เครื่องมือจัดการห้องประชุม ไม่มีสภาพแวดล้อม การทำงานขององค์กร สองแห่งที่เหมือนกัน แต่ทุกสภาพแวดล้อม กำลังมองหาวิธีปรับปรุงกระบวนการของตน แง่มุมหนึ่งที่ควรปรับปรุง คือการประชุม ซึ่งอาจใช้เวลาถึง50% ของชั่วโมงทำงานประจำวันของพนักงาน
มีการเขียนมากมายเกี่ยวกับวิธีทำให้การประชุม มีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่การปรับปรุง จะเริ่มต้นด้วยการเปลี่ยนวิธีจองการประชุมตั้งแต่แรก โชคดีที่เครื่องมือการจัดการห้องประชุม ทำให้กระบวนการง่ายขึ้น โดยการจัดเตรียมคำสั่ง ส่วนกลางสำหรับการจองห้องประชุม
ถึงกระนั้นก็ตาม บริษัทต่างๆ ก็มีความต้องการที่แตกต่างกัน ดังนั้นการเลือกระบบการจัดการ ห้องประชุมจึงควรเป็นโครงการที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย เข้ามาเกี่ยวข้อง เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจ ได้ถูกต้อง ให้เราดูคู่มือนี้ที่เราเตรียมไว้:
คิดบูรณาการ
สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือ การเริ่มใช้งานเครื่องมือที่ไม่เหมาะกับระบบหรือเวิร์กโฟลว์ ปัจจุบันของคุณ พนักงานเป็นสิ่งมีชีวิตที่มีนิสัยซึ่งมีแนวโน้ม ที่จะนำเครื่องมือใหม่ๆ มาใช้หากพวกเขา รวมเข้ากับเครื่องมือที่พวกเขาใช้อยู่แล้ว
สะดวกในการใช้
จุดรวมของการมีระบบ การจัดการห้องประชุม คือการปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่ ดังนั้นการใช้งานง่ายควรได้รับการพิจารณาเป็นอันดับแรก อินเทอร์เฟซสามารถเข้าใจได้ง่าย และใช้งานโดยทั้งพนักงาน ที่อายุน้อยกว่าและ ผู้อาวุโสกว่าหรือไม่?
กล่าวอีกนัยหนึ่ง เครื่องมือที่คุณเลือก ต้องมีการอุทธรณ์ข้ามรุ่นเพื่อให้แน่ใจ ว่ามีการนำไปใช้ทั่วทั้งกระดาน ตามหลักการแล้ว เครื่องมือควรมีแอปเพื่อให้พนักงาน สามารถจองและยอมรับ การประชุมได้ แม้ว่าพวกเขาจะอยู่ระหว่าง การเดินทางหรือ ไม่อยู่ที่คอมพิวเตอร์ก็ตาม
การสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยม
ไม่ว่าคุณจะมีคำถามเกี่ยวกับ คุณสมบัติของผลิตภัณฑ์ หรือรายละเอียดการเรียกเก็บเงิน การมีตัวแทนฝ่ายสนับสนุนลูกค้าที่มีความรู้เพื่อช่วยเหลือ คุณเป็นสิ่งสำคัญ นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในช่วงแรกของการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม เมื่อเกิดอาการสะอึก
เมื่อเลือกระบบผู้จัดการห้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกผู้ให้บริการ ที่มีประวัติการสนับสนุน ลูกค้าที่ยอดเยี่ยมและรวดเร็ว
ความสามารถในการปรับขนาด
เป้าหมายของธุรกิจ ทั้งหมดคือการเพิ่มขนาด และบรรลุการเติบโต เป็นประวัติการณ์ แน่นอน ยิ่งบริษัทใหญ่ขึ้น ก็ยิ่งมีการประชุมมากขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ระบบการจัดการห้องประชุม ที่ดีควรสนับสนุน บริษัทของคุณไม่ว่าคุณจะมีพนักงาน 50 คนหรือ 500 คนก็ตาม เริ่มกระบวนการประเมิน ตอนนี้และคุณจะเริ่มต้นได้ดี
ระบบแบบครบวงจร
การมองเห็นห้องว่าง และห้องที่จองทั้งหมดเป็นหนึ่ง ในประโยชน์หลักของการ มีระบบกำหนดเวลาห้องประชุม แต่โซลูชันที่ดีที่สุด มักไม่ได้เป็นเพียง แอปหรือเครื่องมือแบบ สแตนด์อโลนเท่านั้น แต่เป็นชุดโปรแกรมที่ผสานรวมเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น พนักงานสามารถกำหนดเวลา การประชุมผ่านแอป Meetio หรือ แท็บเล็ต Meetio Room และการจองเหล่านี้จะปรากฏบน จอแสดงผล Meetio Viewเพื่อให้ทุกคนเห็น เครื่องมือจัดการห้องประชุม
การประชุมแบบตัวต่อตัวไม่ได้เกิดขึ้นภายหลัง แต่เพิ่งพัฒนาเป็นรูปแบบที่สร้างสรรค์มากขึ้นซึ่งใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีการประชุมที่เป็นนวัตกรรมใหม่ เช่นระบบการจัดการห้องประชุม ระบบเหล่านี้สามารถเป็นหนึ่งในการลงทุนที่ดีที่สุดที่บริษัทจะทำได้ในยุคปกติใหม่
ดังนั้น เรามาเจาะลึกกัน
การประชุม – สำคัญกว่าที่เคย?
การกำหนดเวลาการประชุมแทนที่จะใช้โหมดการสื่อสารแบบเดิม เช่น อีเมลและการสนทนาทางโทรศัพท์ทำให้สถานที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากข้อมูลของตลาด การประชุมแบบตัวต่อตัวสามารถสร้างไอเดียได้มากกว่า 13 ไอเดียในขณะที่การประชุมเสมือนจริงสามารถนำเสนอไอเดียได้มากถึง 10.43 ไอเดียต่อเซสชั่น
นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่ามากถึง93% ของสิ่งที่เราสื่อสารนั้นถูกถ่ายทอดผ่านสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดเช่น การแสดงออกทางสีหน้าและท่าทาง ในทำนองเดียวกัน การประชุม—ไม่ว่าจะเผชิญหน้ากันหรือเสมือนจริง—ช่วยให้ผู้คนรู้สึกเชื่อมโยงถึงกัน ซึ่งการแพร่ระบาดได้เน้นย้ำว่าเป็นความต้องการทางอารมณ์ที่สำคัญสำหรับมนุษย์ทุกคน
อะไรทำให้ระบบการจัดการห้องประชุมยอดเยี่ยม
เมื่อเลือกระหว่างผู้จัดการห้องประชุมหรือระบบการจองห้อง โปรดสังเกตคุณสมบัติเหล่านี้
ใช้งานง่ายและการเข้าถึง
โซลูชันการจองห้องที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณคือโซลูชันที่ทุกคนในทีมของคุณสามารถใช้ได้ ระบบการจัดการห้องประชุมของคุณควรมาพร้อมกับฟังก์ชันที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ ซึ่งเข้าใจได้ไม่ยาก และไม่ควรมีช่วงการเรียนรู้ที่ยุ่งยากสำหรับการนำไปใช้
นอกจากนี้ยังควรเข้าถึงได้ง่ายจากแพลตฟอร์มต่างๆ รวมถึงมือถือ หากการเข้าถึงถูกจำกัดไว้ที่เดสก์ท็อป ก็อาจสร้างสิ่งกีดขวางสำหรับการจัดกำหนดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสมาชิกในทีมกำลังเดินทางและจำเป็นต้องจองห้องสำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นเอง การเข้าถึงทุกที่ทุกเวลามีความสำคัญต่อการเพิ่มประสิทธิภาพในสถานที่ทำงาน ตลอดจนส่งผลเชิงบวกต่อความสำเร็จของธุรกิจ
การซิงโครไนซ์ตามเวลาจริง
ผู้จองห้องประชุมของคุณควรมีฐานข้อมูลส่วนกลางที่สะท้อนข้อมูลตามเวลาจริง เช่น สถานะห้องว่าง ช่วงเวลา การเช็คอิน และรายละเอียดที่จำเป็นอื่นๆ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากระบบมีแอปที่แสดงห้องที่จะเปิดให้บริการในเร็วๆ นี้ เพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถวางแผนการประชุมได้อย่างเหมาะสม แอพบางตัวแสดงเฉพาะห้องฟรี และคุณต้องการบางอย่างที่ให้คุณดูตัวเลือกทั้งหมดของคุณเพื่อให้คุณเลือกได้ดีที่สุด
การผสานรวมข้ามแพลตฟอร์มและความสามารถในการขยายขนาด
ทีมของคุณไม่จำเป็นต้องเรียนรู้ระบบซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ใหม่ทั้งหมดซึ่งทำงานได้เฉพาะในระบบนิเวศของตนเองเท่านั้น การทำงานร่วมกันข้ามแพลตฟอร์มเป็นคุณสมบัติที่สำคัญสำหรับประสิทธิภาพการดำเนินงาน และการลงทุนด้านซอฟต์แวร์ของคุณจะต้องให้การสนับสนุนที่ครอบคลุมในแพลตฟอร์มต่างๆ สิ่งนี้จะทำให้การนำระบบใหม่มาใช้ง่ายขึ้นมากในขณะเดียวกันก็ช่วยเพิ่มผลผลิตในการดำเนินงานด้วย ดังนั้น เลือกระบบการจองที่ใช้งานได้กับโปรแกรมปฏิทินต่างๆ เช่น Office 365, Exchange และ G Suite
ระบบนี้จำเป็นต้องรวมเข้ากับแพลตฟอร์มของบุคคลที่สามอื่นๆอย่างง่ายดายผ่าน API แบบเปิด ให้ความสามารถในการปรับขนาดและฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติมสำหรับอนาคต ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ธุรกิจของคุณใช้ห้องประชุม ผู้จัดการการจองของคุณควรมีความสามารถในการรายงานในตัวสำหรับวัตถุประสงค์นั้น และข้อมูลเชิงลึกนี้ควรสามารถแลกเปลี่ยนระหว่างกันได้กับแพลตฟอร์มการรายงานอื่นๆ
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469