การวางแผนการประชุม – รายการตรวจสอบขั้นสูงสุดสำหรับนักวางแผนงาน

การวางแผนการประชุม การจัดประชุมอาจเป็นงาน เนื่องจากการประชุมขององค์กรและการประชุมประจำวันที่จัดขึ้นทั่วโลกเพิ่มมากขึ้นการแข่งขันจึงค่อนข้างรุนแรงในหมู่ผู้วางแผน งานเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้เข้าร่วม มีหลายแง่มุมที่ต้องได้รับการดูแล ในขณะที่จัดการประชุมและนั่นหมาย ความว่าการวางแผนควรเริ่มก่อนเวลา

“ ผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานเกือบ 100% ในการศึกษาตอบว่าการประชุมที่มีการจัดระเบียบไม่ดีทำให้เสียเวลาและเงิน” ที่มา: Doodle

เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรหลุดผ่านรอยแตก การใช้ซอฟต์แวร์ การจัดการเหตุการณ์ ชั้นนำที่มีศักยภาพสูงสุดเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับนักวางแผน แต่เพิ่มเติมในภายหลัง

สถิติการจัดการประชุมระดับโลก
หลังจากศึกษาการประชุม 19 ล้านครั้งในสหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักรและเยอรมนี Doodle พบว่าองค์ประกอบสำคัญของการจัดการประชุมหรือการประชุมที่ประสบความสำเร็จมีดังนี้:

  1. กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน – 72%
  2. มีวาระการประชุมที่ชัดเจน – 67%
  3. หลีกเลี่ยงความแออัดยัดเยียดในสถานที่จัดงาน – 35%
  4. ใช้สิ่งเร้าทางสายตาเช่นวิดีโอและการนำเสนอ – 27%

รายการตรวจสอบการวางแผนการประชุม
เริ่มต้น: 8-12 เดือน
ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการกิจกรรมเชื่อว่าการเริ่มต้น ด้วยกระบวนการอย่างน้อย 8-12 เดือนก่อนวัน D-day จะสามารถบรรเทาความเครียดในนาทีสุดท้าย ของผู้จัดงานได้และพวกเขาสามารถมีเวลาเพียงพอในการเตรียมและจัดการแนวดิ่งทั้งหมด

  1. เลือกรูปแบบการประชุมและธีม
    การทำความเข้าใจประเภทของการจัดการ เหตุการณ์ขององค์กรที่คุณ ต้องทำคือขั้นตอนแรก
    คุณกำลังเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ใหม่ในการประชุม หรือ เป็นการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ? เลือกธีมที่สอดคล้องกับบุคลิกของการประชุม การวางแผนการประชุม

แนวคิดหลักคือการตัดสินใจเลือกหัวข้อ ที่น่าดึงดูดซึ่งเกี่ยวข้องกับผู้ชมของคุณ และ ดึงดูดพวกเขาในระดับอารมณ์ สิ่งนี้จะจุดประกาย การสนทนาที่มีความหมาย ในหมู่ผู้เข้าร่วมประชุมด้วยเหตุนี้จึงช่วยเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า และ ยกระดับบุคลิกของแบรนด์

  1. จัดทำงบประมาณเหตุการณ์ที่เป็นจริง
    ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเหตุการณ์เตรียม งบประมาณเบื้องต้นสำหรับงานทั้งหมด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามจนจบ นี่อาจเป็นน็อตที่ยากที่จะแตก สร้างเทมเพลต งบประมาณ และ จัดสรรบางส่วนของเงินทุนทั้งหมดให้กับประเภทต่างๆของงาน ประหยัดบางส่วนในกรณีฉุกเฉิน หรือค่าใช้จ่ายในนาทีสุดท้าย

เรียนรู้วิธีจัดการงบ ประมาณกิจกรรมของคุณ โดยใช้กลยุทธ์การจัดทำงบ ประมาณที่ชาญฉลาดที่นี่ – 5 เคล็ดลับในการจัดการงบประมาณกิจกรรมของคุณให้ดีขึ้น

  1. สถานที่สถานที่และผู้ขายเป็นสิ่งสำคัญ
    ขึ้นอยู่กับประเภทของผู้ชม และ ลักษณะของการประชุมสถานที่ สถานที่จัดงาน และ ผู้ขายจะต้องได้รับการสรุปในขั้นตอนแรก ของการวางแผนงาน หากผู้เข้าร่วมประชุม ส่วนใหญ่บินมาจากเมืองอื่น ให้ไปที่สถานที่ใกล้สนามบิน สำรวจว่าพื้นที่นั้นมีผู้ขาย ในท้องถิ่น ที่คุณสามารถไว้วางใจได้หรือไม่

สำหรับแนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเลือก สถานที่จัดงานของคุณ โปรดอ่านบล็อกของเรา – วิธีเลือกสถานที่จัดงานที่ดีที่สุด

  1. เก็บรายชื่อลำโพงไว้ให้สะดวก
    การจัดการกิจกรรมกำหนดให้ผู้จัดงาน ต้องทำการวิจัยอย่างละเอียด เกี่ยวกับแนวดิ่งทั้งหมดของการจัดงาน ตั้งแต่การจองสถานที่จัดงาน ไปจนถึงการทำความเข้าใจ กลยุทธ์ทางการตลาด และ เชิญวิทยากรที่เหมาะสมมาร่วมงานทุกอย่างต้องมี การค้นคว้าอย่างละเอียด มองหาวิทยากรที่พูด ในการประชุมที่คล้ายกันเช่นคุณรวบรวมรายการ และ กำหนดคุณค่าก่อน ที่จะเชิญพวกเขาเข้าร่วมงาน

การลงรายละเอียด: 3-4 เดือน
คอนกรีตได้รับการตั้งค่าแล้ว ถึงเวลาแล้ว ที่จะต้องเตรียมขั้นตอนสุดท้าย ของงานให้พร้อม

  1. สรุปสถานที่ผู้ขายลำโพง และ ผู้สนับสนุน
    นักวางแผนงานจำเป็นต้องสรุป และ เตรียมสัญญาให้พร้อมกับผู้ขายและผู้จัดการสถานที่ทุกคน ลงชื่อผู้บรรยายผู้ร่วมอภิปรายและความบันเทิงอื่น ๆ ที่คุณอาจจัดเตรียมไว้ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญ ในการเริ่มจัดเตรียมที่พัก และ การเดินทางสำหรับใครก็ตามที่อาจจำเป็น
  2. สร้างเว็บไซต์ของคุณโดย ใช้ระบบการจัดการเหตุการณ์ ออนไลน์
    การทำให้เว็บไซต์กิจกรรมของคุณ พร้อมใช้งานในที่สุดถือเป็นจุดนั้นเมื่อคุณ พร้อมที่จะรับข่าวสารการประชุมสู่สาธารณะ ซอฟต์แวร์ การจัดการงานอีเวนต์สมัยใหม่ ช่วยให้ผู้จัดงานเตรียมเว็บไซต์ ให้พร้อมได้โดยง่ายโดยอนุญาตให้มีการปรับแต่งมากมาย ตามประเภทของการประชุมที่จัดขึ้น

สร้างเว็บไซต์ที่มีส่วนร่วม ซึ่งช่วยยกระดับภาพลักษณ์ ของกิจกรรมของคุณ ในเวลาอันรวดเร็ว เรียนรู้วิธีการ – วิธีออกแบบเว็บไซต์กิจกรรมที่น่าสนใจ

  1. เริ่มกระบวนการส่งเสริมกิจกรรม
    การจัดการเหตุการณ์ ออนไลน์ระบบสามารถ ช่วยอย่างมากในกระบวนการ ส่งเสริมเหตุการณ์ การตลาดสำหรับงานอีเว้นท์จำเป็น ต้องมีนักวางแผนงาน ในการสร้างกลยุทธ์อย่างน้อย 3-4 เดือนก่อนการประชุม คุณต้องแน่ใจว่าคำนั้นแพร่กระจายอย่างรวดเร็ว การกำหนดเป้าหมาย ผู้สมัครที่มีศักยภาพตามอายุเพศ และอาชีพเป็นวิธีที่ดีในการโปรโมตงาน ของคุณและตั๋วขายหมดเร็วขึ้น

อ่านเพิ่มเติมที่นี่ – กลยุทธ์การตลาดเชิงกิจกรรมสำหรับปี 2020

การสรุปแผน: 2 เดือน

  1. ร่างกำหนดการประชุม
    ขั้นตอนที่สำคัญมาก ในการจัดการประชุมผู้วางแผนงานควรมีแบบร่างของงานให้พร้อมก่อนวันประชุมเกือบ 2 เดือน ใช้ระบบการจัดการกิจกรรมออนไลน์อัปโหลด กำหนดการบนเว็บไซต์ของกิจกรรมเพื่อให้คู่ค้าและผู้เข้าร่วมของคุณได้ทราบถึงสิ่งที่คาดหวังในงาน
  2. ส่งการแจ้งเตือนไปยังแขกผู้พูด และ ผู้เข้าร่วมประชุม
    ระบบการจัดการกิจกรรมออนไลน์ช่วยให้ผู้วางแผนงาน มีส่วนร่วมกับรายชื่อแขกผู้เข้าร่วมและวิทยากรทั้งหมดได้อย่างง่ายดายผ่านอีเมล และ โซเชียลมีเดีย แบ่งปันการอัปเดตในนาทีสุดท้ายและเตือนให้พวกเขาทราบถึงเหตุผลที่พวกเขาไม่ควรพลาดประสบการณ์นี้ อย่าลืมติดต่อผู้ขายด้วยเพื่อเตือนพวกเขาถึงภาระผูกพัน

ในการปิด
ซอฟต์แวร์การจัดการกิจกรรมเป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดงานประชุมที่ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับทุกแง่มุมของงานเพียงปลายนิ้วสัมผัส เมื่อรวมการใช้ ระบบการจัดการเหตุการณ์ชั้นนำเข้ากับการวางแผนล่วงหน้าและแนวทางเชิงกลยุทธ์ในการตลาดงานอีเวนต์และการจัดทำงบประมาณผู้วางแผนงานสามารถจัดงานที่ยอดเยี่ยมที่สร้างประสบการณ์ที่ยาวนานให้กับผู้เข้าร่วมได้ จุดมุ่งหมายคือการจัดการประชุมที่จะเปลี่ยนผู้เข้าร่วมของคุณให้กลายเป็นลูกค้าประจำที่จะไม่พลาดที่จะเข้าร่วมกิจกรรมในอนาคตของคุณ

การใช้ QR Code สามารถใช้งานได้ทั้งก่อนและหลังกิจกรรมและสามารถสร้างอัตราการมีส่วนร่วมได้มากขึ้นกว่าเดิม คุณสามารถสร้าง QR Code ในงานของคุณได้อย่างง่ายโดยปรึกษาผู้เชียวชาญได้ที่ K&O Systems ติดต่อสอบถาม 082-645-4469  สามารถลองคลิกเข้าไปดูผลงานได้ที่ Vveedigital

Leave a Reply

Your email address will not be published.