ทำไมคุณควร เริ่มใช้ ซอฟต์แวร์จองห้อง ประชุมตอนนี้

เริ่มใช้ ซอฟต์แวร์จองห้อง โรคระบาดได้เปลี่ยนแปลงองค์กรและพนักงานไปมาก บริษัทหลายล้านแห่งเผชิญกับความจริงใหม่ : เพื่อให้ธุรกิจสามารถทำงานต่อไปและสร้างรายได้ได้ จำเป็นต้องจัดหางานทางไกลอย่างรวดเร็วโดยไม่สูญเสียประสิทธิภาพในการสื่อสาร

เป็นไปได้มากว่าตอนนี้จำนวนคนที่รวมตัวกันในห้องเดียวไม่เกินสามหรือสี่คน ในขณะเดียวกัน ตามสถิติ ห้องประชุมส่วนใหญ่ในสำนักงานได้รับการออกแบบมาสำหรับเจ็ดคนขึ้นไป ทางออกที่แท้จริงในการใช้พื้นที่สำนักงานอย่างถูกต้องคือการจองล่วงหน้า ห้องประชุมกำลังกลายเป็นส่วนหนึ่งของสภาพแวดล้อมในสำนักงาน ความสะดวกในการจองและการเชื่อมต่อมาก่อน ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและจองสถานที่ประชุม รวมทั้งจากระยะไกล

แอพจองห้องประชุมคืออะไร?

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพห้องประชุมและการกระจายภาระงาน บริษัทไอทีสมัยใหม่หลายแห่งเสนอโซลูชั่นที่ครอบคลุมสำหรับการจองห้องอิเล็กทรอนิกส์ ซอฟต์แวร์จองห้อง

เป็นชุดของโซลูชันซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่รวมเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีขององค์กรและพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะตามความต้องการของลูกค้า ระบบดังกล่าวสำหรับห้องประชุมสร้างแผนที่เสมือนจริง

แอพจองห้องประชุมมีประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร?

ระบบการจองห้องเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการรับประกันการใช้พื้นที่ขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ระบบควบคุมอิเล็กทรอนิกส์จะกระจายโหลดระหว่างสถานที่ของศูนย์ธุรกิจ ทำให้คุณสามารถคาดการณ์ได้ว่าห้องใดห้องหนึ่งจะว่างเมื่อใด และจองห้องสำหรับการนำเสนอ การเจรจา และการประชุมได้ด้วยคลิกเดียว เริ่มใช้ซอฟต์แวร์จองห้อง

ใช้เวลาน้อยลงในการจองการประชุม

ต้องการห้องประชุมด่วน? ด้วยระบบการจอง คุณไม่จำเป็นต้องวิ่งไปตามทางเดินอีกต่อไป มองผ่านทุกประตูเพื่อค้นหาพื้นที่ว่าง คุณลักษณะการจองแบบเฉพาะกิจจะช่วยให้คุณสามารถจองพื้นที่ได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถจองห้องประชุมด้วยตัวคุณเองได้โดยตรงจากที่ทำงานผ่านแอพหรือเว็บพาเนล

หลีกเลี่ยงการจองห้องประชุมซ้ำซ้อน

ผลจากการเปิดตัวเทคโนโลยีการจอง พนักงานทุกคนได้รับเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการวิเคราะห์และตัดสินใจเกี่ยวกับการกระจายกิจกรรมการเจรจาต่อรอง การนำระบบการจองห้องประชุมมาใช้ช่วยขจัดความสับสนเกี่ยวกับกำหนดการ การจองซ้ำซ้อน และการประชุมที่หยุดชะงัก ขั้นตอนการจองทั้งหมดจะโปร่งใส คุณสามารถดูว่าใครจองห้องพัก เวลาใด และเหตุการณ์ใดได้ตลอดเวลา

ใช้พื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ด้วยระบบการจองอัตโนมัติ ทำให้การใช้สำนักงานหรือศูนย์ธุรกิจมีประสิทธิภาพสูงถึง 90% หรือมากกว่านั้น หมายความว่าพื้นที่ไม่ว่างและไม่เก็บคิวของผู้ต้องการจัดประชุมหรือเจรจาที่นั่น ในขณะเดียวกัน พลังงานและอุปกรณ์มีอายุการใช้งานยาวนานขึ้น เนื่องจากจะเปิดเฉพาะเมื่อใช้งานจริงในห้องเท่านั้น

คุณจะเริ่มใช้ซอฟต์แวร์จองห้องประชุมได้อย่างไร?

ควบคู่ไปกับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีในการทำงาน วัฒนธรรมองค์กรก็ต้องปรับให้เข้ากับกระบวนทัศน์ใหม่ด้วย ไม่มีการแบ่งแยกระหว่างพนักงานออฟฟิศและผู้ที่เลือกทำงานทางไกลสำหรับบริษัทที่เปลี่ยนไปใช้รูปแบบสำนักงานแบบผสมผสาน เริ่มใช้ ซอฟต์แวร์จองห้อง

ในการเริ่มใช้ซอฟต์แวร์การจองห้องประชุม คุณควรพิจารณาอย่างน้อยสี่ขั้นตอนต่อไปนี้: เพื่อรวมปฏิทินของแอพ ทำให้นโยบายชัดเจน เชื่อมต่อแอพกับอุปกรณ์พกพา และแสดงกำหนดการบนหน้าจอต่างๆ

รวมแอปเข้ากับเครื่องมือปฏิทินที่คุณมีอยู่

คุณลักษณะที่มีค่าที่สุดอย่างหนึ่งของระบบการจองคือการผสานรวมอีเมลของพนักงานและตารางเวลาของบริษัท ต้องขอบคุณการสนับสนุนของเครื่องมือปฏิทิน วิธีนี้ทำให้คุณสามารถจองห้องได้โดยการเพิ่มกล่องจดหมายที่เกี่ยวข้องกับรายการอีเมลสำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรมและประสานงานการจองกับตารางงาน

กำหนดนโยบายการจองห้องประชุมของคุณให้ชัดเจน

ไม่ต้องโต้เถียงกับเพื่อนร่วมงานเรื่องการเข้าใช้ห้องหรือเวลาเริ่มงานที่ไม่สะดวกอีกต่อไป ผู้เข้าร่วมทุกคนจะได้รับแจ้งล่วงหน้าเมื่อทำการจองห้องพัก และความโปร่งใสของระบบการจองที่สามารถดูกำหนดการผ่านเบราว์เซอร์ช่วยขจัดข้อขัดแย้ง ความเข้าใจผิด และความล่าช้า

เชื่อมต่อแอพห้องประชุมกับอุปกรณ์มือถือของคุณ

การหาประโยชน์จากความสะดวกสบาย — สาเหตุหลักของการกีดกันทางโปรแกรมสมัยใหม่ คุณสามารถจองห้องประชุมตามเวลาและระยะเวลาที่ต้องการได้บนทัชแพด ออนไลน์จากคอมพิวเตอร์ที่ทำงานหรือสมาร์ทโฟน แอพห้องประชุมเป็นข้อดีสำหรับผู้ที่ทำงานจากที่บ้าน

แสดงตารางห้องประชุมบนหน้าจอต่างๆ

แผงสัมผัสและการติดตั้งหน้าจอต่างๆ เป็นเทรนด์อื่นๆ เครื่องมือดังกล่าวช่วยปรับปรุงคุณภาพและเพิ่มการทำงานเป็นทีมให้ได้มากที่สุด คุณสามารถอัปโหลดเนื้อหาจากอุปกรณ์ใดก็ได้ ข้อดีหลักประการหนึ่งของโซลูชันดังกล่าวคือการทำงานร่วมกันสำหรับทีมที่กระจายตามพื้นที่ (เกี่ยวข้องกับโรคระบาด) หน้าจอสัมผัสหรือแม้แต่หน้าจอแล็ปท็อปก็เพียงพอแล้ว

คุณต้องการจัดการใช้ห้องประชุมอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่? ส่งคำขอสำหรับการสาธิตและผู้จัดการของเราจะติดต่อคุณขอตัวอย่าง

ซอฟต์แวร์ Unspot ช่วยได้อย่างไร?

พื้นที่สำนักงานที่ปรับเปลี่ยนได้จะเป็นหนึ่งในพื้นที่ที่เป็นที่ต้องการมากที่สุดในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า หากพูดถึงการเจรจาสามารถเพิ่มหรือลดได้ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมในสำนักงานนั้นๆ

ซอฟต์แวร์ Unspot สำหรับการจองห้องประชุมและสถานที่ทำงานจากระยะไกลช่วยจัดการสถานที่ในสำนักงานที่ปรับเปลี่ยนได้ เมื่อใช้ UnSpot Display คุณสามารถติดตามการวิเคราะห์ จำนวนคนในห้อง การเว้นระยะห่างทางสังคม และแม้แต่การฆ่าเชื้อพื้นผิว เป็นการผสมผสานอย่างลงตัวระหว่างเทคโนโลยีมัลติมีเดียและการออกแบบการทำงานในสำนักงานของคุณ UnSpot ช่วยในการจองห้องประชุม : แสดงพื้นที่ว่างและว่างเพื่อให้คุณจองได้ทันที อีกทั้งซอฟต์แวร์ยังสามารถปรับปรุงสำนักงานให้ทันสมัย

วัฒนธรรมมักเป็นเรื่องที่ถกเถียงกันอย่างมากและมักจะขัดแย้งกัน ในฐานะมนุษย์ เรามักจะซับซ้อน หากบริษัทขายสี พวกเขาสามารถตกลงได้ว่าเป็นสิ่งที่พวกเขาทำ เว้นแต่ว่าพวกเขาจะทำงานด้านการตลาด ซึ่งในกรณีนี้พวกเขาให้องค์ประกอบที่สำคัญของจักรวาล อย่างไรก็ตาม หากคุณถามพนักงานทั้งหมดว่าบริษัทมีวัฒนธรรมอย่างไร คำตอบที่ได้ก็จะแตกต่างออกไป

อย่างไรก็ตาม มีบางวิธีที่คุณสามารถสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบผสมผสานที่ดีขึ้นได้ และวันนี้เราได้สำรวจสิ่งเหล่านี้บางส่วนสำหรับคุณแล้ว

มีความยืดหยุ่น

พนักงานของ Apple ยื่นจดหมายในฤดูร้อนนี้เพื่อเรียกร้องการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น นี่เป็นหลังจากที่ Apple ได้เปิดตัว โมเดลการทำงานแบบไฮบริดชั่วคราวจากนั้นระบุในอีเมลถึงพนักงานว่าพวกเขารู้ว่าพวกเขา ‘ตื่นเต้น’ ที่จะกลับไปที่สำนักงาน ในจดหมายตอบรับของพนักงาน พวกเขากล่าวถึงการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญหลายอย่าง รวมถึงพนักงานกำหนดตารางเวลาของตนเอง การตัดสินใจจากระยะไกลและสถานที่ตั้งที่ยืดหยุ่นโดยแต่ละทีม และการสอบสวนผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมจากการกลับมาที่สำนักงาน

ประเด็นเหล่านี้เกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมการทำงานแบบผสมผสานของคุณหรือไม่นั้นสำคัญน้อยกว่าการยอมรับว่าจำเป็นต้องหยุดสิ่งนี้ไม่ให้เกิดขึ้นก่อนที่จะสายเกินไปและคุณจะสูญเสียความสามารถ สิ่งนี้มีส่วนช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจครั้งใหญ่ที่จะส่งผลกระทบต่อพวกเขาในแต่ละวัน มาขยายความเกี่ยวกับการตัดสินใจครั้งใหญ่และเรื่องทั่วไปเหล่านี้กัน

ผู้สนับสนุนสามัญชน

เป็นเรื่องสำคัญมากที่ทุกคนรู้สึกว่ากำลังเดินไปในทิศทางเดียวกัน เมื่อคุณอยู่ในสำนักงาน คุณจะอดไม่ได้ที่จะรู้สึกถึงพลังงานที่มาจากการอยู่ในห้องเดียวกัน สามารถสร้างองค์ประกอบทางกายภาพที่แตกต่างกันของ ‘วัฒนธรรม’ ได้ในสำนักงาน

การจัดบุฟเฟ่ต์อาหารในธีมวันศุกร์และรถเข็นขายเบียร์โดยตั้งใจให้เรียบง่ายอาจเป็นวิธีที่ดีในการรวมผู้คนเข้าด้วยกัน มันบ่งบอกว่า ‘ไม่ว่าคุณจะมีบทบาทอะไร คุณยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะมีส่วนร่วมและเราจะอยู่ร่วมกัน’

แนวคิดเรื่องความเหมือนกันนี้ยากต่อการทำซ้ำจากระยะไกล สิ่งต่าง ๆ สามารถแปลได้ง่ายว่าเป็นการบังคับและความพยายามอย่างโจ่งแจ้งเพื่อให้พนักงานอยู่เคียงข้าง อย่างไรก็ตาม ทางเลือกในการปล่อยให้คนทำงานตามลำพังจากระยะไกลก็มีความเสี่ยงเช่นกัน

พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลที่ไม่มีวัฒนธรรมอาจถูกทิ้งให้ครุ่นคิดถึงตำแหน่งของตน หากพวกเขาเพียงแค่ส่งรายการงานที่ต้องทำและทิ้งไว้ที่อุปกรณ์ของตนเองที่บ้าน สิ่งนี้เกี่ยวข้องอย่างยิ่งกับผู้ที่อยู่ในช่วงเริ่มต้นของอาชีพการงานซึ่งอาจต้องการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองเกี่ยวกับเงินเดือนที่ต่ำกว่า – เมื่อเทียบกับเพื่อนร่วมงานที่อาวุโสกว่า – ผ่านความรู้ที่พวกเขากำลังเรียนรู้จากพวกเขาและอยู่ในทีมที่ยอดเยี่ยมนี้

นี่คือจุดที่สำคัญมากในการแนะนำวัตถุประสงค์ร่วมกันในองค์กรแบบผสมผสาน คุณสามารถพบปะกันในสำนักงานเป็นบางครั้ง เพื่อประสานความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกัน ความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และทิศทางของบริษัท มีการประชุมส่วนตัวที่ผู้คนรู้สึกมีค่าและรับฟัง ‘การทำงานเชิงลึก’ จากระยะไกลมีแนวโน้มที่จะดำเนินการในระดับที่สูงขึ้นหากผู้คนรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของบางสิ่ง

กำหนดขอบเขต

ข้อดีอย่างหนึ่งของการทำงานจากระยะไกลคือช่วยให้พนักงานสามารถเรียกคืนเวลาว่างบางส่วนและรับความรู้สึกของตัวแทนที่เพิ่มขึ้นในแต่ละวัน ทั้งส่วนตัวและอาชีพ ด้วยการหักล้างข้อเสียมากมายของชีวิตในที่ทำงาน กล่าวคือ การขัดจังหวะจากเพื่อนร่วมงานที่แวะมาคุยหรือถามคำถามในช่วงเวลาที่เลวร้าย

เป็นผลให้ต้องเคารพเวลาราชการ บางคนอาจฉวยโอกาสเมื่อได้ยินคำพูดที่ว่า ‘สำนักงานเป็นสถานที่สำหรับความร่วมมือและความสามัคคี’ จัดคิวคนที่เล่นมุขเกินเลยไปหนึ่งก้าวเมื่อถึงเวลาที่ต้องลงมือทำธุรกิจ

นโยบายสามารถออกมารองรับสิ่งนี้ได้ และดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ร่างนี้ขึ้นมาเนื่องจากทีมที่เหนียวแน่นมีความสำคัญ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแนะนำ ‘ชั่วโมงเลิกเล่น’ ในบ่ายวันศุกร์เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานกำลังทำงานต่างๆ เสร็จสิ้น ไม่ใช่เพียงแค่อยู่ในสำนักงานเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับตอนของ Rings of Power ในคืนนี้ การสร้างวัฒนธรรมเป็นกุญแจสำคัญ และส่วนสำคัญที่มาจากการเคารพซึ่งกันและกันในกฎที่ใช้ร่วมกัน

อย่าคาดหวังความสมบูรณ์แบบตั้งแต่วันแรก

จะไม่มีสถานที่ที่สมบูรณ์แบบสำหรับการทำงาน อย่างน้อยก็ไม่ใช่สำหรับทุกคน นั่นเป็นเหตุผลที่สิ่งสำคัญคืออย่ากดดันตัวเองมากเกินไป หากแง่มุมต่างๆ ขององค์กรแบบผสมผสานของคุณไม่ประสบความสำเร็จ ถือว่าเป็นโอกาสในการทำให้สิ่งต่าง ๆ ดียิ่งขึ้น

กำลังมองหาสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดที่ดีกว่าหรือไม่? Clearrooms นำเสนอซอฟต์แวร์การทำงานแบบไฮบริดที่ชาญฉลาดเพื่อให้แน่ใจว่าสำนักงานของคุณมีความสุขและทำงานได้ดี

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469