ประโยชน์ระบบจองห้องประชุม ปฏิเสธไม่ได้ว่าการประชุมที่มีการจัดระเบียบสามารถก่อให้เกิดประโยชน์อย่างมากสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง
- ทีมได้รับในหน้าเดียวกัน
- กลยุทธ์ได้รับการประสานและแปล
- มีการพัฒนาแนวคิดและแนวทางใหม่ๆ
นั่นฟังดูดี… แต่เราต้องเผชิญหน้ากับความจริงอันโหดร้าย การประชุมหลายครั้งยังดำเนินไปได้ด้วยดี
แม้จะมีปัญหาที่ดูเหมือนความไม่สะดวกเล็กน้อยในขณะนั้น แต่บริษัทสามารถเห็นประสิทธิภาพลดลงอย่างรวดเร็วเนื่องจากการจองซ้ำซ้อนการไม่ปรากฏตัว และการอภิปรายที่ไม่เป็นระเบียบ
คุณต้องมีระบบจองห้องประชุม สิ่งนี้สามารถขจัดความสับสนที่มักมาพร้อมกับการจัดการประชุม ประหยัดเวลาได้มากและทำให้มั่นใจว่าการประชุมมีความหมายอย่างแท้จริง
ปัญหาการจัดประชุม
การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นปัญหาใหญ่ในสภาพแวดล้อมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลในปัจจุบัน
การรวบรวมทีมมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อประสิทธิภาพการทำงาน แต่กว่า37 พันล้านปอนด์เสียไปกับการประชุมที่ไม่ก่อผลทุกๆ ปี
มีอะไรอีก? ผู้เชี่ยวชาญเสียเวลาประมาณ 31 ชั่วโมงต่อเดือนในการเข้าร่วมการประชุมโดยไม่ได้ทำอะไรเลย
นั่นเป็นความสูญเปล่าจำนวนมาก – ซึ่งมักจะสามารถแก้ไขได้ด้วยระบบการจองห้องประชุมธรรมดา
1. ข้อผิดพลาดกับการบริหาร
ข้อผิดพลาดด้านการดูแลระบบจำนวนมากทำให้การจัดห้องประชุมกลายเป็นฝันร้าย
ระบบที่แตกต่างกันอาจทำให้ไม่ชัดเจนว่ามีการจองห้องหรือไม่ และการยกเลิกที่สื่อสารกันไม่ดีทำให้ผู้คนมาถึงการประชุมที่มีการกำหนดตารางเวลาใหม่ (หรือไม่มีอยู่แล้ว)
2. ขาดพื้นที่ว่าง
พื้นที่การประชุมเป็นทรัพยากรที่มีค่า มักจะรู้สึกว่าไม่เคยพอให้ไปไหนมาไหน
ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะแม่นยำจริงหรือพื้นที่นั้นไม่ได้ถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพในสิ่งอำนวยความสะดวกของคุณ การขาดความพร้อมใช้งานนี้ทำให้การจัดการการประชุมเป็นไปอย่างยากลำบากสร้างความยุ่งยากให้กับพนักงานของคุณ
3. การติดตั้งอุปกรณ์ที่เหมาะสมทั้งหมด
คุณกำลังสร้างงานนำเสนอดิจิทัลหรือไม่? จำเป็นต้องจัดเลี้ยงหรือไม่? คุณจะร่างสิ่งต่าง ๆ ออกมาหรือไม่?
แม้แต่การประชุมที่ง่ายที่สุดก็มักจะต้องเข้าถึงอุปกรณ์บางอย่าง เช่น เครื่องฉายภาพ ปัญหาในการจัดการเรื่องนี้ล่วงหน้าอาจนำไปสู่ความล่าช้าที่ยาวนานหรือการอภิปรายที่ไม่ได้ผล
4. คนไม่กลับหัว
ความล่าช้าเป็นสิ่งที่น่ารำคาญ
เมื่อมีคนไม่มาประชุมเลย ปัญหามีเป็นสิบเท่า ประโยชน์ระบบจองห้องประชุม
ตอนนี้ คุณอาจให้ทั้งทีมเสียเวลารอแทนที่จะทำงานใดๆ นั่นฟังดูไม่เหมาะใช่ไหม ประโยชน์ระบบจองห้องประชุม
ระบบจองห้องประชุมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจได้อย่างไร
ผ่านระบบการจองห้องประชุมภายในที่เหมาะสม การจัดประชุมไม่จำเป็นต้องซับซ้อน เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ คุณสามารถทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้ทีมสามารถใช้เวลาร่วมกันให้เกิดประโยชน์สูงสุด
1. โซลูชันแบบครบวงจร
ประโยชน์พื้นฐานของระบบการจองห้องประชุมที่ครอบคลุมคือไม่จำเป็นต้องใช้ระบบหลายระบบเพื่อจัดการประชุม
แทนที่จะต้องตรวจสอบปฏิทินและกำหนดการแยกกันเพื่อดูว่าห้องว่างใดจะว่างในวันที่กำหนด แล้วส่งอีเมลหรือโทรศัพท์หาผู้เข้าร่วมเพื่อยืนยันห้องว่าง ทั้งหมดนี้สามารถจัดการได้ในที่เดียว
สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ทำให้การจัดการการประชุมตรงไปตรงมามากขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์อีกด้วย
2. สื่อสารรายละเอียดการประชุมได้อย่างง่ายดาย
ปัญหาที่เกี่ยวข้องอีกประการหนึ่งที่ทำให้การประชุมหยุดชะงักคือการทำให้แน่ใจว่าทุกคนรับรู้ว่าการประชุมกำลังเกิดขึ้น ที่ไหน และเวลาใด
สำหรับผู้เข้าร่วมทั้งภายในและภายนอก การดำเนินการนี้อาจเป็นเรื่องยากที่จะจัดการด้วยตนเอง เนื่องจากการนัดหมายจะผิดพลาดได้ง่าย
การใช้ระบบจองห้องประชุมช่วยขจัดข้อกังวลนี้
เมื่อห้องถูกจองหมดแล้วและตัดสินใจเลือกผู้เข้าร่วมแล้ว ก็สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทันทีเพื่อยืนยันห้องว่างเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามกำหนดการของแต่ละคน
3. การจัดการพื้นที่ที่ดีขึ้น
ข้อได้เปรียบที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่มีให้โดยระบบการจองห้องประชุมคือความสามารถสำหรับผู้จัดการอาคารสถานที่เพื่อดูว่ามีการใช้พื้นที่ทั่วทั้งไซต์ของตนอย่างไร
- มีการจองห้องพักบางห้องที่ได้รับความนิยมมากกว่าห้องอื่นหรือไม่?
- ผู้คนจงใจเพิกเฉยต่อพื้นที่การประชุมบางแห่งหรือไม่?
- พนักงานมักจัดการประชุมขนาดเล็กในห้องขนาดใหญ่หรือไม่?
ด้วยการกำกับดูแลการจัดการพื้นที่ของคุณอย่างชัดเจน คุณจะสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นหลักว่าจะใช้ประโยชน์จากพื้นที่ในอาคารของคุณอย่างไรให้ดีที่สุด
4. รู้เสมอว่ามีห้องว่างใดบ้าง
ต่อจากนี้ ระบบการจองห้องประชุมภายในจะทำให้พนักงานทุกคนทราบอย่างชัดเจนว่าห้องว่างใดบ้างและเมื่อใดที่พวกเขาจะใช้งานอยู่แล้ว
นี่เป็นสาเหตุหลักสำหรับการจองซ้ำซ้อนและสถานการณ์ที่น่าอายที่เพื่อนร่วมงานเดินเข้าไปในการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่เพราะพวกเขาคิดว่าห้องว่าง
แทนที่จะปล่อยให้ทีมต้องตะเกียกตะกายเพื่อหาทางเลือกอื่น ซอฟต์แวร์จะแสดงภาพที่ชัดเจนว่าพื้นที่ใดว่าง
5. การทำงานที่ยืดหยุ่นทำให้ง่ายขึ้น
เนื่องจากเหตุการณ์ในปี 2020 บริษัทจำนวนมากได้แสดงความปรารถนาที่จะแนะนำเทคนิคต่างๆ เช่น โต๊ะ ทำงานส่วนกลาง การ ทำงานแบบผสมผสานและสำนักงานแบบเปิดโล่งเพื่อจำกัดจำนวนคนในสถานที่ ณ เวลาที่กำหนด
ระบบการจองห้องประชุมสามารถช่วยให้คุณเจาะลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับตารางเวลาของทีมที่ยืดหยุ่นได้ โดยทำให้ชัดเจนว่าโต๊ะหรือพื้นที่ใดว่างตามเวลาจริง
สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานของคุณจัดตำแหน่งที่พวกเขาสามารถจัดเตรียมได้เมื่อมาถึงวันข้างหน้า และให้ข้อบ่งชี้ว่าคุณจำเป็นต้องเตรียมโต๊ะทำงานเพิ่มเพื่อให้เพียงพอต่อความต้องการหรือไม่
6. ลดการจองซ้ำซ้อน
เมื่อทุกคนเข้าถึงระบบการจองห้องประชุมที่เรียบง่าย ทุกคนจึงรู้ว่ามีอะไรอยู่ในไปป์ไลน์ทั่วทั้งไซต์
ด้วยเหตุนี้ จึงลดความเสี่ยงอย่างมากที่การจองซ้ำซ้อนหรือการประชุมจะถูกเพิกเฉย
ไม่มีเอกสาร ไม่มีปัญหา.
นอกจากนี้ซอฟต์แวร์การจองห้องยังช่วยให้คุณสามารถกรองห้องประชุมตาม:
- วันที่
- เวลา
- ขนาด
- ความพร้อมใช้งาน
- คุณสมบัติ
ในไม่ช้า คุณจะสามารถค้นหาสถานที่ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการประชุมครั้งต่อไปได้อย่างรวดเร็วภายในไม่กี่วินาที แทนที่จะเสียเวลาไปถามที่สำนักงาน
7. ให้อำนาจแก่พนักงานในการจัดการการจองของตนเอง
การวางภาระทั้งหมดในการจัดเตรียมและติดตามการประชุมทั้งหมดในทีมบริหารของคุณเป็นวิธีที่แน่นอนในการลดประสิทธิภาพขององค์กร
มันเปิดโอกาสสำหรับการข้ามสายและการสื่อสารที่ผิดพลาด นำไปสู่การจองสองครั้งโดยไม่ได้ตั้งใจและการพลาดการเข้าร่วม
ระบบการจองห้องประชุมอัตโนมัติจะช่วยให้พนักงาน ผู้เยี่ยมชม และลูกค้าของคุณทำการจองด้วยตนเองได้อย่างมั่นใจ แทนที่จะต้องดำเนินการผ่านแผนกธุรการของคุณ
นอกจากนี้ยังจะส่งเสริมการประชุมที่มีประสิทธิผลและมีส่วนร่วมมากขึ้น เนื่องจากทีมของคุณพยายามผลักดันให้มีการรวบรวมกันเอง
8. ทริกเกอร์งานการตั้งค่าห้องโดยอัตโนมัติ
ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ ห้องประชุมไม่ได้พร้อมสำหรับการจัดประชุมของคุณเสมอไป
ด้วยระบบการจองห้องประชุมภายในที่มีประสิทธิภาพซึ่งเชื่อมต่อกับ ระบบ การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก ที่กว้างขึ้น สิ่ง นี้จะไม่เป็นปัญหา
แทนที่จะเสียเวลาอันมีค่าไปกับการวิ่งหาโปรเจ็กเตอร์หรือเก้าอี้เพิ่มเติมเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ ระบบเหล่านี้สามารถกระตุ้นการเตรียมการที่จำเป็นทั้งหมดได้โดยอัตโนมัติ
- ทำความสะอาดพื้นที่
- รับจัดเลี้ยง.
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ AV ทั้งหมดอยู่ในสถานที่
- จัดหาเก้าอี้ในจำนวนที่เหมาะสม
สามารถกำหนดทุกอย่างได้ทันทีในโซลูชันการจองที่มั่นคงและส่งผ่านโดยตรงไปยังทีม FM ของคุณเพื่อจัดการ
9. เพิ่มประสิทธิภาพการใช้พลังงานโดยใช้อาคารที่ชาญฉลาดขึ้น
ประโยชน์ที่เน้นประสิทธิภาพอีกประการหนึ่งของระบบการจองห้องประชุมที่เชื่อมโยงกับแพลตฟอร์ม CAFM ที่กว้างขึ้นคือความสามารถในการเชื่อมต่อกับโซลูชันอาคารอัจฉริยะของคุณ
ตัวอย่างเช่น เมื่อห้องประชุมหรือพื้นที่ทำงานไม่ได้ถูกจองไว้ภายในระบบ ก็ไม่จำเป็นต้องให้ความร้อนหรือแสงสว่างเหมือนกับเวลาที่มีคนอยู่
การที่ระบบของคุณรับรู้สิ่งนี้และเปิดใช้การตั้งค่าห้องโดยอัตโนมัติตามจำนวนผู้เข้าพักสามารถนำไปสู่การประหยัดค่าใช้จ่ายอย่างมากและเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พลังงานทั่วทั้งไซต์ของคุณ
10. ลดภาระงานธุรการ
อีเมล โทรศัพท์. เส้นทางกระดาษ
วิธีการจัดการประชุมที่ล้าสมัยเหล่านี้ขยายขอบเขตและทำให้กระบวนการทั้งหมดสับสน ไม่ว่าจะเป็นการไขว้สายหรือเพียงแค่ภาระงานหนักของเจ้าหน้าที่ธุรการของคุณ
ทำไมไม่ใช้ระบบจองห้องประชุมอัจฉริยะแทน?
ประโยชน์ของระบบจองห้องประชุม – คำถามที่พบบ่อย
คุณกำลังเริ่มปะติดปะต่อว่าทำไมองค์กรที่ประสบความสำเร็จจำนวนมากถึงมีระบบการจองห้องประชุมภายใน
หากคุณยังมีคำถามเพิ่มเติม บางทีคำถามที่พบบ่อยเชิงลึกเหล่านี้อาจช่วยคุณได้คุณสามารถจองห้องประชุมเป็นรายชั่วโมงได้หรือไม่?คุณสามารถจองห้องประชุมเป็นเวลาหลายวันได้หรือไม่?คุณสามารถจองห้องประชุมล่วงหน้าได้เท่าไหร่?
ระบบจองห้องประชุมจากซอฟต์แวร์ MRI
ตอนนี้คุณทราบดีแล้วว่าระบบการจองห้องประชุมช่วยให้การประชุมสามารถจัดการและมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร มีเพียงคำถามเดียวที่ต้องตอบ
คุณควรมองหาอะไรเมื่อแนะนำสิ่งหนึ่งเข้ามาในองค์กรของคุณ?
- ใช้งานง่าย:ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบจองห้องประชุมแบบใดก็ตามควรใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้ทุกคน ดังนั้นจึงขอแนะนำให้ใช้เป็นประจำ
- เข้าถึงได้ตลอดเวลา:พนักงานควรสามารถจัดการประชุมได้จากทุกเวลาและทุกสถานที่ ไม่ว่าจะเป็นที่โต๊ะทำงานหรือจากอุปกรณ์พกพา
- ข้อมูลตามเวลาจริง:เพื่อให้แน่ใจว่าระดับการเข้าพักของห้องเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เมื่อจำเป็นต้องมีการประชุมที่เกิดขึ้นเอง ข้อมูลตามเวลาจริงคือกุญแจสำคัญ
- สิทธิ์อนุญาตสำหรับเจ้าหน้าที่:อาจเป็นประโยชน์สำหรับคุณที่จะจำกัดห้องประชุมบางห้องสำหรับสมาชิกอาวุโสของพนักงาน หรือให้ตัวเลือกที่กว้างขึ้นสำหรับสถานที่ที่พวกเขาจัดการประชุม
- ตัวเลือกการจองหลายรายการ:คุณอาจต้องการเสนอความสามารถในการจองผ่านเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์พกพา หรือผ่านหน้าจอแสดงผลนอกห้องประชุม หรือทั้งสองอย่าง
- ความสามารถในการรายงาน:เพื่อติดตามการใช้ห้องและสถิติการจัดการพื้นที่อื่นๆระบบการจองห้องประชุมของคุณควรจัดทำรายงานที่ย่อยง่าย
- ความสามารถในการปรับแต่ง:ไม่มีโซลูชันการจองแบบใดแบบหนึ่งที่เหมาะกับทุกความต้องการ ดังนั้นคุณจะต้องการการรับประกันว่าซอฟต์แวร์สามารถปรับให้ตรงกับความต้องการที่แท้จริงของคุณได้
- ชื่อเสียงของซัพพลายเออร์ที่แข็งแกร่ง:หลีกเลี่ยงปัญหาใดๆ โดยการซื้อ SaaS จากซัพพลายเออร์ที่มีประวัติผลงานที่ยอดเยี่ยมและเครือข่ายการสนับสนุนที่เชื่อถือได้เท่านั้น
ห้องจองสิ่งอำนวยความสะดวกโดยเฉพาะของเรามอบทั้งหมดนี้และอีกมากมาย ด้วยมุมมองรวมที่ใช้งานง่ายของพื้นที่ทั้งหมดในที่พักของคุณ คุณจึงมั่นใจได้ว่าการประชุมทั้งหมดจะดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่เสียเวลา
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469