คู่มือผู้ซื้อเพื่อเลือก ซอฟต์แวร์จัดตารางห้อง ที่ดีที่สุด

ซอฟต์แวร์จัดตารางห้อง ระบบการจัดตารางห้องคืออะไร? ระบบการจัดตารางห้องเป็นแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ช่วยให้โรงเรียนธุรกิจ และองค์กรอื่นๆ (รวมถึงพนักงานและเจ้าหน้าที่ ) สามารถจัดตารางห้องตามความต้องการได้ ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกใช้ระบบการจัดตารางห้องเพื่อทำการจองห้องและจัดการตารางเวลาของห้อง รวมทั้งประสานความพร้อมของห้องกับคำขออุปกรณ์จากพนักงาน

ระบบการจัดตารางห้องเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งใน รูปแบบ การทำงานแบบผสมผสานซึ่งผู้คนได้รับอนุญาตให้ทำงานทั้งจากที่บ้านและจากที่ทำงานได้ตามต้องการ

หากคุณกำลังมองหาแอปพลิเคชันดังกล่าว คุณอาจทราบดีว่าตลาดไม่ได้ขาดแคลนตัวเลือกระบบการจัดตารางห้อง อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาอย่างเท่าเทียมกันทั้งหมด ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องทราบอย่างชัดเจนว่าจะเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณได้อย่างไร

กำลังมองหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนั้นหรือไม่? อ่านต่อและค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมจากคู่มือของเราเพื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

เหตุใดฉันจึงควรลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดตารางห้อง

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องมีประโยชน์อย่างยิ่ง (โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไม่เพียงแต่ในบริบทหลังโควิด-19 เท่านั้น) ต่อไปนี้คือประโยชน์หลักบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อพูดถึงซอฟต์แวร์การจอง:

ทำให้การค้นหา จอง และกำหนดเวลาการประชุมเป็นเรื่องง่าย

ตัวจัดกำหนดการห้องจะช่วยให้คุณและทีมของคุณค้นหา จอง และจัดกำหนดการการประชุมได้ง่ายขึ้น โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการทำงานเฉพาะที่พื้นที่สำนักงาน ของคุณ ยอมรับ ซอฟต์แวร์การจองห้องจะช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความขัดแย้งระหว่างสมาชิกในทีม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ทั้งหมดพร้อมใช้งานเมื่อคุณต้องการ และโดยรวมแล้วจะช่วยให้ทุกคนในบริษัทของคุณมีความยืดหยุ่นที่พวกเขาต้องการมากในโลกหลังการระบาดใหญ่ .

รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้พื้นที่

ระบบจองห้องพักจะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้พื้นที่ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถวางแผนพื้นที่สำนักงานของคุณได้ดีขึ้นในอนาคต ตัวอย่างเช่น จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าคุณต้องการห้องประชุมอีกห้องหนึ่งหรืออุปกรณ์เฉพาะที่คุณต้องลงทุน

ในทำนองเดียวกัน มันยังช่วยให้คุณทราบได้ว่าพนักงานของคุณไม่ได้ใช้งานส่วนต่างๆ ของสำนักงานเป็นประจำหรือไม่ ดังนั้นคุณสามารถเช่าช่วงหรือเปลี่ยนให้เป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันสำหรับฟรีแลนซ์และที่ปรึกษา

ข้อมูลเป็นกุญแจสำคัญในการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดี ดังนั้นการรู้ว่าพื้นที่ของคุณถูกใช้งานอย่างไรจะช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทของคุณได้! ซอฟต์แวร์จัดตารางห้อง

เพิ่มผลผลิตของพนักงาน

ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องประชุมสามารถช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้โดยทำให้แน่ใจว่าห้องนั้นว่างสำหรับการประชุมเมื่อห้องนั้นควรจะว่าง และรับประกันว่าคุณมีตัวเลือกในการจองห้องเพิ่มเติมได้ตามต้องการ

ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องยังช่วยให้คุณสามารถจองทรัพยากรห้องล่วงหน้า เพื่อให้ทรัพยากรห้องได้รับการจองไว้แล้วและพร้อมสำหรับการประชุมเมื่อเริ่มต้น

ยิ่งไปกว่านั้น หากพนักงานของคุณต้องการอุปกรณ์เฉพาะเพื่อให้พร้อมใช้งานสำหรับการประชุมพิเศษ ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาห้องประชุมสามารถช่วยพวกเขาให้แน่ใจว่าพวกเขาจองห้องประชุมที่เหมาะสมล่วงหน้า เพื่อให้ทุกอย่างพร้อมสำหรับการประชุม

ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาทำงานอย่างไร

โดยพื้นฐานแล้ว ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาทำงานโดยอนุญาตให้จองทรัพยากรห้องพักออนไลน์ได้

ตัวอย่างเช่น หากโปรแกรมจัดตารางห้องของคุณมีอินเทอร์เฟซที่สามารถจองทรัพยากรห้องผ่านอินเทอร์เน็ตได้ วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถจัดตารางทรัพยากรห้องลงในปฏิทินของคุณได้

นอกจากนี้ ทรัพยากรห้อง (เช่น โปรเจ็กเตอร์ ไมโครโฟนพิเศษ หรือหน้าจอการประชุม) สามารถมีปฏิทินห้องว่างของตัวเองที่แสดงว่าห้องถูกจองสำหรับวันหรือช่วงเวลาใด ทรัพยากรห้องใดว่าง เมื่อใดที่สามารถจองทรัพยากรห้องได้ เป็นต้น

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทรัพยากรห้องที่ใช้ในหลายห้อง เช่น ทรัพยากรห้องฝึกอบรม

ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องมีประโยชน์สำหรับใคร?

ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องมีประโยชน์สำหรับธุรกิจเกือบทุกประเภท ตราบเท่าที่คุณมีพื้นที่สำนักงานและตราบเท่าที่คุณมีพนักงาน ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องจะพิสูจน์การใช้งานของคุณได้อย่างแน่นอน

ลองมาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเล็กน้อยจากมุมมองของผู้ที่มักจะใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ดังกล่าวมากที่สุด:

ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวก

หลัง COVID-19 บทบาทของผู้จัดการอาคารได้เปลี่ยนไปอย่างมาก จากผู้จัดการที่เคยนั่งนอกโต๊ะผู้นำ ตอนนี้ ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกและทักษะเชิงกลยุทธ์ของพวกเขาได้รับการพิจารณาว่ามีความสำคัญต่อการสร้างสถานที่ทำงานของ “ความปกติใหม่”

ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องสามารถช่วยผู้จัดการอาคารสถานที่ในการประเมินการใช้ห้อง ประสิทธิภาพของห้อง และความจุของห้องได้อย่างเหมาะสม รวมทั้งวางแผนตามความเหมาะสมเมื่อจำเป็น การจัดตารางห้องพักหรือผู้จองห้องพักมีความสำคัญในการจัดการห้องพักในปัจจุบัน

สำหรับผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีบทบาทในห้องเป็นศูนย์กลางมากขึ้น ซอฟต์แวร์ตัวกำหนดตารางห้องอาจเป็นประโยชน์อย่างมากในการช่วยพวกเขาทำงาน

เครื่องมือจัดตารางห้องเป็นหนึ่งในเครื่องมือจัดการห้องที่สำคัญที่สุดที่ผู้จัดการอาคารหรือโครงสร้างพื้นฐานสามารถมีได้ ตัวกำหนดตารางห้องช่วยให้พวกเขาวางแผนได้ดีขึ้น รองรับจำนวนคนที่เหมาะสม มั่นใจได้ว่าความปลอดภัยและสุขอนามัยเป็นไปตามมาตรฐานปัจจุบัน และอื่นๆ

ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องพักอยู่ในมือของผู้จัดการอาคารสถานที่เช่นเดียวกับพนักงาน สามารถเพิ่มรายได้สูงสุดโดยอนุญาตให้พนักงานจองห้องที่ต้องการทางออนไลน์ได้

ผู้จัดการพื้นที่ทำงานร่วมกัน

ผู้จัดการเหล่านี้ต้องการซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาห้องเพื่อช่วยผู้จัดการ coworking space ในการจองห้องสำหรับสมาชิกหรือแขกของพวกเขา หากซอฟต์แวร์จัดตารางห้องไม่ใช่ตัวเลือกสำหรับพวกเขา พวกเขาสามารถใช้ตัวเลือกโอเพ่นซอร์สของซอฟต์แวร์จัดตารางห้องได้

ซอฟต์แวร์จัดตารางห้องบางตัวอนุญาตให้ผู้ใช้ปรับเปลี่ยนห้องว่างในบางช่วงเวลา เพื่อให้พนักงานไม่ต้องจองระหว่างการประชุมและกิจกรรมอื่นๆ ซอฟต์แวร์นี้ยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือข้อความถึงผู้ใช้เพื่อใช้เป็นตัวเตือนการประชุมและการจองห้อง

ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องสามารถมีความสามารถอื่นๆ เช่น ประวัติการจองห้อง ซึ่งช่วยในการวางแผนการใช้ห้อง นอกจากนี้ยังอาจตั้งโปรแกรมด้วยคุณสมบัติความปลอดภัยที่ช่วยให้พนักงานเห็นห้องว่างผ่านรหัสพินเท่านั้น ความสามารถเหล่านี้ช่วยลดการโจรกรรมห้อง ในขณะที่ช่วยผู้จัดการโดยกำจัดข้อผิดพลาดในการจองห้อง

ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องยังสามารถรวมเข้ากับปฏิทิน เพื่อให้พนักงานมีวิธีง่ายๆ ในการตรวจสอบตารางห้องและห้องว่าง ในขณะที่มองหาวันที่เพื่อจัดการประชุม ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องยังสามารถรองรับผู้ใช้หลายคนในบริษัท ทำให้สามารถจองห้องได้จากสถานที่ต่างๆ

ฟังก์ชั่นซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องทั่วไป

แม้ว่าการทำงานของซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องจะแตกต่างกันไปในแต่ละเครื่องมือ แต่คุณสมบัติทั่วไปของแอพส่วนใหญ่ในช่องนี้มีดังต่อไปนี้:

• จองห้องพัก
• โต๊ะทำงานร้อน
• การวางแผนการทำงาน
• คุณลักษณะด้านความปลอดภัย (เช่น คุณลักษณะที่ช่วยรักษาระยะห่างทางสังคมระหว่างพนักงาน)
• การผสานรวมที่หลากหลาย (เช่น กับ Microsoft Teams หรือ Outlook เป็นต้น)

ประเภทของผู้ซื้อซอฟต์แวร์การจัดตารางห้อง

เช่นเดียวกับที่มีตัวเลือกซอฟต์แวร์จัดตารางห้องหลายประเภท ผู้ซื้อซอฟต์แวร์จัดตารางห้องก็มีหลายประเภทเช่นกัน อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปสามารถแบ่งประเภทได้ดังนี้

ขนาดเล็กและขนาดกลาง

ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่ลงทุนในแอปจัดตารางห้องมักจะทำด้วยเหตุผลสามประการ: เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการจองห้อง เพื่อนำโต๊ะทำงานส่วนกลางไปใช้ และ/หรือปรับปรุงความพร้อมใช้งานของห้อง

รัฐวิสาหกิจ

ธุรกิจเหล่านี้มักลงทุนในซอฟต์แวร์จัดตารางห้องเพื่อทำให้กระบวนการจัดการห้องเป็นไปโดยอัตโนมัติ (เช่น การจองห้อง) ผ่านการใช้ API ของห้องหรือการผสานรวมกับแอพจัดตารางห้องยอดนิยมที่มีอยู่ในท้องตลาด

ฉันจะเลือกซอฟต์แวร์จัดตารางการประชุมได้อย่างไร

โอเค ตอนนี้คุณคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์จัดตารางห้องมากขึ้นแล้วว่ามันทำอะไรได้บ้าง คุณอาจสงสัยว่า “แต่ฉันจะเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับฉันได้อย่างไร”

คำตอบนั้นทั้งง่ายและค่อนข้างซับซ้อน ไม่มีตัวเลือกใดที่เหมาะกับทุกขนาดที่จะสมบูรณ์แบบสำหรับทุกคน แต่ท้ายที่สุดแล้ว คุณควรพิจารณาเกณฑ์ต่อไปนี้:

• ตรงกับความต้องการของคุณหรือไม่?
• มันรวมเข้ากับเครื่องมือที่คุณมีอยู่แล้วหรือไม่?
• ติดตั้งและใช้งานง่ายหรือไม่?
• มันทำหน้าที่ถูกต้องหรือไม่?
• มันช่วยให้คุณปรับปรุงความปลอดภัยในที่ทำงานและประสิทธิภาพการทำงานหรือไม่?
• มันให้การวิเคราะห์เชิงลึกแก่คุณเพื่อช่วยผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกและ HR ของคุณหรือไม่?
• เหมาะสมกับงบประมาณของคุณหรือไม่?

นึกถึงสิ่งที่คุณต้องการก่อน จากนั้นดูว่าโซลูชันที่มีอยู่นั้นเหมาะสมกับคุณหรือไม่

กรณีการใช้งานอื่น ๆ สำหรับซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องคืออะไร?

ผู้คนจำนวนมากมองว่าซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องเป็นเพียงอีกวิธีหนึ่งในการติดตามห้องและการประชุม อย่างไรก็ตาม ดังที่คุณได้เห็นจากบทความนี้ มีแอพพลิเคชั่นมากมายสำหรับการจองห้องพักและซอฟต์แวร์การจัดตารางทรัพยากร โดยสรุป กรณีการใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องมีดังนี้:

• ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องสำหรับบริษัทที่ให้บริการจองห้องพักแก่ลูกค้า เช่น โรงแรมและศูนย์การประชุม
• โซลูชันการจัดตารางห้องสำหรับอสังหาริมทรัพย์ เพื่อช่วยให้ตัวแทนจองมุมมองบ้านได้อย่างมีการวางแผนและเหมาะสม
• ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องสำหรับอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพเพื่อจัดการการจองห้องพักและซอฟต์แวร์การจัดตารางห้อง
• ซอฟต์แวร์จัดตารางห้องสำหรับโรงเรียน เพื่อให้การจองห้องเป็นระเบียบและเป็นปัจจุบัน ซอฟต์แวร์จัดตารางห้องสำหรับจองห้องในโรงเรียน

… และอื่น ๆ อย่างที่คุณเห็น คุณไม่จำเป็นต้องเป็นองค์กรขนาดใหญ่เพื่อเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ทั้งหมดที่การจัดตารางห้องมีให้ นอกจากนี้ ยังมีประเด็นอื่นๆ อีกสองสามข้อที่คุณควรพิจารณาอย่างแน่นอน:

ซอฟต์แวร์จัดตารางห้องประชุม

ซอฟต์แวร์จัดตารางห้องประชุมสามารถช่วยคุณได้จากหลากหลายมุมมอง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มันสามารถช่วยให้คุณลดข้อผิดพลาดในการจัดตารางห้องให้เหลือน้อยที่สุด ซึ่งอาจทำลายความสำเร็จของบริษัทของคุณได้ ตัวอย่างเช่น ความผิดพลาดในการจองห้องโดยพนักงานอาจทำให้เกิดการปะทะกันของห้อง ความหงุดหงิด การสูญเสียเวลาและพลังงาน (ซึ่งอาจนำไปใช้กับสิ่งอื่นที่มีประสิทธิผลมากกว่า) และอื่นๆ

ซอฟต์แวร์จัดตารางห้องประชุม

คุณสมบัติประเภทนี้รวมถึงประโยชน์อื่นๆ อีกหลายอย่าง รวมถึงการใช้ห้องและการวางแผนพื้นที่
ระบบการจัดตารางห้องนี้ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณวางแผนการใช้ห้องและประสานงานการจองห้อง ซึ่งจะมีประโยชน์อย่างมากหากบริษัทของคุณมีพนักงานหลายคน

ซอฟต์แวร์การจัดตารางโต๊ะ

โต๊ะทำงานบางโต๊ะในสำนักงานของคุณ “เป็นที่ต้องการ” มากกว่าโต๊ะอื่นๆ โต๊ะทำงานส่วนกลางช่วยให้คุณเปลี่ยนตารางเวลาของห้องเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีโอกาสใช้ห้องและโต๊ะทำงานที่ต้องการ
ด้วยซอฟต์แวร์การจัดตารางห้อง ทำให้ง่ายต่อการดูตารางห้องและตารางโต๊ะ และหมุนเวียนว่าใครนั่งที่ไหนและวันไหน ไม่มีการปะทะกันอีกต่อไป ไม่มีการ “อิจฉาริษยา” อีกต่อไป ไม่มีความยุ่งยากอีกต่อไป ใช้งานง่ายและเข้าถึงได้ง่าย

ซอฟต์แวร์จัดตารางห้องประชุมที่ดีที่สุดคือตัวใด

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ เราไม่สามารถตอบคำถามนั้นให้คุณได้ คำตอบจะแตกต่างกันไปตามสิ่งที่คุณกำลังมองหาและเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุผล
แต่สิ่งที่เราตอบได้คือ…

เหตุใดฉันจึงควรใช้ Yarooms เป็นซอฟต์แวร์จัดตารางห้อง

เราไม่สามารถตัดสินใจแทนคุณได้ แต่YAROOMSเป็นตัวเลือกการจัดตารางห้องพักที่ยอดเยี่ยมเพราะ:

• ปฏิทินพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันหนึ่งปฏิทินจะเก็บการจองห้องพักทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว
• การผสานรวมที่มีประสิทธิภาพกับ Microsoft Teams หรือ Zoom ช่วยจัดการประชุมแบบไฮบริดและมีส่วนร่วมกับทั้งพนักงานจากระยะไกลและในสถานที่ทำงานในเวลาเดียวกัน
• เต็มไปด้วยคุณสมบัติในการควบคุมการสัญจรไปมา ความจุของห้อง และระยะเวลาระหว่างการจอง คุณจึงสามารถกลับไปยังสำนักงานได้อย่างปลอดภัย
• รายงานที่ครอบคลุมให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูลการจองห้องของคุณและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานสำนักงาน
• การตั้งเวลาขณะเดินทางเปิดใช้งานผ่านแอพมือถือและแอพแผงห้อง: คุณสามารถตรวจสอบห้องว่างหรือจองได้ทันที

ท้ายที่สุดแล้ว ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องไม่ได้ตั้งโปรแกรมจรวดเพื่อไปยังดาวอังคาร แต่สามารถช่วยทีมในทุกอุตสาหกรรมทำงานได้อย่างยืดหยุ่นปลอดภัย และมีประสิทธิภาพมากขึ้น การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมถือเป็นเรื่องสำคัญที่คุณควรพิจารณาอย่างถี่ถ้วน และในกรณีที่คุณมีคำถามใดๆเราพร้อมให้คำตอบ

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469