พนักงานสามารถได้รับ ประโยชน์การจัดการห้องประชุม หรือไม่?

ประโยชน์การจัดการห้องประชุม ดังคำกล่าวที่ว่า “No man is an island”. ในที่ทำงานก็เช่นเดียวกัน—ในการหาทางออกที่ดีที่สุดสำหรับความท้าทาย ทางธุรกิจใดๆ จำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกันของพนักงาน 

การประชุมเป็นวิธีที่ใช้กันมากที่สุดในการทำงานร่วมกัน แม้ว่าบางคนจะคิดว่าการประชุมเป็นเหมือนนรกบนดินก็ตาม อย่างไรก็ตาม การสำรวจชิ้นหนึ่ง พบว่า86% ของผู้ตอบแบบสอบถามเชื่อว่าการประชุมมีความสำคัญต่อการบรรลุผล และนั่นก็บอกอะไรบางอย่างได้!

ในระหว่างการจัดการประชุม มักจะมีความท้าทาย ด้านการจัดการในการจองสถานที่ โชคดีที่ระบบการจองการจัดการห้องพักปรากฏขึ้นในที่เกิดเหตุ พวกเขาสามารถปรับปรุงกระบวนการนี้ซึ่งมักน่าหงุดหงิดและเกิดข้อผิดพลาดได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสำนักงานที่มีการสัญจรไปมาอย่างหนักซึ่งมีห้องประชุมจำกัด

ระบบการจองการจัดการห้องช่วยให้การทำงานของพนักงานง่ายขึ้นได้อย่างไร

พนักงานมีงานมากมายอยู่แล้ว และการจองห้องประชุม ก็เป็นอีกหนึ่งงานที่น่าเบื่อที่พวก เขาต้องเผชิญ นั่นเป็นเหตุผลที่การมีระบบ การจัดการห้องประชุมสามารถ เพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรได้มากมาย

นี่เป็นเพียงบางวิธีที่ เป็นประโยชน์ต่อพนักงานของคุณ:

• การเพิ่มขีดความสามารถของพนักงาน

เหตุใดพนักงานจึงต้อง ตรวจสอบกับพนักงานต้อนรับหรือ ผู้จัดการสำนักงานเสมอว่า มีห้องว่างหรือไม่ ระบบการจองห้องประชุมส่วนใหญ่ เป็นโซลูชันแบบบริการตนเองที่ช่วย ให้ทุกคนสามารถจองห้องได้ ตราบเท่าที่ยังว่าง เนื่องจากการจองทั้งหมดจะเข้าสู่ระบบ ฐานข้อมูลส่วนกลางที่ทุกคน สามารถเข้าถึงได้ การจองซ้ำซ้อนจะกลายเป็นอดีตไปแล้ว

• จองได้หลายช่องทาง

ต่างคนต่างมีวิธีทำต่างกัน—และนั่นก็ไม่เป็นไร! ตัวอย่างเช่น พนักงานที่อายุน้อยกว่าและเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีอาจต้องการจองสถานที่โดยใช้แอป ผู้จัดการห้องบนสมาร์ทโฟนของตน ในขณะที่พนักงานที่มีอายุมากกว่าอาจต้องการจองห้องพักผ่านกล่องจดหมาย Outlook แทน เครื่องมือการจัดการห้องประชุมที่ดีสามารถรองรับรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันได้อย่างง่ายดายโดยไม่ยุ่งยาก

• ปรับปรุงผลผลิต

เมื่อจองห้องด้วยการ แตะหรือคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง พนักงานสามารถมุ่งเน้นที่การ เตรียมตัวสำหรับการประชุมมากกว่าการจองสถานที่ ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาสามารถเพิ่ม ผู้เข้าร่วมประชุมไปยังห้องประชุมที่จองไว้ได้อย่างง่ายดาย ผู้เข้าร่วมเหล่านี้จะได้รับการแจ้งเตือนหรืออีเมล โดยอัตโนมัติ ด้วยการตั้งค่านี้ พนักงานสามารถใช้เวลามากขึ้น สำหรับงานที่สำคัญอย่างแท้จริง

• ใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

แน่นอน ไม่ใช่แค่พนักงานที่มียศ และไฟล์เท่านั้นที่ได้รับประโยชน์ จากระบบการจัดตาราง ห้องประชุม แต่พนักงานระดับปฏิบัติการของคุณก็เช่นกัน ด้วยเครื่องมือดังกล่าว พวกเขาสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลว่าจะใช้สถานที่จัดประชุมของบริษัทอย่างไรให้ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น หากอุปสงค์มากกว่าอุปทาน พวกเขาสามารถกำหนดพื้นที่เพิ่มเติมเป็นพื้นที่ประชุมได้ หากตรงกันข้าม พวกเขาสามารถเปลี่ยนห้องประชุมที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์ให้เป็นพื้นที่ โต๊ะทำงานแทนได้ ประโยชน์การจัดการห้องประชุม

การประชุมจะเป็นเรื่องจริงของชีวิตในสำนักงาน ท้ายที่สุดแล้ว ความคิดสร้างสรรค์ที่ยิ่งใหญ่และสร้างสรรค์ที่สุดจำนวนมากเกิดจากการรวมตัว กันของผู้คนที่หลากหลายซึ่งมีแนวคิด ที่ไม่เหมือนใคร ดังนั้น ด้วยความช่วยเหลือ จากผู้จองห้องประชุม เช่น Meetio คุณสามารถสร้างการทำงาน ร่วมกันในที่ทำงานได้อย่างไร้กังวลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

การแพร่ระบาดยังอีกยาวไกล แต่ท้ายที่สุดแล้ว ก็ยังมีจุดสิ้นสุดในการมองเห็น จากข้อมูลที่ได้รับจากศูนย์ควบคุมและป้องกันโรค (CDC) ผู้ใหญ่กว่า129 ล้านคนในประเทศได้รับวัคซีนป้องกันโควิด-19 อย่างน้อยหนึ่งครั้ง นั่นหมายถึงมากกว่าครึ่งหนึ่งของผู้ที่มีอายุ 18 ปีขึ้นไป

เมื่อผู้คนได้รับวัคซีนมากขึ้นเรื่อยๆ หลายคนกำลังครุ่นคิดถึงคำถาม: “เราจะกลับไปที่สำนักงานเร็ว ๆ นี้หรือไม่” อันที่จริง บทความนี้จาก ระบุว่าสถานการณ์นี้ อาจเกิดขึ้นเร็วกว่าที่คาดไว้ ในขณะที่ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีอย่าง Google ได้เริ่มต้อนรับพนักงานที่กลับเข้ามาทำงานแล้ว

แน่นอนว่าพนักงานยังคงลังเลใจที่จะกลับไปที่สำนักงาน โชคดีที่แอปจองห้องประชุมสามารถทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ราบรื่นขึ้นโดยเสริมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านสุขภาพและความปลอดภัย

ระบบการจองห้องประชุมมีบทบาทในวิถีใหม่

หากบริษัทของคุณยัง ไม่ได้ลงทุนในระบบการจอง ห้องประชุมตอนนี้เป็นเวลาที่ดี ที่จะทำเช่นนั้น เมื่อมีผู้คนแห่กันกลับเข้ามาในสำนักงานมากขึ้น คุณก็คาดหวังได้ว่าการเรียกประชุม จะพุ่งสูงขึ้นเช่นกัน และเมื่อคนมารวมกัน ความเสี่ยงในการระบาด ก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน การจัดการการจองห้องพักอย่าง เหมาะสมสามารถมีบทบาทสำคัญในการรักษา ความปลอดภัยของพนักงาน

ตัวอย่างเช่น Meetio เป็นระบบจองห้องประชุม ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจองสถานที่ได้ด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้งบนสมาร์ทโฟน เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศของเครื่องมือซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่กว้างขึ้น ทุกคนจึงสามารถมองเห็นการจองทั้งหมดได้ ดังนั้นจึงป้องกันการจองซ้ำซ้อน

วิธีง่ายๆ แต่มีประโยชน์นี้สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ในหลายๆ ด้าน:

•  ค้นหาจุดที่สมบูรณ์แบบสำหรับการประชุมของคุณ – เมื่อเรากลับไป สิ่งสำคัญคือการรักษาระยะห่างทางสังคม การประชุมมักเป็นปัจจัยเสี่ยงเนื่องจากเราบีบผู้คนจำนวนมากให้อยู่ในพื้นที่เล็กๆ อย่างไรก็ตาม ด้วยผู้จัดการห้องประชุม คุณสามารถควบคุมจำนวนคนที่สามารถใช้ห้องพร้อมกันได้

•  อำนวยความสะดวกด้านสุขอนามัยที่เหมาะสม — ไม่เคยมีช่วงเวลาใดที่การฆ่าเชื้อพื้นที่สำนักงานมีความสำคัญมากไปกว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน สิ่งนี้ยิ่งเป็นจริงมากขึ้นหลังจากการประชุม ซึ่งโต๊ะหรือเก้าอี้แต่ละตัวจะต้องได้รับการฆ่าเชื้อเพื่อป้องกันกลุ่มถัดไปที่ใช้ห้อง อย่างไรก็ตาม ด้วยแอปจองห้องประชุม คุณสามารถทำเครื่องหมายห้องว่ามีคนอยู่ในขณะที่กำลังทำความสะอาด ด้วยวิธีนี้ จะไม่มีใครจองห้องได้จนกว่าจะได้รับการฆ่าเชื้ออย่างสมบูรณ์และปลอดภัยที่จะใช้อีกครั้ง
  
•  ติดตามว่าใครอยู่ในสำนักงาน — เมื่อคุณจองสถานที่ประชุมโดยใช้ระบบจองห้อง คุณจะมีรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมจากส่วนกลางอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณ หากมีคนตรวจพบว่าติดเชื้อ COVID-19 เป็นเรื่องง่ายที่จะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทราบ เพื่อให้พวกเขาปฏิบัติตามระเบียบการกักกันที่เหมาะสม การเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วสามารถช่วยหยุดการแพร่กระจายของ COVID-19 และโรคอื่นๆ ในสำนักงานของคุณได้

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469