การจองห้องประชุมง่ายๆ เรียนรู้วิธีเลือกและนำระบบการจองห้องประชุมไปใช้ในที่ทำงานของคุณ ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่คล่องตัวไม่มีสองวัน —ห่า ไม่มีสองชั่วโมง—ดูเหมือนเดิม พนักงานควรมีสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรในที่ทำงานที่จำเป็นต่อการทำงาน บางครั้งนั่นหมายถึงการทำงานที่มีสมาธิในพื้นที่เงียบสงบ หรืออาจเป็นการระดมความคิดระหว่างกลุ่มเพื่อรับประทานอาหารกลางวันในครัว จากนั้นจึงรวมตัวกันเพื่อประชุมทีมในช่วงบ่าย
หนึ่งในทรัพยากรที่สำคัญที่สุดในที่ทำงานคือห้องประชุม ระบบการจองห้องประชุมที่ราบรื่นช่วยให้พนักงานจองห้องสำหรับการประชุมล่วงหน้าได้ สิ่งนี้จะเพิ่มโครงสร้างให้กับ สถานที่ทำงาน ที่ยืดหยุ่น คุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากสถานที่ทำงานและเวลาของพนักงานของคุณ ด้วยระบบจองห้องประชุม อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเลือกและนำไปใช้ในที่ทำงานของคุณ
ระบบจองห้องประชุมคืออะไร?
ระบบจองห้องประชุมเป็นเครื่องมือส่วนกลางสำหรับจองห้องประชุมและห้องประชุม ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการจองห้องพักและช่วยให้พนักงานหลีกเลี่ยงความยุ่งยากที่เกิดขึ้นเมื่อกลุ่มมากกว่าหนึ่งกลุ่มต้องการห้องในเวลาเดียวกัน ผลลัพธ์? สถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพและพนักงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
ในทางปฏิบัติซอฟต์แวร์การจัดตารางห้อง ของคุณ ควรซิงค์กับเทคโนโลยีที่ทำงานอื่นๆ ได้อย่างราบรื่น ห้องประชุมแต่ละห้องควรมีหน้าจอแสดงผลภายนอกห้องที่เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ โดยแสดงปฏิทินว่าใครจองไว้และเมื่อใด ระบบการจองห้องประชุมที่ดีไม่เพียงแต่ช่วยให้พนักงานสามารถจองห้องได้จากหน้าจอการจัดตารางเวลาเท่านั้น แต่ยังสามารถจองจากคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้อีกด้วย
ประโยชน์ของระบบจองห้องประชุม
ระบบจองห้องประชุมทำให้ขั้นตอนการจองง่ายขึ้น ในการสำรวจที่จัดทำโดยซีบีอาร์อี 85% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าพวกเขาใช้ระบบการจองเพื่อจองห้องประชุม การจองห้องประชุมง่ายๆ
การมีระบบจองห้องประชุมให้ประโยชน์หลายประการ ตัวอย่างเช่น สามารถช่วยคุณ:
ติดตามการใช้ห้องและห้องว่างตามเวลาจริง
ผู้คนสามารถดูห้องที่เปิดให้ใช้งานและวางแผนตามนั้น ระบบการจองห้องสามารถช่วยนายจ้างหลีกเลี่ยงการจองพื้นที่สำนักงานซ้ำซ้อนและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาห้องเมื่อพวกเขามั่นใจว่าได้จองพื้นที่ที่ต้องการในระบบการจองห้องแล้ว
ผู้คนสามารถใช้ระบบการจองห้องประชุมเพื่อจัดกำหนดการและเชิญผู้อื่นเข้าร่วมการประชุมระดมสมอง การขายทางโทรศัพท์ เซสชันการฝึกอบรมพนักงานรายสัปดาห์ และการประชุมที่จำเป็นอื่นๆ การจองห้องทำให้คุณไม่ต้องคาดเดาว่าจะจัดการประชุมของทีมที่ไหน
ใช้ประโยชน์สูงสุดจากพื้นที่สำนักงานของคุณ
แม้ในขณะที่ผู้คนจองห้องสำหรับการประชุม แผนสามารถเปลี่ยนแปลงได้ อาจมีผู้เข้าร่วมบางคนตัดสินใจทำงานจากสถานที่อื่นในวันนั้น หรือมีการกำหนดตารางการประชุมใหม่ ระบบจองห้องที่เตือนให้ผู้คนเช็คอินช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานกำลังใช้พื้นที่ที่พวกเขาจองไว้จริงๆ และถ้าพวกเขาลืมหรือไม่ต้องการพื้นที่นั้นแล้ว คนอื่นๆ ในสำนักงานก็น่าจะใช้พื้นที่นั้นแทนได้ ระบบการจองห้องประชุมสามารถช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างในห้องที่ไม่ได้ใช้โดยปล่อยการจองหากยังไม่มีใครเช็คอินหลังจากเริ่มการประชุมแล้ว
วางแผนสำหรับความต้องการในปัจจุบันและอนาคต
ติดตามเวลาและวิธีที่พนักงานใช้พื้นที่สำนักงานด้วยการวิเคราะห์สถานที่ทำงานจากระบบการจองห้องประชุมของคุณ ซึ่งดีกว่าการพยายามติดตามข้อมูลด้วยตนเองในสเปรดชีตหรือการไม่มีข้อมูลเลย เมื่อคุณรู้ว่าห้องใดถูกใช้งานและเมื่อใด คุณก็สามารถวางแผนสำหรับความต้องการด้านอสังหาริมทรัพย์ของคุณได้
คุณลักษณะที่ต้องระวังในระบบการจองห้องประชุมที่ดีที่สุด
ขั้นตอนการสำรองห้องประชุมของคุณควรมีความยืดหยุ่นพอๆ กับที่ทำงานของคุณ เมื่อคุณกำลังเลือกซื้อระบบที่เหมาะสม คุณควรพิจารณาฟีเจอร์ที่ช่วยให้จอง จัดกำหนดการใหม่ และยกเลิกการประชุมได้ง่าย
นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบของคุณใช้งานง่ายสำหรับพนักงาน สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือเพิ่มงานพิเศษให้กับพนักงานของคุณซึ่งเต็มจานแล้ว! นึกถึงความต้องการของพนักงานเป็นอันดับต้นๆ ในขณะที่คุณประเมินคุณลักษณะทั้งหกนี้:
- การวิเคราะห์การใช้พื้นที่ – โดยทั่วไปแล้วพนักงานของคุณจองการประชุมล่วงหน้าหรือเรียกประชุมเฉพาะกิจหรือไม่ มีกี่คนในการประชุมทั่วไป? การประชุมถูกเก็บหรือยกเลิกบ่อยแค่ไหน? ข้อมูลนี้สามารถแจ้งนโยบายการทำงานและการตัดสินใจในสำนักงานของคุณได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าห้องของคุณมีการใช้งานน้อยเกินไป คุณอาจต้องการเปลี่ยนห้องประชุมบางส่วนให้เป็นพื้นที่เปิดโล่ง หากห้องของคุณถูกจองเกิน คุณอาจต้องการเปลี่ยนพื้นที่อื่นเป็นห้องประชุม หรือส่งเสริมการทำงานแบบผสมผสาน มาก ขึ้น
- ฟังก์ชันที่ใช้งานง่าย – คุณต้องการให้ระบบของคุณใช้งานง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ควรปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานไม่ใช่เพิ่มความเครียดให้กับมัน สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นด้วยฟีเจอร์ที่ช่วยให้พนักงานเช็คอินในห้องเพื่อเริ่มการประชุม จบก่อนกำหนดเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในการจอง และจองหรือเปลี่ยนการประชุมจากอุปกรณ์ของพวกเขาได้ทุกที่ การจองห้องประชุมง่ายๆ
- กำหนดการแสดงผล – ดูความสามารถในการแสดงผลของระบบของคุณ หน้าจอห้องประชุมควรอ่านง่ายและเข้าใจง่าย ตัวอย่างเช่น หน้าจอห้องประชุมอาจมีตัวบ่งชี้สีเพื่อระบุสถานะ: สีแดงสำหรับใช้งาน สีเขียวสำหรับพร้อมใช้งาน นอกจากนี้ยังควรแสดงกำหนดการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น เพื่อให้ผู้จองสามารถหาพื้นที่เปิดสำหรับการประชุมในอนาคต
- การควบคุมความเป็นส่วนตัว – แน่นอน การประชุมบางอย่างเป็นความลับ และคุณอาจไม่ต้องการให้รายละเอียดทั้งหมดของคุณแสดงบนหน้าจอให้ทุกคนได้เห็น มองหาระบบที่มีการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่ปรับแต่งได้ เพื่อให้พนักงานสามารถจองการประชุมแบบส่วนตัวได้หากจำเป็น
- การ แจ้งเตือนที่สะดวก – ระบบการจองห้องประชุมของคุณควรซิงค์กับแพลตฟอร์มการสื่อสารในที่ทำงานของคุณด้วย เพื่อให้การแจ้งเตือนทั้งหมดอยู่ในที่เดียวและอัปเดตตามเวลาจริง มองหาการผสานรวมกับ Slack, Microsoft, Skype—ไม่ว่าทีมของคุณจะใช้ในการจัดระเบียบและจัดตำแหน่ง—เพื่อรับการแจ้งเตือนการเช็คอิน การยกเลิก และการจอง
- การ แจ้งเตือนผู้ดูแลระบบ – หากห้องใดเคยออฟไลน์ คุณจะต้องการทราบ มองหาคุณลักษณะการแจ้งเตือนของผู้ดูแลระบบ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถรับรู้ข่าวสารเกี่ยวกับห้องประชุมของตน และหลีกเลี่ยงความสับสนในภายหลัง
คอยสังเกตคุณสมบัติที่ใช้ได้กับที่ทำงานของคุณ ในตอนท้ายของวัน ระบบการจองห้องประชุมที่ดีที่สุดคือระบบที่คุณไม่สังเกตเห็นด้วยซ้ำ เพราะระบบนี้ทำงานได้อย่างราบรื่นกับการดำเนินงานประจำวัน
ติดตั้งระบบจองห้องประชุม
การตั้งค่าระบบการจองห้องประชุมของคุณควรตรงไปตรงมา เมื่อคุณเลือกเครื่องมือซอฟต์แวร์การจองห้องแล้ว ให้เชื่อมต่อกับปฏิทินที่ทำงานของคุณ ห้องประชุมทุกห้องควรมีปฏิทินบนคลาวด์ของตนเองอยู่แล้ว เช่น Google ปฏิทินหรือ Microsoft Office 365 ซึ่งพนักงานใช้ในการจองห้อง แต่ด้วยระบบการจองห้องเช่นEnvoy Roomsพนักงานจะมีวิธีต่างๆ ในการจองห้องมากขึ้น: ทางโทรศัพท์ ปฏิทินงาน แอพส่งข้อความอย่าง Slack หรือ MS Teams หรือผ่านหน้าจอที่ประตู
เมื่อพูดถึงจอแสดงผล คุณจะต้องการให้แต่ละห้องมีห้องของตัวเองเพื่อให้เห็นได้ชัดเจนว่าห้องว่างหรือว่างเมื่อใด และกำหนดการประชุมอื่นๆ อะไรบ้าง อย่าลืมเลือกระบบจองห้องประชุมที่ใช้ฮาร์ดแวร์ที่หาง่าย เช่น iPad หรือแท็บเล็ต Android เมื่อห้องของคุณแสดง เมื่อคุณเชื่อมต่อปฏิทินห้องของคุณกับระบบจองห้องประชุมแล้ว ให้จับคู่แท็บเล็ตแต่ละเครื่องกับทุกห้องเพื่อตั้งค่าการแสดงผลของคุณ
เมื่อคุณพร้อมให้พนักงานเริ่มใช้ระบบการจองห้องพักใหม่ อย่าลืมประกาศในหลายช่องทาง (อีเมล การประกาศผ่านช่องทาง ในการประชุมทั่วทั้งบริษัท ฯลฯ) คุณยังสามารถเตือนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดแก่พนักงานเมื่อจองห้องประชุม
อัปเกรดสถานที่ทำงานของคุณ
เนื่องจากพื้นที่ทำงานแบบไฮบริด คล่องตัว และยืดหยุ่นกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น การสร้างพื้นที่ที่รองรับตารางเวลาและสไตล์การทำงานอาจเป็นเรื่องยาก แต่ด้วยเทคโนโลยีสถานที่ทำงานที่เหมาะสม คุณสามารถจัดการพื้นที่ของคุณ ปรับเวลาของพนักงานให้เหมาะสม และสร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันที่แข็งแกร่ง ระบบการจองห้องประชุมที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้พนักงานของคุณค้นหาพื้นที่ที่พวกเขาต้องการได้ง่ายขึ้น เมื่อพวกเขาต้องการ ซึ่งช่วยให้พนักงานมีประสิทธิผลและมีส่วนร่วมมากขึ้น
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469