วิธีเลือกระบบจองห้องประชุม มืออาชีพใช้เวลาโดยเฉลี่ย 50 เปอร์เซ็นต์ของสัปดาห์ในการประชุม เมื่อการค้นหาห้องประชุมอาจใช้เวลานานถึง 30 นาที นั่นเป็นเวลาที่ควรใช้ให้ดีกว่านี้ ซอฟต์แวร์การจองห้องช่วยให้พนักงานสามารถวางแผนการประชุมล่วงหน้า โดยทราบว่ามีพื้นที่และอุปกรณ์ที่ต้องการพร้อมและรออยู่ มาดูกันว่าการใช้ระบบจองห้องประชุมมีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอย่างไร และวิธีการเลือกระบบที่ดีที่สุดสำหรับคุณ
ระบบจองห้องประชุมคืออะไร?
ระบบการจองห้องประชุมเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์แบบโต้ตอบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูและจองห้องว่างในสำนักงานได้ ผู้ใช้สามารถทำการจองโดยใช้คอมพิวเตอร์ ขณะเดินทางจากสมาร์ทโฟน หรือแม้แต่บนจอแสดงผลอัจฉริยะนอกห้องประชุม ด้วยการให้ผู้ใช้สามารถดูห้องว่างได้อย่างรวดเร็ว พวกเขาสามารถวางแผนกำหนดการได้ดีขึ้นตามเวลาที่ว่างที่พวกเขาต้องการ
จากนั้นผู้ใช้สามารถกลับเข้ามาและแก้ไขการจองหรือปล่อยห้องเมื่อไม่ต้องการอีกต่อไป ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องเดินเข้าไปในสำนักงาน สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจมั่นใจได้ว่าพวกเขาใช้พื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพและอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานโดยไม่ต้องเครียดกับการหาห้อง
ระบบจองห้องประชุมสามารถช่วย:
- ป้องกันการจองซ้ำซ้อน — ไม่มีระบบการจองที่ไม่ชัดเจนและล้าสมัยอีกต่อไปที่อนุญาตให้มีการจองซ้ำซ้อนหรือไม่แจ้งเตือนคุณเมื่อไม่ต้องการห้องอีกต่อไป แต่ระบบจองห้องประชุมจะแสดงห้องว่างตามเวลาจริงแทน
- เพิ่มการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาเข้าออฟฟิศเพื่อพบปะเพื่อนร่วมงานเป็นหลัก ผู้จัดการประชุมสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาจองห้องพร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกทั้งหมดที่ต้องการไว้ล่วงหน้า
- ลดค่าใช้จ่ายของห้องประชุมที่ไม่ได้ใช้งานโดยปรับปรุงการใช้ งาน — ลดค่าใช้จ่ายและความยุ่งยากของห้องประชุมที่จองไว้และไม่ได้ใช้งาน ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกสามารถพึ่งพาระบบการจองห้องประชุมเพื่อปล่อยห้องที่ไม่ได้ใช้ แจ้งให้ผู้ใช้ที่กำลังดูพื้นที่ว่างอีกครั้ง และอื่นๆ เพื่อช่วยปรับปรุงการใช้งานสถานที่ทำงาน
- ทำให้ห้องว่างโดยอัตโนมัติ ระบบการจองห้องประชุมที่ดีจะจองและปล่อยห้องทันทีที่ผู้จัดการประชุมทำการจองหรือยกเลิกการจอง
- ให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับกำหนดการและการเปลี่ยนแปลงการประชุม — ส่งการแจ้งเตือนและอีเมลถึงทุกคนที่อยู่ในการจองห้อง หากเวลา วันที่ ผู้เข้าร่วมประชุม หรือห้องมีการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย
วิธีเลือกระบบจองห้องประชุมสำหรับสำนักงานของคุณ
รู้ว่าปัญหาใดที่คุณต้องการแก้ไข
คุณไม่สามารถเลือกระบบห้องประชุมที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณได้ หากคุณไม่รู้ว่าความต้องการเหล่านั้นคืออะไร ดังนั้น ขั้นตอนแรกคือการกำหนดสิ่งที่คุณต้องการให้ระบบห้องประชุมของคุณสามารถทำได้ และจุดบกพร่องใด ๆ ที่คุณมีอยู่และต้องการแก้ไข
ในขั้นตอนนี้ เป็นการดีที่สุดที่จะให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักทั้งหมด รวมถึงผู้วางแผนพื้นที่ ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวก และผู้บริหารระดับสูง เพื่อเริ่มต้นการค้นหา แต่อย่าลืมสำรวจพนักงานเกี่ยวกับสิ่งที่ใช้การได้และสิ่งที่ไม่ได้อยู่ในระบบปัจจุบันของคุณและปัญหาใด ๆ ที่พวกเขาเผชิญอยู่เป็นประจำ นอกจากนี้ คุณควรย้อนกลับไปดูข้อร้องเรียนล่าสุดของพนักงานเกี่ยวกับปัญหาในห้องประชุมเพื่อดูปัญหาที่เกิดซ้ำโดยทั่วไป
ต่อไปนี้เป็นคำถามที่จะช่วยให้คุณเริ่มจำกัดความต้องการของคุณให้แคบลง:
- ผู้คนไม่จองห้องพักล่วงหน้าและตะเกียกตะกายหาที่ว่างในนาทีสุดท้ายใช่หรือไม่?
- คุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้พื้นที่การประชุมจริงหรือไม่
- คุณต้องการยกเลิกการจองซ้ำซ้อนหรือไม่มาปรากฏตัวหรือไม่?
- คุณต้องการป้ายดิจิตอลสำหรับห้องประชุมของคุณหรือไม่?
เมื่อคุณทราบแล้วว่าซอฟต์แวร์จองห้องประชุมของคุณต้องแก้ปัญหาอะไร ให้สร้างรายการสิ่งที่ต้องมีและสิ่งที่คุณต้องการจะประนีประนอม วิธีเลือกระบบจองห้องประชุม
ในขั้นตอนนี้ การกำหนดงบประมาณของคุณก็มีความสำคัญเช่นกัน หากคุณตกหลุมรักระบบระหว่างช่วงทดลองใช้งาน แต่ระบบมีราคาแพงเกินกว่าที่บริษัทของคุณสามารถจ่ายได้ คุณจะต้องผิดหวัง
ทำวิจัยของคุณ
มีระบบมากมายที่สามารถช่วยเปลี่ยนแปลงกระบวนการประชุมของคุณได้ ถึงเวลาเจาะลึกโซลูชันที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่มีและจับคู่คุณสมบัติและข้อเสนอกับรายการที่คุณต้องมี
กำจัดสิ่งที่ไม่ตอบสนองความต้องการของคุณหรือไม่สามารถรองรับธุรกิจที่มีขนาดของคุณ เก็บรายการ “อาจจะ” ของซอฟต์แวร์ที่อาจใช้งานได้ แต่คุณไม่แน่ใจ และสำหรับโซลูชันที่มีแนวโน้มสูง ให้เพิ่มไว้ที่ด้านบนสุดของรายการสำหรับขั้นตอนถัดไป
การทดลองและการสาธิตคือเพื่อนของคุณ
เมื่อนำเครื่องมือใหม่เข้ามา สิ่งสำคัญคือต้องลองทำสิ่งต่างๆ การสาธิตและช่วงทดลองเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำความเข้าใจว่าระบบการจองห้องประชุมสามารถทำงานในองค์กรของคุณได้อย่างไร การสาธิตจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อผู้สาธิตทราบปัญหาที่คุณต้องการแก้ไขและคุณลักษณะที่คุณต้องการอย่างยิ่ง ดังนั้นอย่าลืมแบ่งปันรายการของคุณก่อนการสาธิตใดๆ
หากคุณชอบรูปลักษณ์ของการสาธิต ให้ไปยังช่วงทดลองใช้งาน เริ่มต้นเล็ก ๆ โดยให้คนไม่กี่คนทดสอบสิ่งต่างๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคนกลุ่มนี้เป็นผู้ใช้ห้องประชุมจำนวนมาก — พวกเขาจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดเพื่อดูว่าซอฟต์แวร์แต่ละตัวตอบสนองความต้องการของคุณได้ดีเพียงใด นอกจากนี้ พึงระลึกไว้เสมอว่าคุณคิดว่าระบบจะปรับขนาดทั่วทั้งบริษัทของคุณได้ดีเพียงใด หากคุณพบปัญหา ข้อบกพร่อง หรือคุณไม่ชอบประสบการณ์ของผู้ใช้ ปัญหาเหล่านั้นมีแนวโน้มที่จะขยายใหญ่ขึ้นเมื่อคุณเปิดตัวในวงกว้างขึ้น
ทำความรู้จักกับบริษัทที่อยู่เบื้องหลังซอฟต์แวร์
คุณคงพอจะทราบแล้วว่าระบบใดที่คุณชอบมากที่สุดในตอนนี้ ที่นี่ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเจาะลึกลงไปในบริษัทที่ให้บริการซอฟต์แวร์ห้องประชุมที่คุณต้องการ
ต่อไปนี้เป็นคำถามสองสามข้อที่ควรพิจารณา:
- พวกเขามีการเริ่มต้นใช้งานแบบใดสำหรับลูกค้าใหม่
- พวกเขาให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องหรือไม่?
- จะใช้เวลานานแค่ไหนในการติดตั้งระบบใหม่?
- เงื่อนไขการชำระเงิน ค่าธรรมเนียมใบอนุญาต และค่าใช้จ่ายในการดำเนินการเป็นอย่างไร
- มีช่องว่างใด ๆ ในการกำหนดราคาโดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับหรือไม่?
เมื่อคุณพอใจแล้วว่าระบบที่คุณเลือกจะได้รับการรองรับอย่างดีและตรงกับความต้องการและงบประมาณของคุณ ก็ถึงเวลาตัดสินใจขั้นสุดท้าย!
6 คุณสมบัติระบบการจองห้องประชุมยอดนิยม
ไม่แน่ใจว่าคุณควรมองหาคุณลักษณะใดระหว่างการค้นหาใช่หรือไม่ นี่คือบางส่วนที่สำคัญที่สุด:
- การบูรณาการ
การมีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณใช้ในธุรกิจของคุณ “พูดคุยกัน” ทำให้พวกเขามีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์การจองของคุณควรซิงค์กับโปรแกรมอีเมลและปฏิทินของพนักงานได้
การผสานรวมที่ยอดเยี่ยมช่วยให้ผู้ประสานงานการประชุมจัดเวลาที่เหมาะสมกับผู้เข้าร่วมมากที่สุด และส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลและคำเชิญในปฏิทินไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมแต่ละคนโดยอัตโนมัติ
- แอพมือถือ
ด้วยการทำงานแบบผสมผสาน ผู้คนมักจะทำงานระหว่างเดินทางและพึ่งพาเครื่องมือการทำงานเวอร์ชันมือถือเพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบการจองห้องประชุมที่ดีควรใช้งานง่ายจากสมาร์ทโฟน และไม่ควรทำให้ผู้ใช้มือถือมีฟังก์ชันน้อยกว่าผู้ใช้เดสก์ท็อป
เมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจอง ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่มีแอพมือถือและตัวเลือกในการส่งการแจ้งเตือนไปยังอุปกรณ์ของคุณ
- การแสดงห้องอัจฉริยะ
แผงแสดงผลอัจฉริยะนอกห้องประชุมแต่ละห้องช่วยให้คุณใช้ประโยชน์ได้สูงสุด
โดยจะอัปเดตอย่างรวดเร็วหากไม่มีใคร “เช็คอิน” เพื่อแจ้งว่ากำลังใช้ห้องอยู่ โดยปล่อยให้พนักงานหรือทีมอื่นใช้ห้อง คุณยังสามารถใช้ Smart Display เพื่ออัปเดตอย่างรวดเร็ว เช่น แจ้งให้ผู้สัญจรผ่านไปมาทราบว่าการประชุมกำลังดำเนินไปหรือเสร็จสิ้นก่อนกำหนด
นอกจากนี้ มาดูกันเลยพวกมันน่าดึงดูดยิ่งกว่ารายการกระดาษที่ติดไว้ที่ประตูเสียอีก
- การวิเคราะห์
ความสำเร็จของระบบการจองห้องประชุมขึ้นอยู่กับการรู้ว่าผู้คนใช้มันอย่างไร
เมื่อเลือกซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจของคุณ คุณต้องการให้ซอฟต์แวร์ลดความซับซ้อนของข้อมูลจำนวนมากและให้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีที่พนักงานใช้ห้องประชุมของคุณ
ข้อมูลอันมีค่านี้ช่วยแจ้งการวางแผนพื้นที่ของคุณและปรับเปลี่ยนตามที่คุณสร้างพื้นที่สำนักงานที่ยืดหยุ่นเพื่อให้เหมาะกับความต้องการส่วนบุคคลของคุณและพนักงานของคุณ
- การกู้คืนพื้นที่อัตโนมัติ
เราทุกคนรู้ว่ามันน่าหงุดหงิดแค่ไหนเมื่อคุณต้องการห้องประชุมและหาห้องประชุมไม่เจอ ในขณะที่คุณสามารถเห็นห้องที่ “จองแล้ว” ว่างเปล่า
ระบบการจองห้องประชุมที่ยอดเยี่ยมจะปล่อยพื้นที่ว่างหากผู้คนไม่มาหลังจากเวลาที่กำหนด วิธีการจองแบบอัตโนมัตินี้ช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์และทำให้การประชุมและพื้นที่ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การจัดการผู้เข้าร่วม
ซอฟต์แวร์การจองห้องสามารถช่วยคุณในการบริหารงานและดูแลบ้านในการวางแผนการประชุม นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อจัดเตรียมบางสิ่งที่ต้องมีการติดตามการเข้าร่วมการประชุมขนาดใหญ่
ระบบการจองห้องประชุมที่ดีที่สุดจะช่วยให้คุณกำหนดระดับความจุและจำกัดเวลาได้ — ไม่มีการประชุมที่แน่นเกินไปและดำเนินไปจนสายอีกต่อไป
นอกจากนี้ คุณควรมองหาระบบที่ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้เข้าร่วมเพื่อเตือนพวกเขาเกี่ยวกับการประชุมที่กำลังจะมาถึง และสามารถบันทึกผู้เข้าร่วมที่ “อาจจะ” หรือ “ปฏิเสธ” ได้
Smartway2 ช่วยให้ธุรกิจและพนักงานทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น
เราไม่สามารถจัดทำคำแนะนำทั้งหมดเกี่ยวกับการเลือกระบบการจองห้องประชุมได้โดยไม่สวมหมวกของเราเอง! ที่Smartway2ซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมของเราช่วยให้การทำงานร่วมกันประสบความสำเร็จโดยช่วยให้พนักงานจัดกำหนดการประชุมได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายจากทุกที่ การวิเคราะห์และการรายงานการใช้งานที่มีประสิทธิภาพของเราทำให้ง่ายต่อการดูว่าสิ่งใดใช้การได้และสิ่งใดที่ต้องเปลี่ยนแปลง และเรารวมเข้ากับเครื่องมือที่ธุรกิจของคุณใช้อยู่แล้วอย่างราบรื่น ทำให้การนำไปใช้และการใช้งานเป็นเรื่องง่ายและไม่เจ็บปวด
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469