เคล็ดลับในการขจัดความขัดแย้งใน ปัญหาการจองห้องประชุม ตลอดไป

ปัญหาการจองห้องประชุม การจองห้องประชุมควรเป็นส่วนที่ง่ายที่สุด ในแต่ละวันของคุณ น่าเสียดายที่มันกลายเป็นที่มาของความยุ่งยากและความขัดแย้งบ่อยครั้งเกินไป ไม่ว่าจะเป็นเพราะพื้นที่ ว่างไม่เพียงพอ การรับรู้ว่าไม่มีห้องว่าง หรือการไม่สนใจมารยาท ในการจองห้องประชุมเมื่อพนักงานไม่สามารถเข้าถึงพื้นที่ที่ต้องการได้ สิ่งนี้จะสร้างผลกระทบกระเพื่อม ในที่ทำงานของคุณ พนักงานมีโอกาสทำงาน ร่วมกันน้อยลง ผลผลิตลดลง ความสัมพันธ์กับลูกค้าอาจตึงเครียด

ข่าวดีก็คือ มีขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอนที่ คุณสามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหา เหล่านี้ และทำให้การจองห้องประชุมดี ขึ้นสำหรับทุกคน

3 วิธีในการขจัดความขัดแย้งในการจองห้องประชุม

1. ตั้งชื่อห้องประชุมของคุณ

อาจดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่สิ่งที่คุณตั้งชื่อห้องประชุมอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของการจอง ห้องประชุมของคุณ

การเลือกชื่อทิศทาง เช่น “ตะวันออกเฉียงเหนือ 1” และ “ตะวันออกเฉียงเหนือ 2” อาจเป็นเรื่องง่าย แต่สำหรับพนักงานที่ท้าทายทิศทาง อาจสร้างความสับสนได้ ชื่อสามัญยังจำยาก ซึ่งทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่พนักงานจะจองผิดห้อง

การคิด ชื่อห้องประชุมที่ฉลาด และไม่ซ้ำใครทำให้การจองห้องประชุม ง่ายขึ้นและยังเปิดโอกาส ให้คุณได้แสดงวัฒนธรรมบริษัทของคุณ ตัวอย่างเช่น ทีมงาน iOFFICE ภูมิใจในรากเหง้าของฮุสตัน ดังนั้นห้องประชุมในสำนักงานใหญ่แห่งใหม่ของเรา จึงได้รับการตั้งชื่อ ตามส่วนที่โดดเด่น ของเมืองอย่าง Astrodome

2. ให้พนักงานมีส่วนร่วม

การตั้งชื่อห้องประชุม ของคุณเป็นส่วน สำคัญของเคล็ดลับ ที่สองของเรา : ให้พนักงานเข้าร่วม เชิญพนักงาน ลงคะแนนชื่อห้องประชุม และเสนอข้อเสนอแนะ ของตนเอง สิ่งนี้ช่วยสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและเชื่อมต่อกับห้องต่างๆ ซึ่งจะทำให้พนักงาน เต็มใจมากขึ้นที่จะใช้นโยบาย และขั้นตอนการจองห้องประชุมใหม่

นอกจากนี้ คุณควรแนะนำระบบเหล่านี้ และมารยาทในการจองห้องประชุม ที่เหมาะสมให้เร็วที่สุด เท่าที่จะเป็นไปได้ในช่วงดำรงตำแหน่งของพนักงาน

ตั้งแต่วันแรก พนักงานควรรู้วิธีที่เหมาะสม ในการจองห้องประชุมกฎ ที่เป็นทางการและไม่ได้พูดถึง เกี่ยวกับห้องเฉพาะ และข้อผิดพลาดทั่วไป ในการจองห้องประชุม ที่ควรหลีกเลี่ยง ตัวอย่างเช่น พวกเขาควรรู้ว่าจะไม่จองห้องที่มีการจองไว้แล้ว หรือจองห้องสำหรับการประชุม โครงการที่เกิดซ้ำโดยไม่ได้กำหนด วันที่สิ้นสุด การรวมสิ่งนี้ไว้ ในขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน คุณจะป้องกันไม่ให้นิสัย ที่ไม่ดีก่อตัวขึ้น

3. ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม

Microsoft Outlook เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม สำหรับการสื่อสารทางอีเมล แต่น่าเสียดายที่ไม่เพียงพอเมื่อพูดถึงการจองห้องพัก ไม่อนุญาตให้พนักงาน ดูขนาดหรือเค้าโครงของพื้นที่ หรือทรัพย์สินที่มีอยู่ เช่น ทีวีหรือโปรเจ็กเตอร์ Outlook ยังอนุญาตให้จองห้องซ้ำซ้อน และไม่สามารถอัปเดตสถานะ ของห้องที่จองไว้แต่ยังว่าง โดยอัตโนมัติไม่ได้ นั่นเป็นเหตุผลที่ซอฟต์แวร์ การจองห้องเป็นส่วนสำคัญ ในการทำให้การจองห้องประชุมของคุณง่ายขึ้น

พนักงานสามารถใช้ซอฟต์แวร์ การจองห้องเพื่อดูความจุของที่นั่ง ขนาดห้องและเทคโนโลยีที่มีอยู่ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังเลือกพื้นที่ที่ตรง กับความต้องการมากที่สุด พวกเขายังสามารถดูสถานะตามเวลาจริงของทุกพื้นที่ที่สามารถ จองได้ในที่ทำงาน และจองห้องจากคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์พกพา หรือตู้ดิจิทัล

นอกจากซอฟต์แวร์ การจองห้องแล้ว ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะลงทุน ในแผงจัดตารางห้อง แบบดิจิทัล ซึ่งสามารถติดตั้ง บนผนังนอกพื้นที่แต่ละห้อง และแสดงสถานะปัจจุบัน ของห้องได้ นอกจากนี้ยังแสดงการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น และให้พนักงานจองพื้นที่ สำหรับเวลาที่ว่างในครั้งถัดไป

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์จองห้องประชุม

ซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมที่เหมาะสม ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ของห้องประชุม ปรับปรุงการใช้พื้นที่ และเพิ่มความพึงพอใจ ของพนักงาน หากต้องการหาทางออกที่ดีที่สุด ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่ตรงตามเกณฑ์เหล่านี้:

เป็น SaaS 100%

โซลูชันซอฟต์แวร์โฮสต์แบบดั้งเดิม มีราคาแพงในการบำรุงรักษา และอัปเดต Software-as-a-Service (SaaS) เป็นตัวเลือกยอดนิยม สำหรับโซลูชันสถานที่ ทำงานยุคใหม่ เนื่องจากรูปแบบการกำหนด ราคาตามการสมัครสมาชิก และความยืดหยุ่น ปัญหาการจองห้องประชุม

ผสานรวมกับเซ็นเซอร์ IoT

กำจัดการจองแบบ “โกสต์” ด้วยซอฟต์แวร์จัดตารางห้อง ที่ทำงานร่วมกับเซ็นเซอร์ IoT และเปิดใช้การยกเลิกอัตโนมัติหากเซ็นเซอร์ตรวจไม่พบกิจกรรมใดๆ

สามารถเข้าถึงได้บนอุปกรณ์ใด ๆ

พนักงานควรสามารถจองห้องพักผ่านแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ตู้ค้นหาเส้นทาง แผงจัดตารางห้องแบบดิจิทัล ตลอดจนคอมพิวเตอร์

เชื่อมต่อกับแอปปฏิทินและแพลตฟอร์มการแจ้งเตือน

ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องของคุณควรรวมเข้ากับแอปปฏิทิน เช่น Outlook, Google ปฏิทิน หรือ iCal รวมถึงแพลตฟอร์มการแจ้งเตือน เช่น Slack

เสนอข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้

โซลูชันที่คุณเลือกควรให้ข้อมูลที่นำไปใช้ได้จริง ซึ่งช่วยให้คุณปรับปรุงการใช้พื้นที่ แก้ไขทรัพย์สินที่เสียหายหรือสูญหาย และฉลาดขึ้นเกี่ยวกับการบำรุงรักษา ปัญหาการจองห้องประชุม

ซอฟต์แวร์การจองห้องพักของ iOFFICE ไม่เพียงแต่ทำเครื่องหมายในช่องเหล่านี้ทั้งหมดเท่านั้น นอกจากนี้ยังเชื่อมต่ออย่างไร้รอยต่อด้วยโซลูชันการจัดการสถานที่ทำงานแบบครบวงจร ซึ่งช่วยให้พนักงานไม่เพียงจองห้องเท่านั้น แต่ยังค้นหาห้องและขอรับบริการได้อย่างง่ายดายตามต้องการ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้นำในที่ทำงานมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับวิธีการใช้งานสภาพแวดล้อมในสำนักงาน เพื่อให้พวกเขาสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างเหมาะสม

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469