สัญญาณที่ชัดเจนว่าคุณ ต้องการระบบจองห้องประชุม

ต้องการระบบจองห้องประชุม ไม่มีความลับที่พนักงานจะเข้าร่วมการประชุมจำนวนมากทุกสัปดาห์ แต่คุณรู้หรือไม่ว่ามีการประชุมกี่ครั้ง การสำรวจโดย Atlassian พบว่าพนักงานโดยเฉลี่ยเข้าร่วมการประชุมประมาณ 62 ครั้งต่อเดือน! ด้วยตัวเลขที่สูงลิ่วนี้ จึงไม่น่าแปลกใจ เลยที่การจองห้องประชุมอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับหลายๆ ทีม ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง

นี่คือที่ มา ของระบบจองห้องประชุม ช่วยให้พนักงานค้นหา และจองห้องประชุมได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้ง ระบบอาจมาพร้อมกับแอปพิเศษ สำหรับสมาร์ทโฟน เพื่อนำฟังก์ชันนี้ไปใช้ในโทรศัพท์ของพนักงาน ทำให้พวกเขา ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี ได้ในขณะเดินทาง

สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้เพิ่มระบบดังกล่าว ในโซลูชันทางธุรกิจที่ต้องมี ต่อไปนี้เป็นสัญญาณบ่งบอกว่าถึงเวลาติดตั้งระบบในที่ทำงานแล้ว

สัญญาณว่าคุณควรติดตั้งระบบจองห้องประชุมในที่ทำงาน

• การจองซ้ำซ้อนเป็นเรื่องปกติในสำนักงาน

มีไม่กี่อย่างที่รู้สึกแย่ไปกว่าการเดินไปที่ห้องประชุม ที่คุณจองไว้ล่วงหน้าหลายวัน แล้วพบว่ามีคนอื่นจองห้องเดียวกันในช่วงเวลาเดียวกัน น่าเสียดายที่สิ่งนี้ เกิดขึ้นบ่อยครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำการจองด้วยตนเองโดยมีผู้คนหลายคน

การใช้ประโยชน์จากลักษณะอัตโนมัติ ของระบบการจองการประชุมทำให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างจะทันสมัยแบบเรียลไทม์ สิ่งนี้ช่วยลดการจองซ้ำซ้อน และช่วยให้ทุกคนไม่ต้องปวดหัว กับการเจรจาว่าใครจะได้ห้องไหน

• มีการจองล่วงหน้ามากเกินไปโดยไม่มีกำหนดการที่ชัดเจน

เมื่อห้องว่างในสำนักงาน เป็นที่รู้กันว่าหายาก บางคนพยายาม จองห้องล่วงหน้าให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แม้ว่าสิ่งนี้มักจะไม่เป็นปัญหาเมื่อทำการ จัดกำหนดการประชุมจัดตำแหน่ง รายสัปดาห์ แต่ไม่สามารถพูดเช่นเดียวกัน กับการจองห้องพักหลายห้อง “เผื่อไว้”

บ่อยกว่านั้น สิ่งนี้ทำให้ห้องที่จองไว้ว่างเปล่าแต่ ยังไม่สามารถใช้งานได้ การปฏิบัตินี้เป็นเรื่องที่ขมวดคิ้วอย่างมาก แต่นั่นไม่ได้หยุดปัญหานี้ไม่ให้เกิดขึ้น

ด้วยระบบการจัดการห้อง พนักงานสามารถรักษา จำนวนห้องที่ต้องการได้ตามต้องการ นอกจากนี้ การจองห้องที่จัดอยู่ในประเภทไม่เข้าเช็คอินสามารถปล่อยให้ทีมอื่นใช้ได้อย่างรวดเร็ว ต้องการระบบจองห้องประชุม

• ความตึงเครียดกำลังเพิ่มขึ้นในทีมเนื่องจากการขโมยห้อง

สัญญาณหนึ่งที่บ่งบอกว่าสำนักงานของคุณต้องการระบบการจองคือเมื่อมีการขโมยห้องพักเกิดขึ้น แม้ว่าจะสามารถเข้าใจได้เมื่อมีข้อกังวลด้านการปฏิบัติงานเร่งด่วนที่ต้องพูดคุย แต่นั่นไม่ได้ทำให้การปฏิบัตินั้นน่าผิดหวังน้อยลงสำหรับผู้ที่ผ่านขั้นตอนการจองที่เหมาะสม

ระบบการจัดการห้องที่ครอบคลุม มักจะมาพร้อมกับจอแสดงผล ที่ใช้งานง่ายซึ่งวางอยู่นอกห้องประชุม จอแสดงผลเหล่านี้ไม่เพียงแต่แจ้งว่าเป็นห้องใด แต่จอแสดงผลที่ทันสมัย กว่าสามารถเชื่อมโยงกับระบบทั้งหมดเพื่อแสดงตารางเวลาของห้องสำหรับวัน หรือสัปดาห์นั้น เมื่อใช้เครื่องมือดังกล่าว พนักงานจะสังเกตเห็นได้ง่ายว่ามีช่องว่างในช่วงเวลาใดบ้างที่พวกเขา สามารถเบียดเสียดกัน ในการประชุมด่วนได้ และมีเวลาจริงมากน้อยเพียงใด ก่อนที่จะต้องสละห้อง

แม้ว่าโลกจะหันมาใช้การประชุมผ่านวิดีโอเนื่องจากการแพร่ระบาดของโควิด-19 แต่ผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจหลายคนเชื่อว่าการประชุมแบบเห็นหน้ากันจะยังคงมีความสำคัญต่อการดำเนินงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อโรคระบาดอยู่ภายใต้การควบคุม

งานวิจัยที่จัดทำโดยรองศาสตราจารย์จากมหาวิทยาลัย Cornell แสดงให้เห็นว่าการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันนั้นประสบความสำเร็จมากกว่าวิธีดิจิทัลถึง 34 เท่า นั่นทำให้ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่สุดในการลงทุนกับระบบจองห้องประชุมใหม่

การทำงานร่วมกันเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินธุรกิจ และด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นต้องจัดเตรียมและเข้าร่วมการประชุมเป็นประจำ ในความเป็นจริงแล้ว พนักงานโดยเฉลี่ย ไม่ว่าจะมีตำแหน่งระดับใดและขนาดของบริษัทใด จะเข้าร่วมการประชุมโดยเฉลี่ยแปดครั้งต่อสัปดาห์ (!)

เนื่องจากจำนวนการประชุมที่เกิดขึ้น ในองค์กรใดๆ ก็ตาม การจัดการห้องประชุมที่มีอยู่ให้เหมาะสมจึงเป็นสิ่งจำเป็น ด้วยจำนวนห้องประชุม ที่มีอยู่จำกัด จึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับบริษัทต่างๆ ที่จะต้องมีระบบการจัดการห้องประชุม ที่มีประสิทธิภาพ เพื่อหลีกเลี่ยงช่วงเวลาที่เสียไป การจองเกินจำนวน และความท้าทายที่น่าหงุดหงิดอื่นๆ ต้องการระบบจองห้องประชุม

นี่คือเหตุผลที่บริษัทจำนวนมากขึ้นตัดสินใจ ใช้ผู้จัดการการจองห้อง ประชุม ในพื้นที่สำนักงานของตน เครื่องมืออันทรงพลังเหล่านี้ทำให้การจองห้องประชุมเป็นเรื่องง่ายและจัดการกับความท้าทายในการจองทั่วไป

เอาชนะความท้าทายทั่วไปเหล่านี้ด้วยผู้จัดการห้องประชุม ต้องการระบบจองห้องประชุม

• ความสับสนในการจองเมื่อพนักงานต้อนรับลา

หลายองค์กรกำหนดให้พนักงาน ต้อนรับรับผิดชอบการจองห้องประชุม น่าเสียดายที่สิ่งนี้อาจนำไปสู่ความสับสนในวันที่พนักงานต้อนรับตามปกติลางานและพนักงานที่มาแทนไม่ทราบกิจวัตรประจำวัน ส่งผลให้มีการจองซ้ำซ้อนและปัญหาอื่นๆ ตามมา

• การเล่นพรรคเล่นพวกจองห้องพัก

ความท้าทายอีกประการหนึ่งที่สามารถหลีกเลี่ยงได้โดยการให้พนักงานเข้าถึงการจองห้องพักได้โดยตรงคือการเล่นพรรคเล่นพวกในการจอง แม้ว่าจะได้รับ การยอมรับอย่างกว้างขวางว่าเป็นแนวปฏิบัติทางวิชาชีพที่ไม่ดี แต่ก็มีการเล่นพรรคเล่นพวก เมื่อพูดถึงการจองห้องพัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้รับผิดชอบในการจัดการการจองเพียงคนเดียว ด้วยการขยายอำนาจ และความรับผิดชอบนั้น ไปยังทั้งองค์กรของคุณ กฎทั่วไป “มาก่อนได้ก่อน” จะถูกบังคับใช้ได้ดีขึ้น

• จองห้องโดยไม่มีอุปกรณ์ที่เหมาะสม

อาจเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดที่ต้องเสียเวลาทั้งสัปดาห์ ไปกับการนำเสนอสไลด์โชว์ เพียงเพื่อจะพบว่าห้องประชุมที่คุณจองไว้ไม่มีเครื่องฉายภาพ โชคดีที่ แอปการจัดการห้องประชุม ที่ทันสมัย ที่สุดช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูรายการอุปกรณ์ทั้งหมดที่มีในห้องใดก็ได้ ด้วยการแตะเพียงครั้งเดียว ในทำนองเดียวกัน ระบบที่ครอบคลุมเหล่านี้ ยังสามารถแสดงรายละเอียด ที่สำคัญอื่นๆ เช่น จำนวนที่นั่งสูงสุด ด้วยคุณสมบัติที่เรียบร้อยเหล่านี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าห้องที่คุณ จองตรงตามความต้องการเฉพาะของคุณ

• การประชุมฉุกเฉินหรือระยะสั้น ต้องการระบบจองห้องประชุม

การประชุมระยะสั้นหรือการประชุมฉุกเฉิน เป็นเรื่องปกติ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในบริษัทที่อยู่ในอุตสาหกรรมที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว สถานการณ์เหล่านี้จำเป็นต้องจองห้องประชุมที่ว่างอย่างรวดเร็ว โชคดีที่ผ่านระบบการจัดการห้องประชุมที่ครอบคลุม พนักงานสามารถดู และจองห้องประชุมที่ว่างได้ทันที ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ใน สำนักงานหรือนอกสถานที่

• การประชุมที่ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้

ผู้เชี่ยวชาญจากHarvard Business Reviewอ้างว่าเป็นการดีที่สุดที่จะจัดการประชุมให้อยู่ระหว่าง 15 ถึง 20 นาทีหรือน้อยกว่านั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการกระตุกของสมาธิ อย่างไรก็ตาม การประชุมบางครั้งดูเหมือนจะยืดเยื้อเกินช่วงเวลาที่จองไว้เสมอ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น คนที่เกี่ยวข้อง ไม่สามารถระงับการสนทนาที่กำลังดำเนินอยู่เพื่อแจ้งพนักงานต้อนรับว่าพวกเขาจะขยายเวลาออกไป

นี่เป็นปัญหาที่พบบ่อยมาก ซึ่งเป็นสาเหตุที่ระบบการจองห้องพักยอดนิยมมีคุณลักษณะสำหรับการขยายเวลาการจองห้องพักในทันที ในทำนองเดียวกัน ระบบเหล่านี้ยังช่วยให้พนักงานเพิ่มห้องว่างได้ทันทีหากการประชุมสิ้นสุดลงก่อนกำหนด

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469