คุณ ต้องการระบบจองห้องประชุม ในช่วงโรคระบาดหรือไม่?

ต้องการระบบจองห้องประชุม การแพร่ระบาดยังอีกยาวไกล แต่ท้ายที่สุดแล้ว ก็ยังมีจุดสิ้นสุดในการมองเห็น จากข้อมูลที่ได้รับจากศูนย์ควบคุมและป้องกันโรค (CDC) ผู้ใหญ่กว่า129 ล้านคนในประเทศได้รับวัคซีนป้องกันโควิด-19 อย่างน้อยหนึ่งครั้ง นั่นหมายถึงมากกว่าครึ่งหนึ่งของผู้ที่มีอายุ 18 ปีขึ้นไป

เมื่อผู้คนได้รับวัคซีนมากขึ้นเรื่อยๆ หลายคนกำลังครุ่นคิดถึงคำถาม: “เราจะกลับไปที่สำนักงานเร็ว ๆ นี้หรือไม่” อันที่จริง บทความนี้จากระบุว่าสถานการณ์นี้ อาจเกิดขึ้นเร็วกว่าที่คาดไว้ ในขณะที่ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีอย่าง Google ได้เริ่มต้อนรับพนักงานที่กลับเข้ามาทำงานแล้ว

แน่นอนว่าพนักงานยังคงลังเลใจ ที่จะกลับไปที่สำนักงาน โชคดีที่แอปจองห้องประชุมสามารถทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ราบรื่นขึ้นโดยเสริมแนวทางปฏิบัติ ที่ดีที่สุดด้านสุขภาพและความปลอดภัย

ระบบการจองห้องประชุมมีบทบาทในวิถีใหม่

หากบริษัทของคุณยังไม่ได้ลงทุน ในระบบการจองห้องประชุมตอนนี้เป็นเวลาที่ดี ที่จะทำเช่นนั้น เมื่อมีผู้คนแห่กันกลับเข้ามาในสำนักงานมากขึ้น คุณก็คาดหวังได้ว่าการเรียก ประชุมจะพุ่งสูงขึ้นเช่นกัน และเมื่อคนมารวมกัน ความเสี่ยงในการระบาดก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน การจัดการการจองห้องพัก อย่างเหมาะสม สามารถมีบทบาทสำคัญ ในการรักษาความปลอดภัยของพนักงาน

ตัวอย่างเช่น Meet เป็นระบบจองห้องประชุม ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจองสถานที่ ได้ด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้งบนสมาร์ทโฟน เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่ง ของระบบนิเวศของเครื่องมือ ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่กว้างขึ้น ทุกคนจึงสามารถมองเห็น การจองทั้งหมดได้ ดังนั้นจึงป้องกันการจองซ้ำซ้อน

วิธีง่ายๆ แต่มีประโยชน์นี้สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ในหลายๆ ด้าน:

•  ค้นหาจุดที่สมบูรณ์แบบสำหรับการประชุมของคุณ – เมื่อเรากลับไป สิ่งสำคัญคือการรักษา ระยะห่างทางสังคม การประชุมมักเป็นปัจจัยเสี่ยง เนื่องจากเราบีบผู้คนจำนวนมากให้อยู่ในพื้นที่เล็กๆ อย่างไรก็ตาม ด้วยผู้จัดการห้องประชุม คุณสามารถควบคุม จำนวนคนที่สามารถใช้ห้องพร้อมกันได้

•  อำนวยความสะดวกด้านสุขอนามัยที่เหมาะสม — ไม่เคยมีช่วงเวลาใดที่การฆ่าเชื้อพื้นที่สำนักงานมีความสำคัญมากไปกว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน สิ่งนี้ยิ่งเป็นจริงมากขึ้นหลังจากการประชุม ซึ่งโต๊ะหรือเก้าอี้แต่ละตัวจะต้องได้รับการฆ่าเชื้อ เพื่อป้องกันกลุ่มถัดไปที่ใช้ห้อง อย่างไรก็ตาม ด้วยแอปจองห้องประชุม คุณสามารถทำเครื่องหมายห้องว่ามีคนอยู่ในขณะที่ กำลังทำความสะอาด ด้วยวิธีนี้ จะไม่มีใครจองห้องได้จนกว่าจะได้รับการฆ่าเชื้อ อย่างสมบูรณ์และปลอดภัยที่จะใช้อีกครั้ง
  
•  ติดตามว่าใครอยู่ในสำนักงาน — เมื่อคุณจองสถานที่ประชุมโดยใช้ ระบบจองห้อง คุณจะมีรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมจากส่วนกลางอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณ หากมีคนตรวจพบว่าติดเชื้อ COVID-19 เป็นเรื่องง่ายที่จะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุม ทุกคนทราบ เพื่อให้พวกเขาปฏิบัติตามระเบียบการกักกันที่เหมาะสม การเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วสามารถช่วยหยุดการแพร่กระจายของ COVID-19 และโรคอื่นๆ ในสำนักงานของคุณได้ ต้องการระบบจองห้องประชุม

การประชุมแบบตัวต่อตัวไม่ได้เกิดขึ้นภายหลัง แต่เพิ่งพัฒนาเป็น รูปแบบที่สร้างสรรค์มากขึ้นซึ่งใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีการประชุมที่เป็นนวัตกรรมใหม่ เช่นระบบการจัดการห้องประชุม ระบบเหล่านี้สามารถเป็นหนึ่งในการลงทุนที่ดีที่สุดที่บริษัทจะทำได้ในยุคปกติใหม่

ดังนั้น เรามาเจาะลึกกัน

การประชุม – สำคัญกว่าที่เคย?

การกำหนดเวลาการประชุมแทนที่จะใช้โหมดการสื่อสารแบบเดิม เช่น อีเมลและการสนทนาทางโทรศัพท์ทำให้สถานที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากข้อมูลของตลาด การประชุมแบบตัวต่อตัวสามารถสร้างไอเดียได้มากกว่า 13 ไอเดียในขณะที่การประชุมเสมือนจริงสามารถนำเสนอไอเดียได้มากถึง 10.43 ไอเดียต่อเซสชั่น

นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่ามากถึง93% ของสิ่งที่เราสื่อสารนั้นถูกถ่ายทอดผ่านสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดเช่น การแสดงออกทางสีหน้าและท่าทาง ในทำนองเดียวกัน การประชุม—ไม่ว่าจะเผชิญหน้ากันหรือเสมือนจริง—ช่วยให้ผู้คนรู้สึกเชื่อมโยงถึงกัน ซึ่งการแพร่ระบาดได้เน้นย้ำว่าเป็นความต้องการทางอารมณ์ที่สำคัญสำหรับมนุษย์ทุกคน

อะไรทำให้ระบบการจัดการห้องประชุมยอดเยี่ยม

เมื่อเลือกระหว่างผู้จัดการห้องประชุมหรือระบบการจองห้อง โปรดสังเกตคุณสมบัติเหล่านี้

ใช้งานง่ายและการเข้าถึง

โซลูชันการจองห้องที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณคือโซลูชันที่ทุกคนในทีมของคุณสามารถใช้ได้ ระบบการจัดการห้องประชุมของคุณควรมาพร้อมกับฟังก์ชันที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ ซึ่งเข้าใจได้ไม่ยาก และไม่ควรมีช่วงการเรียนรู้ที่ยุ่งยากสำหรับการนำไปใช้

นอกจากนี้ยังควรเข้าถึงได้ง่ายจากแพลตฟอร์มต่างๆ รวมถึงมือถือ หากการเข้าถึงถูกจำกัดไว้ที่เดสก์ท็อป ก็อาจสร้างสิ่งกีดขวางสำหรับการจัดกำหนดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสมาชิกในทีมกำลังเดินทางและจำเป็นต้องจองห้องสำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นเอง การเข้าถึงทุกที่ทุกเวลามีความสำคัญต่อการเพิ่มประสิทธิภาพในสถานที่ทำงาน ตลอดจนส่งผลเชิงบวกต่อความสำเร็จของธุรกิจ

การซิงโครไนซ์ตามเวลาจริง

ผู้จองห้องประชุมของคุณควรมีฐานข้อมูลส่วนกลางที่สะท้อนข้อมูลตามเวลาจริง เช่น สถานะห้องว่าง ช่วงเวลา การเช็คอิน และรายละเอียดที่จำเป็นอื่นๆ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากระบบมีแอปที่แสดงห้องที่จะเปิดให้บริการในเร็วๆ นี้ เพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถวางแผนการประชุมได้อย่างเหมาะสม แอพบางตัวแสดงเฉพาะห้องฟรี และคุณต้องการบางอย่างที่ให้คุณดูตัวเลือกทั้งหมดของคุณเพื่อให้คุณเลือกได้ดีที่สุด

การผสานรวมข้ามแพลตฟอร์มและความสามารถในการขยายขนาด

ทีมของคุณไม่จำเป็นต้องเรียนรู้ระบบซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ ใหม่ทั้งหมดซึ่งทำงานได้เฉพาะในระบบนิเวศของตนเองเท่านั้น การทำงานร่วมกันข้ามแพลตฟอร์ม เป็นคุณสมบัติที่สำคัญสำหรับประสิทธิภาพการดำเนินงาน และการลงทุนด้านซอฟต์แวร์ของคุณ จะต้องให้การสนับสนุนที่ครอบคลุม ในแพลตฟอร์มต่างๆ สิ่งนี้จะทำให้การนำระบบ ใหม่มาใช้ง่ายขึ้นมากในขณะเดียวกันก็ช่วยเพิ่มผลผลิตในการดำเนินงานด้วย ดังนั้น เลือกระบบการจองที่ใช้งานได้กับโปรแกรมปฏิทินต่างๆ เช่น Office 365, Exchange และ G Suite

ระบบนี้จำเป็นต้องรวมเข้ากับแพลตฟอร์ม ของบุคคลที่สามอื่นๆ^{อย่าง}ง่ายดายผ่าน API แบบเปิด ให้ความสามารถในการปรับขนาดและฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติมสำหรับอนาคต ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ธุรกิจของคุณใช้ห้องประชุม ผู้จัดการการจองของคุณควรมีความสามารถในการรายงานในตัวสำหรับวัตถุประสงค์นั้น และข้อมูลเชิงลึกนี้ควรสามารถแลกเปลี่ยนระหว่างกันได้กับแพลตฟอร์มการรายงานอื่นๆ

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469