ความสำคัญของการรู้จักผู้ชมของคุณสำหรับ งานอีเว้นท์ไฮบริด ครั้งต่อไปของคุณ

งานอีเว้นท์ไฮบริด คุณมีเหตุการณ์แบบผสมผสานที่ขอบฟ้าซึ่งหมายความว่ามีความตื่นเต้นมากมายในอากาศในองค์กรของคุณ งานนี้จะต้องสนุก ได้ความรู้ มีส่วนร่วม และอาจได้ผลตอบแทนทางการเงินหากคุณวางแผนงานได้อย่างถูกต้อง ในขณะที่คุณอาจนึกถึงการสร้างโอกาสในการสร้างเครือข่ายมากมายในทันทีหรือจัดการข้อความที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้พูดหลัก เราขอแนะนำให้คุณถอยออกมาหนึ่งก้าว

คิดถึงผู้ชมของคุณ งานนี้ใครจะมาร่วมงานทั้งแบบตัวต่อตัวและออนไลน์ หากไม่ทราบคำตอบสำหรับคำถามนี้ การวางแผนของคุณก็เป็นเพียงแค่ความหวัง ความฝัน และการคาดเดาเท่านั้น เรามาเจาะลึกเรื่องนี้กันดีกว่า

ทำไมการรู้จักผู้ชมของคุณจึงสำคัญมาก

คุณต้องการให้ผู้ชมเพลิดเพลินไปกับประสบการณ์และเดินจากไป (หรืออาจคลิกออกจากแท็บ) รู้สึกว่าพวกเขาได้รับคุณค่าจากงาน คุณไม่สามารถบรรลุสิ่งนี้ได้หากไม่รู้ว่าพวกเขาเป็นใคร ผู้คนชอบที่จะเรียนรู้ มีส่วนร่วม และสร้างเครือข่ายด้วยวิธีต่างๆ กัน และผู้เข้าร่วมกิจกรรมของคุณก็ไม่ต่างกัน 

ก่อนที่คุณจะเริ่มพิจารณาว่าเนื้อหาเชิงโต้ตอบประเภทใดที่คุณสามารถใช้เพื่อดึงดูดผู้เข้าร่วมประชุม คุณต้องรู้ก่อนว่าพวกเขาเป็นใครและสนใจอะไร!

การรู้จักผู้ชมของคุณช่วยให้คุณทราบได้ว่าผู้คนสนใจเนื้อหาและข้อความใด สมมติว่าคุณมีงานแบบผสมที่กำลังจะเกิดขึ้นในอุตสาหกรรมการศึกษาระดับอุดมศึกษา การทำความเข้าใจความแตกต่างของอุตสาหกรรมเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการปรับแต่งกิจกรรมของคุณ หัวข้อของเหตุการณ์จริงคืออะไร? หัวข้อการศึกษาอาจมีตั้งแต่กิจกรรมศิษย์เก่าไปจนถึงการลงทะเบียนนักศึกษาใหม่

อีกหน่อยจะบอกว่าเป็นงานศิษย์เก่า ศิษย์เก่าแต่ละคนไม่เหมือนกัน! กิจกรรมนี้จัดขึ้นเพื่อศิษย์เก่าหญิงหรือศิษย์เก่าที่เคยเป็นสมาชิกขององค์กรนักศึกษาหรือไม่ ศิษย์เก่าโรงเรียนธุรกิจของคุณจะสนุกและมีส่วนร่วมกับกิจกรรมประเภทต่างๆ มากกว่านักกีฬา นักเรียน หรือศิษย์เก่าชีวิตชาวกรีก

การวิเคราะห์ผู้ชม

การวิเคราะห์ผู้ชม มีสุภาษิตโบราณกล่าวไว้ว่า “คุณขายรองเท้าผ้าใบให้งูไม่ได้” ภาควิชาการสื่อสารของมหาวิทยาลัย Pittsburgh บอกเราว่าแนวคิดนี้เรียกว่าการวิเคราะห์ผู้ชม มันเกี่ยวข้องกับการระบุผู้ชมของคุณและปรับเหตุการณ์ให้เข้ากับความสนใจ ระดับความเข้าใจ ทัศนคติ และความเชื่อของพวกเขา ปัจจัยการวิเคราะห์ผู้ชมบางส่วน ได้แก่:

• ความคาดหวังของผู้ชมต่อกิจกรรมหรือการส่งข้อความ
• ข้อมูลประชากร
• ความรู้เกี่ยวกับหัวข้อที่กำลังนำเสนอ
• ขนาดของผู้ชม
• ทัศนคติของพวกเขาต่อหัวข้อ
• การตั้งค่า

สมาชิกผู้ชมและผู้เข้าร่วมกิจกรรมส่วนใหญ่มักจะสนใจในสิ่งที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อพวกเขาหรือชุมชนของพวกเขามากที่สุด ผู้บรรยายกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพต้องสามารถแสดงให้ผู้ฟังเห็นว่าเหตุใดหัวข้อที่พวกเขากำลังพูดจึงมีความสำคัญต่อพวกเขา คุณจะทำสิ่งนี้โดยไม่รู้ว่าใครเป็นผู้พูดนำเสนอได้อย่างไร คุณไม่สามารถ! การระบุผู้ชมผ่านการค้นคว้าอย่างละเอียดมักเป็นเรื่องยาก และโชคดีที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป สิ่งนี้เป็นไปได้ด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่ในปัจจุบัน งานอีเว้นท์ไฮบริด

วิธีรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับผู้ชมงานในอนาคตของคุณ

เห็นได้ชัดว่าคุณต้องรู้จักผู้ฟังของคุณ มิฉะนั้น คุณจะไม่สามารถปรับแต่งข้อความของคุณได้อย่างเหมาะสมหรือรับประกันว่าทุกคนจะมีส่วนร่วมระหว่างกิจกรรมอย่างที่พวกเขาทำได้และควรจะเป็น ถึงตอนนี้ เราได้พิสูจน์แล้วว่าผู้ประกอบการหญิงที่จบ MBA จะมีส่วนร่วมกับรายการกิจกรรมประเภทอื่นได้ดีที่สุดมากกว่าศิษย์เก่าจากรายการละครของโรงเรียนคุณ คำถามคือ คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าใครจะมาจริง ๆ ? 

โชคดีที่นี่ไม่ใช่คำตอบที่คุณจะต้องคิดเอง การพัฒนาแบบฟอร์มลงทะเบียนงานอีเวนต์ที่มั่นคงจะช่วยให้เข้าใจผู้ชมและมั่นใจว่าเนื้อหาอีเวนต์ของคุณตอบสนองความต้องการของพวกเขา

การลงทะเบียนกิจกรรมคือวิธีการที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดงานรักษาความปลอดภัยให้กับผู้เข้าร่วมและทำให้คุณได้รับรายได้ที่เป็นไปได้ นั่นไม่ใช่ทั้งหมดที่ทำ นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าแก่คุณว่าใครจะมาร่วมงานแบบผสมผสาน

เทคโนโลยีเบื้องหลังการลงทะเบียนกิจกรรม

การดึงดูดผู้คนให้เข้าร่วมกิจกรรมของคุณมักจะเริ่มต้นด้วยเว็บไซต์กิจกรรมที่ดูดี คุณยังต้องการขั้นตอนการลงทะเบียนที่ชัดเจนและง่ายดายเพื่อเพิ่มจำนวนผู้ที่ดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ เราขอแนะนำให้คุณรักษาจำนวนหน้าและแบบฟอร์มที่จะคลิกผ่านให้น้อยที่สุด เพื่อไม่ให้ใครเสียกลางคัน

แบบฟอร์มของคุณควรถามมากกว่าชื่อและที่อยู่อีเมล รวมช่องแบบฟอร์มการลงทะเบียนที่มีประโยชน์ต่อองค์กรของคุณ โดยไม่ต้องสอดรู้สอดเห็นมากเกินไปหรือขอข้อมูลที่ผู้เข้าร่วมของคุณอาจรู้สึกว่าไม่จำเป็น

มาดูตัวอย่างงานศิษย์เก่าเดียวกันจากด้านบน การถามชื่อผู้ที่ลงทะเบียนเข้าร่วมงานของคุณ ปีการศึกษาที่สำเร็จการศึกษา และสาขาที่ศึกษาอยู่ในสาขาใด จะช่วยให้สามารถปรับแต่งกิจกรรมของคุณให้เหมาะกับผู้ชมของคุณได้ ในทางกลับกัน การถามถึงรายได้ต่อปีและสถานภาพการสมรสนั้นไม่ใช่ นี่คือเหตุผลว่าทำไมการใช้แพลตฟอร์มเหตุการณ์แบบไฮบริดที่ปรับแต่งได้จึงมีความสำคัญอย่างมากในการทำให้กระบวนการนี้ราบรื่นสำหรับทั้งคุณและผู้เข้าร่วม

โซลูชันแพลตฟอร์มเหตุการณ์แบบไฮบริดจาก Aventri + MeetingPlay

อุตสาหกรรมการประชุมและกิจกรรมมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การปรับปรุงด้านเทคโนโลยีทำให้ผู้วางแผนมีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมได้ง่ายขึ้น การเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบด้านสุขภาพทำให้เหตุการณ์เสมือนจริงและเหตุการณ์แบบผสมกลายเป็นสิ่งจำเป็น สิ่งที่ยังคงไม่เปลี่ยนแปลงคือความสำคัญของการทำให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมอยู่เสมอ คุณไม่สามารถทำสิ่งนี้ได้หากไม่รู้ว่าใครกำลังเข้าร่วม และคุณไม่สามารถทำสิ่งนี้ได้หากไม่มีซอฟต์แวร์การลงทะเบียนกิจกรรมที่เหมาะสม

เราทราบดีว่าเมื่อคุณพิจารณาตัวเลือกต่างๆ คุณจะเห็น Aventri + MeetingPlay อยู่เหนือตัวเลือกอื่นๆ

นักวางแผนงานควรใช้เวลาในการวางแผนงาน แทนที่จะจมอยู่กับเทคโนโลยี ให้เราจัดการส่วนนั้นให้คุณ! เพื่อดำเนินการดังกล่าวในวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เมื่อเร็ว ๆ นี้เราได้ผสานรวมกับ MeetingPlay เพื่อสร้างแพลตฟอร์มการจัดการเหตุการณ์แบบไฮบริดชั้นนำของอุตสาหกรรมที่มีฟังก์ชันการทำงานที่ผู้จัดงานจำเป็นต้องใช้ในการจัดกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ ตั้งแต่การลงทะเบียนไปจนถึงการวิเคราะห์ความสำเร็จของคุณ ขอตัวอย่างสดวันนี้เพื่อดูวิธีการทำงาน

เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดงานอย่างดี ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจผลลัพธ์ที่ต้องการของกลุ่ม รวมถึงภูมิหลังและบริบทของการประชุมหรืองาน ด้วยวัตถุประสงค์ของกลุ่มที่ชัดเจน คุณสามารถจัดโครงสร้างกิจกรรมและเลือกเครื่องมือที่ดีที่สุดเพื่อบรรลุผลลัพธ์ของคุณ

1. วางแผนโครงสร้างของคุณ

การสนทนาที่เปิดกว้างและอำนวยความสะดวกอย่างดีอาจเป็นทางเลือกที่ง่ายที่สุดสำหรับกลุ่มของคุณ แต่ถ้าคุณมีกลุ่มใหญ่ คุณอาจต้องการกระบวนการที่มีโครงสร้างเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วม สร้างแนวคิด และครอบคลุมหัวข้อต่างๆ

พิจารณาตั้งกลุ่ม “แยกย่อย” ขนาดเล็กลง (ที่งานกิจกรรมหรือผ่านแอปการประชุมเสมือน ) เพื่อให้ผู้คนเสนอแนวคิดได้สะดวกยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ให้เวลาผู้เข้าร่วมในวาระการประชุมเพื่อคิดเกี่ยวกับประเด็นที่พวกเขาต้องการเพิ่ม คุณสามารถกำหนดเวลาเซสชั่นการระดมความคิดเพื่อให้ความคิดไหลลื่น

เคล็ดลับ:

ไม่ว่าคุณจะวางแผนการประชุมแบบตรงไปตรงมาหรืองานใหญ่ ให้คำนึงถึงผลลัพธ์เสมอ และวิธีที่คุณช่วยให้กลุ่มบรรลุเป้าหมาย หากกิจกรรมมีวันและหัวข้อต่างกัน ให้ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการสำหรับแต่ละรายการให้ชัดเจน และวิธีที่ผลลัพธ์เหล่านั้นนำไปสู่วัตถุประสงค์โดยรวม

อ่านบทความของเราการดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อดูเคล็ดลับเพิ่มเติมในการตั้งวัตถุประสงค์และปฏิบัติตาม

2. สร้างวาระการประชุม

วาระที่มั่นคงมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์และปล่อยให้เหตุการณ์ดำเนินไป เมื่อวางแผน ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• คุณจะนำเสนอหัวข้อตามลำดับใด
• ผู้เข้าร่วมจะรู้จักกันได้อย่างไร? เรือตัดน้ำแข็ง แบบตัวต่อตัวและแบบเสมือนจริงสามารถช่วยได้
• พวกเขาจะเข้าใจวัตถุประสงค์ได้อย่างไร? จำนวน Borda ที่แก้ไขมีประโยชน์สำหรับการจัดลำดับความสำคัญของปัญหาเพื่อให้ได้ฉันทามติ
• หากกิจกรรมถูกกระจายไปตามเซสชันต่างๆ คุณจะจัดสรรเวลาให้กับแต่ละเซสชันเท่าไร
• ผู้เข้าร่วมจะครบทุกเซสชันหรือไม่ เช่นเดียวกับกลุ่มแยกย่อยขั้นตอน Charetteสามารถช่วยกลุ่มใหญ่ในการระดมความคิดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• กลุ่มที่แยกย่อยจะตอบกลับไปยังกลุ่มที่กว้างขึ้นอย่างไรและเมื่อใด
• คุณจะสรุปและสรุปเมื่อใด
• ผลลัพธ์ของเซสชันหนึ่งจะไหลไปสู่เซสชันถัดไปอย่างไร
• คุณจะปิดกิจกรรมโดยรวมได้อย่างไร

ข้อควรพิจารณาอื่น ๆ เมื่ออำนวยความสะดวกรวมถึง:

ข้อมูลและวัสดุ . สิ่งที่ผู้เข้าร่วมต้องรู้ก่อนหรือในงาน? คุณจะให้ข้อมูลนี้อย่างไรและเมื่อใด

การจัดห้องหรือออนไลน์ การตั้งค่าใดที่จะกระตุ้นการมีส่วนร่วมได้ดีที่สุด คุณต้องการห้องแยกต่างหากหรือตั้งค่าพื้นที่การประชุมเสมือนจริงหรือไม่?

เทคโนโลยี _ งานนำเสนอของคุณถูกบันทึกแบบออฟไลน์ในกรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับ WiFi หรือไม่ หรือคุณต้องให้ผู้เข้าร่วมเข้าถึงกระดานไวท์บอร์ดเสมือน

3. แนะนำและควบคุมเหตุการณ์

ด้วยระเบียบวาระการประชุมและกระบวนการกลุ่ม ก็ถึงเวลาที่จะต้องพิจารณาว่าคุณจะแนะนำและควบคุมการดำเนินการอย่างไร เคล็ดลับและคำแนะนำเหล่านี้จะช่วย:

• ตั้งกฎพื้นฐาน:สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการเคารพการมีส่วนร่วมของทุกคน อนุญาตให้พูดทีละคนเท่านั้น และหลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่ดูหมิ่น
• กำหนดฉาก:ดำเนินการตามวัตถุประสงค์และวาระการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจบทบาทของตน และสิ่งที่กลุ่มต้องการบรรลุ
• ทำให้ทุกอย่างลื่นไหลให้ทุกคนแนะนำตัวเอง หรืออาจใช้เครื่องบดน้ำแข็งที่เหมาะสมเพื่อให้การประชุมเริ่มต้นในเชิงบวก
• รักษาโมเมนตัมและพลังงาน:คุณอาจต้องเข้าแทรกแซงในขณะที่การดำเนินการและระดับพลังงานดำเนินต่อไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนยังคงให้ความสนใจและให้ความสนใจ (หากระดับพลังงานเริ่มส่งสัญญาณ อาจถึงเวลาพักแล้วหรือยัง)
• ฟัง มีส่วนร่วม และรวมถึง:ตื่นตัวฟังอย่างกระตือรือร้นและยังคงสนใจและมีส่วนร่วม นี่เป็นตัวอย่างที่ดีสำหรับผู้เข้าร่วมรายอื่น ทุกคนมีส่วนร่วมหรือไม่? ถ้าไม่คุณจะนำพวกเขาเข้ามาได้อย่างไร? คุณจะได้รับการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้นได้อย่างไร?
• ตรวจสอบจุดตรวจสอบและสรุป:ควบคุมวาระการประชุม บอกผู้คนถึงสิ่งที่พวกเขาประสบความสำเร็จและสิ่งที่ต้องทำต่อไป สรุปบ่อยๆ

นอกเหนือจากข้างต้น คอยดูและปิดการสนทนาข้างเคียง สิ่งเหล่านี้ทำให้ผู้อื่นเสียสมาธิและผู้คนอาจกำลังแลกเปลี่ยนความคิดเห็นที่จะเป็นประโยชน์ต่อกลุ่ม

และคอยสังเกตเวลา มีความยืดหยุ่นและสร้างความสมดุลระหว่างความต้องการมีส่วนร่วมกับความต้องการเพื่อให้สิ่งต่างๆดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ หากการสนทนาไม่ได้ข้อสรุปตามธรรมชาติ คุณอาจต้องพักหัวข้อ รวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม และกำหนดเวลาเพื่อพูดถึงประเด็นที่โดดเด่น

นอกจากนี้ ให้เข้าแทรกแซงหากบุคคลหนึ่งมีอำนาจเหนือการอภิปราย ลองใช้คำพูดที่สุภาพแต่หนักแน่นว่า “ฉันขอดึงทุกคนกลับเข้าสู่ประเด็นหลักสำหรับการสนทนาได้ไหม” และระวังสัญญาณของGroupthink

4. บันทึกและการดำเนินการ

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุดในความรับผิดชอบของวิทยากรคือการบันทึกผลลัพธ์ และนำสิ่งเหล่านี้มารวมกัน แบ่งปัน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการแล้ว

กุญแจสู่ความสำเร็จในการบันทึกผลลัพธ์จากเหตุการณ์คือการมีความชัดเจนว่าจะบันทึกอะไร อย่างไร และโดยใคร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความรับผิดชอบของผู้คนมีความชัดเจน 100 เปอร์เซ็นต์ ไม่ว่าจะเป็นของคุณหรือของผู้อื่นที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมได้ยิน เห็น และเข้าใจข้อมูลที่นำเสนอ เก็บบันทึกที่ถูกต้องของสิ่งที่เกิดขึ้น หากมีข้อสงสัยให้บันทึกก่อนและสรุปภายหลัง เมื่อจดบันทึกพยายามใช้คำที่กลุ่มเลือก หากคุณไม่แน่ใจ ขอให้กลุ่มจัดเตรียมคำศัพท์ให้คุณบันทึก

บันทึกการตัดสินใจและการกระทำทั้งหมด คุณอาจต้องการรับสมัครคนจดบันทึกเพื่อที่คุณจะได้จดจ่ออยู่กับกลุ่ม เป็นความคิดที่ดีที่จะถ่ายรูปบันทึกการระดมความคิด หรือใช้แอปไวท์บอร์ดสำหรับการทำงานร่วมกัน

อย่าลืมรักษาคนให้จดจ่อและก้าวไปข้างหน้า หากมีข้อสงสัย ให้ขอคำชี้แจงก่อนการสนทนาจะดำเนินต่อไป และบันทึกความรับผิดชอบและความมุ่งมั่นของทุกคนในการดำเนินการ หลังจากเหตุการณ์ ให้ติดตามผลเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการที่ตกลงกันมีความคืบหน้า

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469