ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างเทมเพลต ข้อเสนอกิจกรรมที่สมบูรณ์แบบ

ข้อเสนอกิจกรรมที่สมบูรณ์แบบ ข้อเสนอกิจกรรมสามารถมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันได้หลายอย่าง: การรับประกันการสนับสนุน, การหาลูกค้าในฐานะผู้วางแผนงาน, การได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและระดับสูง เป็นต้น 

ดังนั้น การสร้างข้อเสนองานที่ดี น่าสนใจ และมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้งานต่างๆ ประสบความสำเร็จโดยให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจตรงกัน 

สำหรับธุรกิจนักวางแผนงานอีเวนต์ การมีความสามารถในการเขียนข้อเสนอที่ดีเพียงอย่างเดียวสามารถช่วยสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันที่สำคัญเหนือคู่แข่งของคุณได้ เห็นได้ชัดว่า ข้อเสนอการจัดงานก็มีความสำคัญในการได้รับการสนับสนุนจากผู้สนับสนุน ซึ่งมักจะเป็นส่วนสำคัญในการให้ทุนสนับสนุนการจัดงาน 

ต้องการสร้างข้อเสนอกิจกรรม แต่ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไร? ไม่แน่ใจเกี่ยวกับการพึ่งพาเทมเพลตข้อเสนอกิจกรรมฟรีบนอินเทอร์เน็ตใช่หรือไม่

คุณมาถูกที่แล้ว ในคู่มือนี้ เราจะแบ่งปันวิธีที่คุณสามารถสร้างเทมเพลตข้อเสนอกิจกรรมที่สมบูรณ์แบบของคุณเองเพื่อช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์ 

ในคู่มือนี้ เราจะกล่าวถึง:

• สิ่งที่ควรรวมอยู่ในเทมเพลตข้อเสนอกิจกรรม
• จะจัดโครงสร้างข้อเสนองานอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร?
• แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนข้อเสนองานที่สมบูรณ์แบบ

และอื่น ๆ. 

โดยไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป เรามาเริ่มกันที่คู่มือนี้

ข้อเสนอกิจกรรมคืออะไร?

ข้อเสนองานคือใส่เพียงเอกสารที่ครอบคลุมซึ่งให้รายละเอียดทุกองค์ประกอบของงาน โดยปกติจะถูกสร้างขึ้นในขั้นตอนการวางแผนขั้นต้นของกิจกรรม และสามารถสร้างขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ มากมาย รวมถึง: 

• สร้างโดยนักวางแผนงานอีเวนต์/อีเวนต์ออร์แกไนเซอร์สำหรับลูกค้าที่กำลังจะใช้บริการของธุรกิจอีเวนต์แพลนเนอร์ 
• สร้างขึ้นโดยฝ่ายการตลาดในบริษัทแห่งหนึ่งเพื่อประกันการซื้อจากผู้สูงวัย ในระยะสั้นข้อเสนอเหตุการณ์ภายใน
• สร้างโดยผู้จัดงานสำหรับผู้สนับสนุนที่อาจยินดีสนับสนุนกิจกรรม

และเพื่อวัตถุประสงค์อื่นๆ 

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าวัตถุประสงค์ของเอกสารข้อเสนองานอาจแตกต่างกันไป แต่หน้าที่หลักยังคงเหมือนเดิม: เสนองานให้บุคคลอื่นเพื่อประกันการซื้อในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง (เงินทุนสปอนเซอร์, “ดำเนินการ” สำหรับโครงการ, ข้อตกลงกับ ลูกค้า เป็นต้น) 

ใครบ้างที่ต้องเขียนข้อเสนองาน?

ในขณะที่ทุกคน ที่ เกี่ยวข้องกับการวางแผนงานสามารถได้รับประโยชน์อย่างแน่นอนจากการเขียนข้อเสนองาน แต่จะเป็นประโยชน์มากที่สุดสำหรับ:

1. เอเจนซี่วางแผนกิจกรรมเพื่อเอาชนะใจลูกค้า

สำหรับนักวางแผนงานหรือตัวแทนผู้จัดงาน ข้อเสนองานมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการชนะใจลูกค้า 

ในกรณีนี้ หน้าที่หลักของข้อเสนองานคือการสื่อสารแนวคิดของงาน นั่นคือ Unique Value Proposition (UVP) และโดยเฉพาะอย่างยิ่งว่างานจะเป็นประโยชน์ต่อลูกค้าอย่างไรในการบรรลุเป้าหมาย 

2. ฝ่ายการตลาดและการสื่อสาร

สำหรับแผนกการตลาดและการสื่อสารที่ต้องการวางแผนงานเป็นการภายใน ข้อเสนองานมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการซื้อใจจากผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้ 

จุดประสงค์ของข้อเสนองานที่นี่คือการแสดงให้เห็นว่างานสามารถสร้างคุณค่าให้กับบริษัทได้อย่างไร และงานนั้นสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจของบริษัทอย่างไร

3. ใครก็ตามที่ต้องการหาผู้สนับสนุนเพื่อสนับสนุนกิจกรรม

การสนับสนุนยังคงเป็นวิธีที่ได้รับความนิยมมากที่สุดวิธีหนึ่งในการให้ทุนแก่งานอีเวนต์ และข้อเสนออีเวนต์สามารถทำหน้าที่เป็นข้อเสนอสปอนเซอร์เพื่อให้ได้รับข้อตกลงสปอนเซอร์เหล่านี้

ในที่นี้ บทบาทหลักของข้อเสนอกิจกรรมคือการสื่อสารว่าผู้สนับสนุนที่คาดหวังจะได้ประโยชน์จากการสนับสนุนกิจกรรมอย่างไร ตลอดจนอธิบายแนวคิดและวาระการประชุมของงานให้กับผู้สนับสนุนที่คาดหวังเหล่านี้

เนื้อหาของข้อเสนอกิจกรรมคืออะไร?

ข้อเสนอเหตุการณ์สามารถจัดโครงสร้างได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ แต่ควรมีองค์ประกอบต่อไปนี้: 

เป้าหมายของงาน

ส่วนนี้ควรอภิปรายว่าทำไมงานจึงถูกจัดขึ้นตั้งแต่แรก (วัตถุประสงค์) และเป้าหมายของงาน

เป้าหมายควรมีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และเราควรจะสามารถกำหนด KPI และตรวจสอบเมตริกหลักเพื่อติดตามประสิทธิภาพของกิจกรรมเทียบกับเป้าหมายนี้ได้ ข้อเสนอกิจกรรมที่สมบูรณ์แบบ

ไทม์ไลน์ของเหตุการณ์ 

เมื่อใดที่งานจะจัดขึ้น ตลอดจนไทม์ไลน์ของกระบวนการวางแผนงาน

หากเป็นไปได้ ให้กำหนดวันที่/เวลาที่แน่นอนของงานให้เร็วที่สุดในรอบการวางแผนงาน สิ่งนี้จะมีประโยชน์ในบางสถานการณ์ เช่น เมื่อต้องรักษาความปลอดภัยสถานที่สำหรับกิจกรรม

อย่างไรก็ตาม อย่างน้อยที่สุด ให้ระบุไทม์ไลน์/วาระคร่าวๆ ว่างานจะจัดขึ้นเมื่อใด

ผู้มีส่วนได้เสียในเหตุการณ์

เราควรระบุรายละเอียดว่าใครเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเหตุการณ์ การรู้จักผู้ที่อยู่เบื้องหลังเหตุการณ์อาจช่วยผู้อ่านข้อเสนอของเหตุการณ์ในการชั่งน้ำหนักคุณค่าของเหตุการณ์

หารือเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในที่เกี่ยวข้อง (สมาชิกในทีม CEO ฯลฯ) และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก (พันธมิตรที่คาดหวัง ผู้ขาย ผู้ให้การสนับสนุนที่คาดหวัง วิทยากร/ผู้มีความสามารถ ฯลฯ)

นอกจากนี้ ให้อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายทุกครั้งที่ทำได้

แผนการจัดงาน

• เหตุการณ์จะเกี่ยวกับอะไร? การประชุม? คอนเสิร์ตเพลง? งานแสดงสินค้า? 
• ใครคือผู้เข้าร่วมเป้าหมายของคุณ? คุณคาดว่าจะมีผู้เข้าร่วมประชุมกี่คนที่จะเยี่ยมชมงานของคุณ?
• Unique Value Proposition (UVP)ของงานคืออะไร? 
• งานจะเกิดขึ้นเมื่อใดและที่ไหน (หากเป็นเหตุการณ์เสมือนจริง จะส่งเหตุการณ์เสมือนจริงได้อย่างไร)
• คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมได้รับประสบการณ์อะไรจากงานของคุณ คุณต้องการให้พวกเขารู้สึกอย่างไรเมื่อกลับถึงบ้าน

ข้อเสนอของกิจกรรมนั้นไม่เพียงพอสำหรับการระบุประเภทของกิจกรรม จำนวนผู้เข้าร่วมที่คุณวางแผนจะรับ และอื่นๆ แต่ข้อเสนอควรอธิบายวิสัยทัศน์ของคุณอย่างชัดเจนเกี่ยวกับเหตุการณ์และวิธีที่คุณวางแผนที่จะดำเนินการตามวิสัยทัศน์นี้ 

ข้อมูลประจำตัวของคุณ

ประสบการณ์และข้อมูลประจำตัวของคุณที่ผ่านมา ตลอดจนข้อมูลรับรองของสมาชิกในทีมคนสำคัญ ในระยะสั้น ข้อเสนอของคุณควรมีเป้าหมายเพื่อโน้มน้าวพวกเขาว่าทำไมพวกเขาจึงควรร่วมงานกับคุณ จ้างคุณ (หากคุณเป็นผู้วางแผนงาน) หรือสนับสนุนงานของคุณ สิ่งสำคัญสำหรับข้อเสนองานของคุณคือการสะท้อนความมั่นใจและสร้างแรงบันดาลใจให้กับความไว้วางใจ 

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องแก่ผู้อ่านของคุณซึ่งพวกเขาอาจต้องใช้ในการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น หากคุณเคยจัดกิจกรรมอื่นมาก่อน ให้ระบุข้อมูลการเข้าร่วมของกิจกรรมที่ผ่านมา ข้อมูลประชากรของผู้ที่เคยเข้าร่วม และอื่นๆ ยิ่งข้อเสนอของคุณขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมากเท่าใด ความน่าจะเป็นที่จะช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์ก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ รวม เฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น 

ข้อเสนอคุณค่าที่ไม่ซ้ำใคร 

ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้งานของคุณไม่เหมือนใครและอะไรคือความได้เปรียบในการแข่งขันของงานของคุณเมื่อเทียบกับคู่แข่งตลอดทั้งข้อเสนอ นอกจากนี้ ผู้คนยังตัดสินหนังสือจากหน้าปก ดังนั้นควรแน่ใจว่าข้อเสนอของงานได้รับการออกแบบและเขียนอย่างดี เพื่อให้มันน่าสนใจและอ่านง่าย ใช้เลย์เอาต์ที่ชัดเจนและรูปภาพ/แผนภูมิ/อินโฟกราฟิกที่น่าสนใจเพื่ออธิบายข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

บริการที่นำเสนอ (สำหรับธุรกิจวางแผนงาน)

หากคุณเป็นผู้วางแผนกิจกรรมที่สร้างข้อเสนอเพื่อรักษาความปลอดภัยแก่ลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องอธิบายขอบเขตของบริการที่คุณเสนอให้ดำเนินการสำหรับกิจกรรมเฉพาะนี้ หรือคุณสามารถเสนอแพ็คเกจต่างๆ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้อธิบายให้ลูกค้าที่คาดหวังทราบโดยละเอียด พร้อมความสามารถในการอ่านที่เหมาะสมที่สุด (เช่น การใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย) และชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจประเด็นของคุณ

นอกจากนี้ คุณอาจต้องการเพิ่มนโยบายของคุณเป็นผู้วางแผนงานเพื่อช่วยจัดการความคาดหวังของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า องค์ประกอบที่ละเอียดชัดเจน เช่น วันครบกำหนดการชำระเงิน นโยบายการยกเลิก กำหนดเวลา นโยบายความเสียหายของอุปกรณ์ที่เช่า และอื่นๆ

ตัวชี้วัด

ในส่วนนี้ ให้หารือเกี่ยวกับ KPI ที่คุณจะตรวจสอบตลอดกระบวนการวางแผนงานและระหว่างการประเมินหลังงาน

KPI จริงที่จะรวมไว้ที่นี่จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของเหตุการณ์ รูปแบบ ขนาด ความซับซ้อน และปัจจัยอื่นๆ ตัวอย่างเช่น การประชุมเสมือนจริงควรมี KPI ที่ดูแตกต่างอย่างมากจากการแสดงดนตรีต่อหน้า

ประมาณการค่าใช้จ่าย

ส่วนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งหากใช้ข้อเสนองานเพื่อขอรับเงินทุน (เช่น การสนับสนุน)

ระบุค่าใช้จ่ายระดับสูงของงานเป็นอย่างน้อย รวมถึง:

• สถานที่ (สำหรับกิจกรรมแบบตัวต่อตัว) หรือแพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนจริง (สำหรับกิจกรรมเสมือนจริง/แบบผสมผสาน)
• อาหารและเครื่องดื่ม (รวมค่าเช่าอุปกรณ์) 
• วิทยากร/ผู้มีความสามารถพิเศษ/ผู้นำเสนอ/ความบันเทิง (รวมถึงค่าเดินทางและค่าที่พักด้วย)
• ค่าการตลาด
• โครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีและอุปกรณ์ (อุปกรณ์ A/V อุปกรณ์สตรีมมิงแบบสด โซลูชันซอฟต์แวร์ ฯลฯ)
• โลจิสติกส์

คำนวณต้นทุนรวมของค่าใช้จ่ายระดับสูงเหล่านี้ และพิจารณาเพิ่ม 15% ถึง 20% จากยอดดังกล่าวเพื่อเป็นกองทุนฉุกเฉิน ทั้งนี้เพื่อป้องกันไม่ให้คุณต้องหาเงินทุนเพิ่มขึ้นทุกครั้งที่เกินงบประมาณที่คาดการณ์ไว้ รวมถึงเหตุผลฉุกเฉินอื่นๆ

เทมเพลตข้อเสนอกิจกรรม

วิธีใช้เทมเพลตข้อเสนอกิจกรรมนี้

ในเทมเพลตข้อเสนอกิจกรรมนี้ เราจะจัดเตรียมโครงสร้างพื้นฐานที่คุณสามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับข้อเสนอกิจกรรมของคุณ แน่นอน คุณสามารถแก้ไขโครงสร้างและเพิ่มส่วนต่าง ๆ ได้ตามที่เห็นสมควร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของงานของคุณ

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigital

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699

สอบถามได้ทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA ให้คำปรึกษาด้านวางระบบ