ระบบจองห้องประชุมสำนักงาน เมื่อฉันนึกถึงการประชุมงาน ฉันนึกถึง “สำนักงาน” ทีม Dunder Mifflin Scranton ใช้เวลาส่วนใหญ่ในห้องประชุมในการประชุม
ในรายงานการประชุมในอนาคตปี 2021 Fellow รายงานว่าผู้คนเข้าร่วมการประชุมเฉลี่ย 11-15 ครั้งต่อสัปดาห์ โดยสมาชิกในทีมระดับผู้อำนวยการมีจำนวนการประชุมสูงสุดต่อสัปดาห์ ดังนั้น บางทีคุณอาจไม่ได้นั่งอยู่ในห้องประชุมเพื่อร้องเพลง “Seasons of Love” เวอร์ชันอื่นให้ไมเคิล สก็อตต์ฟัง แต่คุณอาจใช้เวลาจำนวนมากไปกับการจัดตารางการประชุมในห้องประชุม
การวางแผนและการจัดประชุมเป็นงานที่ต้องทำมาก และในขณะที่พนักงานยังคงยอมรับการทำงานแบบผสมผสานสิ่งหนึ่งที่แน่นอนก็คือ การจองห้องประชุมนั้นซับซ้อนกว่าเมื่อก่อน ข่าวดีก็คือมีวิธีแก้ไขด่วนเพื่อให้ง่ายขึ้น ระบบจองห้องประชุมช่วยขจัดความยุ่งยากในการจัดตารางการประชุม (รวมถึงการจองโต๊ะส่วนตัว การจองพื้นที่จอดรถ และผู้ช่วยแผนกต้อนรับเสมือนเพื่อทักทายผู้มาเยี่ยมชม)
ระบบการจองห้องประชุมคืออะไร?
ระบบจองห้องประชุมเป็นเหมือนระบบ — เครื่องมือสำหรับการจองห้องประชุมและพื้นที่ส่วนกลางอื่นๆ ภายในสำนักงานหรือ coworking space ระบบเหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าผู้จัดการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมสามารถรักษาพื้นที่การประชุมและอุปกรณ์เสริมหรือที่พักที่จำเป็นสำหรับการประชุมได้ ผู้ใช้จำนวนมากใช้ระบบการจองห้องประชุมเพื่อวางแผนและกำหนดเวลาการประชุม แบบตัวต่อตัว การระดมสมองร่วมกัน การประชุมที่เป็นความลับ และการประกาศที่สำคัญอื่นๆ ระบบการจองบางระบบมีคุณสมบัติป้ายดิจิตอลเพื่อแสดงนอกห้องประชุม ผู้ดูแลระบบ เช่น ผู้จัดการสำนักงานหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหาร โดยทั่วไปสามารถแก้ไขสิทธิ์และรายละเอียดการประชุมได้
ระบบจองห้องประชุมหลายระบบผสานรวมกับซอฟต์แวร์ปฏิทินและซอฟต์แวร์อีเมลเพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น การผสานรวมเหล่านี้ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถดูเวลาและสถานที่ของการประชุมได้ในที่เดียว และส่งคำเชิญทางอิเล็กทรอนิกส์ทางอีเมล
5 ข้อดีของระบบจองห้องประชุม
ไม่แน่ใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์จากระบบซอฟต์แวร์อื่นหรือไม่ การใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ห้องประชุมมีประโยชน์หลายประการ ด้านล่างนี้คือประโยชน์ 5 ประการที่ควรค่าแก่การสังเกต:
1. พวกเขากำจัดความผิดหวังในการจองซ้ำซ้อน
เราทุกคนทราบดีว่าการจองห้องสำหรับการประชุมเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดเพียงใด แล้วพบว่ามีคนอื่นวางแผนที่จะใช้ห้องเดียวกันในเวลาที่คุณกำหนดไว้ ประโยชน์หลักอย่างหนึ่งของการใช้ซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมคือการขจัดการจองซ้ำซ้อนและความขัดแย้ง โซลูชันการจองห้องประชุมจะขจัดข้อขัดแย้งโดยอัตโนมัติ เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้แสดงห้องว่างแบบเรียลไทม์ และไม่เสนอตัวเลือกในการจองห้องที่ไม่ว่าง (เว้นแต่คุณจะเป็นผู้ดูแลระบบ) สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมสามารถเริ่มการประชุมได้ตรงเวลา และจะไม่รู้สึกเสียสมาธิเพราะพื้นที่การประชุมเล็กน้อย
2. สมาชิกในทีมสามารถจองห้องพักให้เหมาะกับความต้องการได้อย่างง่ายดาย
คุณเคยเป็นสมาชิกใหม่ของทีมและจองห้องประชุมสำหรับสองคนเท่านั้น แล้วพบว่าคุณจองห้องประชุมขนาดใหญ่โดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่? (อันนี้กูก็ผิดเหมือนกัน) ด้วยระบบจองห้องประชุม แอดมินสามารถแจ้งรายละเอียดขนาดห้องได้ เมื่อผู้ใช้จองการประชุม พวกเขาสามารถหาห้องที่เหมาะสมกับขนาดกลุ่มของตนได้ ไม่มีการประชุมสองคนในห้องประชุมขนาดใหญ่อีกต่อไป (เว้นแต่จะเหลือห้องประชุมเดียว!)
3. ระบบเหล่านี้ช่วยกระจายความรับผิดชอบในการจอง
ก่อนหน้านี้ หน้าที่จองห้องประชุมจะตกอยู่กับผู้จัดการสำนักงานและผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารที่มีหน้าที่ช่วยให้งานประจำวันดำเนินไปอย่างราบรื่น แม้ว่านี่อาจเป็นกลยุทธ์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจและสำนักงานขนาดเล็ก ในขณะที่ทีมและพื้นที่ทำงานเติบโตขึ้น การจัดการหน้าที่การจัดกำหนดการทั้งหมดอาจเป็นงานจำนวนมากสำหรับคนๆ เดียว เครื่องมือห้องประชุมแบบบริการตนเองช่วยลดภาระที่คนคนเดียวต้องทำทั้งหมด นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานควบคุมได้มากขึ้นและเข้าถึงการอัปเดตการประชุมได้ง่ายโดยไม่ต้องพึ่งคนอื่น ระบบจองห้องประชุมสำนักงาน
4. ทำให้ง่ายต่อการวางแผนสำหรับรายการเพิ่มเติม
ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะต้องใช้หน้าจอ เครื่องมือการประชุมผ่านวิดีโอ และอุปกรณ์การประชุมอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมทีมขนาดใหญ่หรือการระดมสมองร่วมกัน สิ่งที่ดีเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมคือผู้จัดการประชุมสามารถขออุปกรณ์เสริมและที่พักสำหรับการประชุมได้เมื่อจองห้องพัก การทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นเป็นขั้นตอนเดียวจะช่วยประหยัดเวลาสำหรับผู้จัดการประชุมและผู้ที่รับผิดชอบในการรวบรวมรายการที่สั่งซื้อสำหรับการประชุม
5. คุณจะเข้าใจได้ดีขึ้นว่าผู้คนใช้พื้นที่อย่างไร
เมื่อใช้เครื่องมือจองห้องประชุม คุณจะสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกและข้อมูลว่าบุคคลใดใช้พื้นที่ใดและบ่อยเพียงใด อาจมีห้องประชุมห้องหนึ่งที่พนักงานชื่นชอบและอีกห้องที่สมาชิกในทีมไม่ค่อยได้ใช้ การทำความเข้าใจว่าสมาชิกในทีมใช้พื้นที่อย่างไรจึงเป็นประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากอสังหาริมทรัพย์ที่คุณจ่ายไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกของการทำงานแบบผสมผสาน การให้พื้นที่ทำงานร่วมกันสำหรับพนักงานเพื่อใช้ประโยชน์จากการทำให้เวลาในสำนักงานมีความหมายเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
8 โซลูชันซอฟต์แวร์การจองห้องประชุม
หากคุณพร้อมที่จะสำรวจโซลูชั่นการจองห้องประชุม ไม่ต้องมองหาที่ไหนอีกแล้ว! มีตัวเลือกมากมายในตลาด เราได้รวบรวมโซลูชันทั้งหมด 8 รายการตามลำดับตัวอักษรเพื่อช่วยคุณเริ่มต้นการค้นหา คุณจะไม่พบข้อมูลราคาด้านล่าง เนื่องจากโซลูชันเหล่านี้ส่วนใหญ่จำเป็นต้องติดต่อทีมขายเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมและตัวเลือกการกำหนดราคาที่กำหนดเอง สำรวจเครื่องมือด้วยตัวคุณเองโดยกำหนดเวลาการสาธิตหรือลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรี
แต่ก่อนอื่น เรามาพูดถึงคำศัพท์สองสามคำที่อาจปรากฏในฟีเจอร์สำหรับแพลตฟอร์มเหล่านี้ ประการแรกคือการใช้โต๊ะแบบตั้งโต๊ะหรือผู้ที่มาก่อนได้สิทธิ์ใช้ที่นั่งแบบโต๊ะก่อน ประการที่สองคือการโรงแรมซึ่งหมายถึงการจองที่นั่งที่ไม่ได้กำหนดล่วงหน้า คล้ายกับการจองห้องพักในโรงแรมสำหรับการเดินทาง ตอนนี้มาขุดกัน!
1. ถามรหัส
โทรหาผู้ใช้ Microsoft Outlook ทุกคน คนนี้เหมาะสำหรับคุณ! AskCody เป็นแพลตฟอร์มการจัดการการประชุมที่สร้างขึ้นสำหรับ Microsoft โดยเฉพาะ ซึ่งรวมถึงฟังก์ชันการจัดตารางการทำงานและการจองห้อง บริการการประชุม การจัดการผู้มาติดต่อ การจองโต๊ะ และข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการจัดการสถานที่ทำงาน เป็นมิตรกับผู้ใช้ ได้รับการรับรองจาก ISAE 3000 และสอดคล้องกับ GDPR
2. นับ
Condeco นำเสนอเครื่องมือจัดตารางเวลาดิจิทัลที่เปิดใช้งานการทำงานร่วมกัน ปรับความจุให้เหมาะสม และสร้างประสบการณ์ในสำนักงานที่ดี ผู้ใช้สามารถจองโต๊ะทำงาน พื้นที่ทำงาน และห้องประชุมได้ ผลิตภัณฑ์นี้ยังรวมถึงการจัดการผู้เยี่ยมชม ซึ่งเน้นคุณลักษณะต่างๆ เช่น สมุดบันทึก การรักษาความปลอดภัยในที่ทำงาน การจัดการข้อมูลประจำตัว การตรวจสุขภาพ ป้ายรับรองแขก และอื่นๆ Condeco ผสานรวมกับ Okta อย่างราบรื่นสำหรับการจัดการข้อมูลประจำตัว, Microsoft Outlook สำหรับการซิงค์ปฏิทิน, Microsoft Teams และ Zoom สำหรับการประชุมเสมือนจริง และ Microsoft Power BI สำหรับข้อมูลเชิงลึก ใช้แอปมือถือ แพลตฟอร์มบนเว็บของ Condeco หรือโดยตรงผ่านการรวมปฏิทิน Microsoft Outlook เพื่อความสะดวกในการใช้งาน
3. จังหวะ
ด้วย Kadence ทีมสามารถจองโต๊ะและห้อง รับข้อมูลเชิงลึกเมื่อผู้อื่นวางแผนที่จะมาที่สำนักงาน และจัดการผู้เยี่ยมชมได้อย่างง่ายดายด้วยการจองผู้เยี่ยมชมที่ง่ายดาย ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมความจุและการเข้าถึงสำนักงาน ตรวจสอบข้อมูลการเข้าใช้ และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่ด้วยข้อมูลเชิงลึกจากเครื่องมือ Kadence ผสานรวมกับแอพมากมายเพื่อมอบการซิงค์ปฏิทินและไดเร็กทอรี และความสามารถในการลงชื่อเพียงครั้งเดียว (SSO) ผู้ใช้แพลตฟอร์มอธิบาย Kadence ว่า “เรียบง่าย ใช้งานง่าย และมีคุณค่า” และ “มีประสิทธิผล จำเป็น ง่าย”
4. มีทีโอ
Meetio เป็นโซลูชันแบบครบวงจรสำหรับสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ ด้วย Meetio ผู้ใช้สามารถแสดงภาพและกำหนดเวลาห้องประชุม ดูการแสดงห้องแบบโต้ตอบของสำนักงาน เข้าถึงห้องประชุมและทรัพยากรต่างๆ บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ และทำให้การจัดโต๊ะส่วนกลางเป็นเรื่องง่าย คุณยังสามารถใช้แอพมือถือเพื่อค้นหาเส้นทางระหว่างเดินทางเมื่อคุณมาถึงสำนักงาน การจองห้องประชุมเป็นเรื่องง่ายด้วย Meetio เพราะใช้ระบบสัญญาณไฟจราจรแบบสากล (สีเขียวหมายถึงห้องว่าง สีเหลืองสำหรับห้องว่างเร็วๆ นี้ และสีแดงสำหรับห้องว่าง) เพื่อสื่อถึงความพร้อมของห้อง ระบบสามารถยกเลิกการจองห้องพักโดยอัตโนมัติหากผู้เข้าร่วมประชุมไม่ปรากฏตัว (ผู้ดูแลระบบสามารถปรับแต่งการตั้งค่าเหล่านี้ได้) เครื่องมือนี้รวมเข้ากับโปรแกรมโปรดในสำนักงานทั่วไป เช่น Office 365, Exchange และ G Suite
5. โรบิน
ธุรกิจต่างๆ ใช้ Robin เพื่อจัดการงานแบบผสมผสานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการจัดการโต๊ะทำงานและห้อง ความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน การจัดการพื้นที่และการทำแผนที่ และข้อมูลเชิงลึกของพื้นที่ทำงาน ผู้ใช้สามารถจองห้องประชุมได้ในไม่กี่คลิก และผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดระยะเวลาการประชุมสูงสุด จำกัดการเข้าถึงพื้นที่จำกัด และบังคับใช้การเช็คอินในห้องได้ตามต้องการ ทีมงานที่ Toyota, Mailchimp และ Peloton (และอีกไม่กี่ชื่อ) ใช้ Robin เพื่อจัดการพื้นที่สำนักงานของพวกเขา ข้อดีอย่างหนึ่งของ Robin คือมอบประสบการณ์เต็มรูปแบบสำหรับการต้อนรับทั้งเพื่อนร่วมทีมและแขกในสำนักงาน
6. ช้อน
Skedda เป็นผู้ชนะ รางวัล Capterra และ G2 ที่เพิ่งได้รับป้าย G2 เจ็ดป้ายสำหรับฤดูใบไม้ผลิปี 2022 รวมถึงป้าย Momentum Leader คุณสมบัติรวมถึงการจองปฏิทิน ระบบอัตโนมัติของแพลตฟอร์มเพื่อประหยัดเวลา ข้อมูลเชิงลึกและการวิเคราะห์เพื่อการจัดการพื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพ แผนที่แบบโต้ตอบ การปรับแต่งการจัดการผู้ใช้ และตัวเลือกการชำระเงิน ผู้ใช้สามารถเลือกจากมุมมอง ปฏิทินที่หลากหลาย สำหรับการจองปฏิทิน รวมถึงมุมมองวัน มุมมองเดือน มุมมองตาราง และมุมมองรายการ เครื่องมือนี้รวมเข้ากับรายการโปรดในสำนักงาน เช่น Google, Outlook, iCloud และอื่นๆ เพื่อดูกิจกรรมในปฏิทินทั้งหมดของคุณในที่เดียว คุณยังสามารถเชื่อมต่อ Skedda กับเครื่องมือสื่อสาร เช่น Slack, Trello, Basecamp และ Mailchimp เพื่อการผสานรวมที่ราบรื่นยิ่งขึ้น ระบบจองห้องประชุมสำนักงาน
7. เวิร์คอินซิงค์
WorkInSync เป็นแพลตฟอร์ม SaaS ที่รวมทุกอย่างไว้ในหนึ่งเดียวสำหรับการจัดการพื้นที่ทำงานแบบไฮบริด รวมถึงการจองห้องประชุม การจองโต๊ะ และการจัดการที่จอดรถ พนักงานสามารถระบุความต้องการในการทำงาน (ดังนั้นหากวันพุธในสำนักงานเป็นวันที่วุ่นวาย เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถวางแผนที่จะมาในวันพุธได้) จองโต๊ะและห้องประชุม และลงชื่อเข้าใช้สำนักงานด้วย Digipass แบบ QR ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าพื้นที่ทำงานด้วยแผนผังชั้นแบบโต้ตอบ แทนที่การจองที่มีอยู่เมื่อจำเป็น และตรวจสอบการเข้าถึงของพนักงานและผู้เยี่ยมชมในที่เดียว WorkInSync ทำงานร่วมกับเทคโนโลยีในที่ทำงานที่ชื่นชอบอื่นๆ เช่น Microsoft Teams, Slack, Google Assistant, Microsoft Outlook, Google Calendar และอื่นๆ
8. ยารูมส์
YAROOMS เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้สมาชิกในทีมจองโต๊ะ ห้องประชุม และจุดจอดรถได้อย่างรวดเร็ว โซลูชันซอฟต์แวร์ช่วยให้สถานที่ทำงานแบบผสมผสานมีประสิทธิภาพโดยการรวมศูนย์กระบวนการจอง เสนอโต๊ะทำงานด่วน ส่งเสริมความปลอดภัยและสุขภาพที่ดีในสถานที่ทำงาน และแจ้งข้อมูลการตัดสินใจผ่านการวิเคราะห์สถานที่ทำงาน ผู้ช่วย แผนกต้อนรับส่วนหน้าแบบดิจิทัลของ YAROOMS เป็นคุณสมบัติที่ช่วยจัดการผู้มาเยือนและให้การเช็คอินที่ไม่ยุ่งยาก คุณยังสามารถปรับแต่ง UI การรับสัญญาณดิจิทัลด้วยแบรนด์ขององค์กรของคุณ YAROOMS Mobileพร้อมใช้งานสำหรับ Android และ iOS
ออกไปและจองห้องประชุมของคุณ
อนาคตของการทำงานจะต้องรวมถึงการประชุมแบบตัวต่อตัวอย่างแน่นอน จัดกำหนดการการประชุมให้ง่ายดายยิ่งขึ้นในโลกการทำงานแบบผสมผสานด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์การจองห้องประชุม เครื่องมือจองห้องประชุมเป็นโซลูชันสำหรับจองห้องประชุมและพื้นที่ส่วนกลางอื่นๆ ในสำนักงานและพื้นที่ทำงานร่วมกัน พวกเขากำจัดการจองซ้ำซ้อน กระจายความรับผิดชอบในการประสานงานระหว่างสำนักงาน และนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่สามารถช่วยขับเคลื่อนการตัดสินใจในอนาคตเกี่ยวกับพื้นที่ มีแพลตฟอร์มหลายประเภทให้เลือก ดังนั้นอย่าลืมขอเดโมหรือลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรีเพื่อค้นหาแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดสำหรับคุณ
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469