ห้องประชุมแห่งอนาคต ห้องประชุมเป็นส่วนสำคัญของชีวิตประจำวันในสำนักงานมาโดยตลอด เพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อทั้งหมดหรือซักถามสมาชิกในทีมของคุณเกี่ยวกับโครงการขนาดใหญ่ถัดไป คุณต้องมีพื้นที่ที่คุณสามารถทำได้โดยไม่รบกวนผู้อื่นในที่ทำงาน อย่างไรก็ตาม ห้องประชุมกำลังพัฒนา พวกเขาไม่ได้เป็นเพียงห้องที่มีโต๊ะขนาดใหญ่อยู่ตรงกลางอีกต่อไป อ่านต่อไปในขณะที่เราอธิบายถึงสิ่งที่เปลี่ยนแปลง ทำไมจึงเปลี่ยนแปลง และวิธีที่คุณสามารถเป็นแนวหน้าแทนที่จะล้าหลัง
ห้องประชุมกำลังถูกทำให้เป็นดิจิทัล
หากคุณเคยบอกเราในปี 2019 ว่าห้องประชุมต้องการเทคโนโลยีขั้นสูงเพื่อให้ทีมระยะไกลและทีมนอกสถานที่สามารถทำงานร่วมกันได้ เราคงตอบว่า “อาจจะสำหรับบางบริษัท แต่ทีมส่วนใหญ่อาจไม่ต้องการทั้งหมดนั้น…” วันนี้เรามีความคิดเห็นที่แตกต่างกันอย่างแน่นอน
การทำงานจากที่บ้านในปี 2020 และ 2021 ทำให้หลายทีมต้องเปลี่ยนการประชุมเป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ เช่น Zoom และ Microsoft Teams สำหรับหลายๆ ทีม การเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นการเดินทางที่ยากลำบาก ซึ่งการหาสูตรที่ตรงทุกข้อไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป
อย่างไรก็ตาม ในที่สุดทีมส่วนใหญ่ก็ค้นพบสิ่งที่เหมาะกับพวกเขาและค่อนข้างคุ้นเคยกับการประชุมทางไกลเหล่านี้ นั่นหมายความว่าการประชุมออนไลน์เป็นเรื่องปกติที่จะคงอยู่ต่อไปหรือไม่ ใช่ แต่เพียงบางส่วนเท่านั้น
แม้ว่าการประชุมทางวิดีโอจะยังคงเป็นวิธีสำคัญสำหรับทีมในการติดต่อทางไกล แต่ก็ไม่ได้แทนที่ห้องประชุมในสถานที่ การ สำรวจ ที่ดำเนินการในปี 2020 แสดงให้เห็นว่ามีพนักงานจำนวนมากที่เหนื่อยล้าจากการประชุมผ่านวิดีโออย่างต่อเนื่อง ดังนั้นเราจึงเชื่อว่าไม่ใช่วิธีการระยะยาวที่ได้ผลสำหรับมืออาชีพทุกคน เว้นแต่จะพบจุดที่น่าสนใจระหว่างการประชุมออนไลน์และออฟไลน์ ห้องประชุมแห่งอนาคต
การผสมผสานระหว่างออนไลน์และออฟไลน์
เท่าที่เราอยากจะบรรจุลงในถุง ปิดปากถุง และยัดไว้ในมุมมืดที่ห่างไกลออกไป ผลกระทบของการแพร่ระบาดเป็นเรื่องจริงและมีผลกระทบอย่างมากต่อวิธีที่เรารับรู้การทำงาน และเฉพาะเจาะจงมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่เรารับรู้พื้นที่ทำงานของเรา มีการ สำรวจ มากมาย เกี่ยวกับ “ที่ที่พนักงานเห็นว่าตัวเองกำลังทำงานในอนาคต” และผลลัพธ์ส่วนใหญ่แสดงให้เห็นส่วนผสมของการทำงานจากระยะไกลและการทำงานในสำนักงานเป็นอย่างน้อย
เมื่อส่วนหนึ่งของทีมของคุณทำงานจากที่บ้านและอีกส่วนหนึ่งทำงานที่สำนักงาน ปัญหาใหม่ก็เกิดขึ้น: คุณจะจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไร คำตอบนั้นง่าย แต่การนำไปปฏิบัติอาจยุ่งยากกว่า เปลี่ยนห้องประชุมแบบคลาสสิกของคุณให้เป็น ‘ห้องประชุมแบบไฮบริด’
แล้วคุณจะทำอย่างไร?
ก่อนอื่น คุณต้องมีซอฟต์แวร์สำหรับการประชุมทางวิดีโอ หากทีมของคุณทำงานจากระยะไกล ก็ควรครอบคลุมส่วนนี้อยู่แล้ว ประการที่สอง คุณต้องมีการตั้งค่าการประชุมทางวิดีโอ ตามเนื้อผ้านี่หมายถึงแล็ปท็อปที่มีกล้องเว็บที่ดี อย่างไรก็ตาม มันสามารถเป็นกล้องกลางและหน้าจอขนาดใหญ่สำหรับแสดงสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกลได้พอๆ กัน
ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีดั้งเดิมหรือปรับให้ทันสมัยขึ้น การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรยังคงเป็นกุญแจสำคัญ การประชุมทางวิดีโอต้องการแบนด์วิธจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้กล้อง HD ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งคือการตั้งค่าแสงที่ถูกต้อง สิ่งนี้ไม่เพียงแต่มีความสำคัญต่อสมาธิและความเป็นอยู่ที่ดีของสมาชิกในทีมเท่านั้น หากขาดการจัดแสงที่ดี ความพยายามของกล้อง HD ในการจับภาพใบหน้าของคุณจะถูกขัดขวาง
| เคล็ดลับ: ลองดูมินิไกด์ของเรา ‘ 5 สิ่งจำเป็นสำหรับห้องประชุมที่ดี ‘
ห้องประชุมที่ปลอดภัยและปลอดภัย
ความปลอดภัยในสำนักงานเป็นประเด็นร้อนในปีที่ผ่านมา ยังคงมีความเกี่ยวข้องสูงและมีแนวโน้มที่จะเป็นเช่นนั้นในอนาคตอันใกล้ มาตรการด้านสุขอนามัยที่เข้มงวดยังคงต้องได้รับการพิจารณาในปีต่อๆ ไป แม้ว่าเราคาดว่าสิ่งนี้จะกลับมาเป็นปกติอีกครั้งในที่สุด
ความปลอดภัยในสำนักงาน – และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในห้องประชุมของคุณ – ประกอบด้วยมาตรการด้านสุขอนามัยและการเว้นระยะห่างทางสังคม ใน ‘ห้องประชุมแบบไฮบริด’ ที่ซึ่งผู้คนมักจะใช้โทรศัพท์ออนไลน์เป็นประจำ ความปลอดภัยทางไซเบอร์ของคุณจะต้องอยู่เหนือเกมด้วย
ต้นปี 2020 ซอฟต์แวร์วิดีโอคอลยอดนิยม ‘Zoom’ มี ปัญหาด้านความปลอดภัยที่สำคัญ บาง ประการ ผู้คนแอบเข้าไปในการประชุม เว็บแคมถูกแฮ็ก ข้อมูลของคุณไม่ปลอดภัยโดยสิ้นเชิง และอีกมากมาย! โชคดีที่ปัญหาเหล่านี้ส่วนใหญ่ได้รับการแก้ไขแล้วในแพตช์ซอฟต์แวร์หลายตัว แน่นอน เพื่อให้ได้รับประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว คุณจะต้องแน่ใจว่าฐานผู้ใช้ของคุณใช้ซอฟต์แวร์เวอร์ชันล่าสุดที่คุณเลือก
สิ่งอื่นๆ ที่คุณสามารถทำได้ ได้แก่ การใช้เครื่องมือรักษาความปลอดภัยในตัว เช่น ห้องประชุมที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านและห้องรอ เพื่อปิดมาตรการรักษาความปลอดภัยของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในบริษัทของคุณรู้วิธีตรวจจับ ความพยายามในการฟิชชิง ความพยายามฟิชชิ่งประเภทนี้มักจะใช้เพื่อให้คุณคลิกที่ ‘คำเชิญเข้าร่วมการประชุม’ ปลอม ใช้พื้นฐานเดียวกัน: ตรวจสอบว่าเมลดูผิดปกติหรือไม่ ตรวจสอบที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง ตรวจสอบว่าเมลเชื่อมโยงกันหรือไม่ และตรวจสอบว่าลิงก์ในอีเมลดูน่าสงสัยหรือไม่
บริการห้องประชุมพิเศษ
ส่วนใหญ่ใช้กับสำนักงานพร้อมบริการและพื้นที่ทำงานร่วมกัน แต่องค์กรธุรกิจก็ได้รับประโยชน์เช่นกัน รวมห้องประชุมเฉพาะไว้ในสิ่งอำนวยความสะดวกของคุณ คุณจะต้องนำเสนอข้อได้เปรียบในการใช้ห้องของคุณ ซึ่งค่อนข้างยากที่จะหาได้จากที่อื่น
ห้องที่เราเห็นว่าทำได้ดี:
- ห้องนำเสนอ การตั้งค่าที่สนุกสนานคือ ‘ห้องอารีน่า’ ที่ Lodge.coซึ่งมีที่นั่งซึ่งหันหน้าไปทางพื้นที่เปิดโล่งซึ่งผู้พูดสามารถเดินไปมาได้อย่างอิสระ และมีจอขนาดใหญ่ติดอยู่ที่ผนัง
- พื้นที่บนชั้นดาดฟ้า สิ่งที่ดีมากเกี่ยวกับการตั้งค่าดังกล่าวคือให้ความรู้สึกสบายๆ มากกว่าห้องประชุมทั่วไปของคุณ คุณมีมุมมองที่ดีและคุณสามารถเพลิดเพลินกับแสงแดด!
- ห้องระดมความคิดที่สร้างสรรค์ สิ่งนี้สามารถสนุกได้ แต่พยายามจำกัดสิ่งรบกวน ใช้กระดานไวท์บอร์ดขนาดใหญ่ ที่นั่งแสนสบาย และแสงสว่างเพียงพอ เท่านี้ก็เรียบร้อย! มีแรงบันดาลใจมากมายที่สามารถพบได้ ในPinterest
- ห้องที่มีเครื่องมือเฉพาะ หากคุณมีอุปกรณ์แฟนซี ใช้มัน! เรากำลังพูดถึงกล้อง 360 องศา ระบบเสียงระดับไฮเอนด์ กรีนสกรีน ไมโครโฟนระดับมืออาชีพ ฯลฯ สิ่งเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่คนส่วนใหญ่ไม่มีที่บ้านหรือแม้แต่ที่สำนักงานส่วนใหญ่
ความเป็นไปได้ของการจองห้องประชุมออนไลน์
การมีระบบจองห้องประชุมออนไลน์เป็นข้อได้เปรียบที่ดีกว่าธุรกิจที่ยังล้าหลังอยู่แล้ว ปัจจุบันธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ เปลี่ยนไปใช้วิธีการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น โดยที่พนักงานทำงานจากที่บ้านในบางวันของสัปดาห์และที่สำนักงานในวันอื่นๆ ระบบการจองดังกล่าวจะมีประโยชน์มากยิ่งขึ้น
ไม่เพียงแต่ช่วยให้พนักงานของคุณสบายใจเมื่อรู้ว่าพวกเขาสามารถจองห้องประชุมที่ต้องการล่วงหน้าได้ แต่ยังให้ข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับการใช้พื้นที่ของคุณ
คุณยังมีเวลาอีกมากในการทำความสะอาด จัดเตรียมอุปกรณ์ และเตรียมห้องประชุมให้พร้อมก่อนที่พนักงานจะมาถึง
ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์จองห้องประชุมหรือไม่? ลองใช้ zapfloor หรือพูดคุยกับหนึ่งใน ผู้เชี่ยวชาญด้านแพลตฟอร์ม ของเรา !
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469