สิ่งที่คาดหวังจาก การประชุมนอกสถานที่

การประชุมนอกสถานที่ การประชุมเชิงปฏิบัติการในสถานที่อื่นสามารถให้วิธีการคิดเชิงวิพากษ์เกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของบริษัทแก่พนักงานได้

ไม่ว่าคุณต้องการจะเรียกอะไรก็ตาม เช่น การพักผ่อนเชิงกลยุทธ์ การลาพักร้อน นอกสถานที่ การประชุมกลุ่มนอกสำนักงานได้กลายเป็นสิ่งที่แพร่หลายในโลกธุรกิจ เพื่อแลกเปลี่ยนกับต้นทุนและทรัพยากรที่จำเป็นในการดึงออกมา ผู้บริหารระดับสูงและนักวิเคราะห์คาดหวังว่าการประชุมเชิงปฏิบัติการจะมอบผลประโยชน์เชิงกลยุทธ์ที่จับต้องได้ และประเภทของประสบการณ์การผูกมัดในทีมที่ช่วยเพิ่มสมาธิและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

การประชุมเชิงปฏิบัติการ การประชุมนอกสถานที่

แต่การตัดสินยังไม่ออกมา: วันหยุดเหล่านี้มีค่าจริง ๆ หรือเป็นเพียงข้อแก้ตัวสำหรับพนักงานที่จะตัดใจจากกิจวัตรประจำวันและเพลิดเพลินกับอาหารกลางวันในบริษัท? ธุรกิจหลายแห่งเห็นว่าการประชุมเชิงปฏิบัติการเป็นวิธีที่จำเป็นในการช่วยให้พนักงานถอยห่างจากงานประจำวันและครุ่นคิดเกี่ยวกับปัญหาที่ใหญ่กว่า คนอื่นบอกว่านอกสถานที่ขาดเป้าหมายที่เหนือกว่าและส่งข้อความที่หลากหลายไปยังผู้เข้าร่วม การศึกษาเชิงประจักษ์เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับผลกระทบของการประชุมนอกสถานที่เป็นรายงานกรณีศึกษาขนาดเล็กที่สรุปไม่ได้ ยิ่งไปกว่านั้น การวิจัยก่อนหน้านี้มักจะตัดสินการถอยโดยส่วนใหญ่ว่าพวกเขามีส่วนทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กรอย่างรวดเร็วภายในบริษัทหรือไม่

การศึกษา ใหม่จากทีมนักวิจัยในสหราชอาณาจักรได้สำรวจผู้ที่เข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการที่นำโดยบริษัทมากกว่า 650 แห่งที่ดำเนินการในสภาพแวดล้อมที่หลากหลาย การศึกษาให้การประเมินผลกระทบของการล่าถอยเชิงกลยุทธ์ที่เหมาะสมยิ่งขึ้น

ผู้เขียนพบว่าการทำงานนอกสถานที่ทิ้งผลกระทบที่ยาวนานและครอบคลุมไว้เพียงเล็กน้อยต่อบริษัท และเรื่องราว ความสำเร็จ นั้น เช่น กรณีของ Philips Electronics ซึ่งเปลี่ยนจากอุตสาหกรรมเซมิคอนดักเตอร์ไปสู่ภาคเทคโนโลยีด้านสุขภาพที่กำลังเติบโต ซึ่งส่วนใหญ่เป็นผลมาจาก การอภิปรายที่จัดขึ้นในการประชุมบอร์ด – ค่อนข้างหายาก

อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าผู้จัดการควรเพิกเฉยต่อศักยภาพของการประชุมเชิงปฏิบัติการ ผู้เขียนเขียน แทนที่จะมองหาผลลัพธ์ที่เปลี่ยนแปลงบริษัท ผู้จัดการควรมองหาผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมเชิงปฏิบัติการที่มีความหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งผลลัพธ์ที่ส่งผลกระทบต่อวัฒนธรรมองค์กรในแง่มุมที่ “อ่อน” เช่น การติดต่อระหว่างบุคคลของพนักงาน และความเข้าใจในแนวทางเชิงกลยุทธ์ของบริษัท

ผู้จัดการควรมองหาผลลัพธ์การประชุมเชิงปฏิบัติการที่มีความหมาย เช่น ผลที่ส่งผลต่อวัฒนธรรมองค์กร การประชุมนอกสถานที่

ในการตรวจสอบผลการสำรวจอย่างกว้างขวางของผู้จัดการระดับกลางและระดับสูงในบริษัทขนาดต่างๆ ตั้งแต่บริษัทขนาดเล็กในท้องถิ่นไปจนถึงบริษัทข้ามชาติ ผู้เขียนพบว่าองค์ประกอบการออกแบบพื้นฐานหลายอย่างของเวิร์กช็อปเป็นตัวกำหนดประสิทธิภาพ องค์ประกอบเหล่านี้รวมถึงความชัดเจนที่ผู้จัดงานระบุวัตถุประสงค์ของสถานที่นอกสถานที่ ระดับของการปลีกตัวจากกิจวัตรประจำวัน ระยะเวลาและกำหนดการประชุม จำนวนและความหลากหลายของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับเชิญ และขอบเขตที่ผู้เข้าร่วมท้าทายกลยุทธ์ที่มีอยู่

ผู้เขียนพบว่าผลที่ตามมาของการถอยร่นในองค์กรแบ่งออกเป็นสามด้านของวัฒนธรรมองค์กรและประสิทธิภาพการทำงาน ผลลัพธ์ ขององค์กรที่หลากหลายซึ่งยากที่สุดที่จะบรรลุ ได้แก่ ผลกระทบต่อทิศทางเชิงกลยุทธ์ของบริษัท รวมถึงแผนธุรกิจ กระบวนการภายใน และคุณค่าโดยรวม

สิ่งที่พบได้บ่อยกว่ามาก เนื่องจากเน้นที่การสร้างทีมเป็นหลักในระหว่างการทำงานนอกสถานที่หลายๆ แห่ง คือ ผลลัพธ์ระหว่าง บุคคล — ข้อคิดเห็นจากเวิร์กช็อปที่ช่วยให้เพื่อนร่วมงานแบ่งปันความรู้และสนับสนุนซึ่งกันและกัน นอกจากนี้ สิ่งที่พบได้บ่อยคือ ผลลัพธ์ ทางการรับรู้หรือผู้บริหาร ผู้จัดการ และพนักงานเข้าใจตำแหน่งเชิงกลยุทธ์และวัตถุประสงค์ของบริษัทได้ดีเพียงใด ตลอดจนตำแหน่งในตลาดที่กว้างขึ้น

อะไรคือปัญหา

ปัญหาหลักคือการเปลี่ยนการอภิปรายและกิจกรรมของเวิร์กช็อปให้เป็นวิธีแก้ปัญหาที่ใช้งานได้จริงเมื่อทุกคนกลับมาที่สำนักงาน ตัวอย่างเช่น หนึ่งในลักษณะพื้นฐานของการถอยกลยุทธ์คือการหลุดพ้นจากกิจวัตรประจำวัน ภูมิปัญญาทั่วไปชี้ให้เห็นว่าการลบชั่วคราวนี้ช่วยให้ผู้จัดการหลุดพ้นจากนิสัยและช่วยให้พวกเขากระตุ้นการระดมความคิดเชิงนวัตกรรม แต่แง่มุมนี้อาจหมายความว่าความคิดสร้างสรรค์ที่เกิดขึ้นนอกสำนักงานนั้นยากที่จะนำกลับเข้าสู่กระบวนการปกติขององค์กร แท้จริงแล้ว ผู้เขียนพบความสัมพันธ์เชิงลบระหว่างระดับของการปลีกตัวจากพิธีกรรมปกติและความสามารถของผู้จัดการในการดำเนินการตามความคิดที่คิดขึ้นในการล่าถอย

ดังนั้น หัวหน้างานควรมองหาวิธีเพิ่มเติมในการบูรณาการสิ่งที่ได้จากการประชุมเชิงปฏิบัติการเข้ากับโครงสร้างประจำวันของบริษัท ตัวอย่างเช่น การจัดกำหนดการนอกสถานที่เป็นชุดของกิจกรรมจะช่วยเพิ่มโอกาสที่บริษัทจะสามารถแปลสิ่งที่ได้รับจากการประชุมเชิงปฏิบัติการไปสู่การปรับปรุงองค์ความรู้และองค์กรที่เป็นรูปธรรม นักวิจัยกล่าวว่าการจัดลำดับการประชุมนั้นต้องการให้พนักงานใช้เวลาและความพยายามมากขึ้นในการพิจารณาประเด็นเชิงกลยุทธ์ และช่วยให้พวกเขาสามารถสะท้อนความคิดและคิดหาวิธีที่จะนำไปใช้

ในทำนองเดียวกัน ยิ่งพนักงานจากส่วนต่าง ๆ ของบริษัทมีส่วนร่วมในงานนอกสถานที่มากเท่าไหร่ ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลของพวกเขาก็จะยิ่งกลับมาที่สำนักงานมากขึ้นเท่านั้น การประชุมเชิงปฏิบัติการกลุ่มย่อยเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้พนักงานผูกพันกัน

เนื่องจากผู้เขียนพบผลกระทบที่ค่อนข้างเล็กซึ่งเป็นผลมาจากนอกสถานที่โดยทั่วไป พวกเขาสนับสนุนให้ผู้จัดการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนก่อนสำหรับสิ่งที่พวกเขาต้องการบรรลุในระหว่างนอกสถานที่ แล้วจึงทำการประเมินตามวัตถุประสงค์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อพิจารณาว่าคุ้มค่าหรือไม่ และคุ้มค่า มาตรการเหล่านี้อาจรวมถึงการนับจำนวนความคิดริเริ่มใหม่ๆ ที่เกิดจากการล่าถอยเฉพาะ การติดตามระยะเวลาที่ใช้ในการท้าทายสภาพที่เป็นอยู่ หรือการติดตามการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการสื่อสารและการประชุมในสำนักงานของผู้เข้าร่วม

5 เคล็ดลับเลือกห้องประชุมสัมมนาอย่างไรให้ถูกใจองค์กร

การจัดประชุม อบรม หรือสัมมนานอกสถานที่เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องมี ทั้งเพื่อกระชับความสัมพันธ์ระหว่างคนในที่ทำงาน และประชาสัมพันธ์องค์กรต่อสายตาของบุคคลภายนอก ซึ่งถ้าหากการจัดประชุมนั้นประสบความสำเร็จก็จะช่วยให้ทีมงานบรรลุถึงเป้าหมายที่ได้ตั้งเอาไว้ เช่น คนในแผนกต่าง ๆ สนิทกันมากขึ้น ผู้เข้าสัมมนาได้รับทักษะใหม่ที่เป็นประโยชน์ หรือลูกค้าเชื่อมั่นในองค์กรจนเกิดการบอกต่อ เป็นต้น ซึ่งทั้งหมดนี้ ยังจะส่งผลดีต่อความก้าวหน้าขององค์กรในระยะยาว เพราะฉะนั้นการเลือกห้องประชุมสัมมนาที่สามารถใช้พื้นที่ได้อย่างครอบคลุม คุ้มค่า และเหมาะกับกิจกรรม จึงเป็นสิ่งสำคัญมาก

ห้องประชุมสัมมนามีความสำคัญอย่างไร ทำไมองค์กรต้องใส่ใจ? การประชุมนอกสถานที่

ไม่ว่างานประชุมนั้นจะมีแต่คนในบริษัทด้วยกันเอง หรือต้องรับรองบุคคลภายนอกด้วย คุณก็จะละเลยเรื่องสถานที่ในการจัดงานไม่ได้เลย ด้วยเหตุผลเหล่านี้ 

• หากสถานที่ไม่พร้อม ไม่ว่าเนื้อหาจะดีแค่ไหนก็อาจส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของพนักงานและความเชื่อมั่นต่อองค์กร 
• สถานที่จะสะท้อนภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพของบริษัทและส่งผลต่อการตัดสินใจร่วมงานกันในอนาคต นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมงานประชุมใหญ่ ๆ ถึงนิยมจัดในโรงแรมที่ได้มาตรฐาน
• หากสถานที่ไม่พร้อม หรือมีอุปกรณ์รองรับไม่เพียงพอ อาจทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับข้อมูลที่ผิดพลาด หรือในขณะเดียวกันหากต้องการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีของคนในองค์กรก็อาจทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร 
• สถานที่ที่ “ใช่” ช่วยประหยัดงบได้เหมือนกัน เช่น เลือกโรงแรมที่มีขนาดห้องประชุมหลากหลาย จะได้ไม่ต้องเช่าห้องใหญ่เกินความจำเป็น มีสิ่งอำนวยความสะดวกให้ใช้งานโดยที่คุณไม่ต้องซื้อหรือขนย้ายไปเอง 

5 Tips ต้องรู้ก่อนเลือกสถานที่จัดสัมมนาใกล้กรุงเทพฯ

หากคุณเป็นผู้รับผิดชอบจัดงาน หรือมีส่วนในการตัดสินใจเลือกสถานที่จัดประชุม คุณจะใช้เกณฑ์อะไรในการเลือก ที่จะตอบโจทย์ได้ทั้งฝั่งผู้บริหารซึ่งเป็นผู้อนุมัติงบ และผู้มาร่วมงาน ซึ่งอาจจะเป็นเพื่อนร่วมงานของคุณเอง หรือเป็นแขกคนสำคัญขององค์กร เรามาดูเคล็ดลับดี ๆ 5 ข้อ ในการเลือกห้องประชุมสัมมนาที่ได้มาตรฐานกันดีกว่า

การบริการคือความประทับใจแรก

บริการที่ดีจากทางโรงแรมคือด่านแรกที่ช่วยสร้างความรู้สึกดี ๆ ตั้งแต่พนักงานต้อนรับบริเวณทางเข้า ไปจนถึงพนักงานที่มาคอยอำนวยความสะดวกภายในงาน จะต้องผ่านการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดี 

• มีความชำนาญในงานที่ได้รับมอบหมาย เช่น แผนกต้อนรับและสถานที่ต้องคอยแจ้งข้อมูลที่จำเป็นและนำทางแขกไปยังสถานที่จัดงานได้ถูกต้อง แผนกที่ดูแลเรื่องอุปกรณ์ต้องสามารถใช้งานและแก้ไขเครื่องมือ ระบบเสียงและแสงต่าง ๆ ได้ หากมีใครต้องการความช่วยเหลือ
• มีทักษะในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าสูง
• มี Service Mind ให้บริการอย่างเป็นมิตร เพราะพนักงานของทางโรงแรมก็เหมือนเป็นตัวแทนของผู้จัดงานเช่นกัน 

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469