ทำไมผู้คนถึงเพิกเฉยต่อ มารยาทการจองห้องประชุม ?

มารยาทการจองห้องประชุม ไม่ซับซ้อนเกินไป : อย่าเอาห้องที่จองไว้แล้ว อย่าจองห้องสำหรับการประชุมที่เกิดซ้ำตั้งแต่ตอนนี้จนถึงเวลาสิ้นสุด อย่าขัดจังหวะการประชุมเพื่อถามว่า “คุณใกล้จะเสร็จหรือยัง”

แล้วทำไมคนถึงลืมมารยาทเมื่อถึงเวลาจองห้องพัก? นี่คือสาเหตุที่มันเกิดขึ้นและคุณสามารถทำอะไรได้บ้าง อะไรเป็นสาเหตุของความขัดแย้งในการจองห้องประชุม คุณรู้หรือไม่ว่าช่วงเวลาที่น่าอึดอัดใจเมื่อคุณพาลูกค้าไปทั่วสำนักงาน แล้วพบว่าทีมขายกำลังประชุมอยู่ในห้องที่คุณจองไว้

คุณยักไหล่ด้วยความลำบากใจและตะเกียกตะกายหาสถานที่นัดพบอีกครั้ง แต่ก็พบว่ามีคนเต็มห้องและท่าทางขอโทษ คุณเคยย้อนอดีตไปกับการเป็นเด็กคนสุดท้ายที่ยืนเล่นเกมเก้าอี้ดนตรี ยกเว้นว่าจะไม่มีดนตรีหรือเค้ก

ตอนนี้คุณหมดหวังแล้ว ดังนั้นคุณจึงพาลูกค้าของคุณไปที่ห้องแรกที่ดูเหมือนเป็นอิสระ

ความสิ้นหวังนั้นอาจเป็นเหตุผลเดียวกับที่ทีมขายยึดห้องของคุณตั้งแต่แรก

แน่นอน มีเหตุผลอื่นๆ ที่ทำให้การจองห้องประชุมไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ ตัวอย่างเช่น:

• ห้องอาจถูกจองซ้ำหากพนักงานจองผ่านMicrosoft Outlookหรือแอปปฏิทินอื่น
• อาจถูกจองโดยทีมอื่นที่ไม่เคยปรากฏตัว
• การจองที่เกิดซ้ำอาจตัดสินใจที่จะไม่ตอบสนองในวันนั้น
• การประชุมอาจใช้เวลานาน

ปัญหาทั้งหมดเหล่านี้สร้างความขัดแย้งในที่ทำงานของคุณ ทำให้ทีมหนึ่งต้องเผชิญหน้ากันเมื่อทุกคนควรทำงานร่วมกัน

วิธีทำให้การจองห้องประชุมเป็นเรื่องง่าย

ซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมของ iOFFICE ช่วยให้ การจอง ง่ายขึ้นและแก้ไขข้อขัดแย้ง ระบบการจองห้องพักของเราผสานรวมกับ Microsoft Outlook, Google ปฏิทิน, iCalendar และเครื่องมือแจ้งเตือน เช่น Slack ดังนั้นการจองทั้งหมดจะแสดงแบบเรียลไทม์ในทุกที่

แผงห้องดิจิทัลทำให้กระบวนการง่ายขึ้นโดยให้ทุกคนเห็นว่ามีการจองห้องไว้หรือไม่ขณะที่พวกเขาเดินผ่าน

หากมีห้องว่าง ก็สามารถจองได้ง่ายๆ โดยแตะแผง นอกจากนี้ยังสามารถสิ้นสุดการจองก่อนเวลาหรือขยายเวลาหากการประชุมใช้เวลานาน วิธีนี้ช่วยลดการจองแบบ “โกสต์” และการขัดจังหวะโดยพนักงานที่ต้องการทราบว่าห้องจะว่างเมื่อใด มารยาทการจองห้องประชุม

ซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมของเรายังผสานรวมเข้ากับเซ็นเซอร์ IoTที่ทำให้ห้องว่างอีกครั้งหากตรวจไม่พบคนภายในระยะเวลาหนึ่ง

นอกจากทำให้การจองห้องประชุมเป็นเรื่องง่ายสำหรับพนักงานแล้ว เทคโนโลยีนี้ช่วยให้ผู้นำในที่ทำงานติดตามการใช้งานและปรับเปลี่ยนตามความต้องการของพนักงานได้

ตัวอย่างเช่น พวกเขาสามารถ:

• แบ่งห้องประชุมขนาดใหญ่ที่มีการใช้งานน้อยออกเป็นห้องขนาดเล็กสองห้อง หากต้องการห้องขนาดเล็กมากขึ้น
• ดูว่าทรัพย์สินใดบ้างที่อยู่ในห้องประชุมแต่ละห้องและใช้งานบ่อยเพียงใด
• ทำความสะอาดห้องประชุมตามการใช้งาน ไม่ใช่ตามกำหนดเวลา

โซลูชันเหล่านี้ช่วยประหยัดเวลาและเงิน และในขณะที่ทำให้พนักงานของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น—และขจัดความขัดแย้งในห้องประชุมให้ดี

การจองห้องประชุมควรเป็นส่วนที่ง่ายที่สุดในแต่ละวันของคุณ น่าเสียดายที่มันกลายเป็นที่มาของความยุ่งยากและความขัดแย้งบ่อยครั้งเกินไป ไม่ว่าจะเป็นเพราะพื้นที่ว่างไม่เพียงพอ การรับรู้ว่าไม่มีห้องว่าง หรือการไม่สนใจมารยาทในการจองห้องประชุมเมื่อพนักงานไม่สามารถเข้าถึงพื้นที่ที่ต้องการได้ สิ่งนี้จะสร้างผลกระทบกระเพื่อมในที่ทำงานของคุณ พนักงานมีโอกาสทำงานร่วมกันน้อยลง ผลผลิตลดลง ความสัมพันธ์กับลูกค้าอาจตึงเครียด

ข่าวดีก็คือ มีขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ และทำให้การจองห้องประชุมดีขึ้นสำหรับทุกคน

3 วิธีในการขจัดความขัดแย้งในการจองห้องประชุม

1. ตั้งชื่อห้องประชุมของคุณ

อาจดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่สิ่งที่คุณตั้งชื่อห้องประชุมอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการจองห้องประชุมของคุณ

การเลือกชื่อทิศทาง เช่น “ตะวันออกเฉียงเหนือ 1” และ “ตะวันออกเฉียงเหนือ 2” อาจเป็นเรื่องง่าย แต่สำหรับพนักงานที่ท้าทายทิศทาง อาจสร้างความสับสนได้ ชื่อสามัญยังจำยาก ซึ่งทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่พนักงานจะจองผิดห้อง

การคิด ชื่อห้องประชุมที่ฉลาดและไม่ซ้ำใครทำให้การจองห้องประชุมง่ายขึ้นและยังเปิดโอกาสให้คุณได้แสดงวัฒนธรรมบริษัทของคุณ ตัวอย่างเช่น ทีมงาน iOFFICE ภูมิใจในรากเหง้าของฮุสตัน ดังนั้นห้องประชุมในสำนักงานใหญ่แห่งใหม่ของเราจึงได้รับการตั้งชื่อตามส่วนที่โดดเด่นของเมืองอย่าง Astrodome

2. ให้พนักงานมีส่วนร่วม

การตั้งชื่อห้องประชุมของคุณเป็นส่วนสำคัญของเคล็ดลับที่สองของเรา: ให้พนักงานเข้าร่วม เชิญพนักงานลงคะแนนชื่อห้องประชุมและเสนอข้อเสนอแนะของตนเอง สิ่งนี้ช่วยสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและเชื่อมต่อกับห้องต่างๆ ซึ่งจะทำให้พนักงานเต็มใจมากขึ้นที่จะใช้นโยบายและขั้นตอนการจองห้องประชุมใหม่

นอกจากนี้ คุณควรแนะนำระบบเหล่านี้และมารยาทในการจองห้องประชุมที่เหมาะสมให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในช่วงดำรงตำแหน่งของพนักงาน

ตั้งแต่วันแรก พนักงานควรรู้วิธีที่เหมาะสมในการจองห้องประชุมกฎที่เป็นทางการและไม่ได้พูดถึงเกี่ยวกับห้องเฉพาะ และข้อผิดพลาดทั่วไปในการจองห้องประชุมที่ควรหลีกเลี่ยง ตัวอย่างเช่น พวกเขาควรรู้ว่าจะไม่จองห้องที่มีการจองไว้แล้ว หรือจองห้องสำหรับการประชุมโครงการที่เกิดซ้ำโดยไม่ได้กำหนดวันที่สิ้นสุด การรวมสิ่งนี้ไว้ในขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน คุณจะป้องกันไม่ให้นิสัยที่ไม่ดีก่อตัวขึ้น

3. ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม

Microsoft Outlook เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารทางอีเมล แต่น่าเสียดายที่ไม่เพียงพอเมื่อพูดถึงการจองห้องพัก ไม่อนุญาตให้พนักงานดูขนาดหรือเค้าโครงของพื้นที่หรือทรัพย์สินที่มีอยู่ เช่น ทีวีหรือโปรเจ็กเตอร์ Outlook ยังอนุญาตให้จองห้องซ้ำซ้อนและไม่สามารถอัปเดตสถานะของห้องที่จองไว้แต่ยังว่างโดยอัตโนมัติไม่ได้ นั่นเป็นเหตุผลที่ซอฟต์แวร์การจองห้องเป็นส่วนสำคัญในการทำให้การจองห้องประชุมของคุณง่ายขึ้น

พนักงานสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจองห้องเพื่อดูความจุของที่นั่ง ขนาดห้องและเทคโนโลยีที่มีอยู่ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังเลือกพื้นที่ที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด พวกเขายังสามารถดูสถานะตามเวลาจริงของทุกพื้นที่ที่สามารถจองได้ในที่ทำงาน และจองห้องจากคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์พกพา หรือตู้ดิจิทัล

นอกจากซอฟต์แวร์การจองห้องแล้ว ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะลงทุนในแผงจัดตารางห้อง แบบดิจิทัล ซึ่งสามารถติดตั้งบนผนังนอกพื้นที่แต่ละห้องและแสดงสถานะปัจจุบันของห้องได้ นอกจากนี้ยังแสดงการประชุมที่กำลังจะมีขึ้นและให้พนักงานจองพื้นที่สำหรับเวลาที่ว่างในครั้งถัดไป

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์จองห้องประชุม

ซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมที่เหมาะสมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของห้องประชุม ปรับปรุงการใช้พื้นที่ และเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน หากต้องการหาทางออกที่ดีที่สุด ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่ตรงตามเกณฑ์เหล่านี้:

เป็น SaaS 100%

โซลูชันซอฟต์แวร์โฮสต์แบบดั้งเดิมมีราคาแพงในการบำรุงรักษาและอัปเดต Software-as-a-Service (SaaS) เป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับโซลูชันสถานที่ทำงานยุคใหม่ เนื่องจากรูปแบบการกำหนดราคาตามการสมัครสมาชิกและความยืดหยุ่น

ผสานรวมกับเซ็นเซอร์ IoT

กำจัดการจองแบบ “โกสต์” ด้วยซอฟต์แวร์จัดตารางห้องที่ทำงานร่วมกับเซ็นเซอร์ IoT และเปิดใช้การยกเลิกอัตโนมัติหากเซ็นเซอร์ตรวจไม่พบกิจกรรมใดๆ

สามารถเข้าถึงได้บนอุปกรณ์ใด ๆ

พนักงานควรสามารถจองห้องพักผ่านแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ตู้ค้นหาเส้นทาง แผงจัดตารางห้องแบบดิจิทัล ตลอดจนคอมพิวเตอร์

เชื่อมต่อกับแอปปฏิทินและแพลตฟอร์มการแจ้งเตือน

ซอฟต์แวร์การจัดตารางห้องของคุณควรรวมเข้ากับแอปปฏิทิน เช่น Outlook, Google ปฏิทิน หรือ iCal รวมถึงแพลตฟอร์มการแจ้งเตือน เช่น Slack

เสนอข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้

โซลูชันที่คุณเลือกควรให้ข้อมูลที่นำไปใช้ได้จริง ซึ่งช่วยให้คุณปรับปรุงการใช้พื้นที่ แก้ไขทรัพย์สินที่เสียหายหรือสูญหาย และฉลาดขึ้นเกี่ยวกับการบำรุงรักษา

ซอฟต์แวร์การจองห้องพักของ iOFFICE ไม่เพียงแต่ทำเครื่องหมายในช่องเหล่านี้ทั้งหมดเท่านั้น นอกจากนี้ยังเชื่อมต่ออย่างไร้รอยต่อด้วยโซลูชันการจัดการสถานที่ทำงานแบบครบวงจร ซึ่งช่วยให้พนักงานไม่เพียงจองห้องเท่านั้น แต่ยังค้นหาห้องและขอรับบริการได้อย่างง่ายดายตามต้องการ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้นำในที่ทำงานมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับวิธีการใช้งานสภาพแวดล้อมในสำนักงาน เพื่อให้พวกเขาสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างเหมาะสม

หากคุณกำลังจะจัดงานที่อยากใช้ระบบ QR Code ในกิจกรรมการจัดงานของคุณ สามารถ ติดต่อได้ที่ K&O Systems ซึ่งมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำ ระบบ QR Code ในงาน event มาแล้วมากมายอาทิ เช่น ระบบลงทะเบียนเข้างาน QR code จับรางวัล และ อื่นๆ ภายในงาน อีเว้นท์ และ งานแสดงสินค้าเข้าไปดูผลงานได้ที่นี่  Vveedigitalและสอบถามได้ที่เบอร์ 082-645-4469