งคนเพื่อดำเนินการประชุมหรือไม่? ถ้างั้นใครทำอะไร? และเมื่อ? คุณควรมอบหมายบทบาทเหล่านี้เมื่อสร้างวาระการประชุม และ (หลังจากยืนยันว่าพวกเขายินดีที่จะทำ) ให้ใส่หมายเหตุว่าใครเป็นผู้อำนวยความสะดวกในแต่ละส่วน แน่นอนว่านี่เป็นจุดที่สงสัยหากคุณหรือคนอื่นจะจัดการการประชุมทั้งหมดคนเดียว

โอ้และอย่าลืมแบ่งปันวาระการประชุมกับผู้เข้าร่วม! ทำสิ่งนี้ประมาณหนึ่งสัปดาห์ก่อนการประชุมนอกสถานที่ เพื่อให้ผู้คนสามารถทำความคุ้นเคยกับแผน
‍

โฮสติ้ง

โอเค ข้ามไปก่อนแล้วจินตนาการว่าการประชุมใกล้เข้ามาแล้ว ในส่วนนี้ เราจะนำเสนอเคล็ดลับและแนวคิดบางประการเกี่ยวกับวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ

1. เริ่มต้นด้วยการแนะนำเป้าหมาย

เริ่มต้นแต่ละวันด้วยการเตือนผู้เข้าร่วมประชุมให้ทราบถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการประชุม หวังว่าทุกคนคงได้อ่านวาระการประชุมและคุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว แต่ก็ไม่เสียหายที่จะย้ำว่าทำไมคุณถึงอยู่ที่นั่นและสิ่งที่คุณพยายามจะบรรลุ การกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมควรเน้นการสนทนาและนำคุณไปสู่เป้าหมายที่คุณตั้งไว้ 

ในทำนองเดียวกัน คุณควรนำผู้คนกลับเข้าสู่วาระการประชุมตลอดทั้งวัน วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณออกนอกประเด็นมากเกินไป

2. ส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์

มีไม่กี่อย่างในชีวิตที่น่าเบื่อไปกว่าการฟังใครพูดเป็นชั่วโมงๆ คุณปิดเครื่อง กลอกตา และดูนาฬิกา โดยเต็มใจให้เข็มนาทีหมุนเร็วขึ้นเล็กน้อย ดังนั้น กฎข้อที่หนึ่งสำหรับการจัดประชุมนอกสถานที่คือการทำให้ผู้คนมีส่วนร่วมอยู่เสมอ อย่าเพิ่งพูดใส่พวกเขา พูดคุยกับพวกเขา

นี่เป็นอีกเหตุผลหนึ่งในการคิดคำถามและกิจกรรมสำหรับแต่ละช่วงเวลาในวาระการประชุม พวกเขาช่วยกระตุ้นการสนทนา ส่งเสริมการโต้ตอบ และแจ้งการอภิปราย ทำทุกวิถีทางเพื่อรักษาความสนใจของผู้คน แล้วคุณจะได้การประชุมที่มีประสิทธิผลและมีความหมายมากขึ้น

3. หยุดพักเป็นประจำ

การจดจ่อกับหัวข้อที่ซับซ้อน การคิดไอเดีย และการมีส่วนร่วมกับบทสนทนาที่กระตุ้นนั้นเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย ปกป้องระดับพลังงานของผู้คนโดยกำหนดเวลาพักเป็นประจำ การหยุดดื่มชา กาแฟ อาหาร และเข้าห้องน้ำทุกๆ 2-3 ชั่วโมงควรหยุดผู้คนไม่ให้ตั้งค่าสถานะ

เคล็ดลับยอดนิยม: อย่าลืมระบุให้ชัดเจนเกี่ยวกับระยะเวลาพักเบรกแต่ละครั้ง (คุณจะทำเครื่องหมายไว้ในกำหนดการก็ได้) ความสับสนใดๆ ก็ตามอาจนำไปสู่ความล่าช้าและความพ่ายแพ้ที่กินเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัด 

4. หาเวลาสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ในทีม

จุดสนใจหลักของการประชุมนอกสถานที่คือประสิทธิภาพการทำงาน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถรวมการสร้างทีมเข้ากับประสบการณ์ได้ ท้ายที่สุดแล้ว ทีมของคุณรวมตัวกันนอกสำนักงานบ่อยแค่ไหน! ตอนนี้คุณมาอยู่ในที่เดียวกันแล้ว เป็นโอกาสสำคัญที่จะทำความรู้จักซึ่งกันและกัน

การสร้างทีมไม่จำเป็นต้องรวมอยู่ในวาระการประชุมด้วยซ้ำ อาจเป็นเรื่องง่ายๆ อย่างการพักระหว่างเซสชันต่างๆ ให้นานพอที่จะมีบทสนทนาที่มีความหมาย คุณยังสามารถกำหนดที่นั่งแทนที่จะให้ทุกคนเลือกได้ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้คนผสมผสานและคลุกคลีกับเพื่อนร่วมงานที่แตกต่างจากปกติ

5. ขอความคิดเห็น

เมื่อสิ้นสุดการประชุมนอกสถานที่ เราขอแนะนำให้ลองค้นหาว่าอะไรเป็นไปด้วยดีและอะไรน่าจะดีกว่านี้ คุณสามารถขอผู้เข้าร่วมโดยตรง ส่งแบบ ฟอร์มความคิดเห็นโดยไม่ระบุตัวตนเพื่อส่งกลับในภายหลัง หรือประหยัดกระดาษโดยใช้หนึ่งในเว็บไซต์แบบสำรวจความคิดเห็นที่มีอยู่มากมาย

ขอความคิดเห็นในสิ่งที่ดูเหมือนว่าเกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ผู้คนพึงพอใจกับการประชุมโดยรวมมากน้อยเพียงใด พวกเขาพบว่ามีประสิทธิผลเพียงใด? พวกเขามีแนวคิดเกี่ยวกับวิธีเพิ่มผลผลิตในครั้งต่อไปหรือไม่? พวกเขาสนุกกับตัวเองหรือไม่? ถ้ามีอะไร พวกเขาจะทำแตกต่างออกไปหรือไม่? ไม่ว่าคุณจะเก็บรวบรวมข้อมูลใด ข้อมูลนั้นจะมีค่าอย่างยิ่งสำหรับการประชุมนอกสถานที่ครั้งต่อไปที่คุณจัด
‍

เหตุใดการประชุมนอกสถานที่จึงมีความสำคัญ วิธีวางแผนการประชุม

ทุกสิ่งที่เราเพิ่งคุยกันดูเหมือนทำงานหนักเกินไปหรือเปล่า? การได้ยินเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องอาจโน้มน้าวให้คุณทำต่อไป! ไว้วางใจเรา การจัดการประชุมนอกสถานที่สามารถมอบข้อได้เปรียบที่น่าสนใจหลายประการ ต่อไปนี้เป็นวิธีหลักบางประการที่คุณจะได้รับ:

พวกเขาเปลี่ยนเฮดสเปซ วิธีวางแผนการประชุม

สิ่งแรกและสำคัญที่สุด การทำงานร่วมกันในสถานที่ใหม่ทำให้ผู้คนมีช่องว่างที่แตกต่างกัน

การประชุมรู้สึกมีนัยสำคัญ การเปลี่ยนแปลงนั้นสดชื่นและความแปลกใหม่ก็น่าตื่นเต้น มันไม่รู้สึกเหมือน “ทำงาน” อีกต่อไป ท้ายที่สุดแล้ว การพบปะกันในที่ต่างๆ นั้นเอื้อต่อความคิดสร้างสรรค์ระดับการมีส่วนร่วมและความชัดเจนของความคิดที่จำเป็นสำหรับงานที่ทำอยู่

พวกเขาเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและจิตวิญญาณของทีม

ข้อดีก่อนหน้านี้มีผลโดยตรงต่อการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการมีส่วนร่วมซึ่งเป็นผลลัพธ์ในเชิงบวกที่เพิ่มมากขึ้นเมื่อปราศจากสิ่งรบกวนและการขัดจังหวะที่คุณอาจพบในสำนักงาน การแก้ปัญหาและการระดมสมองจะง่ายขึ้น และทีมเดินจากไปอย่างรู้สึกกระปรี้กระเปร่า

ผู้เข้าร่วมจบลงด้วยความรู้สึกใหม่ของจุดมุ่งหมายและการอยู่ร่วมกัน – พึงพอใจในสิ่งที่พวกเขาประสบความสำเร็จและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในสิ่งที่พวกเขากำลังดำเนินการ

พวกเขาให้หยุดพักจากภาวะปกติ

แน่นอน โบนัสอีกอย่างคือทุกคนได้พักจากกิจวัตรประจำวัน ในระดับหนึ่ง การประชุมนอกสถานที่แสดงถึงการหลีกหนีจากความเครียดในชีวิตประจำวันในสำนักงาน! คุณออกไปเที่ยวกับเพื่อนร่วมงาน มีบทสนทนาใหม่ๆ และเปิดรับความท้าทายต่างๆ

ด้วยวิธีนี้ การประชุมนอกสถานที่สามารถฟื้นฟูทั้งพนักงานแต่ละคนและธุรกิจโดยรวม
‍

ต้องการความช่วยเหลือในการวางแผนการประชุมนอกสถานที่ของคุณหรือไม่?

การประชุมนอกสถานที่เป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่ทรงพลังสำหรับการคิดการใหญ่ การวางแผนสำหรับอนาคต กระตุ้นผลิตภาพ และเพิ่มจิตวิญญาณของทีม แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าพวกเขาใช้เวลา พลังงาน และทรัพยากรมากเพียงใดในการจัดระเบียบ!

หากสิ่งนั้น – หรือข้อกังวลเกี่ยวกับการทำผิดพลาดที่มีราคาแพง – คือสิ่งที่ฉุดรั้งคุณไว้ไม่ให้ทำผิดพลาดเอง Surf Office สามารถช่วยได้ ในฐานะผู้เชี่ยวชาญในการจัดการประชุมนอกสถานที่ คุณจะสามารถเก็บเกี่ยวผลตอบแทนมากมายจากการประชุมนอกสถานที่โดยไม่ต้องวุ่นวายกับการจัดระเบียบ! ติดต่อเราวันนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469