ซอฟต์แวร์ การจองห้องประชุมผ่านวิดีโอ แบบครบวงจร

การจองห้องประชุมผ่านวิดีโอ ความต้องการความยืดหยุ่นในที่ทำงานกำลังเพิ่มสูงขึ้น ค้นพบวิธีใช้การประชุมทางวิดีโอในตัวเพื่อเชื่อมต่อ การประชุมจริงและการประชุมเสมือนจริงอย่างง่ายดาย

ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้อง EMS เป็นซอฟต์แวร์ตัวแรกที่ผสานรวมโซลูชันการประชุมทางวิดีโอชั้นนำเพื่อสร้างประสบการณ์การประชุมที่ราบรื่นอย่างแท้จริง ตั้งแต่การจัดตารางเวลาจนถึงการกล่าว “สวัสดี!”

สถานที่ทำงานที่ทันสมัยมักจะเกี่ยวกับการปรับประสบการณ์การทำงานของคุณเพื่อรองรับการทำงานร่วมกันทางดิจิทัล เทคโนโลยี และเครื่องมือต่างๆ ตามแนวคิดแล้ว Modern Workplace Initiatives ได้รับการยอมรับจากบางคน แต่ทิ้งไว้เป็นแนวคิดที่สร้างแรงบันดาลใจสำหรับอีกหลายๆ คน โดยกำหนดให้เป็นปัญหาที่ต้องแก้ไขในอนาคตระยะกลางถึงระยะยาว การพลิกกลับของสถานที่ทำงานขององค์กรระดับโลกหลายแห่งที่เกิดขึ้นกับ COVID-19 ได้เปลี่ยนความเป็นจริงนั้น ความยืดหยุ่นไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป และการลดลงของความคล่องตัวสำหรับธุรกิจ หมายความว่าลักษณะงานต้องเปลี่ยนแปลงและปรับตัว

ห้อง EMS และแพลตฟอร์มการจัดตารางทรัพยากรของ Accruent ยังคงเป็นทรัพย์สินที่สำคัญทางธุรกิจสำหรับองค์กรหลายร้อยแห่งมานานหลายทศวรรษ โดยเชื่อมโยงผู้คน พื้นที่ และเทคโนโลยีเข้าด้วยกัน ความมุ่งมั่นของเราในการสร้างพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพหมายถึงการลงทุนอย่างต่อเนื่องในฟีเจอร์และการผสานการทำงาน ซึ่งสร้างสถานที่ทำงานที่มีแรงเสียดทานระหว่างพนักงาน ผู้ดูแลระบบ และทรัพยากรของพวกเขาน้อยลง การลงทุนล่าสุดในการผสานรวมกับแพลตฟอร์มการประชุมผ่านวิดีโอชั้นนำช่วยยกระดับประสบการณ์ผู้ใช้สำหรับการประชุมภายในและทั่วทั้งพื้นที่จริงและเสมือน

ความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับความยืดหยุ่นในที่ทำงาน

ในเดือนมีนาคม 2019 ก่อนเกิดโควิด-19 การวิจัยพบว่าคนงานในสหรัฐฯ มากถึง 80 เปอร์เซ็นต์จะปฏิเสธงานที่ไม่มีการทำงานที่ยืดหยุ่นและชอบที่จะทำงานจากที่บ้านเป็นบางครั้งเป็นอย่างน้อย

จากข้อมูลของGlobal Workplace Analyticsหลังจาก COVID-19 ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในชีวิตการทำงาน พนักงานส่วนใหญ่ (88% จากการสำรวจหนึ่งครั้ง) พบว่าตัวเองทำงานจากที่บ้านหลายคนเป็นครั้งแรก ผลที่ตามมาคือ 76% ของพนักงานออฟฟิศทั่วโลก (82% ในสหรัฐอเมริกา) กล่าวว่าพวกเขาต้องการทำงานจากที่บ้านต่อไป อย่างน้อยก็ในบางครั้งเมื่อการแพร่ระบาดสิ้นสุดลง การจองห้องประชุมผ่านวิดีโอ

สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ต้องตระหนัก: ยกเว้นคนกลุ่มน้อย คนส่วนใหญ่ชอบแนวทางแบบผสมผสานมากกว่าการทำงานแบบยืดหยุ่น นั่นคือพวกเขาจะไม่นิยมทำงานจากที่บ้านหรือจากที่ทำงานเพียงอย่างเดียว สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับพื้นที่สำนักงานของคุณ ซึ่งเป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดและทรัพยากรที่ใหญ่ที่สุดขององค์กรคุณอย่างไม่ต้องสงสัย หลีกเลี่ยงความท้าทายในการเว้นระยะห่างทางสังคมในสำนักงานและสร้างความมั่นใจว่าพนักงานทุกคนมีพื้นที่ปลอดภัยสำหรับโทรหาตนเองโดยไม่ต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายด้านอสังหาริมทรัพย์ที่พุ่งสูงขึ้น การทำให้สถานที่ทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้นต้องการการทำงานร่วมกันที่ง่ายดายทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่สำนักงานใด (หรืออยู่ ไม่) กำลังทำงานจาก.

ขั้นตอนการจองที่ไม่ติดขัด

เพื่อสนับสนุนการทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่องระหว่างทีมทั้งในประเทศและทั่วโลก องค์กรส่วนใหญ่ได้นำโซลูชันการประชุมทางวิดีโอชั้นนำมาใช้ เช่น Zoom, Microsoft Teams, WebEx เป็นต้น ในขณะที่บริการเหล่านี้นำเสนอวิธีการที่ค่อนข้างง่ายในการสร้าง เข้าร่วม และจัดการการประชุมเสมือนจริง พวกเขามักจะทำเช่นนั้นกับจุดสิ้นสุดที่แยกจากกัน ผู้ให้บริการการประชุมทางวิดีโอมักจะสนับสนุนการรวม Microsoft Outlook เป็นขั้นตอนในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของพนักงาน

อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือเครื่องมือทำปฏิทินเหล่านี้เพียงพอสำหรับกรณีการใช้งานการจองแบบบริการตนเองที่ง่ายที่สุดเท่านั้นและถึงอย่างนั้นก็มักจะใช้ไม่ได้ผล นั่นหมายถึงอะไรสำหรับองค์กรของคุณ?

• ไม่สามารถหลีกเลี่ยงการจองพื้นที่ซ้ำซ้อนได้อย่างมั่นใจ
• มองเห็นพื้นที่อำนวยความสะดวกน้อยลง
• ไม่มีความสามารถสำหรับการจัดการทรัพยากรเพิ่มเติม เช่น A/V หรือการจัดเลี้ยง หรือข้อกำหนดและเงื่อนไขที่จำเป็นซึ่งรับประกันการปฏิบัติตามนโยบายความปลอดภัย
• ไม่สามารถมองเห็นการใช้พื้นที่ – คุณมีพื้นที่ประชุมเพียงพอหรือไม่ สำนักงานมากเกินไป? โอกาสสำหรับพื้นที่จัดงานที่สร้างรายได้มากขึ้น? การจองถูกละทิ้งหรือไม่?

เวิร์กโฟลว์การจองที่ไม่ติดขัดควรให้ผู้ใช้ของคุณสามารถเข้าถึงและป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับการจองลงในระบบเดียว ทั้งหมดในคราวเดียว พวกเขาควรจะสามารถเลือกพื้นที่ว่าง ตรวจสอบความพร้อมของผู้เข้าร่วม เพิ่มการประชุมทางวิดีโอ รวมคำขอพิเศษ แจ้งความปลอดภัยของผู้เข้าชม และแจ้งให้ผู้ดูแลระบบและเจ้าหน้าที่สิ่งอำนวยความสะดวกทราบ

EMS เป็นศูนย์กลางของข้อมูลการจองที่สำคัญเหล่านี้มาเป็นเวลานาน โดยปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะขององค์กร แผนก และ/หรือพื้นที่หรือประเภทการจองเสมอ เป็นระบบการจองห้องประชุมระบบแรกที่รวมการทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอหลักในอุปกรณ์ปลายทางของเรา โดยทำเครื่องหมายในช่องอื่นสำหรับเวิร์กโฟลว์การจองที่ไม่ติดขัด

วิธีเชื่อมต่อการประชุมจริงและการประชุมเสมือนจริงอย่างง่ายดาย

ในขณะที่การสร้างการประชุมแบบ Teams หรือ Zoom นั้นค่อนข้างไม่ยุ่งยาก แต่สิ่งที่จะซับซ้อนมากขึ้นเมื่อคุณคำนึงถึงห้องประชุม นอกจากนี้ พิจารณาว่าการประสานงานห้องประชุมในอาคาร สถานที่ หรือประเทศต่างๆ จะกลายเป็นเรื่องท้าทายมากยิ่งขึ้นได้อย่างไร

ทุกห้องจะเป็น “ห้องซูม” หรือติดตั้งฮาร์ดแวร์สำหรับการประชุมที่ใช้งานได้หรือไม่

ทุกห้องจะมีผู้เข้าร่วมที่สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วหรือไม่?

มีสมาชิกในทีม AV คอยตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นหรือไม่? คุณจะประสานงานกับพวกเขาอย่างไร?

การศึกษาพบว่า โดยเฉลี่ยแล้วเกือบ 10 นาทีของการประชุมที่ยาวนานหนึ่งชั่วโมงจะหมดไปโดยเพียงแค่ตั้งค่าและใช้งานสิ่งต่างๆ โครงการดังกล่าวมีมูลค่าหลายหมื่นล้านดอลลาร์สำหรับค่าเสียเวลาในสหรัฐอเมริกาเพียงแห่งเดียว นอกเหนือไปจากความคับข้องใจของพนักงานที่ตรวจวัดได้น้อยลงและผลกระทบด้านลบที่อาจเกิดขึ้นกับคู่ค้าองค์กร ลูกค้า และลูกค้า

ด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสม ความท้าทายต่างๆ ที่กล่าวมาสามารถจัดการได้โดยอัตโนมัติโดยที่ผู้ใช้มีภาระน้อยที่สุด การมีระบบการจองห้องเพื่อจัดการทุกด้านของพื้นที่จริง เช่น การตรวจสอบห้องว่าง การสร้างการจองห้องการตั้งค่าสถานะห้อง ผสานรวมกับเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอทั้งในห้องและเสมือนจริง ทำให้การสร้างการประชุมแบบผสมผสานทำได้ง่ายเพียงแค่คลิก ปุ่มเดียวภายในเวิร์กโฟลว์การจองห้องประชุมที่มีอยู่ของคุณ การจองห้องประชุมผ่านวิดีโอ

เมื่อผู้เข้าร่วมมาถึงห้อง โต๊ะทำงาน หรือโฮมออฟฟิศของตน พวกเขาไม่ต้องสงสัยว่าการจัดห้องเป็นแบบที่พวกเขาคุ้นเคยหรือไม่ ห้องสามารถเตรียมพร้อมและรอได้ รับรู้ถึงการประชุมที่กำลังจะเกิดขึ้น โดยเริ่มด้วยการแตะเพียงครั้งเดียว (หรือน้อยกว่า)

ห้อง EMS และแพลตฟอร์มการจัดตารางทรัพยากร

การสร้างกลยุทธ์สถานที่ทำงานสมัยใหม่ที่นำเสนอสถานที่ทำงานที่ดีที่สุดมักจะต้องใช้โซลูชันแบบรวมศูนย์ เช่นห้อง EMS ของ Accruent และซอฟต์แวร์การจัดตารางทรัพยากร ทศวรรษของประสบการณ์ในอุตสาหกรรมได้หล่อหลอมให้ EMS เป็นแพลตฟอร์มที่กำหนดค่าได้สูงและแข็งแกร่ง เพื่อรองรับกรณีการใช้งานการจัดกำหนดการที่หลากหลายที่สุด ซึ่งสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ

โดยพื้นฐานแล้ว EMS เป็นแพลตฟอร์มที่รวบรวมบุคลากร พื้นที่ และเทคโนโลยีระดับองค์กรของคุณ โดยเริ่มจากข้อมูลพื้นฐานที่สุด สากลสำหรับประสบการณ์ในสำนักงานแทบทุกชนิด: วันที่ เวลา และสถานที่

เครือข่ายพันธมิตรด้านเทคโนโลยีของเรากำลังขยายตัวอย่างต่อเนื่องเพื่อนำเสนอการผสานรวมใหม่กับโซลูชันที่สำคัญต่อธุรกิจสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การจัดการผู้มาเยือน เซ็นเซอร์ตรวจจับการเข้าพัก ความปลอดภัย ป้ายดิจิทัล และอื่นๆ การผสานรวมแบบเนทีฟสำหรับ Zoom และ Microsoft Teams ด้วย EMS Video Conferencing Integration ช่วยให้ผู้ใช้สร้าง (และเข้าร่วม) การประชุมทางวิดีโอได้โดยตรงจากภายในตำแหน่งข้อมูล EMS ที่พวกเขาใช้ทุกวันเพื่อสร้างและยืนยันการจอง

ก้าวไปอีกขั้น การประชุมทางวิดีโอแบบบริการตนเอง EMS ขยายประสบการณ์ที่ราบรื่นในห้องประชุมด้วยการประสานงานกับเทคโนโลยีในห้อง เช่น Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms และอื่นๆ เมื่อห้องประชุมใช้โซลูชัน VC ที่ผสานรวม Exchange การประชุมผ่านวิดีโอแบบบริการตนเองของ EMS จะทำให้แน่ใจว่าห้องพร้อมสำหรับการประชุมก่อนที่คุณจะมาถึง ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเริ่ม VC ได้ด้วยสัมผัสเดียว (หรือน้อยกว่า) ไม่ต้องเปลี่ยนสายเคเบิล ค้นหาอินพุตที่ถูกต้อง หรือรอให้ระบบในห้องบูททำงานอีกต่อไป เพียงแค่แสดงตัว เริ่มการประชุม และเริ่มทำงาน

การผสานรวมการประชุมทางวิดีโอแบบ EMS และการประชุมทางวิดีโอแบบบริการตนเองแบบ EMS ช่วยลดความยุ่งยากในการจองพื้นที่ กำหนดค่า VC และเปิดการประชุมเพื่อให้ทีมของคุณใกล้ชิดกันมากขึ้น ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

เรียนรู้เพิ่มเติมว่าEMS สามารถช่วยให้คุณกลับไปทำงานได้อย่างไร

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469