การจัดกิจกรรม 5 สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อวางแผนและจัดการงานของคุณ เป็นที่น่าตื่นเต้นมากสำหรับแม้แต่ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์มากที่สุด มีมากมายสิ่งที่ผิดไปเมื่อคุณไม่ใส่การวางแผนที่ดีในขั้นตอนเล็ก ๆ น้อย ๆ place Any คุณสามารถใช้เพื่อให้ได้สิ่งที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นไปทางยาวที่จะทำให้คุณมีเหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จและสร้างประสบการณ์ที่น่าจดจำสำหรับแขกของคุณ 5 สิ่งที่จะช่วยให้คุณวางแผนและจัดการงานได้สำเร็จมีดังนี้
- เป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่วัดได้
เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณเป็นรากฐานที่สำคัญของงานของคุณ ถามตัวเองสองสามคำถามเพื่อช่วยคุณกำหนดเป้าหมายที่เป็นจริงและวัตถุประสงค์ที่วัดผลได้ จุดประสงค์ของงานนี้คืออะไร? สิ่งที่ควรบรรลุ? หากคุณเข้าใจเป้าหมายหลักก่อนวางแผนคุณจะปรับแต่งทุกส่วนของงานเพื่อความสำเร็จได้ง่ายขึ้น
คุณต้องการระดมทุนจำนวนหนึ่งสำหรับสาเหตุที่คุณชื่นชอบหรือเพียงแค่สร้างการรับรู้เกี่ยวกับปัญหาทางสังคมบางอย่าง? คุณคาดหวังว่าจะมีแขก 100 คนหรือ 300 คน? การกำหนดเป้าหมายด้วยตัวชี้วัดความสำเร็จที่วัดได้จะช่วยให้คุณพัฒนากลยุทธ์สำหรับคุณและทีมของคุณเพื่อบรรลุเป้าหมาย
- ทีมงานที่มีความสามารถ
ด้วยเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณในตอนนี้ถึงเวลาเริ่มกระบวนการรวมทีมที่เชื่อถือได้เพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย แต่การรวมทีมไม่ใช่เรื่องของการขอให้เพื่อนของคุณช่วยจัดสถานที่และต้อนรับแขก มันเกี่ยวข้องกับการจ้างคนที่มีทักษะและมอบหมายความรับผิดชอบตามทักษะของพวกเขา ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแต่งตั้งบุคคลหนึ่งคนให้เป็นหัวหน้ากลุ่มย่อยแต่ละกลุ่มเช่น:
- การจัดการสถานที่
- การเผยแพร่
- ระบบเสียง
- ความบันเทิง
- รับจัดเลี้ยง
การให้สมาชิกในทีมมีความรับผิดชอบเป็นรายบุคคลทำให้คุณสามารถสร้างระบบความรับผิดชอบได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่างานทั้งหมดจะสำเร็จ สร้างช่องทางการสื่อสารที่เชื่อถือได้เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
- งบประมาณที่เตรียมไว้อย่างดี
งบประมาณที่เตรียมไว้อย่างดีเป็นส่วนพื้นฐานที่สุดอย่างหนึ่งในการวางแผนและจัดการงานของคุณ หากไม่มีไอเดียดีๆก็จะล้มเหลว ตรวจสอบให้แน่ใจว่างบประมาณของคุณครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่สำคัญทั้งหมดและจัดสรรกองทุนฉุกเฉินเพิ่มเติม 5-25% เพื่อรองรับสิ่งที่ไม่คาดคิด นี่คือค่าใช้จ่ายที่จำเป็นบางส่วนที่งบประมาณของคุณควรครอบคลุม
- สถานที่: ค่าใช้จ่ายนี้ควรรวมค่าเช่าพร้อมกับประกันหรือใบอนุญาตที่คุณต้องได้รับ
- การจัดเลี้ยง: ค่าใช้จ่ายนี้รวมถึงเซิร์ฟเวอร์บาร์เทนเดอร์อาหารเครื่องดื่มการจัดโต๊ะและผ้าปูเตียง
- ความบันเทิง: คุณสามารถปรับแต่งพื้นที่นี้เพื่อดึงดูดความสนใจของแขกของคุณ ค่าใช้จ่ายในสาขานี้อาจรวมถึงเครื่องดนตรีลำโพงและดีเจขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณกำลังวางแผน
- พนักงาน: สาขานี้มักถูกมองข้าม แต่สิ่งสำคัญคืองบประมาณสำหรับค่าขนส่งและค่าที่พักของพนักงานของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อปลายทางของงานของคุณอยู่นอกเมือง ในเรื่องนี้มีที่พักให้เช่ามากมายซึ่งมาในราคาที่ไม่แพงและอยู่ในสภาพดีมาก
- การตลาด: ค่าใช้จ่ายในที่นี้อาจรวมถึงการจ่ายเงินให้กับผู้มีอิทธิพลเพื่อโพสต์โพสต์ที่ได้รับการสนับสนุนในบัญชีโซเชียลมีเดียของพวกเขาและการแจกจ่ายแผ่นพับไปทั่วเมือง
- เบ็ดเตล็ด: ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเป็นเรื่องปกติแม้ในกิจกรรมที่จัดโดยมืออาชีพผู้ช่ำชอง การดูแลพวกเขาในงบประมาณของคุณจะช่วยให้คุณไม่ต้องอับอายที่ถูกจับโดยไม่รู้ตัว
- วันที่เหมาะสมและสถานที่ที่เชื่อถือได้
วันที่จัดงานของคุณอาจขึ้นอยู่กับหลาย ๆ อย่างนั่นคือการเปิดตัวที่คำนึงถึงเวลางานสัมมนาประจำปีหรืองานเลี้ยงส่งท้ายหรือไม่? เวลาที่เหมาะสมสำหรับผู้เล่นหลักหรือตรงกับโอกาสอื่น ๆ ในภาคของคุณหรือไม่? พิจารณาสิ่งเหล่านี้เพื่อช่วยคุณเลือกวันที่เหมาะสม
สถานที่ของคุณอาจเป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดในงบประมาณของคุณ บริการค้นหาสถานที่สามารถช่วยคุณเปรียบเทียบสถานที่ต่างๆภายในพื้นที่เป้าหมายของคุณแบบเคียงข้างกัน คุณสามารถหาสถานที่ที่มีสิ่งต่างๆเช่นที่นั่งความบันเทิง Wi-Fi และการจัดเลี้ยง แต่ถ้าคุณมีทุกอย่างคุณจะมีตัวเลือกมากมายให้เลือก
- ลดการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย
ในการจัดงานคุณต้องทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผู้สนับสนุนพนักงานที่ปรึกษาและผู้ขายจำนวนมาก จัดเรียงสิ่งต่างๆล่วงหน้าเพื่อให้มีวันที่ปิดสำหรับการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายทราบว่าไม่สามารถดึงออกได้หลังจากวันที่ระบุ กำหนดบทลงโทษสำหรับการยกเลิกเพื่อลดการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย
ด้วยผู้คนจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ ที่ค้นหากิจกรรมที่ไม่เหมือนใครเพื่อเข้าร่วมในปัจจุบันการวางแผนงานจึงเป็นกิจการที่มีกำไร แต่เพื่อให้งานของคุณโดดเด่นในอุตสาหกรรมที่เติบโตอย่างรวดเร็วนี้คุณต้องมีความคิดสร้างสรรค์และเป็นระเบียบ พิจารณา 5 สิ่งข้างต้นตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อให้งานที่กำลังจะมาถึงของคุณประสบความสำเร็จ
เหตุใดการสื่อสารเหตุการณ์จึงสำคัญ
กลยุทธ์การสื่อสารกิจกรรมของคุณรวมอยู่ในแผนการตลาดของกิจกรรม เมื่อพูดถึงการสื่อสารเกี่ยวกับงานของคุณก่อนนี่คือจุดที่แผนการตลาดที่มั่นคงเข้ามามีบทบาท
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ:
เริ่มทำการตลาดกิจกรรมของคุณอย่างน้อย 3 เดือนหากไม่นานกว่านั้น
ใช้ Early Bird และข้อเสนอส่วนลดอื่น ๆ เพื่อเพิ่มการตลาดของคุณและกระตุ้นการลงทะเบียน
ใช้รายชื่ออีเมลจากกิจกรรมก่อนหน้าเพื่อทำการตลาดงานที่กำลังจะเกิดขึ้นของคุณ การจัดกิจกรรม
เผยแพร่กิจกรรมของคุณทางออนไลน์ในสถานที่ต่างๆ (กลุ่ม Facebook, LinkedIn ฯลฯ ) ที่ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม
สร้างเว็บไซต์กิจกรรมที่ดีและ / หรือหน้า Landing Page พร้อมข้อมูลที่จำเป็นในการลงทะเบียนชำระเงินและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกิจกรรม
แบ่งปันคำรับรอง – รวมถึงวิดีโอหากคุณทำได้ – เพื่อรวบรวมการมีส่วนร่วมจากผู้เข้าร่วมที่มีศักยภาพ
เมื่อคุณลงทะเบียนผู้เข้าร่วมแล้วสิ่งสำคัญคือต้องรักษาการสื่อสารกับพวกเขาอย่างต่อเนื่องรวมถึงการอัปเดตเกี่ยวกับสถานที่หรือสตรีมสดออนไลน์การแจ้งเตือนเกี่ยวกับวันที่และแผนการใด ๆ ที่ควรทำลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลและเนื้อหาอื่น ๆ ที่เพิ่มมูลค่าและอื่น ๆ
สิ่งดีๆอื่น ๆ ที่ควรสื่อสารก่อนงาน ได้แก่ :
วาระการประชุมรวมถึงวันที่ / เวลาและลิงค์ที่เกี่ยวข้อง
ชื่อลำโพง
สภาพอากาศและการแต่งกายหากอยู่ในเหตุการณ์
ในระหว่างกิจกรรมของคุณสิ่งสำคัญคือต้องส่งเฉพาะการแจ้งเตือน และ การอัปเดตที่สำคัญเนื่องจากผู้เข้าร่วมจะมีส่วนร่วมกับกิจกรรมนั้นเอง สิ่งต่างๆเช่นการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา การแจ้งเตือนเกี่ยวกับเวลาเข้าสังคมหรือชั่วโมงแห่งความสุข และ กิจกรรมการพูดที่ยิ่งใหญ่ล้วนมีความสำคัญ และ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้คนจะไม่พลาดช่วงสนุก ๆ และการจัดรายการกิจกรรม
หลังจบงาน – การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการสรุปทุกอย่าง และ ทำให้ผู้เข้าร่วมตื่นเต้นกับกิจกรรมครั้งต่อไป
ซึ่งอาจรวมถึงการกล่าวขอบคุณแชร์รูปภาพ จากกิจกรรมแชร์ลิงก์ซ้ำเพื่อค้นหาแหล่งข้อมูลออนไลน์ ที่แชร์ในงานรวมถึงสไลด์แชร์ PDF และอื่น ๆ และข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ / เวลา / สถานที่ของกิจกรรมถัดไป
การสื่อสารทั้งหมดนี้สามารถ และ ควรเกิดขึ้นด้วยระบบเดียวเช่นซอฟต์แวร์การลงทะเบียน กิจกรรมของคุณเพื่อช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสาร และ ที่สำคัญกว่านั้นคือกรองข้อมูลให้ตรงเป้าหมายสำหรับผู้เข้าร่วม
ตัวอย่างเช่นหากคุณจำเป็นต้องส่งการอัปเดตระหว่างเหตุการณ์ไปยังผู้ที่ลงทะเบียนสำหรับเซสชันหรือโปรแกรมที่เฉพาะเจาะจงอันดับแรกให้กรองกลุ่มนั้นจากนั้นจึงส่งการอัปเดตเพื่อที่คุณจะได้ไม่ส่งข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องไปยังทั้งหมด เหตุการณ์.
เพื่อที่จะใช้ความน่าสนใจของประชาสัมพันธ์ ทำให้คนหันมาสนใจสินค้าของเรา ซึ่งในบางครั้งมันก็อาจจะมีคน ที่ยังไม่รู้จักดังนั้นการประชาสัมพันธ์ จึงเป็นสิ่งที่ดีทุกวันนี้ไม่ว่าจะเป็น Facebook IG ก็สามารถที่จะสร้างกิจกรรมเพื่อให้ทุกคนมาเล่นกัน และ ก็ทำให้ทุกคนนั้นรู้จักกับสิ่งที่คุณต้องการนำเสนอ และ ที่สำคัญการบอกความเป็นมาของสินค้าและรายละเอียดต่างๆ เป็นสิ่งที่น่าสนใจมาก และ เป็นอีกรูปแบบหนึ่งที่คุณขาดไม่ได้เลย. ต้องบอกเลยว่ามันก็เป็นเรื่องยากเอาเรื่อง สำหรับคนที่ไม่เคยจัดอีเว้นท์มาก่อน หรือว่าจะเป็นงานนิทรรศการอะไรก็ตามแต่ ทุกอย่างมักจะมีกลยุทธ์ในการวางแผนถึงรูปแบบ และสไตล์การจัดงานเพื่อให้ฮิตติดตลาด และมีความต้องการเข้าชมของเหล่าบรรดาผู้คนต่างๆ ซึ่งไม่ว่าจะบริษัท หรือ ธุรกิจขนาดเล็กก็เริ่มที่จะมองหา ช่องทางในการก้าวขาเข้าสู่ตลาด เพื่อเข้าถึงผู้บริโภคให้ได้มากที่สุดเพื่อสร้าง สิ่งที่เป็นการนำเสนอที่น่าจดจำ พร้อมทั้งแบรนด์ของสินค้าทุกวันนี้การเข้าถึงมีอยู่เยอะมาก ไม่ว่าจะเป็นทางออนไลน์หรือการจัด Event ก็เป็นการโฆษณาสินค้าเช่นเดียวกัน เคล็ดลับในการจัด Event
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigital
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
สอบถามได้ทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA ให้คำปรึกษาด้านวางระบบ