การบำรุงรักษาหอประชุม บางครั้งถูกมองข้ามไปภายใต้ความเร่งรีบ ในการจัดลำดับความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่มีขั้นตอนที่ ยุ่งตลอดทั้งปีพร้อมประสิทธิภาพ หลังการแสดง หน่วยงานที่พลุกพล่านดังกล่าวต้องการการดูแล และ เอาใจใส่มากขึ้นเพื่อรักษามาตรฐาน ความปลอดภัย และ สภาพแวดล้อมที่ดีต่อสุขภาพ บางพื้นที่มีความอ่อนไหว มากกว่าเมื่อเทียบกับพื้นที่อื่น ๆ เช่นดาดฟ้าทางเดินด้านข้างแสงไฟผ้าม่าน และ อุปกรณ์ม่าน การบำรุงรักษาเป็นประจำ ช่วยให้ปัญหาใหญ่ขึ้น เริ่มต้นด้วยการทำความสะอาดพื้นเพื่อระบุช่องโหว่หรือจุดเสี่ยงดูแล ฉลาก และ ป้ายที่อ่านได้ตรวจสอบว่าระบบดับเพลิง ทำงานหรือไม่และตรวจสอบจุดไฟฟ้าและท่อประปาที่หลวม นอกเหนือจากนี้บางส่วนจำเป็นต้องมีการบำรุงรักษาตามกำหนดเวลา การตรวจสอบ และ การปรับปรุงเหล่านี้กระทำโดยผู้เชี่ยวชาญ และ บุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเท่านั้น
กำหนดการบำรุงรักษาหอประชุม
การบำรุงรักษาหอประชุม ตามกำหนดเวลาเป็นมาตรการ ป้องกันความเสียหายรุนแรง ทุกประเภท น้ำมันสายน้ำหนักการบำรุงรักษา เครื่องมือและชิ้นส่วนอื่น ๆ มีการเปลี่ยนแปลง ตามความต้องการ พื้นที่ต่อไปนี้ต้องได้รับการแก้ไขเป็นครั้งคราว
Ventilation Hoods – จำเป็นต้องทดลองใช้ฮูดระบาย อากาศหลังจากการสร้างพื้นฐาน หลังจากเปลี่ยนหรือแก้ไขและในทุกกรณีทุกปี ติดต่อแผนกซ่อมบำรุง เพื่อขอความช่วยเหลือ เกี่ยวกับการทดสอบเหล่านี้ เก็บบันทึกการทดสอบ ตามที่กำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปี การรองรับช่องระบายอากาศที่ดีที่สุด เป็นพื้นฐานในการป้องกันกระแสลม ที่ลดลงอย่างเห็นได้ชัด เก็บบันทึกเพื่อบันทึก การเปลี่ยนแปลงช่อง และสนับสนุนแบบฝึกหัด
การระบายความร้อน และ การปรับอากาศ (HVAC) – ตัวกรองต้องถูกแทนที่ หรือ ทำความสะอาดเป็นประจำเพื่อหลีกเลี่ยงกระแสลม ที่ลดลงอย่างมาก การดำเนินการนี้เป็นภาระหน้าที่ ของลูกค้า บันทึกต้องได้รับการเก็บรักษาไว้เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงช่องและแบบฝึกหัดการดูแลรักษา
เครื่องกำเนิดไฟฟ้าสำรอง – ฮาร์ดแวร์นี้จะต้องได้รับการทดลองในทุกเดือนต่อเดือน เครื่องกำเนิดไฟฟ้าจะต้องได้รับการปรับปรุงใหม่ทุกปีโดยคณาจารย์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ปฏิบัติตามกฎของผู้ผลิตสำหรับการสนับสนุนที่จองไว้
ม่านเวที
- ผ้าม่านขั้นตอนต้องมีการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องเป็นประจำและการประเมินเป็นระยะ ๆ โดยพนักงานภายนอกที่มีคุณสมบัติเหมาะสม หลังจากทุกครั้งให้ประเมินเฉดสีของน้ำตาดิน และ อันตรายอื่น ๆ แก้ไขน้ำตาและช่องเปิดอย่างรวดเร็วโดยใช้หมุด หรือเย็บพื้นผิว ห้ามใช้เทป ทำความสะอาดผ้าม่านโดยการแปรงด้วยแปรงขนแปรงละเอียดอ่อนขนาดกลางหรือดูดฝุ่นด้วยเครื่องดูดฝุ่น เริ่มต้นที่ด้านหน้าที่ดีที่สุดของคนตาบอดทำงานไปด้านข้างและหลังจากนั้นก็ปล่อยผ้าม่าน
ปรับกลยุทธ์ใหม่ที่ด้านหลัง ในกรณีที่วัสดุ ไม่ได้รับการพัฒนาจากวัสดุที่ทนไฟ แต่กำเนิดเฉดสีจะต้องได้รับการประเมินและถอดถอนโดยองค์กรวิชาชีพ การถอยที่ทนไฟ ต้องเสร็จสิ้นหลังจากซักหรือซักผ้าแล้ว นอกจากนี้ควรถอนทุกสองถึงห้าปี จัดหาผ้าม่านเมื่อพื้นผิวเริ่มฉีกขาดอย่างง่ายดายเริ่มฉีกออกจากส่วนหัวหรือเริ่มฉีกขาดโดยไม่มีสาเหตุที่มองเห็นได้
Fly System – ตรวจสอบและปรับกรอบการบินประจำปีให้สมบูรณ์ จัดให้มีการทบทวนโดยผู้เชี่ยวชาญภายนอกไม่น้อยกว่าสามถึงห้าปี เก็บบันทึกการตรวจสอบและปรับแบบฝึกหัดทั้งหมด
ระยะเวลาที่ไม่เหมาะสมหรือไม่เหมาะสมของสัญญาณไฟ
ความผิดพลาดในการจัดแสงบนเวทีอีกประการหนึ่งคือช่วงเวลาที่ไม่ดีในการจัดแสง การแสดงแสงไฟจะต้องสอดคล้องกับการแสดงบนเวทีเสมอมิฉะนั้นจะทำลายความรู้สึกของการแสดงหรือการเต้นรำโดยสิ้นเชิง สำหรับการจัดแสงที่สมบูรณ์แบบผู้ออกแบบจะต้องแน่ใจว่ามีเวลาเข้าและออกของไฟบนเวทีที่เหมาะสมที่สุด
ตัวอย่างเช่นหากวงดนตรีกำลังเล่นเพลงบลูส์อยู่บนเวทีก็ต้องจัดโทนสีบนเวทีด้วยแสงสีโทนสลัวและอบอุ่นเนื่องจากแสงไฟที่สว่างจะไม่เหมาะกับเพลงดังกล่าว
แสงสว่างที่มากเกินไป
ด้วยเทคโนโลยีการจัดแสงนักออกแบบแสงบนเวทีจึงมีแสงหลากสีมากมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการแสดงบนเวที แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจะทำให้เวทีมีสีสันมากเกินไปในตะกร้าไฟของคุณ
ไม่มีใครอยากให้ความสำคัญกับการแสดงแสงไฟที่เต็มไปด้วย LED มากกว่าการแสดงบนเวทีที่สมบูรณ์แบบ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าแสงไฟไปพร้อมกับการแสดงอย่างต่อเนื่องแทนที่จะรบกวนธีมปัจจุบันของการกระทำ จะเป็นการดีกว่าหาก จำกัด ตัวเลือกแสงให้แคบลงเพื่อใช้เฉพาะสิ่งที่จำเป็นจริงๆ
หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการจัดแสงบนเวทีทั้งสามข้อนี้เราสามารถมั่นใจได้ว่าจะสร้างการจัดแสงที่สมบูรณ์แบบได้โดยไม่มีปัญหาใด ๆ สำหรับข้อมูลและคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับการติดตั้งไฟเวทีที่สมบูรณ์แบบโปรดโทรไปที่
สรุปสถานที่ผู้ขายลำโพง และ ผู้สนับสนุน
นักวางแผนงานจำเป็นต้องสรุป และ เตรียมสัญญาให้พร้อมกับผู้ขายและผู้จัดการสถานที่ทุกคน ลงชื่อผู้บรรยายผู้ร่วมอภิปรายและความบันเทิงอื่น ๆ ที่คุณอาจจัดเตรียมไว้ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญ ในการเริ่มจัดเตรียมที่พัก และ การเดินทางสำหรับใครก็ตามที่อาจจำเป็น
สร้างเว็บไซต์ของคุณโดย ใช้ระบบการจัดการเหตุการณ์ ออนไลน์
การทำให้เว็บไซต์กิจกรรมของคุณ พร้อมใช้งานในที่สุดถือเป็นจุดนั้นเมื่อคุณ พร้อมที่จะรับข่าวสารการประชุมสู่สาธารณะ ซอฟต์แวร์ การจัดการงานอีเวนต์สมัยใหม่ ช่วยให้ผู้จัดงานเตรียมเว็บไซต์ ให้พร้อมได้โดยง่ายโดยอนุญาตให้มีการปรับแต่งมากมาย ตามประเภทของการประชุมที่จัดขึ้น
สร้างเว็บไซต์ที่มีส่วนร่วม ซึ่งช่วยยกระดับภาพลักษณ์ ของกิจกรรมของคุณ ในเวลาอันรวดเร็ว เรียนรู้วิธีการ – วิธีออกแบบเว็บไซต์กิจกรรมที่น่าสนใจ
เริ่มกระบวนการส่งเสริมกิจกรรม
การจัดการเหตุการณ์ ออนไลน์ระบบสามารถ ช่วยอย่างมากในกระบวนการ ส่งเสริมเหตุการณ์ การตลาดสำหรับงานอีเว้นท์จำเป็น ต้องมีนักวางแผนงาน ในการสร้างกลยุทธ์อย่างน้อย 3-4 เดือนก่อนการประชุม คุณต้องแน่ใจว่าคำนั้นแพร่กระจายอย่างรวดเร็ว การกำหนดเป้าหมาย ผู้สมัครที่มีศักยภาพตามอายุเพศ และอาชีพเป็นวิธีที่ดีในการโปรโมตงาน ของคุณและตั๋วขายหมดเร็วขึ้น
อ่านเพิ่มเติมที่นี่ – กลยุทธ์การตลาดเชิงกิจกรรมสำหรับปี 2020
การสรุปแผน: 2 เดือน
ร่างกำหนดการประชุม
ขั้นตอนที่สำคัญมาก ในการจัดการประชุมผู้วางแผนงานควรมีแบบร่างของงานให้พร้อมก่อนวันประชุมเกือบ 2 เดือน ใช้ระบบการจัดการกิจกรรมออนไลน์อัปโหลด กำหนดการบนเว็บไซต์ของกิจกรรมเพื่อให้คู่ค้าและผู้เข้าร่วมของคุณได้ทราบถึงสิ่งที่คาดหวังในงาน
ส่งการแจ้งเตือนไปยังแขกผู้พูด และ ผู้เข้าร่วมประชุม
ระบบการจัดการกิจกรรมออนไลน์ช่วยให้ผู้วางแผนงาน มีส่วนร่วมกับรายชื่อแขกผู้เข้าร่วมและวิทยากรทั้งหมดได้อย่างง่ายดายผ่านอีเมล และ โซเชียลมีเดีย แบ่งปันการอัปเดตในนาทีสุดท้ายและเตือนให้พวกเขาทราบถึงเหตุผลที่พวกเขาไม่ควรพลาดประสบการณ์นี้ อย่าลืมติดต่อผู้ขายด้วยเพื่อเตือนพวกเขาถึงภาระผูกพัน
ในการปิด
ซอฟต์แวร์การจัดการกิจกรรมเป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดงานประชุมที่ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับทุกแง่มุมของงานเพียงปลายนิ้วสัมผัส เมื่อรวมการใช้ ระบบการจัดการเหตุการณ์ชั้นนำเข้ากับการวางแผนล่วงหน้าและแนวทางเชิงกลยุทธ์ในการตลาดงานอีเวนต์และการจัดทำงบประมาณผู้วางแผนงานสามารถจัดงานที่ยอดเยี่ยมที่สร้างประสบการณ์ที่ยาวนานให้กับผู้เข้าร่วมได้ จุดมุ่งหมายคือการจัดการประชุมที่จะเปลี่ยนผู้เข้าร่วมของคุณให้กลายเป็นลูกค้าประจำที่จะไม่พลาดที่จะเข้าร่วมกิจกรรมในอนาคตของคุณ
การใช้ QR Code สามารถใช้งานได้ทั้งก่อนและหลังกิจกรรมและสามารถสร้างอัตราการมีส่วนร่วมได้มากขึ้นกว่าเดิม คุณสามารถสร้าง QR Code ในงานของคุณได้อย่างง่ายโดยปรึกษาผู้เชียวชาญได้ที่ K&O Systems ติดต่อสอบถาม 082-645-4469 สามารถลองคลิกเข้าไปดูผลงานได้ที่ Vveedigital