กลไกระบบจองห้องประชุม ในแต่ละวัน มีการตัดสินใจทางธุรกิจ ที่สำคัญในห้องประชุม ทั่วประเทศ ในความเป็นจริงผู้เชี่ยวชาญประเมินว่า บริษัท ต่างๆถือเวลาอย่างน้อยหนึ่งวัน ด้วยจำนวนการประชุม ที่เพิ่มขึ้นทุกปีตั้งแต่ปี 2000 บริษัทต่างๆ จึงมองหาวิธีที่ชาญฉลาด และง่ายกว่าในการกำหนด เวลาการประชุมที่สำคัญทั้งหมดนี้
ด้วยการแนะนำระบบการจองห้อง การกำหนดเวลาสถานที่จัดประชุม และการแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมสามารถทำได้ ด้วยการแตะหรือคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง
หากคุณสงสัยว่าเครื่องมือ เหล่านี้ทำงานอย่างไร นี่คือภาพรวมโดยย่อ:
ระบบจองห้องพัก101
บทบาทของระบบ การจองห้องนั้นเรียบง่าย: เพื่อให้วิธีการจองห้อง ประชุมที่มีโครงสร้างแบบ รวมศูนย์ในองค์กรใดๆ เนื่องจากทุกคนสามารถ ดูข้อมูลการจองห้องประชุมที่เปลี่ยนแปลง ตลอดเวลาได้ทันที ผู้คนจึงทราบได้อย่างชัดเจนว่าห้องใดว่างในช่วงเวลาใดของวัน ทำให้กระบวนการทั้งหมด ราบรื่น ปราศจากข้อผิดพลาด และมีประสิทธิภาพสูง
นอกจากนี้ยังแสดงคุณ ลักษณะของแต่ละห้อง เช่น ความจุผู้เข้าร่วมสูงสุด และอุปกรณ์ที่มี ซึ่งจะช่วยขจัดการคาดเดาและ ป้องกันปัญหาทั่วไป เช่น การจองสถานที่ซ้ำซ้อน
วิธีการทำงานของผู้จัดการห้อง ประชุมขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์ม เป็นส่วนใหญ่ แต่โซลูชันส่วนใหญ่ จัดอยู่ในหมวดหมู่เหล่านี้:
- ตามแอพ ระบบการจองสามารถเข้าถึงได้ผ่านสมาร์ท โฟนทุกเครื่อง พนักงานจึงสามารถจัดการประชุมได้แม้ว่าจะอยู่ระหว่างเดินทางก็ตาม
- ตู้ตาม ระบบนี้มักจะใช้แท็บเล็ต เป็นคีออสซึ่งผู้คนสามารถจอง ห้องประชุมได้
- ใช้เบราว์เซอร์ โซลูชันส่วนใหญ่ยังให้ ผู้ใช้ทำงานเดียวกันโดยใช้เว็บเบราว์เซอร์
มองใกล้
เมื่อคุณมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยว กับระบบการจองห้องพักแล้ว ก็ถึงเวลาหารือเกี่ยวกับวิธีการใช้ แม้ว่าชุดโปรแกรมต่างๆ จะมีคุณสมบัติที่แตกต่างกัน แต่กระบวนการมักจะ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- โซลูชันการจัดการห้องประชุม รวมอยู่ในระบบไอที ของสำนักงาน มีการจัดทำบัญชี สำหรับพนักงานและให้รายละเอียดการเข้าสู่ระบบ โซลูชันนี้อาจรวมเข้า กับแพลตฟอร์มอื่นๆ เช่น ไคลเอ็นต์อีเมล Outlook เพื่อให้ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการประชุมได้โดยตรงจากกล่องจดหมาย กลไกระบบจองห้องประชุม
- พนักงานที่ต้องการจองห้องพัก จะต้องเข้าสู่ระบบก่อน โดยใช้ข้อมูลรับรอง พวกเขาเรียกดู ห้องว่างและช่วงเวลาที่ว่างเพื่อดูว่าสถานที่ใดเหมาะสมที่สุด สำหรับการประชุมที่พวกเขาวางแผน จะจัดขึ้น เมื่อพวกเขายืนยันกำหนดการแล้ว ห้องจะถูกปิดกั้นไม่ให้ผู้อื่นจองได้
- เช็คอิน พนักงานต้องเช็คอินเมื่อเข้าห้องเพื่อยืนยันการจอง หากพวกเขาไม่ดำเนินการภายในระยะเวลาผ่อนผัน การจองของพวกเขาจะถูกยกเลิก และห้องจะถูกทำเครื่องหมายว่าว่างในระบบ สิ่งนี้ให้ประโยชน์สองประการ ประการแรก ผู้เข้าร่วมประชุมจะใส่ใจกับตารางการประชุมมากขึ้น ประการที่สองทำให้ผู้อื่นมีโอกาสจองห้องเดียวกัน
- เช็คเอาท์. ในทำนองเดียวกัน พวกเขาต้องเช็คเอาต์ออกจากห้องหลังจากเสร็จสิ้นการประชุม เพื่อให้คนอื่นสามารถจองได้ในภายหลัง อย่างไรก็ตาม ระบบส่วนใหญ่จะมีวิธีขยายเวลาการจองให้ หากห้องนั้นไม่มีการจองตามมา
ด้วยระบบการจองห้องประชุมที่เหมาะสม การกำหนดเวลาการประชุมอาจเป็นประสบการณ์ที่ไม่ยุ่งยากและราบรื่น ยิ่งไปกว่านั้น ตัวเลือกต่างๆ เช่น ยังมอบชุดโปรแกรมแบบผสานรวมซึ่งการจองที่ทำในแอปหรือคีออสก์จะแสดงบนจอทีวีเพื่อให้พนักงานทุกคนเห็น
สัญญาณที่ชัดเจนว่าคุณต้องการระบบจองห้องประชุม
ไม่มีความลับที่พนักงานจะเข้าร่วมการประชุม จำนวนมากทุกสัปดาห์ แต่คุณรู้หรือไม่ว่ามีการประชุมกี่ครั้ง การสำรวจโดย Atlassianพบว่าพนักงานโดยเฉลี่ยเข้าร่วมการประชุมประมาณ 62 ครั้งต่อเดือน! ด้วยตัวเลขที่สูงลิ่วนี้ จึงไม่น่าแปลกใจเลยที่การจองห้องประชุมอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับหลายๆ ทีม ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง
นี่คือที่ มา ของระบบจองห้องประชุมช่วยให้พนักงานค้นหาและจองห้องประชุมได้อย่างรวดเร็วด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้ง ระบบอาจมาพร้อมกับแอปพิเศษสำหรับสมาร์ทโฟนเพื่อนำฟังก์ชันนี้ไปใช้ในโทรศัพท์ของพนักงาน ทำให้พวกเขาใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีได้ในขณะเดินทาง
สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้เพิ่มระบบดังกล่าวในโซลูชันทางธุรกิจที่ต้องมี ต่อไปนี้เป็นสัญญาณบ่งบอกว่าถึงเวลาติดตั้งระบบในที่ทำงานแล้ว
สัญญาณว่าคุณควรติดตั้งระบบจองห้องประชุมในที่ทำงาน
- การจองซ้ำซ้อนเป็นเรื่องปกติในสำนักงาน
มีไม่กี่อย่างที่รู้สึกแย่ไปกว่าการเดินไปที่ห้องประชุมที่คุณจองไว้ล่วงหน้าหลายวัน แล้วพบว่ามีคนอื่นจองห้องเดียวกันในช่วงเวลาเดียวกัน น่าเสียดายที่สิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำการจองด้วยตนเองโดยมีผู้คนหลายคน
การใช้ประโยชน์จากลักษณะอัตโนมัติของระบบการจองการประชุมทำให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างจะทันสมัยแบบเรียลไทม์ สิ่งนี้ช่วยลดการจองซ้ำซ้อนและช่วยให้ทุกคนไม่ต้องปวดหัวกับการเจรจาว่าใครจะได้ห้องไหน
- มีการจองล่วงหน้ามากเกินไปโดยไม่มีกำหนดการที่ชัดเจน
เมื่อห้องว่างในสำนักงานเป็นที่รู้กันว่าหายาก บางคนพยายามจองห้องล่วงหน้าให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แม้ว่าสิ่งนี้มักจะไม่เป็นปัญหาเมื่อทำการจัดกำหนดการประชุมจัดตำแหน่งรายสัปดาห์ แต่ไม่สามารถพูดเช่นเดียวกันกับการจองห้องพักหลายห้อง “เผื่อไว้” กลไกระบบจองห้องประชุม
บ่อยกว่านั้น สิ่งนี้ทำให้ห้องที่จองไว้ว่างเปล่าแต่ยังไม่สามารถใช้งานได้ การปฏิบัตินี้เป็นเรื่องที่ขมวดคิ้วอย่างมาก แต่นั่นไม่ได้หยุดปัญหานี้ไม่ให้เกิดขึ้น
ด้วยระบบการจัดการห้อง พนักงานสามารถรักษาจำนวนห้องที่ต้องการได้ตามต้องการ นอกจากนี้ การจองห้องที่จัดอยู่ในประเภทไม่เข้าเช็คอินสามารถปล่อยให้ทีมอื่นใช้ได้อย่างรวดเร็ว
- ความตึงเครียดกำลังเพิ่มขึ้นในทีมเนื่องจากการขโมยห้อง
สัญญาณหนึ่งที่บ่งบอกว่าสำนักงานของคุณต้องการระบบการจองคือเมื่อมีการขโมยห้องพักเกิดขึ้น แม้ว่าจะสามารถเข้าใจได้เมื่อมีข้อกังวลด้านการปฏิบัติงานเร่งด่วนที่ต้องพูดคุย แต่นั่นไม่ได้ทำให้การปฏิบัตินั้นน่าผิดหวังน้อยลงสำหรับผู้ที่ผ่านขั้นตอนการจองที่เหมาะสม
ระบบการจัดการห้องที่ครอบคลุมมักจะมาพร้อมกับจอแสดงผลที่ใช้งานง่ายซึ่งวางอยู่นอกห้องประชุม จอแสดงผลเหล่านี้ไม่เพียงแต่แจ้งว่าเป็นห้องใด แต่จอแสดงผลที่ทันสมัยกว่าสามารถเชื่อมโยงกับระบบทั้งหมดเพื่อแสดงตารางเวลาของห้องสำหรับวันหรือสัปดาห์นั้น เมื่อใช้เครื่องมือดังกล่าว พนักงานจะสังเกตเห็นได้ง่ายว่ามีช่องว่างในช่วงเวลาใดบ้างที่พวกเขาสามารถเบียดเสียดกันในการประชุมด่วนได้ และมีเวลาจริงมากน้อยเพียงใดก่อนที่จะต้องสละห้อง
แม้ว่าโลกจะหันมาใช้การประชุมผ่านวิดีโอเนื่องจากการแพร่ระบาดของโควิด-19 แต่ผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจหลายคนเชื่อว่าการประชุมแบบเห็นหน้ากันจะยังคงมีความสำคัญต่อการดำเนินงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อโรคระบาดอยู่ภายใต้การควบคุม
งานวิจัยที่จัดทำโดยรองศาสตราจารย์จากมหาวิทยาลัย Cornell แสดงให้เห็นว่าการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันนั้นประสบความสำเร็จมากกว่าวิธีดิจิทัลถึง 34 เท่า นั่นทำให้ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่สุดในการลงทุนกับระบบจองห้องประชุมใหม่
หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่ Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469