แจ้งให้ผู้เข้าร่วมงานอีเว้นท์ ด้วยการประชุม เนื้อหามีความสำคัญ และบริบทให้คุณค่า นั่นเป็นเหตุผลที่กำหนดการมีบทบาทสำคัญในการโน้มน้าวใจผู้คนให้เข้าร่วมกิจกรรม เมื่อพวกเขาไปถึงที่นั่นแล้ว คุณต้องการลดอุปสรรคใดๆ ของความเพลิดเพลินและทำให้ง่ายสำหรับพวกเขาที่จะสำรวจประสบการณ์และดึงคุณค่าจากมัน

ลองคิดดู: ถ้ามีคนกำลังจะใช้เงินไปกับการท่องเที่ยวหรือขอให้บริษัทของพวกเขาดำเนินการดังกล่าว พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่างานนี้จะคุ้มค่ากับการลงทุน หากคุณขอให้พวกเขาละทิ้งหน้าที่การงานและครอบครัว คุณต้องบอกให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาจะประสบอะไร และคุณต้องเสริมคุณค่านั้นในสถานที่ด้วยการโต้ตอบที่ราบรื่นกับเทคโนโลยีการจัดงานของคุณ

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรพิจารณาใช้ไซต์กิจกรรมสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวของคุณซึ่งมีวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพและคุณสมบัติการมีส่วนร่วมของผู้ชมที่ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวกด้วยมือถือหรืออุปกรณ์อื่นๆ เพื่อให้พวกเขาสามารถตรวจสอบสิ่งที่อยู่ข้างหน้าและสิ่งที่ต้องทำต่อไป หากคุณมีเวลาอย่างน้อยสามสัปดาห์ในการจัดงานของคุณ Encore ขอแนะนำแพลตฟอร์มเทคโนโลยีการจัดงานที่เหมาะกับมือถือ Chime Go℠ เพื่อยกระดับการจัดงานแบบตัวต่อตัวของคุณไปอีกขั้น

ประเภทเหตุการณ์ในอุดมคติ

Chime Goเป็นโซลูชันที่เหมาะสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวพร้อมสัมผัสเพิ่มเติมที่แสดงให้ผู้เข้าร่วมเห็นว่าคุณชื่นชมการเข้าร่วมและต้องการให้พวกเขาได้รับประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม แพลตฟอร์มนี้เป็นตัวเลือกบริการเต็มรูปแบบ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่าด้วยตัวเอง ทีม Encore สามารถกำหนดค่า Chime Go ได้หลายวิธีเพื่อสนับสนุนกิจกรรมต่างๆ

ความเป็นไปได้ที่ไร้ขอบเขตสำหรับกิจกรรมแบบตัวต่อตัว

Chime Go ช่วยให้ผู้เข้าร่วมนำทางและมีส่วนร่วมในเหตุการณ์ในรูปแบบมือถือที่สะดวก คุณสมบัติอาจรวมถึง:

• การสร้างแบรนด์เหตุการณ์
  • กำหนดการที่ผู้เข้าร่วมสามารถบุ๊กมาร์กเซสชันที่สนใจได้
  • สามารถเพิ่มแผนที่สถานที่เพื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมไปถึงที่ที่ต้องการได้
  • การลงทะเบียนด้วยตนเอง
  • การส่งคำถาม & คำตอบพร้อมการโหวตจากผู้ชม
  • จดโน๊ต

ตัวเลือก Add-on ได้แก่ แบนเนอร์สปอนเซอร์, ลิงก์ระดมทุน, สตรีมวิดีโอแบบผสม, แชทและความสามารถในการแสดงความคิดเห็น, คำบรรยาย, เนื้อหาตามความต้องการ และอื่นๆ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดค่า Chime Go สำหรับผู้เข้าร่วมระยะไกลได้ หากคุณวางแผนที่จะแบ่งปันการออกอากาศหรือเนื้อหาที่บันทึกไว้ล่วงหน้า คุณยังสามารถรวมลิงก์ไปยังการประชุมทางวิดีโอสำหรับกลุ่มย่อยหรือเซสชันการทำงานร่วมกัน

Chime Goเป็นวิธีที่ง่ายและราคาไม่แพงในการสร้างความตื่นเต้นก่อนการแสดงเกี่ยวกับเนื้อหาที่คุณนำเสนอ ทำให้ทุกคนติดตามการแสดง และช่วยให้ผู้เข้าร่วมค้นพบสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อเพิ่มมูลค่าจากกิจกรรมของคุณ ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความเป็นไปได้ที่ไม่มีที่สิ้นสุดของ Chime Go หรือไม่? ติดต่อทีม แจ้งให้ผู้เข้าร่วมงานอีเว้นท์

บทบาทของผู้อำนวยความสะดวก

ไม่ว่าคุณจะอำนวยความสะดวกในการประชุมแบบครั้งเดียวหรือกิจกรรมหลายเซสชัน หน้าที่ของคุณคือจัดการการอภิปราย ช่วยนำแนวคิดจากผู้เข้าร่วมทั้งหมด และได้รับส่วนสนับสนุนสำหรับผลลัพธ์ที่คุณบรรลุ

ที่นี่เราจะสำรวจการเตรียมการที่คุณต้องทำ และให้คำแนะนำและกลยุทธ์ในการทำให้กิจกรรมของคุณประสบความสำเร็จ

Facilitator คืออะไร?

วิทยากรวางแผน แนะนำ และจัดการกิจกรรมกลุ่มให้บรรลุเป้าหมาย

เพื่ออำนวยความสะดวกอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องตั้งเป้าหมายและมุ่งเน้นที่ “กระบวนการกลุ่ม” นั่นคือวิธีที่กลุ่มทำงานร่วมกันเพื่อปฏิบัติงาน ตัดสินใจ และแก้ปัญหา [1] การอำนวยความสะดวกที่ดีเกี่ยวข้องกับการเป็นกลางและควบคุมกลุ่มเพื่อให้ความคิดและแนวทางแก้ไขไหลลื่น

เคล็ดลับ:

เป็นการยากที่จะมีส่วนร่วมและอำนวยความสะดวก ดังนั้น หากคุณมีความสนใจในผลลัพธ์ หรือต้องการเพิ่มทักษะ ประสบการณ์ หรืออำนาจหน้าที่ ให้พิจารณานำผู้อำนวยความสะดวกภายนอกเข้ามา

วิธีอำนวยความสะดวกอย่างมีประสิทธิภาพ

เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดงานอย่างดี ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจผลลัพธ์ที่ต้องการของกลุ่ม รวมถึงภูมิหลังและบริบทของการประชุมหรืองาน ด้วยวัตถุประสงค์ของกลุ่มที่ชัดเจน คุณสามารถจัดโครงสร้างกิจกรรมและเลือกเครื่องมือที่ดีที่สุดเพื่อบรรลุผลลัพธ์ของคุณ

มาสำรวจกลยุทธ์ห้าขั้นตอนในการทำเช่นนี้:

1. วางแผนโครงสร้างของคุณ

การสนทนาที่เปิดกว้างและอำนวยความสะดวกอย่างดีอาจเป็นทางเลือกที่ง่ายที่สุดสำหรับกลุ่มของคุณ แต่ถ้าคุณมีกลุ่มใหญ่ คุณอาจต้องการกระบวนการที่มีโครงสร้างเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วม สร้างแนวคิด และครอบคลุมหัวข้อต่างๆ

พิจารณาตั้งกลุ่ม “แยกย่อย” ขนาดเล็กลง (ที่งานกิจกรรมหรือผ่านแอปการประชุมเสมือน ) เพื่อให้ผู้คนเสนอแนวคิดได้สะดวกยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ให้เวลาผู้เข้าร่วมในวาระการประชุมเพื่อคิดเกี่ยวกับประเด็นที่พวกเขาต้องการเพิ่ม คุณสามารถกำหนดเวลาเซสชั่นการระดมความคิดเพื่อให้ความคิดไหลลื่น

เคล็ดลับ:

ไม่ว่าคุณจะวางแผนการประชุมแบบตรงไปตรงมาหรืองานใหญ่ ให้คำนึงถึงผลลัพธ์เสมอ และวิธีที่คุณช่วยให้กลุ่มบรรลุเป้าหมาย หากกิจกรรมมีวันและหัวข้อต่างกัน ให้ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการสำหรับแต่ละรายการให้ชัดเจน และวิธีที่ผลลัพธ์เหล่านั้นนำไปสู่วัตถุประสงค์โดยรวม

อ่านบทความของเราการดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อดูเคล็ดลับเพิ่มเติมในการตั้งวัตถุประสงค์และปฏิบัติตาม

2. สร้างวาระการประชุม

วาระที่มั่นคงมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์และปล่อยให้เหตุการณ์ดำเนินไป เมื่อวางแผน ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• คุณจะนำเสนอหัวข้อตามลำดับใด
• ผู้เข้าร่วมจะรู้จักกันได้อย่างไร? เรือตัดน้ำแข็ง แบบตัวต่อตัวและแบบเสมือนจริงสามารถช่วยได้
• พวกเขาจะเข้าใจวัตถุประสงค์ได้อย่างไร? จำนวน Borda ที่แก้ไขมีประโยชน์สำหรับการจัดลำดับความสำคัญของปัญหาเพื่อให้ได้ฉันทามติ
• หากกิจกรรมถูกกระจายไปตามเซสชันต่างๆ คุณจะจัดสรรเวลาให้กับแต่ละเซสชันเท่าไร
• ผู้เข้าร่วมจะครบทุกเซสชันหรือไม่ เช่นเดียวกับกลุ่มแยกย่อยขั้นตอน Charetteสามารถช่วยกลุ่มใหญ่ในการระดมความคิดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• กลุ่มที่แยกย่อยจะตอบกลับไปยังกลุ่มที่กว้างขึ้นอย่างไรและเมื่อใด
• คุณจะสรุปและสรุปเมื่อใด
• ผลลัพธ์ของเซสชันหนึ่งจะไหลไปสู่เซสชันถัดไปอย่างไร
• คุณจะปิดกิจกรรมโดยรวมได้อย่างไร

ข้อควรพิจารณาอื่น ๆ เมื่ออำนวยความสะดวกรวมถึง:

ข้อมูลและวัสดุ . สิ่งที่ผู้เข้าร่วมต้องรู้ก่อนหรือในงาน? คุณจะให้ข้อมูลนี้อย่างไรและเมื่อใด

การจัดห้องหรือออนไลน์ การตั้งค่าใดที่จะกระตุ้นการมีส่วนร่วมได้ดีที่สุด คุณต้องการห้องแยกต่างหากหรือตั้งค่าพื้นที่การประชุมเสมือนจริงหรือไม่?

เทคโนโลยี _ งานนำเสนอของคุณถูกบันทึกแบบออฟไลน์ในกรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับ WiFi หรือไม่ หรือคุณต้องให้ผู้เข้าร่วมเข้าถึงกระดานไวท์บอร์ดเสมือน

3. แนะนำและควบคุมเหตุการณ์

ด้วยระเบียบวาระการประชุมและกระบวนการกลุ่ม ก็ถึงเวลาที่จะต้องพิจารณาว่าคุณจะแนะนำและควบคุมการดำเนินการอย่างไร เคล็ดลับและคำแนะนำเหล่านี้จะช่วย:

• ตั้งกฎพื้นฐาน:สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการเคารพการมีส่วนร่วมของทุกคน อนุญาตให้พูดทีละคนเท่านั้น และหลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่ดูหมิ่น
• กำหนดฉาก:ดำเนินการตามวัตถุประสงค์และวาระการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจบทบาทของตน และสิ่งที่กลุ่มต้องการบรรลุ
• ทำให้ทุกอย่างลื่นไหลให้ทุกคนแนะนำตัวเอง หรืออาจใช้เครื่องบดน้ำแข็งที่เหมาะสมเพื่อให้การประชุมเริ่มต้นในเชิงบวก
• รักษาโมเมนตัมและพลังงาน:คุณอาจต้องเข้าแทรกแซงในขณะที่การดำเนินการและระดับพลังงานดำเนินต่อไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนยังคงให้ความสนใจและให้ความสนใจ (หากระดับพลังงานเริ่มส่งสัญญาณ อาจถึงเวลาพักแล้วหรือยัง)
• ฟัง มีส่วนร่วม และรวมถึง:ตื่นตัวฟังอย่างกระตือรือร้นและยังคงสนใจและมีส่วนร่วม นี่เป็นตัวอย่างที่ดีสำหรับผู้เข้าร่วมรายอื่น ทุกคนมีส่วนร่วมหรือไม่? ถ้าไม่คุณจะนำพวกเขาเข้ามาได้อย่างไร? คุณจะได้รับการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้นได้อย่างไร?
• ตรวจสอบจุดตรวจสอบและสรุป:ควบคุมวาระการประชุม บอกผู้คนถึงสิ่งที่พวกเขาประสบความสำเร็จและสิ่งที่ต้องทำต่อไป สรุปบ่อยๆ

นอกเหนือจากข้างต้น คอยดูและปิดการสนทนาข้างเคียง สิ่งเหล่านี้ทำให้ผู้อื่นเสียสมาธิและผู้คนอาจกำลังแลกเปลี่ยนความคิดเห็นที่จะเป็นประโยชน์ต่อกลุ่ม

และคอยสังเกตเวลา มีความยืดหยุ่นและสร้างความสมดุลระหว่างความต้องการมีส่วนร่วมกับความต้องการเพื่อให้สิ่งต่างๆดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ หากการสนทนาไม่ได้ข้อสรุปตามธรรมชาติ คุณอาจต้องพักหัวข้อ รวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม และกำหนดเวลาเพื่อพูดถึงประเด็นที่โดดเด่น

นอกจากนี้ ให้เข้าแทรกแซงหากบุคคลหนึ่งมีอำนาจเหนือการอภิปราย ลองใช้คำพูดที่สุภาพแต่หนักแน่นว่า “ฉันขอดึงทุกคนกลับเข้าสู่ประเด็นหลักสำหรับการสนทนาได้ไหม” และระวังสัญญาณของGroupthink

4. บันทึกและการดำเนินการ

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุดในความรับผิดชอบของวิทยากรคือการบันทึกผลลัพธ์ และนำสิ่งเหล่านี้มารวมกัน แบ่งปัน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการแล้ว

กุญแจสู่ความสำเร็จในการบันทึกผลลัพธ์จากเหตุการณ์คือการมีความชัดเจนว่าจะบันทึกอะไร อย่างไร และโดยใคร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความรับผิดชอบของผู้คนมีความชัดเจน 100 เปอร์เซ็นต์ ไม่ว่าจะเป็นของคุณหรือของผู้อื่นที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมได้ยิน เห็น และเข้าใจข้อมูลที่นำเสนอ เก็บบันทึกที่ถูกต้องของสิ่งที่เกิดขึ้น หากมีข้อสงสัยให้บันทึกก่อนและสรุปภายหลัง เมื่อจดบันทึกพยายามใช้คำที่กลุ่มเลือก หากคุณไม่แน่ใจ ขอให้กลุ่มจัดเตรียมคำศัพท์ให้คุณบันทึก

บันทึกการตัดสินใจและการกระทำทั้งหมด คุณอาจต้องการรับสมัครคนจดบันทึกเพื่อที่คุณจะได้จดจ่ออยู่กับกลุ่ม เป็นความคิดที่ดีที่จะถ่ายรูปบันทึกการระดมความคิด หรือใช้แอปไวท์บอร์ดสำหรับการทำงานร่วมกัน

อย่าลืมรักษาคนให้จดจ่อและก้าวไปข้างหน้า หากมีข้อสงสัย ให้ขอคำชี้แจงก่อนการสนทนาจะดำเนินต่อไป และบันทึกความรับผิดชอบและความมุ่งมั่นของทุกคนในการดำเนินการ หลังจากเหตุการณ์ ให้ติดตามผลเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการที่ตกลงกันมีความคืบหน้า

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469