การมีส่วนร่วมในงานอีเว้นท์ เป็นเรื่องน่าตื่นเต้นที่จะได้ชมการประชุมแบบตัวต่อตัวและกิจกรรมต่างๆ ที่กลับมา จากข้อมูลของ Blackstone Securities การประชุมกลุ่ม และการชุมนุมจะกลับมาสู่ระดับก่อนเกิดโรคระบาดภายในสิ้นปีนี้ อย่างไรก็ตาม ในสภาพแวดล้อมหลังการล็อกดาวน์ ความคาดหวังของผู้เข้าร่วมก็เปลี่ยนไป เทคโนโลยีการจัดงานมีความก้าวหน้า ผู้ชมของคุณจะดูแตกต่างไปจากช่วงก่อนเกิดโรคระบาดอย่างมาก พิจารณาข้อค้นพบในเดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ. 2565 จากสำนักงานแรงงานและสถิติแห่งสหรัฐอเมริกา:
- 3 เปอร์เซ็นต์ของผู้ที่มีอายุมากกว่า 55 ปีออกจากงาน
- 9 เปอร์เซ็นต์ของแรงงานอเมริกันทั้งหมด (47.4 ล้านคน) ลาออกจากงานในปี 2564
การระบาดใหญ่ได้เปลี่ยนรูปแบบการทำงานของเราในอเมริกา แม้ว่าสำนักงานจะกลับมาเปิดทำการอีกครั้ง พนักงานประมาณ 6 ใน 10 ของสหรัฐ (59%) ที่กล่าวว่างานของพวกเขาสามารถทำได้จากที่บ้านนั้นกำลังทำงานจากที่บ้านตลอดเวลาหรือเกือบตลอดเวลา เพิ่มขึ้นจากเพียง 23% ที่ทำงานจากระยะไกลก่อนเกิดโควิด-19 (ศูนย์วิจัยพิว 16 ก.พ. 2565)
จากข้อมูลของ US Travel Association Business Tracker ประจำไตรมาสที่ 1 ปี 2022 นักเดินทางเพื่อธุรกิจกล่าวว่าการพัฒนาความสัมพันธ์เป็นสิ่งสำคัญที่สุดของการเดินทางเพื่อธุรกิจ การศึกษาและการสร้างเครือข่ายเป็นเหตุผลที่สำคัญที่สุดอันดับ 1 และ 2 ในการเข้าร่วมกิจกรรม แต่วิธีที่องค์ประกอบด้านการศึกษาและการสร้างเครือข่ายมีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง ไม่มีใครออกมาจากการแพร่ระบาดนี้ด้วยชุดค่านิยมหรือความคาดหวังเดิมๆ และนั่นสร้างอุปสรรคสำคัญต่อความเพลิดเพลินหากคุณตั้งใจที่จะวางแผนกิจกรรมของคุณในลักษณะเดียวกัน
ทั้งหมดนี้หมายความว่าผู้ออกแบบงานอีเวนต์ต้องปรับตัวเพื่อตอบสนองความคาดหวังของผู้ชมที่เปลี่ยนแปลงไป
ในฐานะผู้ออกแบบงานอีเวนต์ คุณมีโอกาสที่จะสร้างกลยุทธ์อีเวนต์ใหม่และช่วยละทิ้งกลยุทธ์ที่ล้าสมัย ไม่เคยมีโอกาสที่ดีกว่าในการวางตำแหน่งตัวเองในฐานะหัวหน้าทีมเชิงกลยุทธ์ กฎมีการเปลี่ยนแปลง ได้เวลายกระดับเกมของคุณแล้ว คู่มือนี้จะช่วยคุณปรับเปลี่ยน เปลี่ยนแปลง และสร้างผลงานให้เหนือความคาดหมาย คุณพร้อมที่จะเล่นหรือยัง? เกมบน!
คิด ‘ตัวต่อตัว +’
พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
- จำนวนกิจกรรมแบบตัวต่อตัวเพิ่มขึ้นเมื่อกิจกรรมเสมือนจริงเต็มรูปแบบลดลง แต่เกือบหนึ่งในสี่ของการประชุมทั้งหมดจะยังคงเป็นแบบผสมจนถึงปี 2565 ที่มา: Encore Planner Pulse Spring 2022 Report
- ผู้เชี่ยวชาญของสมาคมรายงานว่ามากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ของกิจกรรมในไตรมาสที่สองและสามของปี 2022 จะเป็นแบบผสมผสาน และ 35 เปอร์เซ็นต์จะเป็นแบบดิจิทัล/ออนไลน์เท่านั้น ที่มา: PCMA Convene Covid-19 Recovery Survey
ข้อมูลนี้ส่งสัญญาณถึงความจำเป็นที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชุมและการจัดงานต้องเปลี่ยนความคิดของพวกเขา หากระหว่าง 25 เปอร์เซ็นต์ถึง 50 เปอร์เซ็นต์ของกิจกรรมขององค์กรเป็นแบบผสมผสาน อาจเป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดงานที่จะคิดว่ากิจกรรมแบบผสมผสานเป็น ‘ตัวต่อตัว+’ แทนที่จะเป็นเพียงการเพิ่มงานหรือกระแสนิยมที่ผ่านไป
เราหมายถึงอะไรโดยตัวต่อตัว +?
เราหมายความว่าเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นสำหรับแพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือนจริงนั้นสามารถปรับเพื่อเพิ่มประสบการณ์การจัดงานในห้อง และช่วยให้ผู้เข้าร่วมแบบตัวต่อตัวสามารถสลับระหว่างการมีส่วนร่วมแบบเรียลไทม์และตามความต้องการได้ตามต้องการ ตัวอย่างเช่น หากผู้เข้าร่วมได้รับสายสำคัญระหว่างเซสชั่นและต้องออกจากห้อง พวกเขาสามารถใช้แพลตฟอร์มกิจกรรมChime Liveเพื่อดูเนื้อหาเสมือนจริงและสลับกลับไปที่ประสบการณ์ในห้องเมื่อการโทรสิ้นสุดลง
ผู้เข้าร่วมประชุมเสมือนเป็นสมาชิกที่มีค่าของชุมชนการประชุมใดๆ การวิจัยโดย MPI และ PCMA ได้พิสูจน์แล้วว่ากิจกรรมเสมือนจริงไม่ได้ทำให้การเข้าร่วมแบบตัวต่อตัวเสียเปล่า ในความเป็นจริง ผู้คนมีแนวโน้มที่จะเข้าร่วมกิจกรรมแบบตัวต่อตัวหลังจากได้มีประสบการณ์ในฐานะผู้เข้าร่วมทางไกล การเสนอตัวเลือกเสมือนจริงนั้นช่วยให้ผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการชุมนุมแบบตัวต่อตัวยังคงสัมผัสประสบการณ์เนื้อหาและชุมชนของงานของคุณได้ มันขยายการเข้าถึงของคุณและช่วยให้คุณมีส่วนร่วมกับผู้ชมใหม่ นอกจากนี้ยังขยายผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของงานโดยเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วม ธุรกรรม และรายได้จากผู้สนับสนุนและผู้แสดงสินค้า การมีส่วนร่วมในงานอีเว้นท์
วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นคือการมุ่งเน้นที่การมีส่วนร่วมของผู้ชมทั้งแบบเห็นหน้าและจากระยะไกล ให้เอกสารนี้เป็นแนวทางในการช่วยคุณนำทางกระบวนการสร้างสรรค์งานอีเวนต์และกระบวนการออกแบบเนื้อหาของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงโอกาสอันไร้ขอบเขตสำหรับการมีส่วนร่วมแบบตัวต่อตัว ข้อเสนออีเวนต์แบบผสมผสานและดิจิทัล
มีอะไรอยู่ในคู่มือนี้
จุดประสงค์ของคู่มือนี้คือการช่วยคุณสำรวจโอกาสใหม่ๆ เหล่านี้โดยเน้นความสนใจไปที่ประเด็นสำคัญ 7 ประการ:
- การพัฒนากระบวนการนวัตกรรมสำหรับการออกแบบงาน – วิธีสร้าง เลือก และประเมินแนวคิด ตลอดจนวิธีจัดทำรายการและจัดเก็บแนวคิดเพื่อใช้ในอนาคต
- การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเหตุการณ์เพื่อการมีส่วนร่วม — เครื่องมือพื้นฐาน เทคโนโลยี และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณต้องการเพื่อดึงดูดผู้ชมจากระยะไกลและในห้อง
- การทำแผนที่การเดินทางของผู้เข้าร่วม — วิธีการทำแผนที่การเดินทางของลูกค้าสำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ เพื่อให้การออกแบบกิจกรรมของคุณบรรลุผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
- การสร้างระบบนิเวศของเหตุการณ์ที่ดี — เหตุการณ์ประกอบด้วยหลายองค์ประกอบหรือระบบนิเวศ ส่วนนี้จะช่วยคุณทดสอบความสมบูรณ์ของระบบนิเวศแต่ละแห่งและแก้ไขระบบนิเวศที่ไม่แข็งแรง
- ฝึกการมีส่วนร่วมอย่างรุนแรง — วิธีหลีกเลี่ยงปัญหาทั่วไปที่ทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกไม่มีส่วนร่วม ไม่เป็นที่ต้องการ และถูกกีดกันจากประสบการณ์การจัดงานของคุณ
- การออกแบบประสบการณ์การศึกษาที่น่าดึงดูด — วิธีช่วยให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมมีส่วนร่วมกับเนื้อหาก่อน ระหว่าง และหลังกิจกรรมของคุณด้วยวิธีที่จะช่วยให้พวกเขาเรียนรู้ จดจำ และเห็นคุณค่าของเนื้อหาการประชุมของคุณ
- เพิ่มผลตอบแทนจากการศึกษาสูงสุด ผลตอบแทนตามวัตถุประสงค์ และผลตอบแทนจากการลงทุน (ROE, ROO และ ROI) — วิธีวิเคราะห์ข้อมูลกิจกรรม รายงานผล และใช้เพื่อปรับปรุงประสบการณ์การจัดงาน รายได้ และ ROI
การพัฒนากระบวนการนวัตกรรมสำหรับการออกแบบกิจกรรม
วิธีสร้าง เลือก และประเมินแนวคิด ตลอดจนวิธีจัดทำรายการและจัดเก็บแนวคิดเพื่อใช้ในอนาคต
ขั้นตอนที่ 1: ระบุสิ่งที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง
ซุนวูเขียนว่า “กลยุทธ์ที่ปราศจากกลวิธีคือเส้นทางสู่ชัยชนะที่ช้าที่สุด กลยุทธ์ที่ปราศจากกลยุทธ์คือเสียงก่อนความพ่ายแพ้”
หากคุณเริ่มกระบวนการสร้างนวัตกรรมโดยไม่รู้ว่าต้องเปลี่ยนแปลงอะไร แสดงว่าคุณกำลังให้ความสำคัญกับกลยุทธ์มากกว่ากลยุทธ์ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการดูข้อมูลและคำติชมจากกิจกรรมที่ผ่านมาหรือการวิจัยตลาดก่อนที่คุณจะออกแบบกิจกรรมครั้งต่อไปจึงเป็นเรื่องสำคัญ
มองหา:
- Data-point outliers : กิจกรรมของคุณทำคะแนนได้แย่ที่สุดในด้านใด ที่ไหนได้คะแนนสูงสุด? สร้างจากความสำเร็จของคุณ มองหาพื้นที่แห่งโอกาส หากมีบางอย่างไม่ทำงาน ให้ปรับแต่งหรือหยุดทำ
- ข้อเสนอแนะโดยสรุปที่แข็งแกร่ง : ผลการสำรวจไม่ได้บอกเรื่องราวทั้งหมด ข้อเสนอแนะประเภทใดที่คุณ ทีมกิจกรรม หรือเจ้าหน้าที่รวบรวมจากการสนทนาหรือข้อร้องเรียนในโถงทางเดิน หมายเหตุ: ผู้คนจะเตรียมพร้อมและซื่อสัตย์มากขึ้นกับผู้ตรวจสอบอิสระจากภายนอก
- Pain point ของลูกค้าหรืออุตสาหกรรม : อะไรทำให้ลูกค้าของคุณไม่นอนตอนกลางคืน? สัตว์เลี้ยงที่ใหญ่ที่สุดในอุตสาหกรรมคืออะไร? สิ่งเหล่านี้คือจุดเสียดทานที่กิจกรรมของคุณอาจแก้ไขได้
- ล้มเหลวครั้งใหญ่ : มีที่อื่นอีกไหมที่คุณรู้สึกว่าการแข่งขันครั้งล่าสุดของคุณ (หรือกิจกรรมอื่นตามชุดการแข่งขันของคุณ) ล้มเหลว?
ทั้งหมดจะนำเสนอโอกาสในการเปลี่ยนแปลง ระบุสามถึงห้ารายการที่จะสร้างผลกระทบมากที่สุดต่อกิจกรรมหรือผู้ชมของคุณ นี่คือพื้นที่ที่คุณต้องการเน้นความพยายามในการสร้างความคิดของคุณ
ขั้นตอนที่ 2: เชิญคนที่ใช่มาร่วมสร้างไอเดียกับคุณ
ถ้าทุกคนในห้องหน้าตาเหมือนกัน มีพื้นเพเหมือนกัน หรือทำงานในแผนกเดียวกัน มีโอกาสที่พวกเขาจะเกิดความคิดที่คล้ายกัน คุณไม่ต้องการห้องสะท้อนเสียง ในการสร้างแนวคิด คุณต้องมีมุมมอง ภูมิหลัง และความคิดเห็นที่หลากหลาย
เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ให้เชิญกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและสมาชิกในทีม รวมถึงบุคคลที่อาจไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับทีมกิจกรรมของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้สึกยินดีมีส่วนร่วม และมีโอกาสแสดงความคิดเห็น
ขั้นตอนที่ 3: วางกฎพื้นฐานบางอย่าง
หากคุณไม่วางกฎพื้นฐานบางประการสำหรับการสร้างไอเดีย คุณจะจบลงด้วยเซสชันการระดมความคิดที่มีคนเพียงไม่กี่คนเป็นผู้ควบคุม หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดย:
- ให้พื้นที่สำหรับผู้มีส่วนร่วมที่ชอบเก็บตัว : ก่อนที่การสนทนากลุ่มหรือการแบ่งปันใดๆ จะเริ่มขึ้น ให้ผู้คนมีเวลาห้าถึงเจ็ดนาทีในการเขียนความคิดในหัวข้อหรือคำถามที่ตั้งไว้ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้คนสร้างแนวคิดโดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกปิด
- สร้างตารางกิจกรรมที่ชัดเจน:การสร้างไอเดียควรเป็นเวลาแห่งการระดมสมองอย่างแท้จริง ช่วยให้ผู้เข้าร่วมต่อต้านการกระตุ้นให้เริ่มลดไอเดียหรืออภิปรายโดยสร้างส่วนต่าง ๆ ที่มีขอบเขตเวลาของกระบวนการสร้างไอเดีย ตัวอย่างเช่น:
- ทำให้ชัดเจนว่าเวลาในการสร้างไอเดียมีไว้สำหรับสร้างไอเดียเท่านั้นโดยไม่ต้องพูดคุยหรือโต้เถียงกัน หากคุณปล่อยให้คนอื่นเริ่มตัดสินความคิดตอนนี้ คุณจะปิดปากทุกคน หากใครเสนอความคิดเห็น ให้เตือนพวกเขาว่าจะมีเวลาในการหารือเกี่ยวกับแนวคิดในภายหลัง
- ทำตามช่วงเวลาในการสร้างความคิดด้วยกิจกรรมที่ช่วยให้กลุ่มสามารถเพิ่มหัวข้อย่อยหรือกลยุทธ์ที่สร้างสรรค์ให้กับแนวคิดที่พูดถึงพวกเขา ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมี 5 ด้านที่จะสร้างสรรค์นวัตกรรม ให้แบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็น 5 กลุ่มเพื่อให้มีกลุ่มหนึ่งทำงานเกี่ยวกับความท้าทายและแนวทางแก้ไขสำหรับแต่ละด้าน
- หลังจากที่แนวคิดเหล่านี้ได้รับการสรุปและปรับบริบทแล้ว ให้เวลากลุ่มในการนำเสนอเกี่ยวกับความท้าทายและวิธีแก้ปัญหาที่พวกเขาทำ ตอนนี้เป็นเวลาที่จะหารือ ถกเถียง ปรับแต่งและปรับปรุง
- พัฒนาที่จอดรถ:เมื่อผู้คนออกนอกเส้นทาง ให้ค่อยๆ นำทางพวกเขากลับเข้าเส้นทาง วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือนำรายการที่พวกเขาต้องการคุยไปวางไว้ใน “ที่จอดรถ” ที่คุณสามารถกลับมาดูได้ในภายหลังหากมีเวลา
- ตัดสินใจในการชนะความคิดและนวัตกรรม:ตามหลักการแล้ว กลุ่มในห้องยังสามารถตัดสินใจล่วงหน้าได้ แต่ถ้าไม่สามารถทำได้ ให้ขอความช่วยเหลือจากพวกเขาในการสร้างงานนำเสนอ วิดีโอ หรือการนำเสนอที่จำเป็นสำหรับทีมผู้นำระดับสูงหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจในกิจกรรมในระหว่างเซสชันการสร้างแนวคิด ข้อควรจำ: คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทุกอย่าง การลองทำสิ่งใหม่ๆ 1-3 อย่างอาจเป็นสิ่งที่คุณรับมือได้
- พิจารณาว่าคุณจะวัดความสำเร็จอย่างไร:นี่เป็นรายการสำคัญที่ต้องหารือในขณะที่คุณกำลังโต้วาทีและอภิปรายแนวคิดต่างๆ เมื่อคุณทราบวิธีการวัดความสำเร็จแล้ว ให้ระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการนำไปใช้ ติดตาม และรายงานการวัดผลเหล่านั้นเพื่อให้คุณสามารถประเมินความสำเร็จของการทดสอบภายหลังกิจกรรมได้
ขั้นตอนที่ 4: รวบรวมความคิดและนวัตกรรมที่สร้างขึ้น
- จัดทำเอกสารกระบวนการ:ถ่ายทำงานนำเสนอ กำหนดผู้จดบันทึกเฉพาะสำหรับแต่ละกลุ่ม หรือบันทึกสิ่งที่พูดคุยกันในลักษณะที่ทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บ
- สร้างฐานข้อมูลความรู้:บางครั้งคุณจะค้นพบแนวคิดที่ยอดเยี่ยมหรือกระบวนการที่เป็นนวัตกรรมซึ่งใช้ไม่ได้กับเหตุการณ์ปัจจุบัน แต่คุณต้องการลองในบางประเด็น อย่าสูญเสียความคิดเหล่านี้ ให้สร้างฐานข้อมูลความรู้แทน
- เก็บบันทึกการทดลองของคุณ:ฐานข้อมูลความรู้ยังเป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมในการติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณใช้แนวคิดและนวัตกรรมที่ยิ่งใหญ่กับกิจกรรมของคุณ
ขั้นตอนที่ 5: วิเคราะห์ผลลัพธ์และทบทวนความสำเร็จ (หรือความล้มเหลว) ของคุณ
- วิเคราะห์ผลลัพธ์:คุณเรียนรู้อะไรจากการนำแนวคิดหรือนวัตกรรมนี้ไปใช้ ทำไมมันทำงานหรือไม่ทำงาน?
- นำเสนอสิ่งที่คุณค้นพบ:ใครเป็นผู้ลงทุนในความสำเร็จหรือความล้มเหลวของกิจกรรมของคุณ? วิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารข้อมูลนี้กับพวกเขาคืออะไร?
- ทำ ซ้ำและสร้างความสำเร็จของคุณ:นวัตกรรมเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำๆ ไม่ใช่สิ่งที่ทำได้เพียงครั้งเดียว นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการตรวจสอบและปรับปรุงนวัตกรรมของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ แม้ว่าพวกเขาจะประสบความสำเร็จก็ตาม หากได้ผล มีวิธีต่อยอดความสำเร็จนั้นหรือไม่? หากไม่ได้ผล มีอะไรที่คุณสามารถปรับแต่งที่อาจช่วยให้ใช้งานได้ในครั้งต่อไปหรือไม่
- หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469