วิธีจัดการประชุมอย่างปลอดภัย โควิด-19 สร้างความสั่นสะเทือนให้กับอุตสาหกรรมไมซ์อย่างมาก แต่เมื่อไวรัสเริ่มลดลง โรงแรมสำหรับการประชุมในภูเก็ตก็จะเริ่ม กลับมาเปิดอีกครั้ง ทำให้สามารถจัดประชุมและกิจกรรมต่างๆ ได้อีกครั้ง อันที่จริง การที่ประเทศไทย เป็นหนึ่งในประเทศแรกๆ ที่เริ่มเปิดทำการอีกครั้งหลังจากที่มีไวรัสระบาดอย่างรวดเร็ว โรงแรมในภูเก็ต จึงเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับสถานที่ อย่างไรก็ตาม ยังมีมาตรการด้านความปลอดภัยที่คุณควรพิจารณาเพื่อให้กิจกรรมของคุณปลอดภัยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และทำให้ผู้เข้าร่วมมีความสงบและมั่นใจ
การสแกนความร้อน
วิธีที่เร็วและง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการระบุว่ามีคนป่วยด้วยโรคที่อาจเป็น COVID คือการตรวจดูว่ามีไข้หรือไม่ แม้ว่าเทอร์โมมิเตอร์แบบอินฟราเรดจะเป็นตัวเลือกที่ถูกที่สุด แต่ก็ค่อนข้างใช้ไม่ได้เพราะเข้าและออกจากโรงแรมประชุมในภูเก็ตได้ช้าจนต้องคลาน ทำให้ทุกคนต้องเข้าแถวรอตรวจหน้าผาก กล้องอินฟราเรดหรือระบบสแกนความร้อนจะให้ผลลัพธ์เดียวกันเมื่อมีคนเดินผ่านเลนส์ ทำให้สิ่งต่างๆ เร็วขึ้นมาก
การเว้นระยะห่างระหว่างบุคคล
บางทีหนึ่งในคำศัพท์ใหม่ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดซึ่งเริ่มใช้กันทั่วไปในปี 2020 การเว้นระยะห่างทางสังคมเป็นวิธีที่น่าเชื่อถือพอสมควรในการลดอัตราการติดเชื้อ สำหรับกิจกรรมนั้นหมายถึงการจัดเก้าอี้และโต๊ะให้ห่างกันอย่างน้อย 2 เมตร แน่นอนว่าการแยกคนจำนวนมากออกจากกันนั้นยากกว่า ดังนั้นพื้นที่หลังการนำเสนอจึงจำเป็นต้องมีการจัดการอย่างระมัดระวัง แต่อย่างน้อยคุณก็สามารถให้ทุกคนเว้นระยะห่างเท่าๆ กันระหว่างการพูดคุยได้ โดยปกติคุณจะต้องจ้างสถานที่จัดประชุมในภูเก็ต ที่ใหญ่ กว่าปกติเล็กน้อย แต่นี่เป็นเรื่องปกติใหม่ วิธีจัดการประชุมอย่างปลอดภัย
อาหารและเครื่องดื่ม
แน่นอนว่าการจัดเลี้ยงเป็นองค์ประกอบสำคัญของงานใด ๆ แต่ตัวเลือกทั่วไปของบุฟเฟ่ต์อาจกลายเป็นสิ่งที่ใช้ไม่ได้แล้ว คุณอาจต้องเลือกที่นั่งรับประทานอาหารแทน (แน่นอนว่าต้องมีระยะห่างกัน) คุณยังสามารถขอให้โรงแรมสำหรับการประชุมในภูเก็ต ของคุณ เตรียมอาหารกลางวันแพ็คกล่องสำหรับแขกแต่ละคน
สุขอนามัยและสุขอนามัย
ข้อได้เปรียบของการเลือกโรงแรมสำหรับการประชุมในภูเก็ตเหนือสถานที่จัดการประชุมอื่นๆ คือโรงแรมจำเป็นต้องรักษาความสะอาดในระดับที่สูงมากอยู่แล้ว ระดับนั้นถูกเลื่อนขึ้นมาหนึ่งหรือสองระดับโดยธรรมชาติเนื่องจากโควิด แต่ประเด็นก็คือคุณสามารถมั่นใจได้โดยทั่วไปว่าสถานที่จัดงานจะสะอาดและถูกสุขลักษณะมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยทั่วไปแล้ว โรงแรมต่างๆ จะมีจุดบริการเจลล้างมือรอบๆ ที่พักเช่นกัน เพื่อดูแลหนึ่งในข้อกำหนดพื้นฐานที่สุดของงานใดๆ ในโลกหลังโควิด
การจัดระเบียบและดำเนินการประชุมถือเป็นความท้าทายด้านลอจิสติกส์เล็กน้อย แต่ก็เหมือนกับงานที่ยากอื่นๆ ซึ่งสามารถทำให้ง่ายขึ้นได้หากคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสม โชคดีที่เทคโนโลยีได้รับการพัฒนาเพื่อทำให้กระบวนการบางอย่างที่ใช้เวลานานและซับซ้อนเร็วขึ้นและง่ายขึ้นมาก นี่คือเครื่องมือต่างๆ ที่อาจช่วยคุณในการจัดงานระดับเฟิร์สคลาส ณสถานที่จัดการประชุมในภูเก็ตที่คุณเลือก
เทรลโล
Trello เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ประสบความสำเร็จอย่างล้นหลามและได้รับความนิยมอย่างล้นหลาม งานจะแบ่งออกเป็นการ์ดซึ่งจัดเรียงเป็นคอลัมน์ตามเมตริกที่คุณต้องการ ด้วยป้ายกำกับที่มีสีสัน รายการตรวจสอบในการ์ด และความสามารถในการกำหนดบุคคลให้กับการ์ดเฉพาะ คุณสามารถดูความคืบหน้าของการวางแผนได้อย่างรวดเร็ว ดูปัญหาที่ได้รับการระบุ และสื่อสารกับสมาชิกการ์ดในส่วนความคิดเห็นสำหรับแต่ละคน เป็นโบนัส เวอร์ชันพื้นฐานนั้นฟรีและมีคุณสมบัติมากมายเพียงพอสำหรับจัดการกิจกรรม
ฮูทสวีท
เมื่อคุณวางแผนงาน สถานที่จัดการประชุมในภูเก็ตของคุณ และกำหนดวันที่แล้ว คุณต้องเริ่มคิดเรื่องการตลาด Hootsuite ช่วยให้คุณจัดการแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียทั้งหมดของคุณได้ในที่เดียว คุณสามารถโพสต์หรือติดตามบัญชี Twitter, Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn และ Pinterest ได้พร้อม ๆ กัน ควบคุมทั้งหมดได้จากที่เดียว แทนที่จะต้องไปทีละบัญชี คุณยังสามารถใช้การวิเคราะห์เพื่อตรวจสอบว่าการตลาดของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใดบนแพลตฟอร์มใด มันจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและทำงานได้มาก
IFTTT
ชื่อนี้มีความหมายว่า “ถ้าเป็นอย่างนั้น” เพราะมันเริ่มต้นชีวิตด้วยซอฟต์แวร์ที่ค่อนข้างเรียบง่ายที่มีจุดประสงค์เพื่อให้โพสต์ผ่านสื่อสังคมออนไลน์ต่างๆ ได้ง่ายขึ้น แนวคิดคือคุณสามารถตั้งโปรแกรมในการตอบสนองต่อสิ่งเร้าออนไลน์โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าให้รีทวีตโพสต์ใดๆ ที่ใช้แฮชแท็กการประชุมของคุณโดยอัตโนมัติ หรือย้ายบันทึกการประชุมที่ส่งอีเมลถึงคุณไปยัง Google ไดรฟ์โดยอัตโนมัติ โดยพื้นฐานแล้ว งานที่ซ้ำซากสามารถจัดการได้ทันทีและฟรี เนื่องจากการจัดอีเวนต์เกี่ยวข้องกับงานซ้ำๆ ค่อนข้างมาก เครื่องมือนี้จึงมีค่ามาก
คู่มือ
การประชุมมากขึ้นกำลังใช้แอปการประชุมโดยเฉพาะ ซึ่งดีมากจนกว่าคุณจะมีการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายเพื่อรวมเข้าด้วยกัน Guidebook ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหานี้อย่างง่ายๆ หากคุณต้องเปลี่ยนแปลงโปรแกรมหรือกำหนดการของกิจกรรมอย่างรวดเร็ว คุณสามารถทำได้ผ่าน Guidebook และมันจะส่งการแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์ของผู้ร่วมประชุมเพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับการอัปเดตอยู่เสมอ
“หลังจากนี้จะไม่มีอะไรเหมือนเดิม” ปรากฏการณ์ไวรัส COVID – 19 ระบาด กลายเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างวิถีชีวิตใหม่ (New Normal) ให้กับหลายธุรกิจ หนึ่งในนั้นก็คือ ธุรกิจจัดประชุม สัมมนา แสดงสินค้า นิทรรศการ รวมไปถึงงานอีเว้นท์ ที่ต้องปรับตัวรองรับพฤติกรรมผู้จัดงาน และผู้มาร่วมงานที่เปลี่ยนแปลงไป และนี่คือ การเริ่มต้นครั้งใหม่กับ 3 New Normal ในธุรกิจไมซ์ – อีเว้นท์ กับยุค COVID – 19 ครองเมือง
1.ความสะอาด ปลอดภัย ปัจจัยพื้นฐานที่ต้องมีเพราะเชื้อไวรัสไม่อาจมองเห็นด้วยตาเปล่าการจัดการดูแลความสะอาดเพื่อสร้างความปลอดภัยป้องกันการแพร่ระบาดจึงเป็นเรื่องพื้นที่ที่ทุกการจัดงานอีเว้นท์ต้องเตรียมตัวทั้งในแง่บุคลากรระบบและวัสดุอุปกรณ์ต่างๆต้องมีความพร้อมครอบคลุมทั้งก่อนงานระหว่างงานและหลังงาน
2. ผสมผสาน Offline และ Online เทคโนโลยี Live Steaming หรือการถ่ายทอดสด ผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์จะถูกนำมาพัฒนาใส่ลูกเล่น เพื่อดึงดูดความสนใจ สร้างประสบการณ์ใหม่แก่ผู้เข้าร่วมงาน โดยอาจจะผสมผสานระบบภาพเสมือนจริง หรือ Augmented Reality ชูรสชาติใหม่ให้ผู้เข้าร่วมไม่เบื่อ แต่อาจจะมีบางอีเว้นท์ที่ต้องการประสบการณ์ ที่ต้องบรรยากาศและความสัมพันธ์ อาจจะยังคงอีเว้นท์แบบเดิมไว้
3. ชูเทคโนโลยีสร้างประสบการณ์ใหม่ ด้วยต้องสร้างความปลอดภัยและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาร่วมงานจึงต้องมีการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ๆมาใช้ทั้งระบบการลงทะเบียนระบุตัวตนเพื่อติดตามข้อมูลผู้มาร่วมงานการตรวจวัดอุณหภูมิร่างกายการระบุพิกัดสถานที่เทคโนโลยีที่ลดการสัมผัสและเว้นระยะห่างทางสังคม
เมื่อไม่รู้ว่าวิกฤติ COVID – 19 จะสิ้นสุดลงเมื่อใด หลังจากนี้อาจจะมี New Normal ใหม่ๆเกิดขึ้นอีกมากมาย ผู้ที่อยู่ในธุรกิจไมซ์ – อีเว้นท์จึงต้องเร่งปรับตัวเพื่อให้สอดรับกับสถานการณ์แม้แต่ผู้ร่วมงานก็ต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมเพื่อให้สอดคล้องต่อมาตรการที่แต่ละงานกำหนดด้วยเช่นกัน
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469